Karta ewidencji czasu pracy

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy zatrudnionych na pracodawców nakłada przede wszystkim Kodeks Pracy, chociaż nie jest to jedyny dokument, z którego zadanie to wynika. Podstawowym celem ewidencji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń, które są związane z pracą. Nieliczne odstępstwa od tej zasady są również wskazane przez Kodeks.

Art. 149. Kodeksu Pracy:

1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Ewidencjonowanie czasu pracy: podstawowe informacje

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, karta czasu pracy – obok imiennej listy płac oraz karty ewidencyjnej przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej – jest jednym z dokumentów, które należy prowadzić, choć nie należy on do akt osobowych pracownika.

Zakładana i prowadzona odrębnie dla każdego z pracowników karta musi informować o: pracy w poszczególnych dobach, w tym o pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w nadgodzinach oraz w dni wolne od pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu roboczym. Muszą się w niej znaleźć również dane o dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy, a także o innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. W przypadku pracowników młodocianych konieczne jest także uwzględnienie w ewidencji czasu pracy przy pracach młodocianym wzbronionych, wykonywanych wyłącznie celem odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Załącznikiem do karty są wnioski pracownicze o udzielenie wolnego czasu w zamian za wypracowane nadgodziny. W praktyce do ewidencji dołącza się wszystkie wnioski urlopowe czy też zwolnienia lekarskie, co pozwala na uporządkowanie dotyczącej pracownika dokumentacji.

Nie został również wskazany okres rozliczeniowy, dla którego ewidencja powinna być prowadzona. W rzeczywistości jednak roczna karta ewidencji czasu pracy jest spotykana rzadziej niż karta miesięczna.

Ewidencja czasu pracy – wzór?

Ustawodawca nie narzucił jednego, obowiązującego wzoru karty czasu pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest więc samodzielne jego opracowanie. Istotne jest to, by na karcie znajdowały się wszystkie niezbędne informacje, które odzwierciedlać będą faktycznie przepracowane w poszczególnych dobach godziny. Wobec nieobecności czy zwolnień stosować można rozmaite symbole – muszą one jednak być zrozumiałe tak dla pracodawcy oraz pracownika, jak i dla Państwowej Inspekcji Pracy, która zdecyduje się przeprowadzić kontrolę. W tym celu na dole karty zamieścić można legendę, która opisze stosowane oznaczenia.

Warto pamiętać, że karta ewidencji czasu pracy nie jest tożsama z listą obecności w pracy. Pierwszy rodzaj dokumentu ma za zadanie przede wszystkim zliczać przepracowane przez zatrudnionego godziny (pełne i niepełne) w poszczególnych dobach. Celem drugiego jest natomiast potwierdzanie samego faktu pojawienia się zatrudnionego w pracy, bez wskazania czasu spędzonego w niej. Wobec tego w ewidencji czasu pracy nie muszą znajdować się informacje o godzinach przyjścia i wyjścia z pracy. Nie oznacza to jednak, że te dane nie mogą się tam znaleźć.

Czym zastąpić papierową ewidencję czasu pracy?

Wobec braku jednolitego wzoru, nie ma żadnych przeszkód, by ewidencja czasu pracy prowadzona była elektronicznie. Niemniej zauważyć trzeba, że zaleca się wydruk poszczególnych zestawień, celem przedłożenia ich do podpisu pracowników. Będzie to miało istotne znaczenie dowodowe w przypadku, gdy dojdzie do sądowego sporu. Warto odnotować, że przedsiębiorcy coraz częściej jednak decydują się wdrażać nowoczesne technologie, dzięki którym zrezygnować mogą z tradycyjnego, papierowego ewidencjonowania czasu pracy pracowników i usprawniać funkcjonowanie swojej firmy. W wielu miejscach z powodzeniem wprowadzono w tym celu technologie zbliżeniowe i biometryczne, dla których alternatywą są też aplikacje mobilne.

Część z dostępnych na rynku systemów czasu pracy oparta jest na technologiach zbliżeniowych RFID (ang. Radio Frequency Identification). Za pomiary odpowiadają tutaj dwa rodzaje urządzeń: terminale (czyli czytniki) oraz czipy (czyli transpondery), umieszczane na kartach magnetycznych czy w brelokach. Każda z kart jest spersonalizowana: pracownik powinien posługiwać się wyłącznie swoją. Wejście do pracy i wyjście z niej jest odnotowywane poprzez zbliżenie czipu do terminala, a zebrane w ten sposób dane są następnie przetwarzane i pozwalają na generowanie wymaganych zestawień. Pracownicy jednak często wymieniają się swoimi kartami lub gubią je, co znacznie utrudnia gromadzenie rzetelnych danych. Technologia ta wymaga również stałych nakładów finansowych – na utrzymanie urządzeń czy przygotowywanie kolejnych kart.

Równie kosztowne są systemy oparte na technologiach biometrycznych, wykorzystujące do pomiarów unikalne cechy fizyczne pracowników. Zminimalizowane jest tutaj ryzyko manipulowania danymi. Obecność w pracy potwierdzana jest za pomocą np. odcisku palca w specjalnym czytniku, a przetworzenie tak zgromadzonych informacji pozwala m.in. na ewidencjonowanie czasu pracy w danym dniu. W ten sposób kontrolować można także dostęp do niektórych pomieszczeń czy urządzeń. Problemem są jednak obawy zatrudnionych, związane z gromadzeniem niezwykle wrażliwych informacji o nich.

Ze względu na te wątpliwości, na popularności zyskują aplikacje mobilne, takie jak inEwi, które działają w modelu SaaS (ang. Software as a Service). Niezbędne narzędzia służące rejestrowaniu czasu pracy dostarczane są poprzez chmurę obliczeniową, zatem wszelkie instalacje, wdrożenia czy aktualizacje należą do obowiązków dostawcy usługi. Przedsiębiorca otrzymuje natomiast dostęp do aplikacji internetowej i mobilnej, z której korzystać może za pośrednictwem zwyczajowo dostępnych w firmach urządzeń: komputerów, tabletów czy telefonów komórkowych. Zadaniem pracowników jest odznaczanie w aplikacji konkretnych wydarzeń, a dane prezentowane są w formie przejrzystych raportów i zestawień, do których przełożeni mają dostęp online. Jeżeli któryś z dokumentów potrzebny jest jednak w formie papierowej – nie ma też problemu z wydrukowaniem go.