Faktura elektroniczna (e-faktura) – co warto o niej wiedzieć?

Jako przedsiębiorca na pewno niejednokrotnie spotykałeś się z problemem ogromnej ilości faktur, ich przechowywania oraz odnalezienia w nagłych przypadkach. Świadcząc usługi online tym bardziej tradycyjne faktury papierowe są uciążliwe, ponieważ trzeba je później ręcznie zdigitalizować, jeśli firma chce również przechowywać dokumentację w postaci elektronicznej. W takich sytuacjach najlepiej sprawdzi się fv online.

Jeśli przedsiębiorca prowadzi biznes od wielu lat pamięta czasy, gdy każda faktura była wystawiana na papierze. Niektóre firmy nie radziły sobie z ogromną ilością dokumentacji i musiały szukać pomocy w specjalnych archiwach do przechowywania dokumentów. Obecnie większość firm korzysta z rozwiązań chmurowych, a sam obieg faktur prowadzony jest online. Przedstawiamy ważne informacje, które o fv elektronicznych musi wiedzieć każdy przedsiębiorca.

Czym jest faktura elektroniczna?

Faktura elektroniczna to wystawiona faktura w sposób elektroniczny w dowolnym formacie. Regulacje i definicja faktury elektronicznej zostały ujednolicone w ustawie o Vat w 32 punkcie artykułu 2. Wśród przedsiębiorców pojawił się dysonans – czy skan fv można traktować jako fv elektroniczną? Okazuje się, że tak, pod warunkiem, że faktura w wersji papierowej nie została wystawiona i przekazana kontrahentowi. Elektroniczny obieg faktur pozwolił na rozwój prac związanych z dodatkowymi narzędziami do kontroli i ujednolicenia spraw związanych z fakturami VAT takimi jak JPK, split payment oraz CRF. Od 2018 roku obowiązuje prowadzenie rejestrów VAT w formie elektronicznej. Centralny rejestr faktur wprowadzony przez rząd ma być pomocy do analizy i sprawdzania poprawności wystawianych faktur.

Co musi zawierać faktura elektroniczna?

Jest kilka niezbędnych danych, które musi zawierać faktura elektroniczna. Trzeba wymienić:

• datę wystawienia FV
• numer identyfikacyjny FV zgodny z przyjętym zapisem
• datę dostawy
• sposób zapłaty np. przelew
• termin płatności
• dane sprzedawcy i nabywcy
• nazwę towaru lub usługi
• liczbę wykonanych usług lub sprzedanych towarów
• cenę jednostkową netto
• wartość jednostkową brutto
• stawkę VAT
• wartość netto, VAT i brutto
• końcową sumę do zapłaty brutto
• ogółem kwotę należności wyrażoną słownie
• numer rachunku bankowego
• może posiadać adnotację – bez podpisu odbiorcy
• wskazanie osoby upoważnionej do wystawiania faktury VAT

Darmowe wystawienia faktur są możliwe w wielu programach do obiegu dokumentów elektronicznych oraz programach wspomagających prowadzenie firmy. Trzeba jednak pamiętać, że niektóre funkcje są ograniczone brakiem licencji.

W jaki sposób wystawić fakturę elektroniczną?

Platformy online do elektronicznego obiegu fv to bardzo przydatne narzędzia do wystawiania faktury elektronicznej, ponieważ dzięki temu osoba zajmująca się rozliczaniem kontrahentów w firmie będzie miała dokładny podgląd na cały proces związany ze ściągalnością należności do zapłaty. Dzięki tego typu rozwiązaniom fakturę elektroniczną można wygenerować w zasadzie za jednym kliknięciem. Programy do fakturowania online posiadają bardzo rozbudowane funkcje np. zapisu stałych kontrahentów lub wystawiania podobnych faktur, co zdecydowanie oszczędza czas podczas wystawiania faktury elektronicznej. Platformy elektronicznego fakturowania to z kolei usługa rządowa przydatna dla podmiotów wykonujących usługi w zakresie zamówień publicznych. Jest to darmowa platforma realizująca założenia przepisów z dnia 18 kwietnia 2019 r. Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi. W takich przypadkach podmiot zobowiązany jest do przyjmowania fv o specjalnym zapisie tzw. faktura ustrukturyzowana.

Jak wysłać e-fakturę do kontrahenta?

Wystawianie faktur elektronicznych to bardzo prosta czynność. Sprzedawca powinien wystawić e-fakturę w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz fv pozostaje u niego w dokumentacji księgowej, drugi natomiast przesyłany jest do kontrahenta za pomocą poczty elektronicznej. Program do wystawiania faktur online pozwala na natychmiastową wysyłkę wystawionej faktury na adres email nabywcy. Faktury online za darmo nie posiadają zazwyczaj takiej funkcji, dopiero po wykupie subskrypcji przedsiębiorca może korzystać z tego oraz wielu innych przywilejów. Według artykułu 106 g ustawy o VAT faktury elektroniczne: “podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy”. Tak więc to na sprzedawcy ciąży obowiązek wystawienia FV.

Zgoda na fakturę elektroniczną

Faktura on line wymusza zgodę kontrahenta na otrzymywanie faktur elektronicznych. Nie ma obecnie jasno sprecyzowanych przepisów mówiących, jak powinna wyglądać akceptacja otrzymywania faktur elektronicznych. W związku z tym podmioty gospodarcze mogą więc przygotować pisemne oświadczenie lub przesłać wiadomość mailową. Zgoda na otrzymywanie e-faktur może być też udzielona ustnie. Warto dodać, że jeśli przedsiębiorca zapłaci fakturę, którą otrzymał w formie elektronicznej, jest to równoznaczne z zaakceptowaniem otrzymywania dokumentów w formie elektronicznej.

Jak długo i w jaki sposób należy przechowywać e-faktury?

Faktura online za darmo, często wystawiona poprzez dostępne programy lub opracowana samodzielnie musi być przechowywana. Faktury elektroniczne tak samo jak tradycyjne, czyli papierowe FV mają zgodnie z ustawą pięcioletni, wyliczany od końca roku kalendarzowego okres przedawnienia – liczony od 5 lat upływu terminu płatności podatku. Przez cały wskazany okres podatnik zobligowany jest do przechowywania faktur.

Faktury korygujące i duplikaty w przypadku faktur elektronicznych

W przypadku faktur korygujących i duplikatów do faktur wystawionych elektroniczne możliwe jest ich wystawianie. Problem rodzi się, gdy chcemy wystawić faktury korygujące lub duplikaty w wersji elektronicznej do wcześniej wystawionej faktury papierowej. Pojawiło się wiele interpretacji w tej sprawie. Obecnie jest to możliwe, pod warunkiem, że odbiorca wyrazi na to zgodę.

Ekologiczność w przypadku e-faktur

Rozliczanie się za pośrednictwem e-faktur ma wiele zalet, w tym również ekologiczną. Wybór fakturowania elektronicznego oszczędza zużycie papieru, atramentu oraz urządzeń do drukowania i kopiowania dokumentów. Dla przedsiębiorców którym troska o zdrowe środowisko nie jest obca, przejście na e-faktury będzie jedynym słusznym wyborem.