Ubezpieczenie samochodu firmowego – ile kosztuje? Jak je zaksięgować?

Żyjemy w bardzo szybkich czasach, a tempo naszej pracy wyznaczają nam klienci oraz codzienne zobowiązania, które musimy zrealizować. Dotyczy to zarówno osób pracujących na etacie lub innym rodzaju umowy, jak i przedsiębiorców. Rynek wymusza na nas bycie w ciągłym ruchu, dlatego niezbędne jest posiadanie samochodu firmowego.

Pojazd na firmę

Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą dzień w dzień muszą mierzyć się z trudnymi decyzjami i licznymi dylematami. Nie pomaga w tym zawiłość systemu prawnego, w tym skomplikowane przepisy podatkowe. Kwestia ta dotyczy także samochodów firmowych. Biznesmen biorący pojazd na przedsiębiorstwo powinien dokładnie sprawdzić wszelkie normy z tym związane. Ogromne znaczenie ma to, czy wszystkie wydatki związane z użytkowaniem auta mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. To ważne ze względu na optymalizację podatkową i korzyści dla samego przedsiębiorcy.

Czy auto na firmę to dobre rozwiązanie?

Z roku na rok wzrasta liczba przedsiębiorców, którzy decydują się na wzięcie samochodu na firmę. Wielu z nich nabywa z czasem całą flotę pojazdów. Wszystko zależy oczywiście od branży oraz tego, czy posiadają pracowników, którzy będą eksploatować pojazdy. Jeśli tak, auto nabyte w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, przy dobrej analizie i zastosowaniu kilku reguł, może okazać się dobrą inwestycją. Ważne jest to, że ustawodawca nie wprowadza w tej materii wielu ograniczeń.

Formy własności samochodu w firmie

Istnieje kilka sposobów na pozyskanie pojazdu w związku z prowadzonym biznesem. Warto dodać, że przedsiębiorca ma możliwość wykorzystania do celów służbowych nie tylko samochodu firmowego, ale także prywatnego pojazdu. Co więcej, w wielu przypadkach użytkowanie samochodu prywatnego do celów firmowych będzie mógł uwzględnić przy obliczeniu kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa. Jeśli mówimy o formach własności samochodu w firmie pod uwagę należy wziąć kilka najpopularniejszych. W grę wchodzą między innymi umowa leasingowa, najem krótko lub długoterminowy, umowa użyczenia pojazdu od osoby trzeciej, a także dzierżawa auta.

Rodzaje pojazdów wykorzystywanych w firmie

Na tej podstawie należy wyróżnić kilka zasadniczych typów własności i w kilku słowach wyjaśnić ich istotę. Własność można bowiem podzielić na firmową oraz prywatną. W pierwszym przypadku mówimy o pojazdach, które zostały wprowadzone do majątku przedsiębiorstwa. Aby za takie mogły uchodzić, należy ująć je w ewidencji środków trwałych, które podlegają amortyzacji w czasie. Własność prywatna pojazdu to przeciwieństwo tej firmowej. Właścicielem nie jest tutaj podmiot gospodarczy, lecz przedsiębiorca, a samochód nie widnieje w wyżej wspomnianej ewidencji.

Rodzaje leasingu pojazdu

Leasing jest umową cywilnoprawną zawartą pomiędzy leasingodawcą (tzw. finansującym) oraz leasingobiorcą (korzystającym). Ma ona podobny charakter do wynajmu długoterminowego lub zakupu na raty. Na jej mocy jedna strona przekazuje samochód drugiej w użytkowanie, a w zamian otrzymuje każdego miesiąca określoną kwotę. W przypadku leasingu samochodowego można wyróżnić dwa podstawowe rodzaje: operacyjny i finansowy. W pierwszym przypadku pojazd nie jest własnością przedsiębiorcy, w drugim natomiast jest wprowadzany do ewidencji środków trwałych podatnika. Jeszcze jednym popularnym rodzajem nabycia pojazdu na czas określony jest umowa użyczenia lub dzierżawy. Stanowi ona, że auto jest niejako wynajmowane i nie można włączyć go do majątku przedsiębiorstwa.

Koszty eksploatacji samochodu

Podatnik, który korzysta z samochodu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ma prawo ująć niektóre z kosztów z tym związanych w księdze przychodów i rozchodów. Pozwoli to na optymalizację podatkową, a więc zapłacenie niższej daniny na rzecz państwa. Jakie koszty można uwzględnić? Przede wszystkim wydatki na bieżące wykorzystywanie auta, czyli między innymi koszt paliwa, napraw i ogólnej eksploatacji. Problem pojawia się jednak wówczas, gdy chodzi o ubezpieczenie pojazdu firmowego. Czy ujęcie tego rodzaju kosztów w KPiR jest możliwe? Jakie ubezpieczenie samochodu firmowego można w ten sposób rozliczyć?

Ile kosztuje ubezpieczenie samochodu firmowego

Jest to sprawa dość kłopotliwa i wiele zależy od rodzaju ubezpieczenia. Co do zasady, dobrowolne wykupienie polisy nie jest podstawą do odliczenia kosztów. Dotyczy to jednak wyłącznie samochodów osobowych. Właściciele pojazdów ciężarowych bowiem, w kontekście tego rodzaju ubezpieczenia, mają prawo odliczyć jego koszt w całości. Ubezpieczenie pojazdu firmowego należy jednak podzielić na kilka podstawowych produktów i dopiero wtedy dokonać analizy każdego z nich. Najczęściej stosowane polisy, w tym dodatkowe ubezpieczenie samochodu firmowego to: OC (odpowiedzialność cywilnoprawna) - ubezpieczenia od wyrządzonych szkód, AC (autocasco) - od zniszczenia samochodu w wypadku, NNW (następstwa nieszczęśliwych wypadków) - polisa od uszkodzenia ciała podczas zdarzeń drogowych, w tym także na wypadek śmierci, czy też GAP (Guaranteed Asset Protection) - przed utratą wartości samochodu na skutek zniszczeń.

Jak ująć koszt ubezpieczenia samochodu w KPiR?

Zgodnie z ogólnymi regułami do kosztów przedsiębiorstwa można wprowadzić składki na obowiązkowe ubezpieczenie pojazdu firmowego, czyli polisę OC oraz NNW. Przepisy ustawy o PIT stanowią, że w przypadku pojazdów prywatnych, które nie stanowią środka trwałego, wartość kosztów eksploatacji oraz obowiązkowego OC, podlega limitowi w wysokości 20%. Jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu w KPiR? Wszystko zależy od tego, czy stosujemy metodę kasową, czy też memoriałową. Pierwsza polega na tym, że koszty ujmuje się bezpośrednio z datą ich poniesienia, czyli np. zawarcia umowy z ubezpieczalnią. W drugim natomiast koszt polisy ulega ujęcia proporcjonalnie do okresu, w którym były ponoszone.

Dodatkowe ubezpieczenie samochodu firmowego

Co z Guaranteed Asset Protection? Przepisy prawa nie regulują tej kwestii, uznaniowo przyjmuje się jednak zasadę, że w przypadku, gdy kwota tej polisy jest zależna od wartości samochodu, ustanawia się limit do wartości 150 tys. zł. Podobnie potraktowano dobrowolne ubezpieczenie AC. Z drugiej strony, gdy koszt GAP ma charakter wydatku eksploatacyjnego, limit jest zależny od deklarowanej przez podatnika formy własności pojazdu i wynosi 100, 75 albo 20%.