JPK - Jednolity Plik Kontrolny, co zawiera, jak go wypełnić i wysłać?

Jednolity Plik Kontrolny to narzędzie, które zrewolucjonizowało sposób, w jaki przedsiębiorcy w Polsce muszą przekazywać dane podatkowe do administracji skarbowej. Od momentu jego wprowadzenia stał się nieodzownym elementem funkcjonowania firm, zarówno tych małych, jak i dużych. Przedsiębiorcy, którzy chcą działać zgodnie z prawem i uniknąć problemów z organami podatkowymi, muszą zrozumieć, czym jest JPK, jakie obowiązki z nim się wiążą oraz jak go poprawnie przygotowywać i przesyłać.

Najważniejsze kwestie związane z tematem

1. Jednolity Plik Kontrolny to zbiór danych finansowo-księgowych, który przedsiębiorcy muszą przekazywać do urzędu skarbowego w ustandaryzowanym formacie elektronicznym, głównie w celu weryfikacji zawieranych transakcji.

2. Struktura JPK obejmuje siedem typów, z czego JPK_VAT jest kluczowy, ponieważ wymaga comiesięcznego przesyłania danych o zakupach i sprzedaży pozwalających na rozliczenie VAT.

3. Obowiązek składania JPK dotyczy czynnych podatników VAT, a pliki muszą być wysyłane elektronicznie, z autoryzacją za pomocą profilu zaufanego lub e-podpisu.

4. Przedsiębiorcy muszą archiwizować dane JPK i na żądanie udostępniać je organom podatkowym, a niezłożenie lub błędne przesłanie może skutkować karami finansowymi.

5. Korzyści z wprowadzenia JPK to m.in. automatyzacja procesów księgowych, zmniejszenie liczby fizycznych kontroli oraz lepsza przejrzystość finansowa firmy.

JPK — co to jest i w jakim celu go wprowadzono?

Jednolity Plik Kontrolny to zbiór danych finansowo-księgowych, który musi być przekazywany przez przedsiębiorców do Urzędu Skarbowego w ustandaryzowanym formacie elektronicznym. JPK obejmuje informacje dotyczące m.in. faktur sprzedaży, faktur zakupu, magazynów, wyciągów bankowych czy innych dokumentów finansowych firmy. Głównym celem JPK jest umożliwienie szybkiej analizy i weryfikacji danych podatkowych przez organy skarbowe.

Struktury JPK

Wyróżnia się siedem struktur JPK. Wśród nich jest:

• JPK_VAT – plik zawierający ewidencję VAT, obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT;

• JPK_FA – ewidencja faktur;

• JPK_KR – dla ksiąg rachunkowych;

• JPK_MAG – dane dotyczące gospodarki magazynowej;

• JPK_WB – wyciągi bankowe;

• JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów;

• JPK_EWP – ewidencja przychodów.

Najważniejszą z nich jest JPK VAT, gdyż to jego generuje się każdego miesiąca. Jednolity Plik Kontrolny to wynikający z ewidencji VAT prowadzonej przez przedsiębiorcę zestaw informacji o zakupach i sprzedaży za dany okres. Przesyła się go elektronicznie w ustalonym formacie i układzie, jednak wymaga to autoryzacji za pomocą bezpłatnego profilu zaufanego. Co to jest JPK VAT? Jest to jedyna struktura, którą należy co miesiąc przesyłać bezpośrednio do Ministerstwa Finansów. 

Podatnik ma obowiązek generowania plików JPK pozostałych struktur i przechowywania ich, a na żądanie organu podatkowego, przekazania dokumentów księgowych i ksiąg drogą elektroniczną lub na informatycznych nośnikach danych. Wprowadzenie wysyłki drogą elektroniczną ułatwia przedsiębiorcom przekazywanie informacji. Dzięki temu systemowi urzędnicy skarbowi skutecznie lokalizują nieprawidłowe faktury, a kontrola skarbowa ulega znacznemu skróceniu. Odejście od papierowych wydruków i wysyłka elektroniczna ułatwia szybką analizę i kontrolę. Przedsiębiorstwo łatwiej przeprowadzi wewnętrzny audyt i wykryje nieprawidłowości. Zwiększa to bezpieczeństwo prawnopodatkowe firmy. Kontrole urzędu skarbowego są mniej uciążliwe dla przedsiębiorstwa, gdyż nie odbywają się w jej siedzibie i nie zakłócają pracy firmy.

Kogo dotyczy JPK?

Obowiązek sporządzania Jednolitego Pliku Kontrolnego mają czynni podatnicy VAT, bez względu na to, jaka jest wielkość prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. Tym samym Jednolitego Pliku Kontrolnego nie składają podatnicy zwolnionych od podatku od towarów i usług. Należy jednak zaznaczyć, że zwolnienie z obowiązku nie dotyczy podatników dokonujących WNT (Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów), importujących i eksportujących usługi.

JPK – co zawiera?

Tak jak wspomnieliśmy, JPK składa się z siedmiu struktur logicznych ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych. Są to: księgi rachunkowe – JPK_KR, wyciąg bankowy – JPK_WB, magazyn – JPK_MAG, ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT, faktura VAT – JPK_FA, podatkowa księga przychodów i rozchodów (KpiR) – JPK_PKPIR i ewidencja przychodów (ryczałt) – JPK_EWP. Każda z nich składa się z nagłówka, w którym umieszcza się dane podmiotu, NIP, adres, daty utworzenia raportu, czas objęty raportowaniem, cel złożenia. Następnie jest sekcja merytoryczna, w której umieszczane są informacje dotyczące zdarzeń gospodarczych w zależności od struktury, której dotyczy. JPK_FA dotyczy wyłącznie faktur sprzedażowych. Struktura kończy się sekcją kontrolną. Tu umieszczane są sumy kontrolne wszystkich zawartych informacji, podliczane są raportowane wiersze, a także sumy kwot. Pliki JPK mają być przesyłane do ministerstwa drogą elektroniczną bez wezwania. Zobowiązane są do tego osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej i osoby fizyczne, które prowadzą księgi podatkowe. Termin wysyłki za okresy miesięczne przypada do 25 dnia następnego miesiąca. W tym miejscu należy podkreślić, że do niedawna obowiązek przesyłania JPK dotyczył tylko tych przedsiębiorców, którzy prowadzili ewidencje przy użyciu programów komputerowych. Jednak obecnie wszyscy podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przychodów z wykorzystaniem programów komputerowych, a tym samym mają obowiązek przesyłania JPK.

Oznaczenia rodzaju transakcji i dowodów sprzedaży

Do przygotowania Jednolitego Pliku Kontrolnego niezbędna jest znajomość oznaczeń, którymi sprzedawcy i nabywcy muszą oznaczać towary i usługi. Poniżej znajdują się obowiązujące oznaczenia.

• WSTO_EE wewnątrzwspólnotowa sprzedaż na odległość towarów, które w momencie rozpoczęcia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju, oraz świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, posiadających siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu na terytorium innego państwa członkowskiego,

• IED ułatwianie dostaw lub sprzedaży na odległość towarów przy użyciu interfejsu elektronicznego,

• TP transakcje z podmiotami powiązanymi,

• TT_WNT wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

• TT_D dostawy towarów poza terytorium kraju,

• MR_T świadczenia usług turystyki opodatkowanych na zasadach marży,

• MR_UZ dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków,

• I_42 wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następującej po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42,

• I_63 wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następującej po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63,

• B_SPV transfer bonu jednego przeznaczenia,

• B_SPV_DOSTAWA dostawa towarów oraz świadczenia usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon,

• B_ MPV_PROWIZJA świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia.

Jeśli chodzi o oznaczenia dowodów sprzedaży, to obowiązują następujące oznaczenia:

• RO – dokument zbiorczy o sprzedaży z kas rejestrujących,

• WEW – dowód wewnętrzny,

• FP – faktura VAT.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a jednolity plik kontrolny

Uproszczona księgowość nie wymaga sporządzania JPK_KR. Jednoosobowa działalność gospodarcza zobowiązuje do przesyłania JPK_VAT. Mikroprzedsiębiorca składa także JPK_MAG w przypadku prowadzenia magazynu przy pomocy programu komputerowego. Jeżeli nie używa on oprogramowania komputerowego, ten obowiązek go nie dotyczy. JPK mikroprzedsiębiorcy, który zatrudnia poniżej 10 pracowników, obejmuje ewidencje VAT, czyli plik JPK-VAT wysyłany co miesiąc, bez wezwania. Wszystkie pliki JPK na wezwanie organów podatkowych muszą zostać udostępnione do kontroli w formie elektronicznej.

Obowiązki przedsiębiorców związane z JPK

Obowiązki przedsiębiorców w zakresie JPK można podzielić na kilka kluczowych elementów:

• Generowanie plików JPK – Podatnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT muszą regularnie generować odpowiednie pliki JPK za pomocą specjalistycznego oprogramowania księgowego, które umożliwia tworzenie plików w odpowiednim formacie XML.

• Terminowe składanie plików – Pliki JPK_VAT muszą być przekazywane do Urzędu Skarbowego co miesiąc, do 25. dnia miesiąca za poprzedni okres rozliczeniowy. W przypadku innych struktur JPK, są one przekazywane na żądanie organów podatkowych.

• Korekta plików – W przypadku błędów w plikach JPK, przedsiębiorcy są zobowiązani do ich niezwłocznego skorygowania i ponownego przesłania poprawnej wersji pliku.

• Archiwizacja danych – Przedsiębiorcy muszą także przechowywać dane finansowe i księgowe przez określony czas, aby móc je udostępnić na żądanie urzędów.

Każdy z tych obowiązków wymaga odpowiedniego przygotowania oraz stosowania narzędzi, które pozwolą na automatyzację i kontrolę procesu generowania oraz wysyłania plików.

Jak wypełnić i wysłać JPK?

Aby poprawnie przygotować i przesłać JPK, należy:

1. Wykorzystać dedykowane oprogramowanie księgowe umożliwiające generowanie plików w odpowiednim formacie XML.

2. Zastosować odpowiednią autoryzację – pliki JPK muszą być podpisane profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

3. Korzystać z bezpłatnych narzędzi, takich jak e-mikrofirma, dostępnych dla jednoosobowych działalności gospodarczych.

Pliki JPK_VAT należy przesyłać co miesiąc do 25. dnia miesiąca za poprzedni okres. Pozostałe struktury przekazywane są wyłącznie na żądanie organów podatkowych.

Zasady wysyłania JPK

Jednolity Plik Kontrolny składa się w formie elektronicznej i należy go wysłać do Ministerstwa Finansów. Należy przesyłać co miesiąc do 25. dnia miesiąca za poprzedni okres. Pozostałe struktury przekazywane są wyłącznie na żądanie organów podatkowych Stamtąd dane te zostają przekazane do właściwego urzędu skarbowego. Do tego celu służy specjalna platforma z e-podpisem uwierzytelniającym ich autentyczność oraz profil zaufany ePUAP. 

Po poprawnej wysyłce możliwe jest pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru. Jest to dowód, że przedsiębiorca faktycznie wysłał Jednolity Plik Kontrolny. Na Portalu Podatkowym można zarejestrować się do konta podatnika z użyciem profilu zaufanego. Po uzyskaniu weryfikacji ePUAP daje bezpośredni kanał komunikacji elektronicznej i umożliwia składanie deklaracji i plików JPK. 

Mikroprzedsiębiorca korzystający z pomocy biura rachunkowego ma ułatwione zadanie – w tym przypadku wystarczy jeden e-podpis wystawiony na osobę odpowiedzialną za wysyłkę plików. Ministerstwo Finansów udostępniło dla jednoosobowej działalności gospodarczej darmowy program e-mikrofirma, w którym można prowadzić ewidencję VAT, a także tworzyć, podpisywać i wysyłać plik JPK_VAT. Dla firm korzystających z biur rachunkowych i programów księgowych dostępny jest program Klient JPK 2.0 do wysyłania JPK_VAT, przygotowany przez ministerstwo. Pliku tego nie można dostarczyć w postaci elektronicznego nośnika danych. Jednolity Plik Kontrolny nie może zawierać błędów, a jeżeli taki się pojawi, konieczne jest jego naprawienie. Błąd może zostać zakwalifikowany jako przestępstwo skarbowe, skutkujące nałożeniem kary finansowej.

Nie wolno zapominać o terminie wysyłki pliku JPK_VAT. Jeżeli podatnik z ważnych przyczyn nie wywiąże się obowiązku, może wystąpić z wnioskiem o odroczenie terminu. Nieumotywowane spóźnienie wymaga wyrażenia czynnego żalu i złożenia jak najszybciej JPK_VAT. To istotne bowiem niezłożenie JPK w terminie lub przekazanie błędnych danych może wiązać się z poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy. Organy skarbowe mają prawo potraktować takie działanie jako wykroczenie skarbowe i nałożyć kary finansowe za nieterminowe przekazywanie plików lub za nieprawidłowości w przesłanych danych.

Jakie są konsekwencje błędów lub opóźnień w JPK?

Niedopełnienie obowiązków związanych z JPK, takich jak brak terminowego przesłania pliku lub błędy w danych, może skutkować:

• Nałożeniem kar finansowych.

• Potraktowaniem przez organy skarbowe jako wykroczenia lub przestępstwa skarbowego.

• Obowiązkiem złożenia korekty pliku i ewentualnym wystosowaniem czynnego żalu.

Korzyści z wprowadzenia pliku JPK dla przedsiębiorców

Choć wprowadzenie JPK początkowo budziło obawy wśród przedsiębiorców, z czasem zaczęto dostrzegać również pewne korzyści płynące z tego systemu. Do najważniejszych zalet należą:

• automatyzacja procesów księgowych – standaryzacja danych pozwala na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją finansową;

• mniejsza liczba kontroli fizycznych ze strony organów kontroli skarbowej – dzięki systemowi JPK, organy podatkowe mogą przeprowadzać kontrole wirtualnie, co minimalizuje konieczność wizyt kontrolerów w firmie;

• lepsza przejrzystość finansowa – regularne generowanie i wysyłanie plików JPK wymaga od przedsiębiorców bieżącego monitorowania transakcji, co sprzyja lepszej organizacji finansowej.

Jednolity Plik Kontrolny — podsumowanie

Jednolity Plik Kontrolny stał się kluczowym elementem nowoczesnej kontroli podatkowej w Polsce, a jego zrozumienie jest niezbędne dla każdego przedsiębiorcy. JPK to narzędzie, które pozwala na szybsze i bardziej efektywne rozliczenia podatkowe, ale wiąże się również z licznymi obowiązkami, których niedopełnienie może prowadzić do poważnych konsekwencji. Dla przedsiębiorców, którzy chcą unikać problemów z fiskusem, kluczowe jest korzystanie z odpowiednich narzędzi wspierających proces generowania i wysyłania plików oraz regularne monitorowanie poprawności danych. Warto przy tym pamiętać, że w dłuższej perspektywie, JPK może przyczynić się do większej przejrzystości i sprawności działania firmy.