Zmiany w przepisach BHP 2026 – obowiązki pracodawcy

Zmiany w przepisach BHP 2026 nie nakładają na wszystkich pracodawców takiego samego zakresu obowiązków. Wymagane działania zależą od zagrożeń występujących w zakładzie oraz od tego, czy konkretna zmiana wpływa na ocenę ryzyka zawodowego, dokumentację, szkolenia lub stosowane procedury. Firmy powinny również przygotować się do nowych norm dotyczących pracy w wysokich temperaturach, które zaczną obowiązywać 11 stycznia 2027 r.

Najważniejsze informacje

1. Nowe zasady zdalnego prowadzenia kontroli PIP stosuje się od 8 lipca 2026 r., natomiast do postępowań kontrolnych wszczętych i niezakończonych przed tą datą stosuje się przepisy dotychczasowe.
2. Okręgowy inspektor pracy może, po niewykonaniu wcześniejszego polecenia i spełnieniu ustawowych przesłanek, wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy.
3. W 2026 r. zmieniono dopuszczalne stężenia azbestu, ołowiu i diizocyjanianów w środowisku pracy.
4. Odbycie szkolenia wstępnego BHP można potwierdzić elektronicznie, nie oznacza to jednak rezygnacji z karty szkolenia.
5. Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy są fakultatywne od 17 kwietnia 2026 r. Od 18 października 2026 r. ich wystawianie stanie się obowiązkowe, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
6. Nowe maksymalne temperatury w pomieszczeniach i podczas określonych prac na otwartej przestrzeni zaczną obowiązywać 11 stycznia 2027 r.

Które zmiany obowiązujące od końca 2025 roku mają znaczenie dla pracodawców w 2026 roku?

Część rozwiązań omawianych jako zmiany BHP 2026 uchwalono jeszcze w 2025 r. i zaczęły one obowiązywać przed rozpoczęciem 2026 r. Dotyczy to przede wszystkim możliwości elektronicznego potwierdzania szkoleń BHP. Nie oznacza to jednak, że wszystkie szkolenia mogą odbywać się wyłącznie online ani że pracodawca może zrezygnować z wymaganej dokumentacji.

Jak elektronicznie potwierdzać szkolenia BHP i prawidłowo je dokumentować?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. weszło w życie 12 grudnia 2025 r. Od tego dnia pracownik może elektronicznie potwierdzić odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Kierownik komórki organizacyjnej może natomiast w ten sposób potwierdzić przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Elektroniczne potwierdzenie jest prawnie dopuszczalną formą udokumentowania szkolenia BHP w zakresie objętym nowymi przepisami. Pracodawca nadal musi jednak umieścić odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego i dołączyć do niej dokument elektroniczny, dokumenty zawierające potwierdzenie albo ich odwzorowanie. Całość należy przechowywać w aktach osobowych.

W praktyce firma powinna ustalić, w jaki sposób identyfikuje osobę składającą potwierdzenie, zabezpiecza dokument przed zmianami i łączy go z właściwą kartą szkolenia. Sama wiadomość e-mail, bez uporządkowanego obiegu dokumentów, może nie wystarczyć do zachowania spójności dokumentacji.

Nowelizacja z 24 listopada 2025 r. zmieniła sposób potwierdzania szkolenia wstępnego, ale nie rozszerzyła dopuszczalności jego zdalnego prowadzenia. Szkolenie wstępne może być w całości przeprowadzone środkami komunikacji elektronicznej w przypadku określonym w art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy.

Które wnioski pracownicze można składać elektronicznie od 2026 roku?

Od 27 stycznia 2026 r. wskazane w Kodeksie pracy wnioski można składać w postaci papierowej lub elektronicznej, przy czym postać elektroniczna może obejmować np. e-mail lub SMS i nie wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dotyczy to między innymi indywidualnego i ruchomego rozkładu czasu pracy, skróconego tygodnia pracy, pracy weekendowej, czasu wolnego za nadgodziny oraz urlopu bezpłatnego.

Nie jest to bezpośrednia zmiana w przepisach BHP, ale wpływa na dokumentację, organizację pracy i możliwość odtworzenia decyzji kadrowych podczas kontroli. System elektroniczny powinien zachowywać treść wniosku, datę jego złożenia, tożsamość wnioskodawcy oraz decyzję pracodawcy.

Jakie nowe wymogi i zmiany dotyczące BHP obowiązują w 2026 roku?

Najważniejsze zmiany w BHP w 2026 r. dotyczą nowych uprawnień kontrolnych PIP, limitów narażenia na czynniki chemiczne, elektronizacji orzeczeń medycyny pracy oraz przygotowania firm do przyszłych zasad pracy w upale.

Jakie nowe uprawnienia ma Państwowa Inspekcja Pracy od 8 lipca 2026 roku?

Najważniejsze zmiany w 2026 r. dotyczą przede wszystkim:

• nowych uprawnień kontrolnych Państwowej Inspekcji Pracy,
• możliwości prowadzenia kontroli PIP zdalnie,
• nowych zasad dotyczących umów cywilnoprawnych mających cechy stosunku pracy,
• wyższych kar za wybrane wykroczenia przeciwko prawom pracowników,
• elektronizacji orzeczeń medycyny pracy,
• nowych limitów narażenia na wybrane czynniki chemiczne,
• przygotowania firm do nowych zasad pracy w wysokich temperaturach.

Czy PIP może korzystać z danych ZUS i KAS?

Państwowa Inspekcja Pracy może korzystać z szerszej wymiany danych z ZUS i Krajową Administracją Skarbową. Informacje pozyskiwane z tych instytucji oraz wyniki analizy ryzyka mogą służyć do typowania podmiotów do kontroli w zakresie ustawowych zadań PIP. Dotyczy to w szczególności kontroli przestrzegania prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz prawidłowości stosowanych form zatrudnienia.

W praktyce oznacza to, że kontrola może zostać skierowana do podmiotu, w przypadku którego dostępne dane wskazują na podwyższone ryzyko występowania nieprawidłowości objętych kompetencjami PIP.

Jak działa przepis przejściowy dotyczący umów zawartych przed 8 lipca 2026 roku?

Odrębne rozwiązanie przewidziano dla stosunków prawnych istniejących przed wejściem w życie nowych regulacji. Jeżeli przed 8 lipca 2026 r. zawarto z osobą wykonującą pracę umowę cywilnoprawną albo osoba faktycznie świadczyła pracę za wynagrodzeniem, a stosunek ten spełnia wszystkie cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, podmiot może dobrowolnie doprowadzić do stanu zgodnego z prawem przez zawarcie umowy o pracę. Ma na to 12 miesięcy od 8 lipca 2026 r.

W takim przypadku nie podlega odpowiedzialności za wykroczenie określone w art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Wyłączenie dotyczy jednak wyłącznie tej odpowiedzialności wykroczeniowej. Nie oznacza automatycznego wyłączenia innych skutków prawnych wynikających z ustalenia, że zatrudnienie miało charakter stosunku pracy.

Jak zmieniły się kary za naruszenia przepisów BHP?

Zmieniły się również wysokości grzywien za wykroczenia przeciwko prawom pracowników.

Za nieprzestrzeganie przepisów lub zasad BHP przez osobę odpowiedzialną za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierującą pracownikami lub innymi osobami fizycznymi grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł.

Wyższa grzywna – od 3000 do 90 000 zł – nie jest natomiast karą za ponowne popełnienie wykroczenia BHP. Dotyczy szczególnych naruszeń związanych z zatrudnianiem i rozliczaniem wynagrodzenia pracowników będących dłużnikami alimentacyjnymi ujawnianymi w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Chodzi m.in. o:

• niepotwierdzenie na piśmie umowy o pracę przed dopuszczeniem takiego pracownika do pracy,
• wypłacanie wynagrodzenia wyższego niż wynikające z umowy bez wymaganych potrąceń alimentacyjnych.

Jak zmieniają się orzeczenia medycyny pracy w 2026 roku?

Elektronizację orzeczeń medycyny pracy podzielono na dwa etapy:

1. Od 17 kwietnia do 17 października 2026 r. lekarze mogą, ale nie muszą wystawiać orzeczeń w postaci elektronicznej.
2. Od 18 października 2026 r. elektroniczne wystawianie orzeczeń stanie się obowiązkowe, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.

Kiedy nadal można wystawić orzeczenie papierowe?

W określonych przypadkach nadal będzie możliwe wystawienie orzeczenia w formie papierowej. Dotyczy to m.in.:

• braku dostępu do właściwego systemu teleinformatycznego,
• wskazanych w przepisach funkcjonariuszy służb,
• określonych grup żołnierzy zawodowych.

Elektronizacja nie oznacza więc całkowitego wyeliminowania dokumentów papierowych w każdej sytuacji.

Jak elektroniczne orzeczenie trafia do pracownika i pracodawcy?

Elektroniczne orzeczenie lekarskie jest zapisywane i przechowywane w Systemie Informacji Medycznej. Dane i informacje objęte orzeczeniem są przekazywane osobie badanej z tego systemu do Internetowego Konta Pacjenta. Na żądanie osoba badana może również otrzymać wydruk orzeczenia podpisany własnoręcznie przez lekarza, który je wydał.

Orzeczenie lekarskie pracodawcy przekazuje podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której lekarz przeprowadził badanie profilaktyczne. Termin i sposób przekazania dokumentu określa umowa zawarta z tą jednostką. Pracownik nie przejmuje więc obowiązku przekazania orzeczenia pracodawcy.

Czy pracodawca otrzymuje pełną dokumentację medyczną?

Pracodawca nie otrzymuje pełnej dokumentacji medycznej ani wszystkich wyników badań profilaktycznych pracownika. Elektronizacja obejmuje orzeczenia lekarskie i nie rozszerza zakresu informacji medycznych udostępnianych pracodawcy. W dokumentacji pracowniczej pracodawca przechowuje:

• skierowania na badania profilaktyczne,
• otrzymane orzeczenia lekarskie.

Pełną dokumentację medyczną związaną z przeprowadzonym badaniem prowadzi podmiot wykonujący zadania służby medycyny pracy.

Co pracodawca powinien prawidłowo wskazać w skierowaniu na badania?

Od 17 kwietnia 2026 r. lekarz wydaje orzeczenie po uprzednim osobistym zbadaniu osoby badanej, na podstawie wyników badań oraz oceny zagrożeń dla zdrowia i życia pracownika występujących na stanowisku pracy. Badanie profilaktyczne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Jeżeli lekarz stwierdzi zasadność podjęcia działań prozdrowotnych, wydaje osobie badanej indywidualne zalecenia. Przepisy przewidują również zamieszczanie w orzeczeniu określonych zaleceń dla pracodawcy.

Skierowanie powinno określać rodzaj badania profilaktycznego oraz stanowisko pracy, którego dotyczy badanie. W przypadku osoby przyjmowanej do pracy albo pracownika przenoszonego na inne stanowisko pracodawca wskazuje stanowisko, na którym osoba ma być zatrudniona. Może także wskazać dwa lub więcej stanowisk w kolejności odpowiadającej potrzebom zakładu. W przypadku pracownika wskazuje się stanowisko, na którym jest on zatrudniony.

Skierowanie powinno również zawierać opis warunków pracy, obejmujący występujące na danym stanowisku czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe oraz inne wynikające ze sposobu wykonywania pracy. Należy podać wielkość narażenia oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia wykonanych na tym stanowisku. W zależności od warunków pracy mogą to być m.in.

• czynniki fizyczne, takie jak hałas, drgania lub mikroklimat,
• pyły,
• czynniki chemiczne,
• czynniki biologiczne,
• obciążenie fizyczne,
• inne czynniki związane ze sposobem wykonywania pracy.

Rzetelny i aktualny opis warunków pracy jest istotny, ponieważ lekarz ocenia zdolność pracownika do wykonywania pracy w warunkach opisanych w skierowaniu. Skierowanie wydaje się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kierowana na badanie.

Jak zmieniły się normy narażenia na substancje niebezpieczne w 2026 roku?

Nowe regulacje są szczególnie istotne dla zakładów pracy, w których występują ołów, azbest, diizocyjaniany lub inne substancje niebezpieczne. Zmiany dotyczą między innymi sektora metalurgicznego, lakierniczego i budowlanego, produkcji akumulatorów, prac rozbiórkowych oraz firm remontujących starsze obiekty.

Nowe limity dla diizocyjanianów

Od 9 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2028 r. dla diizocyjanianów w przeliczeniu na grupę NCO obowiązują następujące wartości:

• NDS – 0,01 mg/m³,
• NDSCh – 0,02 mg/m³.

Od 1 stycznia 2029 r. limity zostaną obniżone odpowiednio do 0,006 mg/m³ oraz 0,012 mg/m³.

Zmiana ma znaczenie przede wszystkim w zakładach, w których diizocyjaniany są wykorzystywane przy produkcji pian poliuretanowych, klejów, powłok, lakierów, uszczelniaczy i elastomerów. Aktualne wartości należy uwzględnić przy:

• ocenie narażenia zawodowego,
• wykonywaniu pomiarów środowiska pracy,
• doborze środków ochrony,
• aktualizacji oceny ryzyka zawodowego.

Jakie nowe wartości dopuszczalne obowiązują przy narażeniu na ołów?

Rozporządzenie z 26 marca 2026 r. wdrożyło część rozwiązań wynikających z Dyrektywy (UE) 2024/869, której termin transpozycji upływał 9 kwietnia 2026 r. Od 9 kwietnia 2026 r. NDS dla ołowiu i jego związków nieorganicznych, w przeliczeniu na Pb i dla frakcji wdychalnej, wynosi 0,03 mg/m³ (do 8 kwietnia 2026 r. obowiązywało 0,05 mg/m³).

Od 28 maja 2026 r. do 31 grudnia 2028 r. dopuszczalna wartość biologiczna ołowiu we krwi wynosi 30 µg Pb/100 ml, a od 1 stycznia 2029 r. – 15 µg Pb/100 ml. Przepisy przewidują jednak szczególne zasady dla pracowników, u których podwyższone stężenie ołowiu wynika z narażenia sprzed 9 kwietnia 2026 r. Po spełnieniu określonych warunków dotyczących poziomu ołowiu, regularnych badań profilaktycznych i tendencji spadkowej mogą oni zostać dopuszczeni do dalszej pracy w narażeniu na ołów.

Od 4 czerwca 2026 r. badania profilaktyczne związane z narażeniem na ołów przeprowadza się, gdy:

• stężenie ołowiu w powietrzu przekracza 0,015 mg/m³ jako średnia ważona dla 40 godzin tygodniowo,
• poziom ołowiu we krwi pracownika przekracza 9 µg Pb/100 ml,
• u pracownic w wieku rozrodczym poziom ołowiu we krwi przekracza 4,5 µg Pb/100 ml.

Jeżeli ołów lub jego związki występują w środowisku pracy, pracodawca powinien ponownie przeanalizować wyniki pomiarów, ocenę ryzyka, dobór środków ochrony zbiorowej i indywidualnej oraz zasady nadzoru medycznego. Samo przekazanie zatrudnionym półmasek nie zastąpi ograniczenia emisji u źródła, sprawnej wentylacji ani właściwej organizacji procesów.

Jaki limit narażenia na azbest obowiązuje i kiedy ulegnie dalszej zmianie?

Do 20 grudnia 2029 r. wartość najwyższego dopuszczalnego stężenia azbestu wynosi 0,01 włókna w cm³. Po tej dacie zastosowanie znajdzie wartość 0,01 albo 0,002 włókna w cm³ – zależnie od zakresu włókien uwzględnianych przy ich zliczaniu zgodnie z objaśnieniami do wykazu wartości NDS.

W zakładach, w których może dochodzić do narażenia na azbest, należy zweryfikować przede wszystkim:

• inwentaryzację azbestu,
• procedury ograniczania pylenia,
• wyniki pomiarów,
• stosowane wyposażenie ochronne,
• oznakowanie stref narażenia,
• wymagane rejestry osób pracujących w kontakcie z czynnikami rakotwórczymi.

Zaostrzenie limitu może wymagać przeprowadzenia nowych pomiarów, jeżeli azbest występuje w środowisku pracy, nawet gdy wcześniejsze wyniki mieściły się w poprzedniej normie. Ocena ryzyka powinna odwoływać się do aktualnych wartości, a nie do limitów obowiązujących w chwili sporządzania dokumentu.

Jakie nowe obowiązki dotyczące pracy w wysokich temperaturach zaczną obowiązywać w 2027 roku?

W 2026 r. opublikowano nowe przepisy BHP dotyczące pracy w upale, ale zaczną one obowiązywać dopiero 11 stycznia 2027 r. Rok 2026 jest więc czasem na przygotowanie procedur, przeprowadzenie konsultacji i pomiarów oraz wdrożenie potrzebnych rozwiązań technicznych.

Maksymalna temperatura w pomieszczeniach i na zewnątrz

Od 11 stycznia 2027 r. w pomieszczeniach pracy trzeba będzie zapewnić temperaturę nieprzekraczającą 35°C, chyba że uniemożliwiają to względy technologiczne. W przypadku pracy na otwartej przestrzeni limit 32°C będzie dotyczył pracy powodującej w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej:

• 1500 kcal u mężczyzn,
• 1000 kcal u kobiet.

Także w tym przypadku przewidziano wyjątek związany ze względami technologicznymi. Jeżeli temperatura przekroczy właściwy limit z powodu warunków atmosferycznych, praca objęta regulacją nie będzie mogła być wykonywana. Maksymalne limity temperatury nie będą miały zastosowania do wszystkich rodzajów pracy i wszystkich grup pracowników.

Wyłączenie z maksymalnych limitów temperatury obejmuje:

• określone w przepisach rodzaje prac,
• pracowników instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3,
• wskazanych w przepisach funkcjonariuszy oraz żołnierzy.

Co ważne, wyłączenie to dotyczy wyłącznie maksymalnych temperatur 35°C w pomieszczeniach pracy oraz 32°C przy określonych pracach na otwartej przestrzeni. Nie oznacza ono wyłączenia pozostałych obowiązków dotyczących ochrony pracowników przed wysoką temperaturą, w tym obowiązków związanych z progami 28°C i 25°C oraz stosowaniem odpowiednich rozwiązań technicznych lub organizacyjnych, jeżeli mają one zastosowanie w danej sytuacji.

Co trzeba będzie zrobić po przekroczeniu 28°C lub 25°C?

Samo przekroczenie progów 28°C lub 25°C nie oznacza jeszcze zakazu wykonywania pracy, lecz uruchamia obowiązek zastosowania odpowiednich działań ochronnych. Będzie to dotyczyło sytuacji, w których temperatura przekroczy określony poziom z powodu warunków atmosferycznych.

W pomieszczeniach pracy po przekroczeniu 28°C pracodawca będzie musiał, zależnie od warunków i specyfiki pracy zapewnić odpowiednie rozwiązania techniczne obniżające temperaturę lub ograniczające jej wzrost, chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają, lub zastosować odpowiednie rozwiązania organizacyjne minimalizujące wpływ temperatury na zdrowie pracowników.

Niższy próg, wynoszący 25°C, będzie obowiązywał w pomieszczeniach przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej:

• 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn,
• 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet.

Po przekroczeniu 25°C przy takiej pracy pracodawca również będzie musiał zapewnić odpowiednie rozwiązania techniczne lub zastosować rozwiązania organizacyjne, dostosowane do warunków i specyfiki wykonywanej pracy.

W przypadku pracy na otwartej przestrzeni po przekroczeniu 25°C z powodu warunków atmosferycznych pracodawca będzie musiał zastosować odpowiednie rozwiązania organizacyjne minimalizujące wpływ temperatury na zdrowie pracowników. Rozwiązania te powinny być dostosowane do warunków i specyfiki pracy.

Czy przekroczenie 28°C oznacza obowiązkową przerwę?

Od 11 stycznia 2027 r. przekroczenie 28°C w pomieszczeniu pracy z powodu warunków atmosferycznych nie będzie automatycznie oznaczało obowiązku wprowadzenia przerwy ani skrócenia czasu pracy. Pracodawca będzie jednak musiał zastosować odpowiednie rozwiązania techniczne ograniczające temperaturę albo rozwiązania organizacyjne minimalizujące jej wpływ na zdrowie pracowników. Przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodujących wydatek energetyczny powyżej 1500 kcal u mężczyzn i 1000 kcal u kobiet w ciągu zmiany, obowiązek ten powstanie już po przekroczeniu 25°C.

Przepisy nie nakazują zastosowania jednego konkretnego rozwiązania organizacyjnego. W zależności od warunków pracy mogą to być m.in.:

• dodatkowe przerwy,
• skrócenie czasu pracy,
• zmiana organizacji pracy pozwalająca ograniczyć wykonywanie zadań w najgorętszych godzinach dnia,
• rotacja pracowników między stanowiskami, jeżeli pozwala to ograniczyć narażenie na wysoką temperaturę.

Jeżeli pracodawca wprowadzi z powodu wysokiej temperatury dodatkowe przerwy lub skróci czas pracy, nie może to powodować obniżenia należnego pracownikowi wynagrodzenia. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje wprost na zachowanie wynagrodzenia przy takich rozwiązaniach.

Czy konieczne będzie zainstalowanie klimatyzacji?

Obowiązek ochrony pracowników przed wysoką temperaturą będzie można realizować za pomocą różnych rozwiązań technicznych i organizacyjnych, odpowiednio dobranych do warunków panujących w zakładzie. Instalacja klimatyzacji będzie jednym z możliwych rozwiązań, ale nie jedynym.

W zależności od charakteru pracy i warunków na stanowiskach będzie można zastosować m.in.:

• wentylację,
• osłony przeciwsłoneczne,
• izolowanie źródeł ciepła,
• zmianę organizacji wykonywania zadań,
• zapewnienie klimatyzowanych miejsc odpoczynku.

Obowiązek zapewniania pracownikom napojów profilaktycznych funkcjonuje już na podstawie dotychczasowych przepisów i jest niezależny od nowych regulacji dotyczących maksymalnych temperatur. W przypadku wysokich temperatur pracodawca musi zapewnić nieodpłatne napoje między innymi osobom pracującym na otwartej przestrzeni, gdy temperatura otoczenia przekracza 25°C, oraz pracownikom na stanowiskach, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C. Napoje powinny być dostępne przez całą zmianę roboczą w dniach wykonywania pracy uzasadniającej ich zapewnienie, w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, a ich temperatura powinna być dostosowana do warunków wykonywania pracy. Przepisy przewidują również inne sytuacje wymagające zapewnienia napojów, między innymi pracę z określonym wysokim wydatkiem energetycznym oraz pracę w warunkach gorącego lub zimnego mikroklimatu. Obowiązek zapewniania profilaktycznych posiłków i napojów nie ma zastosowania do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej.

Jak przygotować firmę do nowych progów?

Służby BHP powinny określić sposób prowadzenia pomiarów oraz wskazać pomieszczenia i stanowiska najbardziej narażone na wysokie temperatury. Potrzebny może być sprzęt umożliwiający udokumentowanie rzeczywistych warunków panujących w miejscu pracy.

Rozwiązania organizacyjne trzeba będzie skonsultować w komisji BHP. Jeżeli komisja nie została powołana, konsultacje należy przeprowadzić zgodnie z Kodeksem pracy, po zasięgnięciu opinii lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną. Po zakończeniu konsultacji pracodawca informuje załogę o przyjętych zasadach.

Procedura powinna określać, kto kontroluje temperaturę, gdzie zapisywane są wyniki, kto decyduje o zmianie organizacji pracy oraz kiedy należy ją wstrzymać. Powinna również uwzględniać osoby szczególnie wrażliwe na upał, stosowaną odzież ochronną, obciążenie fizyczne i dostęp do napojów.

Jakie obowiązki ma pracodawca w zakresie zdrowia psychicznego i zagrożeń psychospołecznych?

Ochrona przed zagrożeniami psychospołecznymi pozostaje ważną częścią zarządzania bezpieczeństwem. Przepisy nie wprowadziły jednak powszechnego obowiązku finansowania konsultacji psychologicznych, aplikacji mobilnych ani programów wsparcia psychologicznego w każdej firmie.

Pracodawca ma obowiązek:

• przeciwdziałać mobbingowi w pracy,
• organizować pracę w bezpieczny sposób,
• oceniać i dokumentować ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą.

Pracodawca ma obowiązek oceniać i dokumentować ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosować niezbędne środki profilaktyczne. W przypadku pracy zdalnej ocena ryzyka powinna uwzględniać w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne.

W przypadku pracy zdalnej przepisy wprost wymagają, aby w ocenie ryzyka zawodowego uwzględnić w szczególności uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Poza regulacją dotyczącą pracy zdalnej przepisy dotyczące ogólnej oceny ryzyka zawodowego nie wymieniają obecnie zagrożeń psychospołecznych odrębnie, jednak jeżeli takie zagrożenia występują przy danej pracy, należy je uwzględnić w ocenie ryzyka zawodowego. Jeżeli przy danej pracy występują zagrożenia psychospołeczne, należy również zastosować niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko. Ich ocena i profilaktyka nie są wyłącznie fakultatywną dobrą praktyką.

Nowe przepisy wejdą w życie 5 listopada 2026 r. Od tego dnia każdy pracodawca, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, będzie zobowiązany systematycznie przeciwdziałać mobbingowi oraz naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Obowiązki te obejmą w szczególności działania prewencyjne, wykrywanie naruszeń i właściwe reagowanie na nie, a także działania naprawcze oraz wsparcie osób nimi dotkniętych. Pracodawca będzie również zobowiązany przeciwdziałać naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracowników. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników będą zobowiązani ustalić reguły, procedury oraz częstotliwość działań dotyczących przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracowników, naruszaniu zasady równego traktowania, dyskryminacji oraz mobbingowi. Jeżeli reguły te nie zostaną określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, trzeba będzie ustalić je w odrębnym regulaminie. Pracodawca zatrudniający mniej niż 10 pracowników, który posiada regulamin pracy, również jest zobowiązany dostosować go do nowych wymagań w terminie przewidzianym w przepisach przejściowych. Na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie wymaganego odrębnego regulaminu przewidziano 6 miesięcy od wejścia nowych przepisów w życie, czyli do 5 maja 2027 r. Treść odrębnego regulaminu będzie uzgadniana z zakładową organizacją związkową, a jeżeli działa ich więcej – z tymi organizacjami. Jeżeli uzgodnienie ze wszystkimi organizacjami nie będzie możliwe, pracodawca będzie uzgadniał regulamin z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Jeżeli nie działają zakładowe organizacje związkowe, regulamin będzie uzgadniany z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu regulaminu nie dojdzie do uzgodnienia, pracodawca ustala jego treść, uwzględniając ustalenia podjęte w toku uzgodnień.

Dobra procedura powinna być dostępna zarówno dla osób pracujących stacjonarnie, jak i wykonujących obowiązki zdalnie. Liczy się nie tylko formalny dokument, lecz także szkolenie kadry zarządzającej, poufność zgłoszeń, przeciwdziałanie działaniom odwetowym i jasny podział odpowiedzialności.

Jak zmieniły się zasady ustalania stażu pracy od 2026 roku?

Zmiana zasad ustalania stażu pracy nie jest regulacją BHP w ścisłym znaczeniu, ale ma duże znaczenie dla działów HR i pracodawców aktualizujących procedury w 2026 r. Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerzyła katalog okresów wliczanych do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Nowe przepisy stosuje się od 1 stycznia 2026 r. do pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. do pozostałych pracodawców, z uwzględnieniem przepisów przejściowych dotyczących m.in. trwających naborów na wolne stanowiska. Przepisy przejściowe przewidują jednak wyjątek dotyczący rekrutacji: nowych okresów stażowych nie wlicza się do okresu pracy wymaganego od kandydatów na określone stanowiska w naborach na wolne stanowiska wszczętych i niezakończonych przed odpowiednio 1 stycznia 2026 r. albo 1 maja 2026 r.

Jakie okresy można wliczyć do stażu pracy?

Do stażu pracy mogą zostać zaliczone m.in. okresy:

• prowadzenia pozarolniczej działalności,
• pozostawania osobą współpracującą przy takiej działalności,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• wykonywania umowy zlecenia,
• wykonywania określonych umów o świadczenie usług,
• członkostwa w określonych spółdzielniach,
• wykonywania udokumentowanej pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Warunki zaliczenia zależą od rodzaju aktywności. W przypadku prowadzenia pozarolniczej działalności oraz pozostawania osobą współpracującą wymagane jest co do zasady opłacenie składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Przy umowie zlecenia, umowie agencyjnej, określonych umowach o świadczenie usług oraz członkostwie w określonych spółdzielniach znaczenie ma podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Odrębne zasady stosuje się do udokumentowanych okresów, w których dana osoba nie podlegała tym ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów, korzystała z ulgi na start albo zawiesiła działalność w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Szczególne reguły obejmują również sprawowanie takiej opieki jako osoba współpracująca. Jeżeli zaliczane okresy nakładają się na siebie albo na okres zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, uwzględnia się okres najkorzystniejszy dla pracownika.

Jak udokumentować dodatkowe okresy stażu?

Osoba zatrudniona w dniu, w którym nowe przepisy zaczęły mieć zastosowanie do danego pracodawcy, ma 24 miesiące od tego dnia na udokumentowanie wcześniejszych okresów, które mogą zostać zaliczone do stażu pracy. Jeżeli nie udokumentuje ich w tym terminie, pracodawca zatrudniający ją w tym dniu nie wliczy tych okresów do jej stażu pracy.

Okresy potwierdzane przez ZUS dokumentuje się odpowiednim zaświadczeniem dotyczącym m.in.:

• opłacenia składek,
• podlegania ubezpieczeniom,
• zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego w przypadku korzystania z ulgi na start.

W pozostałych przypadkach konieczne może być przedstawienie innych dokumentów potwierdzających dany okres. Nieformalnego oświadczenia nie można traktować jako wystarczającego, jeżeli przepisy wymagają udokumentowania określonej aktywności.

Na jakie uprawnienia może wpłynąć nowy staż pracy?

Rozszerzenie katalogu okresów zaliczanych do stażu pracy może mieć znaczenie przy ustalaniu takich uprawnień jak:

• wymiar urlopu wypoczynkowego,
• dodatki stażowe,
• nagrody jubileuszowe,
• odprawy,
• długość okresu wypowiedzenia, jeżeli dane uprawnienie zależy od stażu pracy.

Uprawnienia wynikające z nowych okresów stażowych przysługują od dnia ich nabycia, jednak nie wcześniej niż od 1 stycznia 2026 r. w sektorze finansów publicznych oraz od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców.

Nowych okresów nie uwzględnia się przy ustalaniu długości wypowiedzenia, które trwało już w dniu objęcia pracodawcy nowymi przepisami. Przy ustalaniu zakładowego stażu pracy szczególne znaczenie mogą mieć wcześniejsze okresy wykonywania na rzecz obecnego pracodawcy umowy agencyjnej, umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, o ile spełniono warunki ich zaliczenia.

W dziale HR warto więc uporządkować zasady przyjmowania i weryfikowania dokumentów, przeliczania uprawnień oraz zapisywania dokonanych ustaleń.

Jakie zmiany w cyfryzacji dokumentacji i pozostałych obszarach prawa pracy obowiązują w 2026 roku?

Cyfryzacja obejmuje elektroniczne potwierdzanie określonych elementów szkolenia wstępnego BHP, wybrane wnioski pracownicze, orzeczenia medycyny pracy oraz dokumenty przekazywane podczas kontroli. Nie oznacza jednak, że pracodawca zyskuje dostęp do pełnej dokumentacji medycznej lub wyników badań prowadzonych przez podmiot medycyny pracy. Firma powinna zadbać o spójne zasady przechowywania dokumentów, dostęp wyłącznie dla upoważnionych osób, ochronę danych oraz możliwość przedstawienia dokumentacji w czytelnej postaci.

Jawność wynagrodzeń i zwiększenie przejrzystości rekrutacji to odrębny obszar prawa pracy. Pracodawca ma obowiązek przekazać osobie ubiegającej się o zatrudnienie informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub przedziale wynagrodzenia, ustalonych na podstawie obiektywnych i neutralnych kryteriów, w szczególności pod względem płci. Jeżeli pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania, należy poinformować kandydata również o odpowiednich postanowieniach tych aktów. Informacje przekazuje się w postaci papierowej lub elektronicznej, z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z nimi: w ogłoszeniu o naborze, przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli naboru nie ogłoszono albo informacji nie zamieszczono w ogłoszeniu, albo przed nawiązaniem stosunku pracy, jeżeli nie przekazano ich wcześniej.

Pracodawca nie może ponadto żądać od kandydata informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym w obecnym ani w poprzednich stosunkach pracy. Pracodawca zapewnia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. Rozwiązania te wspierają przeciwdziałanie dyskryminacji, ale nie są zmianami w przepisach BHP.

Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto miesięcznie przy pełnym wymiarze czasu pracy, a dla pracownika niepełnoetatowego ustala się je proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, natomiast minimalna stawka godzinowa dla umów objętych ustawą wynosi 31,40 zł brutto. Wzrost płacy minimalnej nie zmienia obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ale powinien zostać uwzględniony w rozliczeniach oraz podczas przeglądu umów.

Jak pracodawca powinien wdrożyć zmiany BHP i prawa pracy w praktyce?

Zakres przygotowań zależy od branży, zagrożeń występujących w firmie oraz wpływu nowych regulacji na poszczególne stanowiska. Najważniejsze działania można uporządkować w następujący sposób:

Przykład 1

W zakładzie produkującym elementy metalowe pomiary wykonane dwa lata wcześniej wykazały stężenie ołowiu poniżej dawnego limitu 0,05 mg/m³. Po zmianie normy wynik wymaga ponownej oceny, ponieważ aktualny limit wynosi 0,03 mg/m³. Pracodawca zleca nowe pomiary, sprawdza działanie wentylacji miejscowej i aktualizuje skierowania na badania profilaktyczne.

Przykład 2

Firma logistyczna otrzymuje zawiadomienie, że część kontroli PIP zostanie przeprowadzona zdalnie. Inspektor żąda ewidencji czasu pracy, umów, potwierdzeń szkoleń oraz oceny ryzyka. Ponieważ dokumenty są przechowywane w kilku niespójnych folderach, dział HR i służba BHP muszą najpierw sprawdzić ich kompletność oraz przypisać je do właściwych osób i stanowisk.

Podsumowanie

Zmiany i regulacje istotne dla BHP w 2026 r. obejmują przede wszystkim rozszerzenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy, możliwość prowadzenia w przypadkach określonych w ustawie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych zdalnie, podwyższenie części grzywien, elektronizację określonych elementów szkolenia wstępnego BHP, elektronizację orzeczeń medycyny pracy oraz zmienione normy narażenia na ołów, azbest i diizocyjaniany. W odniesieniu do szkolenia wstępnego przepisy pozwalają na elektroniczne potwierdzenie odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego, a przez kierownika komórki organizacyjnej także przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku; nie oznacza to elektronicznego potwierdzania wszystkich rodzajów szkoleń BHP. Elektronizacja orzeczeń medycyny pracy nie oznacza przekazywania pracodawcy pełnej dokumentacji medycznej ani wszystkich wyników badań profilaktycznych. Jednocześnie pracodawcy powinni przygotować objęte regulacją zakłady i stanowiska do stosowania nowych przepisów dotyczących maksymalnych temperatur, które wejdą w życie 11 stycznia 2027 r.

Źródła:

1. Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy: https://eli.gov.pl/eli/DU/2003/1650/ogl
2. Rozporządzenie z 4 listopada 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy: https://eli.gov.pl/eli/DU/2021/2088/ogl
3. Państwowa Inspekcja Pracy, „Ocena ryzyka zawodowego”: https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/niezbednik-pracodawcy/ocena-ryzyka-zawodowego
4. Państwowa Inspekcja Pracy, „Nie tylko mobbing szkodzi”: https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/nie-tylko-mobbing-szkodzi
5. Ustawa z 26 września 2025 r. zmieniająca Kodeks pracy – staż pracy: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2025/1423
6. MRPiPS, zasady dokumentowania stażu pracy: https://www.gov.pl/web/rodzina/Staz-pracy-na-nowo-zloz-wniosek-do-ZUS-i-uzyskaj-zaswiadczenie-dla-pracodawcy
7. Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/473/text.pdf
8. Rozporządzenie z 24 listopada 2025 r. w sprawie szkolenia BHP: https://eli.gov.pl/eli/DU/2025/1640/ogl
9. Rozporządzenie z 20 marca 2026 r. dotyczące badań lekarskich pracowników: https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/456/ogl
10. Centrum e-Zdrowia, „Elektroniczna dokumentacja medyczna: medycyna pracy”: https://cez.gov.pl/pl/page/o-nas/aktualnosci/elektroniczna-dokumentacja-medyczna-medycyna-pracy
11. Rozporządzenie z 25 maja 2026 r. dotyczące ołowiu w materiale biologicznym: https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/694/ogl
12. Rozporządzenie z 29 maja 2026 r. dotyczące badań profilaktycznych przy narażeniu na ołów: https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/726/ogl
13. Rozporządzenie z 26 marca 2026 r. w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń czynników szkodliwych: https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/447/text/O/D20260447.pdf
14. Rozporządzenie z 9 lipca 2026 r. dotyczące temperatury w miejscu pracy: https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/927/ogl
15. Ustawa z 4 czerwca 2025 r. dotycząca wynagrodzenia w procesie rekrutacji: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2025/807
16. Państwowa Inspekcja Pracy, obowiązki informacyjne wobec kandydata dotyczące wynagrodzenia: https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/czy-pracodawca-ma-obowiazek-poinformowac-kandydata-o-wynagrodzeniu-na-danym-stanowisku
17. Ustawa z 19 czerwca 2026 r. dotycząca mobbingu i dyskryminacji, Dz.U. z 2026 r. poz. 1046: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2026/1046
18. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/869: https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2024/869