Braki kadrowe – przyczyny, skutki i jak sobie z nimi radzić?

Braki kadrowe stanowią jedno z najpoważniejszych wyzwań, przed którymi stają współczesne przedsiębiorstwa. Niedobór wykwalifikowanych i niewykwalifikowanych pracowników może prowadzić do opóźnień w realizacji projektów, obniżenia jakości usług oraz spadku konkurencyjności na rynku. Dlatego zrozumienie przyczyn tego zjawiska, jego skutków oraz sposobów radzenia sobie z nim jest niezwykle ważne.

Najważniejsze informacje związane z tematem

1. Niedobór pracowników wynika z absencji pracowniczych, zmian demograficznych, migracji zarobkowej, wysokiej rotacji oraz niedopasowania kwalifikacji kandydatów do wymagań rynku.

2. Pracownicy mogą być nieobecni z powodu urlopów oraz zwolnień lekarskich. Trzeba się też liczyć z ryzykiem wystąpienia nieobecności nieusprawiedliwionych.

3. Pracownik, który nie poinformuje pracodawcy o swojej nieobecności i nie przedstawi stosownego usprawiedliwienia, może ponieść konsekwencje.

4. Niedobór pracowników powoduje przeciążenie obowiązkami, spadek jakości pracy, opóźnienia w realizacji projektów, pogorszenie relacji z klientami oraz wzrost kosztów operacyjnych.

5. Wśród sposobów na przeciwdziałanie brakom kadrowym jest inwestowanie w rozwój pracowników, poprawa warunków pracy, budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy oraz rekrutacja pracowników z różnych grup społecznych.

6. Warto rozważyć dodatkowe strategie takie jak outsourcing, współpraca z agencjami pracy tymczasowej czy automatyzacja procesów, które mogą pomóc w ograniczeniu problemu braków kadrowych i poprawie stabilności firmy.

W ostatnich latach firmy praktycznie z każdej branży doświadczają trudności w utrzymaniu odpowiedniej liczby pracowników o wymaganych kwalifikacjach. Dzieje się tak zarówno na skutek licznych absencji pracowniczych, jak i z powodu złożonych przyczyn związanych ze zmianami demograficznymi, migracją zarobkową, wysoką rotacją pracowników, czy też z rozbieżnością między kwalifikacjami poszukiwanymi przez pracodawców a umiejętnościami oferowanymi przez kandydatów.

Braki kadrowe z powodu nieobecności pracowników

Absencja pracownicza to każda nieobecność pracownika w pracy w czasie, w którym powinien on wykonywać swoje obowiązki służbowe. Może mieć różne przyczyny – zarówno usprawiedliwione, jak i nieusprawiedliwione. 

Rodzaje nieobecności w pracy

Absencje w pracy wynikają z dwóch zasadniczych przyczyn — ze względu na urlopy oraz na nieobecności związane ze zwolnieniami lekarskimi. 

Absencja pracowników z powodu urlopów

Zgodnie z Kodeksem pracy każdy pracownik ma prawo do następujących nieobecności:

• urlop wypoczynkowy – 20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy,

• urlop bezpłatny – nielimitowanej długości,

• urlop opieka na dziecko – przysługujący pracownikowi w wymiarze 2 dni lub 16 godzin,

• urlop szkoleniowy – dla pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe wynoszący maksymalnie 21 dni,

• urlop okolicznościowy – 1 lub 2 dni w zależności od rodzaju okoliczności i stopnia pokrewieństwa,

• urlop związany z wystąpieniem siły wyższej – przysługujący w wymiarze 2 dni lub 16 godzin,

• dni wolne na poszukiwanie pracy – 2 lub 3 dni w zależności od okresu wypowiedzenia,

do tego dochodzą urlopy związane z macierzyństwem:

• urlop macierzyński – pracownica, która urodziła przy jednym porodzie jedno dziecko, ma do wykorzystania 20 tygodni urlopu macierzyńskiego, 31 tygodni w przypadku urodzenia dwojga dzieci, 33 tygodnie w przypadku urodzenia trojga dzieci, 35 tygodni w przypadku urodzenia czworga dzieci lub 37 tygodni w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci, 

• urlop rodzicielski – 41 tygodni – w przypadku, urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie lub 43 tygodnie – w przypadku porodu mnogiego, a w przypadku pracowników posiadających zaświadczenie "za życiem" jest to odpowiednio 65 tygodni – w przypadku, urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie i 67 tygodni – w przypadku porodu mnogiego,

• urlop wychowawczy – maksymalna długość urlopu wychowawczego to 36 miesięcy, a więc równe 3 lata, przy czym jedno z rodziców może skorzystać co najwyżej z 35 miesięcy urlopu wychowawczego. Pozostały miesiąc przysługuje na zasadzie wyłączności drugiemu z nich. Jeżeli dziecko ma orzeczenie o niepełnosprawności, wymiar urlopu wychowawczego jest wydłużony dodatkowo o 36 miesięcy i łącznie wynosi 72 miesiące.

Urlopy związane z rodzicielstwem przysługują również osobom, które przyjęły dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza (z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej) lub przyjęły dziecko i złożyli do sądu opiekuńczego wniosek o przysposobienie.

Absencja pracowników z tytułu choroby

Nieobecność pracownika w miejscu pracy jest też usprawiedliwiona w przypadku choroby własnej lub dziecka do 14. roku życia. Maksymalny okres pobierania zasiłku chorobowego to 182 dni, więc dokładnie tyle może trwać absencja chorobowa. Wyjątek stanowi jedynie niezdolność do pracy spowodowana gruźlicą lub występująca w trakcie ciąży. W wymienionych przypadkach pracownik może pobierać świadczenie przez maksymalnie 270 dni. Oczywiście nieobecność w pracy musi być potwierdzona zaświadczeniem lekarskim o czasowej niezdolności do pracy.

Absencja nieusprawiedliwiona

Każda nieobecność w pracy, która nie została usprawiedliwiona zwolnieniem lekarskim lub urlopem jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych. Oczywiście może zdarzyć się, że pracownik z niezależnych od siebie przyczyn nie będzie mógł stawić się w pracy. W takich przypadkach może skorzystać z urlopu na żądanie lub z urlopu związanego z wystąpieniem siły wyższej. Jeśli tego nie zrobi i nie poinformuje niezwłocznie pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności, to taka absencja będzie traktowana jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy. 

Czy absencja może być powodem do zwolnienia?

Zgodnie z przepisami pracodawcy nie mogą zwalniać pracowników z powodu usprawiedliwionych nieobecności, nawet jeśli częstotliwość absencji jest wysoka. Powodem do wyciągnięcia odpowiednich konsekwencji, włącznie ze zwolnieniem dyscyplinarnym jest za to nieusprawiedliwiona nieobecność, gdyż stanowi ona naruszenie obowiązków pracowniczych.

Skutki braków kadrowych

Niedobór pracowników, zarówno ze względu na wysoki wskaźnik absencji pracowniczej, jak i ze względu na niepowodzenia w procesach rekrutacyjnych oraz problemy z rotacją, niesie liczne konsekwencje dla firm. Braki kadrowe prowadzą do przeciążenia obowiązkami obecnego personelu, co może skutkować spadkiem efektywności i jakości wykonywanej pracy. Mogą też prowadzić do opóźnień w realizacji projektów, co z kolei wpływa na relacje z klientami i partnerami biznesowymi oraz na reputację firmy. Skutkiem braków kadrowych jest także wzrost kosztów operacyjnych związanych z zatrudnianiem pracowników tymczasowych, wypłatą wynagrodzeń za nadgodziny, czy też z zatrudnianiem podwykonawców. 

Jak radzić sobie z wysokim poziomem absencji i brakami kadrowymi?

Radzenie sobie z brakami kadrowymi wymaga kompleksowego podejścia, które łączy zarówno działania krótkoterminowe, jak i długofalowe strategie. Priorytetem powinno być inwestowanie w rozwój pracowników poprzez szkolenia i podnoszenie kwalifikacji, co pozwala lepiej wykorzystać dostępne zasoby ludzkie, a do tego wzmacnia lojalność pracowników wobec pracodawcy. Ważna jest też poprawa warunków pracy, oferowanie konkurencyjnych wynagrodzeń i benefitów oraz dbanie o dobrą atmosferę w firmie. Firmy powinny również aktywnie budować swoją markę jako pracodawcy, aby przyciągnąć najlepszych kandydatów. Warto otworzyć się na rekrutację pracowników spośród obcokrajowców, seniorów lub osób z niepełnosprawnościami. Rozwiązaniem dla firm może być outsourcing wybranych procesów, jak i nawiązanie współpracy z agencjami pracy tymczasowej. Dobrym pomysłem jest także wprowadzenie automatyzacji procesów, co może zmniejszyć potrzeby kadrowe.

Poza zastosowaniem powyższych rozwiązań, kluczowe jest analizowanie przyczyn absencji pracowniczej i podejmowanie działań, które minimalizują nieplanowane nieobecności. Dostosowanie strategii do specyfiki firmy pozwoli na skuteczniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi i zapewnienie stabilnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Podsumowanie

Braki kadrowe to wyzwanie, z którym zmaga się wiele firm, a ich skutki mogą być dotkliwe zarówno dla bieżącego funkcjonowania, jak i długoterminowej konkurencyjności przedsiębiorstwa. Zrozumienie przyczyn tego zjawiska pozwala na wdrożenie odpowiednich strategii zaradczych. Inwestowanie w rozwój pracowników, poprawa warunków zatrudnienia, automatyzacja procesów, skuteczna rekrutacja oraz działania retencyjne to kluczowe elementy skutecznej polityki kadrowej. Firmy, które podejmą świadome kroki w zakresie zarządzania personelem, mają większe szanse na minimalizację negatywnych skutków braków kadrowych i zapewnienie sobie stabilnego rozwoju w przyszłości.