Całkowity koszt zatrudnienia pracownika - o czym musimy wiedzieć?

Z każdym kolejnym rokiem rządzący podnoszą minimalne krajowe wynagrodzenie, jak i wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wraz z tym wzrastają całkowite koszty prowadzenia działalności gospodarczej, ale przede wszystkim zatrudnienia pracowników. Wielu przedsiębiorców z końcem roku zadaje sobie pytanie o to, jak przygotować się na nadchodzące podwyżki i ile będzie kosztować ich zatrudnienie pracownika w 2024 roku? Sprawdźmy, jak sytuacja będzie wyglądać w najbliższych miesiącach, jakie wydatki ponosi pracodawca i co zmieni się w tym zakresie.

Podatek dochodowy, ubezpieczenia wypadkowe, ubezpieczenia społeczne przy zatrudnieniu pracownika - co wpływa na wysokość wynagrodzenia?

Minimalne wynagrodzenie, składki ZUS, podatek dochodowy i wiele innych - przedsiębiorcy, jak i sami pracownicy znają te pojęcia doskonale. Nie są to bowiem puste określenia, lecz coś, co realnie wpływa na wysokość wynagrodzenia pracownika w Polsce. Od decyzji rządu, a później tego, w jaki sposób zachowają się sami przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników, zależy więc los polskich rodzin, w tym przyszłość samych zatrudnionych, którzy chcą zapracować m.in. na emeryturę, a także chcą być ubezpieczeni.

Każdy, kto prowadzi firmę, wie więc jakie koszty są najbardziej obciążające, a jednocześnie niezbędne, aby firma mogła normalnie funkcjonować. Co prawda w różnych obszarach działalności można zaoszczędzić, ale w innych jest to wykluczone. Nie zrobimy tego na pewno, obcinając pensję pracownikom lub oferując im mniej korzystne umowy. Pracownik to wartość dodana każdej firmy, ale oczywiście wszystko to kosztuje. W tym kontekście warto więc rozłożyć na czynniki pierwsze to, jakie koszty ponosi pracodawca, aby z jednej strony utrzymać zakład pracy w dobrej kondycji finansowej, a z drugiej zadbać o dobro materialne swoich pracowników.

Jak się za chwilę przekonamy, koszt zatrudnienia pracownika nie jest tak łatwą do wyjaśnienia sprawą, jakby się mogło wydawać. Na szczęście, posiłkując się właściwymi normami prawnymi, interpretacją poszczególnych instytucji państwowych oraz przykładami z realnego życia możemy zbliżyć się do celu i po krótce wyjaśnić, w czym rzecz. Przekonajmy się więc, jak minimalne wynagrodzenie, podatek dochodowy, składki ZUS i wiele innych obciążeń wpływa na takie aspekty jak choćby wysokość wypłaconego wynagrodzenia czy to, co ogólnie nazywamy wynagrodzeniem brutto.

Koszty pracy w Polsce - co warto wiedzieć?

W pierwszej kolejności, zanim zajmiemy się takimi elementami jak ubezpieczenie chorobowe, ubezpieczenia społeczne, fundusz pracy i wiele innych, należy zastanowić się nad specyfiką kosztów zatrudnienia w naszym kraju. Nie ma wątpliwości, że koszty pracy w Polsce nie należą do niskich, mimo iż pod względem średnich zarobków netto plasujemy się na odległych miejscach w europejskich rankingach. Niestety, z każdym kolejnym rokiem koszty pracodawcy, jakie musi ponieść jeśli chce zatrudniać pracowników, są coraz wyższe, a lwią część przedsiębiorcy oddają państwu.

Oprócz samego wynagrodzenia sporym wydatkiem są składki na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, na fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, a także zobowiązania podatkowe. Koszty pracy wynikają również z konieczności spełnienia wielu narzuconych przez prawodawcę obowiązków takich jak przeprowadzenie badań lekarskich (w tym wstępnych, kontrolnych i okresowych) oraz szkoleń między innymi z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Na uwagę zasługuje również fakt, że pracodawca jest zobligowany do zapewnienia pracownikowi płatnego urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, wypłaty wynagrodzenia chorobowego etc.

Nie można zapominać także o wydatkach, które wiążą się ściśle ze sprawami formalnymi, czyli na przykład z obowiązkiem prowadzenia i późniejszego przechowywania pełnej dokumentacji pracowniczej. Zdarzają się również szczególne sytuacje, w których pracodawca musi sięgnąć do kieszeni mimo tego, że pracownik nie wykonuje swojej pracy. Mowa tutaj w szczególności o okresach przestoju niezawinionych przez samego pracownika. 

Zatrudnienie pracownika a koszty uzyskania przychodów

Kolejnym ważnym aspektem, który co prawda nie jest związany z zatrudnieniem pracownika, ale także znacząco obciąża kieszeń pracodawcy, są rosnące koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony przedsiębiorca musi płacić pracownikom, ale z drugiej, zanim do tego dojdzie - opłacić własne ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, a także podatek dochodowy od uzyskanych dochodów. Do tego dochodzi najczęściej również VAT, czyli podatek od towarów i usług. Daniny wobec państwa można oczywiście zmniejszyć poprzez księgowanie kosztów uzyskania przychodów takich jak choćby wydatki związane z zakupem pojazdów służbowych, dzierżawą sprzętu biurowego czy utrzymaniem siedziby firmy.

Koszty pracodawcy zależne od umowy

Koszty pracodawcy zależne są od umowy, na której zatrudniony jest pracownik. Może to być umowa o pracę, ale też umowa cywilnoprawna, w tym wszelkie umowy zlecenie czy o dzieło. I tu trzeba pamiętać, że w zależności od różnych aspektów, koszty zatrudnienia pracownika mogą się zmieniać. To może trochę niepokoić, bo czy rzeczywiście prawidłowo obliczamy ten koszt?

Wydatki pracodawcy dla pracownika na umowę

W tym wszystkim nie można oczywiście pominąć samych wydatków, jakie pracodawca ponosi w ramach zatrudnienia pracowników, które same sobie można również zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawą jest wynagrodzenie

Nie ma firmy bez codziennej pracy, bez walki o klienta i stawania się bardziej konkurencyjnym na rynku. Nie wszystkie firmy potrzebują do tego pracowników, w wielu jednak, osoby odpowiedzialne za wykonywanie określonych zadań są nie do przecenienia. Nie żyjemy jeszcze w świecie z futurystycznych wizji, gdzie roboty zastępują ludzi (choć w wielu branżach zdarza się to coraz częściej) i dlatego to ciągle człowiek - ze swoimi umiejętnościami, intelektem i siłą fizyczną zapewnia każdej organizacji normalne funkcjonowanie. Żeby jednak był wydajny, musi być odpowiednio wynagradzany. To jak wysoka jest pensja, zależy od firmy i od tego, jak wyglądają ustalenia między pracownikiem a pracodawcą, jednak na pensję nie składa się tylko to, co zatrudniony dostanie “do ręki”. 

Co składa się na wynagrodzenie?

Na wynagrodzenie za pracę składają się zawsze elementy określone w stałej miesięcznej wysokości, czyli pensja zasadnicza i dodatki oraz elementy zmienne w zależności od okoliczności, takie jak premie uznaniowe i prowizje. Pierwszy element jest normą, wszelkie dodatkowe rozwiązania pracodawca ustala z pracownikiem indywidualnie i mogą być one wypłacone dobrowolnie. Najczęściej stanowią jeden ze sposobów na jeszcze większe zmotywowanie pracownika lub po prostu są nagrodą za dobre wyniki, wysoką skuteczność czy też wyższe niż zazwyczaj nakłady pracy. System premiowy jest już standardem w wielu branżach, w tym przede wszystkim wśród handlowców, prowizje spotkamy z kolei w sektorze bankowości itp. Wypłata takiego wynagrodzenia jest ściśle regulowana przez przepisy Kodeksu pracy i wiele innych szczegółowych aktów prawnych, musi być także w odpowiedni sposób udokumentowana i zaksięgowana. 

Jakie są koszty pracodawcy związane z zatrudnianiem pracowników?

Dla pracodawcy całkowitym kosztem zatrudnienia pracownika nie jest jedynie wynagrodzenie brutto wymienione w umowie o pracę, gdyż na całkowity koszt zatrudnienia pracownika składa się jego pensja brutto, a także składki emerytalne, rentowe, składki na ubezpieczenie wypadkowe, składki na Fundusz Pracy, jak i składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Poza tym oprócz wspomnianych już podstawowych kosztów pracodawcy związanych z zatrudnianiem pracowników nie można nie wspomnieć o nakładach ponoszonych z tytułu obowiązków wynikających z Kodeksu pracy. Mowa tutaj m.in. o konieczności organizowania szkoleń BHP dla pracowników czy badań medycyny pracy, które naturalnie ponosi pracodawca.

Koszty pracodawcy w umowie o pracę - jakie są i jaką część wynagrodzenia stanowią?

Jak wspomnieliśmy wcześniej, pracownicy mogą być zatrudnieni na różnych umowach. Podstawową formą zatrudnienia jest oczywiście umowa o pracę, a tu kosztem uzyskania przychodu firmy jest z jednej strony wynagrodzenie brutto, z drugiej składki i inne obowiązkowe opłaty obciążające pracodawcę. Częścią wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę są:

• składki zdrowotne – dzięki ich opłacaniu, pracownicy mają prawo do korzystania z pomocy medycznej, która zostaje sfinansowana ze środków publicznych. Od pensji pracownika brutto na ten cel zostaje odliczone 9%.
• składki chorobowe – gdyż jak wiadomo ubezpieczenie chorobowe jest bardzo istotne w razie problemów zdrowotnych. Pensja pracownika zostaje pomniejszona o 2,45%. Dzięki regularnemu odprowadzaniu takiej składki osoby zatrudnione mają prawo do otrzymania renty w razie niezdolności do pracy.
• składki emerytalne – stanowi ona 19,52% wynagrodzenia. Jest to obowiązkowa składka, która gwarantuje prawo otrzymania emerytury po osiągnięciu wymaganego wieku. Z pensji pracownika odtrąca się 9,76%. Drugą połowę płaci pracodawca.
• składki rentowe – pracodawca jest zobowiązany do wpłacenia na rzecz ZUS 6,5% podstawy wynagrodzenia. Z kolei pracownik w celu uzyskania prawa do otrzymania renty musi oddać 1,5% z pensji brutto.
• składki na ubezpieczenie wypadkowe - pracodawca pokrywa w całości składkę, która wynosi 1,67% podstawy wynagrodzenia pracownika.

Wynagrodzenie pracownika może zostać pomniejszone o 2% z tytułu przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych, a pracodawca musi w tym wypadku pokryć 1,5% składki. Do tego dochodzi 0,1% na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a także wpłaty na Fundusz Pracy, które pracodawca zatrudniający pracownika pokrywa w wysokości 2,45% od podstawy wynagrodzenia pracownika.

Minimalne wynagrodzenie

Przypomnijmy, że wynagrodzenie minimalne od 1 stycznia do 30 czerwca wynosi - 4242,00 zł, a wynagrodzenie netto - 3221,98 zł. Natomiast w drugim półroczu kwota brutto minimalnego wynagrodzenia wyniesie 4300,00 zł, a kwota netto, czyli to co pracownik dostanie na rękę - 3261,53 zł. Całkowity koszt pracodawcy wynosi z kolei 5174,38 zł, a w drugim półroczu wzrośnie do 5245,14 zł. Skąd takie kwoty?

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2024 roku - co się zmienia?

Podobnie, jak w latach poprzednich, wzrosła minimalna płaca za pracę, a tym samym w górę poszybowały koszty zatrudnienia. Najniższe krajowe wynagrodzenie w pierwszym półroczu wynosi obecnie 4242,00 zł brutto. Jeśli więc pracodawca zatrudnia daną osobę na podstawie umowy o pracę, w pełnym wymiarze czasu pracy (tj. na cały etat) koszt całkowity zatrudnienia wynosi 5174,38 zł. Skąd ta kwota? Składka emerytalna od minimalnego wynagrodzenia to 9,76% czyli 414,02 zł, składka rentowa to 6,5%, czyli 275,73 zł, składka na ubezpieczenie wypadkowe wynosząca 1,67% to 70,84 zł, składka na Fundusz Pracy, czyli 2,45% to 103, 92 zł, składka na FGŚP to 0,1% czyli 4,24 zł, wpłata podstawowa na PPK to 1,5%, czyli 63,63 zł, co w sumie daje 932,38 zł kosztów po stronie pracodawcy, które muszą zostać doliczone do wynagrodzenia brutto. Nie trzeba skomplikowanych obliczeń, aby zauważyć, że przepaść pomiędzy kosztami zatrudnienia, które ponosi pracodawca zatrudniający pracownika na podstawie umowy o pracę, czyli w chwili obecnej 5174,38 zł dzieli przepaść, od tego co pracownik dostaje na rękę, a jest to przy minimalnym wynagrodzeniu kwota 3221,98 zł. Aż 1952,40 zł to suma, która odprowadzana jest na wspomniane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, podatek dochodowy i inne obowiązkowe opłaty. Oczywiście warto pamiętać, że w drugim półroczu 2024 roku, tak jak wspomnieliśmy, wynagrodzenie minimalne wzrośnie do 4300,00 zł, co pociągnie za sobą kolejny wzrost całkowitych kosztów zatrudnienia pracownika. W drugiej połowie roku całkowity koszt zatrudnienia pracownika wzrośnie z 5174,38 zł do 5245,14 zł.

Umowa zlecenie - ile wynosi koszt całkowity zatrudnienia pracownika?

Nie każdy pracownik ma jednak umowę o pracę, bo coraz częściej zastosowanie znajdują niepracownicze formy zatrudnienia, co oznacza, że coraz częściej pracownikom oferowana jest umowa zlecenie lub umowa o dzieło. Jak w tym przypadku wyglądają wyliczenia? Umowa zlecenie koszty pracodawcy - jak do tego podejść? Na pewno są mniej skomplikowane od tradycyjnej umowy, bo wszystko uzależnione jest od kilku czynników, które charakteryzują zatrudnioną osobę. Jeśli dla pracownika umowa zlecenie jest jedynym źródłem zatrudnienia, to tak jak w przypadku tradycyjnej umowy o pracę kosztem pracodawcy są: wynagrodzenie brutto oraz składki ZUS. Inaczej to wygląda, jeśli pracownik jest zatrudniony dodatkowo w innej firmie, w której wynagrodzenie jest równe co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu - w tej sytuacji pracodawca ponosi tylko koszty wynagrodzenia brutto. To samo występuje, gdy zatrudnionym jest student do ukończenia 26. roku życia - tu też liczymy jako koszt zatrudnienia tylko wynagrodzenie brutto. Zupełnie zaś nie ma problemu z umową o dzieło, gdyż tutaj nie trzeba odprowadzać żadnych składek do ZUS-u. Nietrudno zgadnąć, że w tej sytuacji liczy się tylko wynagrodzenie brutto i to jest jedyny koszt, który z tego tytułu musi ponieść pracodawca.

Umowa o dzieło - ile wynosi całkowity koszt zatrudnienia pracownika? 

Koszty pracodawcy umowa o pracę - to zagadnienie pojawia się niezwykle często, ponieważ nadal wiele milionów naszych rodaków pracuje na umowach cywilnoprawnych, w tym właśnie w ramach umowy o dzieło. W obecnym stanie prawnym każda umowa o dzieło musi być zarejestrowana przez przedsiębiorcę w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, ale mimo wszystko nadal ten rodzaj pracy nie podlega obowiązkowemu oskładkowaniu. Wiele wskazuje na to, że możemy spodziewać się zmian w tym zakresie, ale czas pokaże kiedy nastąpią i czego dokładnie będą dotyczyć. Brak oskładkowania z jednej strony zmniejsza koszty całkowite pracodawcy, z drugiej jednak sprawia, że osoba realizująca umowę nie może liczyć nawet na ubezpieczenie zdrowotne. W przypadku umowy o dzieło koszt pracodawcy wynosi tyle, co wynagrodzenie brutto wskazane w umowie i później na rachunku. W przeciwieństwie do umowy zlecenia nie mamy tutaj jednak do czynienia z minimalną stawką godzinową, lecz wyceną całego dzieła. Z podatkowego punktu widzenia kluczowe jest również to, czego dotyczy dzieło, ponieważ m.in. w przypadku przekazania przez wykonawcę praw autorskich zlecający wykonanie dzieła ma możliwość odliczenia 50% kosztów uzyskania przychodu, w pozostałych przypadkach - 20%. Warto dodać, że istnieje jeden wyjątek, w którym umowa o dzieło staje się tytułem do ubezpieczenia. Chodzi mianowicie o sytuację, gdy dana osoba zawiera umowę o dzieło ze swoim pracodawcą. 

Jak wyliczyć całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2024 roku?

Jak więc widzimy, dokładne wyliczenie kosztów zatrudnienia pracownika z jednej strony nie jest tak trudnym wyzwaniem, jak się może wydawać, z drugiej jednak istnieje tutaj szereg szczegółów, które mogą wpłynąć na końcowy wynik. Z tego powodu warto zlecić to zadanie profesjonalistom, w tym np. wykwalifikowanej księgowej, która będzie czuwać nad całością rozliczeń. Jeśli jednak przedsiębiorca chce dokonać obliczeń samodzielnie, świetnym rozwiązaniem jest kalkulator wynagrodzeń koszty pracodawcy, z którego można skorzystać online. Kalkulator umowa o pracę - dzięki temu można mieć pewność co do prawidłowości oraz dokładności obliczeń, które są zgodne z obowiązującymi przepisami. Kluczowe jest jednak wskazanie wszelkich niezbędnych danych dotyczących samej umowy, obowiązkowych składek, wysokości wynagrodzenia netto oraz brutto itp. 

Czy to duże obciążenia dla pracodawcy?

Na koniec sprawdźmy, czy obciążenia z tytułu kosztów zatrudnienia są dla pracodawców duże, czy małe, a może po prostu średnie w porównaniu do sytuacji w innych krajach europejskich. Jeśli popatrzymy na dane Eurostatu, to zauważymy, że nie jest tak źle. Wynagrodzenie za godzinę w Polsce to niecałe 7 euro, czyli aż przeszło trzykrotnie mniej, niż średnio w Unii Europejskiej. Oczywiście nie zawsze jest to miarodajne, bo kraje lepiej rozwinięte, gdzie koszty pracy są wyższe, mają lepszej jakości świadczenia publiczne, a poza tym zarobki są wyższe, więc komfort życia stoi na lepszym poziomie. Patrząc obiektywnie, utrzymanie pracownika nie jest tanie, ale też nie są to kwoty, które mogą przerazić. Dobrze zarządzanej firmie, która skutecznie realizuje swoje cele, niestraszne są takie obciążenia. Poza tym, dobry pracownik z czasem jest coraz więcej wart, więc to inwestycja na lata.