Struktura organizacyjna firmy – czym jest i jakie są jej rodzaje?

Rozwój każdej firmy wiąże się z wykonywaniem coraz większej ilości zadań, a co za tym idzie powstawaniem nowych obowiązków. Aby móc je sprawnie wykonywać konieczne jest zatrudnianie nowych pracowników i stopniowe budowanie struktury organizacyjnej w firmie.

Co to jest struktura organizacyjna przedsiębiorstwa?

Co to jest struktura organizacyjna? To ogół zależności hierarchicznych i funkcjonalnych pomiędzy konkretnymi stanowiskami, działami, komórkami oraz jednostkami wyższego stopnia. Struktura organizacyjna firmy umożliwia formalne rozdzielenie zadań i upoważnień między elementy organizacyjne. Pozwala na usprawnienie przepływu informacji, a także podaje zakres odpowiedzialności pracowników na poszczególnych szczeblach. Struktura firmy obejmuje trzy kluczowe elementy, które zostaną szerzej opisane w późniejszej części artykułu.

Jakie są rodzaje struktur organizacyjnych?

Podręczniki i publikacje dotyczące zarządzania wymieniają różne typy struktur organizacyjnych. Wyróżnia się zarówno sformalizowane, jak i niesformalizowane struktury organizacyjne, a także struktury scentralizowane i zdecentralizowane. Najbardziej popularne ze struktur to jednak struktura płaska, struktura liniowa i struktura funkcjonalna.

Płaska struktura organizacyjna firmy

Płaska struktura zarządzania, określana często jako struktura bezpośrednia, odznacza się występowaniem jednego kierownika, któremu podlega reszta pracowników. Do jej zalet można zaliczyć dużą samodzielność decyzyjną pracowników, szybki przepływ informacji, niskie koszty utrzymania kadry kierowniczej, a także kreowanie warunków sprzyjających wyzwalaniu inicjatyw wśród pracowników. Ta struktura organizacji ma też wady w postaci braku planowania i zarządzania strategicznego, braku rezerw kadry kierowniczej, skupieniu władzy i wiedzy w osobie jednego kierownika, który może stać się mało efektywny, a także braku możliwości skorzystania z awansu poziomego jako narzędzia motywacji.

Liniowa struktura organizacyjna firmy

Liniowa struktura przedsiębiorstwa wyróżnia się tym, że pracownicy podlegają wielu kierownikom funkcjonalnym, a każdy z kierowników specjalizuje się w konkretnej dziedzinie. Zalety tego rozwiązania to prosty, jasno zdefiniowany zakres władzy i odpowiedzialności, możliwość fachowego podejmowania decyzji i szybkiej reakcji na zmiany systemu. Do wad należy z kolei zaliczyć ryzyko otrzymywania przez pracowników sprzecznych poleceń, skomplikowaną sieć informacyjną czy też występowanie problemów z rozstrzyganiem zakresu kompetencji i odpowiedzialności poszczególnych kierowników.

Funkcjonalna struktura organizacyjna firmy

Charakterystyczne dla struktury funkcjonalnej jest występowanie działów funkcjonalnych kierowanych przez specjalistów. Pracownicy, grupowani według funkcji lub specjalizacji, podlegają większej liczbie kierowników. W przypadku problemów z konkretnym zadaniem mogą zwrócić się do właściwego specjalisty. Atuty tego rodzaju struktury to efektywny sposób wykorzystania posiadanych zasobów, obniżenie ogólnych kosztów, szybkie podejmowanie decyzji, klarowna ścieżka awansu, łatwość sprawowania kontroli i nadzoru, a także wykorzystywanie poszczególnych umiejętności tam, gdzie są najbardziej potrzebne. Rozwiązanie to ma też wady, za które można uznać trudność w dostępie do informacji oraz w określeniu odpowiedzialności i ocenianiu wyników, brak koordynacji czy ryzyko wystąpienia sporów kompetencyjnych pomiędzy specjalistami.

Inne rodzaje struktur organizacyjnych

Oprócz wymienionych struktur można wyróżnić też m.in. macierzowe, projektowe, dywizjonalne, smukłe, liniowo-sztabowe, procesowe, sieciowe, wirtualne, fraktalne, misyjne, polityczne, departamentowe, promieniste, tensorowe, hybrydowe czy też holdingowe. Każda z nich ma swoje cechy charakterystyczne. Przykładowo struktura projektowa to rodzaj struktury organizacyjnej, w której działania firmy są zorganizowane wokół projektów. W przeciwieństwie do tradycyjnych struktur, gdzie praca odbywa się w ramach stałych działów lub funkcji, w strukturze projektowej zespoły są tworzone w celu realizacji konkretnych zadań, a po ich zakończeniu mogą być rozwiązane lub przekształcone w inne zespoły projektowe. Z kolei struktura dywizjonalna to struktura organizacyjna stosowana w dużych korporacjach, które mają różnorodne produkty, usługi lub geograficzne obszary działania. Każda dywizja lub jednostka operacyjna działa jak samodzielna firma, posiadając swoją własną strukturę funkcjonalną. Natomiast macierzowa struktura organizacyjna firmy to jeden z tych typów organizacji, w którym władza i odpowiedzialność są podzielone na różnych poziomach i według różnych kryteriów. W takiej strukturze pracownicy są zazwyczaj zorganizowani według funkcji, projektów lub lokalizacji, a każdy pracownik może być odpowiedzialny przed kilkoma przełożonymi. 

Wady i zalety najpopularniejszych struktur organizacyjnych

Tak jak wspomnieliśmy, do najpopularniejszych struktur organizacyjnych, szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw należą struktury płaskie, struktury liniowe i struktury funkcjonalne. Każdy typ struktury organizacyjnej ma swoje mocne i słabe strony. Podsumujmy zalety i wady każdego z tych rozwiązań.

Płaska struktura organizacyjna to: 

• skrócenie ścieżek komunikacyjnych,
• szybsze podejmowanie decyzji
• zwiększona elastyczność i reaktywność na zmiany,
• promowanie zaangażowania pracowników poprzez większą autonomię,

ale z drugiej strony to:

• brak wyraźnych ścieżek kariery dla pracowników,
• ryzyko nadmiernego obciążenia najwyższego szczebla zarządzania,
• konieczność przekazania odpowiedzialności pracownikom na niższych poziomach,
• ryzyko trudności w zarządzaniu w przypadku braku jasno określonych linii komunikacji.

Liniowa struktura organizacyjna to:

• jasna hierarchia i linie komunikacyjne,
• wyraźnie określone role i obowiązki,
• efektywność pracy niewielkich organizacji lub tych o prostych procesach biznesowych,
• szybkie przekazywanie decyzji z góry na dół,
• możliwość szybkiego rozwoju kariery dla wyjątkowo zdolnych pracowników,

jednak z drugiej strony mamy:

• możliwość powstania barier komunikacyjnych między poziomami hierarchicznymi,
• trudności w motywowaniu pracowników poprzez brak uczestnictwa w procesie podejmowania decyzji,
• zwiększone ryzyko popełnienia błędów, ponieważ decyzje podejmowane są na wyższych szczeblach.

Funkcjonalna struktura organizacyjna to:

• specjalizacja i ekspertyza w poszczególnych dziedzinach,
• efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich poprzez grupowanie pracowników według ich kompetencji,
• łatwe monitorowanie i kontrolowanie działań w poszczególnych obszarach funkcjonalnych,
• możliwość rozwoju i doskonalenia umiejętności w danej dziedzinie,

z drugiej strony jednak jest to:

• ryzyko powstawania „ziemi niczyjej” (tzw. terytorializmu) między działami,
• trudności w koordynacji działań między różnymi obszarami funkcjonalnymi,
• brak skutecznej komunikacji między działami, co może prowadzić do konfliktów.

Od czego zależy wybór struktury organizacyjnej?

Duża różnorodność struktur organizacyjnych jest najlepszym dowodem na to, że nie ma jednej, uniwersalnej metody na prowadzenie prężnie działającej firmy. Wybór optymalnej struktury organizacyjnej zależy od wielu czynników. Najważniejsze z nich to: 

• rodzaj prowadzonej działalności, a więc to czy firma działa w branży o szybkim tempie zmian, czy musi reagować na zmieniające się warunki rynkowe,
• rozmiar firmy, czyli to ile pracowników zatrudnia, ile działów tworzy, na jakim obszarze działa,
• cele i strategia firmy, a więc czy firma dąży do innowacji, szybkiego rozwoju, czy też koncentruje się na efektywności operacyjnej i standaryzacji procesów,
• kultura organizacyjna, tak aby zapewnić spójność i efektywność działań,
• zasoby ludzkie i kompetencje, tak aby struktura organizacyjna najlepiej wykorzystywała umiejętności i doświadczenie pracowników, a także by pracownicy mieli możliwość rozwoju kariery,
• przyjęte standardy branżowe dotyczące struktur organizacyjnych, ze względu na konwencje i praktyki przyjęte w danej branży.

Najważniejsze elementy struktury organizacyjnej

Typowa struktura organizacyjna przedsiębiorstwa składa się z trzech elementów. Pierwszy z nich to regulamin organizacyjny, czyli dokument regulujący w sposób kompleksowy porządek w firmie. Wyznacza kompetencje każdej z jednostek firmy. Kolejny element to opis stanowisk pracy, który zawiera wymagania kwalifikacyjne względem osób na poszczególnych stanowiskach wraz z zakresem ich obowiązków, odpowiedzialności oraz uprawnień. Ostatni element to schemat organizacyjny firmy, czyli przedstawienie struktury w sposób graficzny.

Cechy struktury organizacyjnej

Stworzenie prawidłowo funkcjonującej struktury organizacyjnej jest możliwe dzięki zastosowaniu kilku podstawowych zasad. Zasada celowości, polega na wyraźnym określeniu celów przedsiębiorstwa i ich podziale z ogólnosystemowych na cząstkowe. Zasada minimalnej złożoności mówi o tym, że struktura powinna być jak najbardziej nieskomplikowana. Istotna jest też zasada najlepszego wykorzystania potencjału ludzkiego. Wyszczególniając konkretne komórki, konieczne jest przyporządkowanie do nich osób o odpowiednim wykształceniu i umiejętnościach. Najważniejszą zasadę tworzenia struktury organizacyjnej stanowi jednak zasada jednolitości kierownictwa. Jeden pracownik bądź grupa pracowników powinna podlegać wyłącznie jednemu kierownikowi, który wydaje polecenia i przed którymi jest ona odpowiedzialna służbowo. Konieczne jest też uwzględnienie zasady dostosowania do warunków zewnętrznych, zasady racjonalności nadzoru oraz zasady specjalizacji (grupowania elementów struktury w miarę możliwości według jednorodnych zadań).

Schemat organizacyjny przedsiębiorstwa – jak powinien wyglądać?

Schemat struktury organizacyjnej prezentuje strukturę w sposób graficzny. Ukazuje on zależności pomiędzy komórkami funkcjonalnymi organizacji. Jego rodzaj powinien być dobrany na podstawie wielkości firmy, rodzaju działalności, lokalizacji, formy organizacyjnej oraz formy własności. Dobrze przygotowany schemat obrazuje elementy takie jak hierarchia w firmie, wewnętrzna struktura czy zakres obowiązków na poszczególnych stanowiskach. Umożliwia pracownikom zorientowanie się, do kogo mogą zwrócić się w przypadku wystąpienia problemów, gwarantuje łatwy dostęp do danych kontaktowych konkretnych osób, daje wgląd w kanały promocyjne, a menedżerowie mogą dzięki niemu zorientować się w liczbie pracowników poszczególnych działów i we właściwy sposób delegować obowiązki oraz zarządzać zasobami. Według ogólnych zasad schemat organizacyjny powinien być prosty i przejrzysty, zapewnić odpowiedni podział wykonywanej pracy i koordynację działań na najwyższym poziomie, określać powiązania służbowe między pracownikami oraz obowiązki pracowników. Planując schemat, należy pamiętać o dobraniu jego odpowiedniego rozmiaru, zachowaniu spójności kolorów i kształtów, przekazaniu informacji w trafny sposób, a także zachowaniu czytelnych odstępów.

Struktura organizacyjna firmy – przykład

Warto omówić wspomniane już typy struktur organizacyjnych na prostych przykładach. Struktura organizacyjna małej firmy to często struktura liniowa. Za przykład może posłużyć niewielka sieć warsztatów samochodowych prosperujących w jednym dużym mieście. Każdy warsztat ma swojego kierownika i zatrudnionych mechaników, a każdy z szefów odpowiada przed właścicielem całej sieci. Struktura funkcjonalna jest spotykana w przypadku firm produkcyjnych takich jak piekarnie-cukiernie. Pracują tu mistrzowie wypieku chleba, mistrzowie ciast, mistrzowie ciasteczek oraz mistrzowie słonych przekąsek, a także osoby odpowiedzialne za kwestie kadrowe. Cukiernicy podlegają więc pod mistrzów ciastek, ciast i kadrowca, natomiast piekarze – pod mistrzów chleba, słonych przekąsek i kadrowca. Warto wspomnieć też o nieopisywanej szerzej strukturze macierzowej, w której występują kierownicy działów i projektowi. Za przykład tej struktury może posłużyć koncern motoryzacyjny Ford. By stworzyć Forda Focusa, firma powołała „Focus Team” będący zespołem projektowym, który składał się z przedstawicieli różnych działów.