Zatrudnienie na ⅛ etatu – jakie są obowiązki pracodawcy?

Praca na 1/8 etatu jest coraz częściej stosowanym rozwiązaniem, zwłaszcza gdy w firmie potrzebny jest pracownik na kilka godzin w tygodniu. Dla przedsiębiorcy oznacza to szereg obowiązków: musi wyliczyć liczbę godzin, zgłosić pracownika do ubezpieczeń, ustalić dopuszczalny limit godzin ponadwymiarowych i zapewnić równe traktowanie w zakresie praw pracowniczych. W artykule wyjaśniamy, ile godzin odpowiada 1/8 etatu, jak obliczyć wynagrodzenie i składki oraz jakie konsekwencje niesie zatrudnienie na tak mały wymiar.

Najważniejsze informacje

1. 1/8 etatu to przeciętnie 5 godzin pracy tygodniowo, a liczbę godzin do przepracowania ustala się dla okresu rozliczeniowego jako 1/8 wymiaru czasu pracy wyliczonego dla pełnego etatu (z uwzględnieniem świąt).

2. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie przy 1/8 etatu wynosi co najmniej 600,75 zł brutto (4 806 zł × 1/8). Składki ZUS nalicza się od faktycznego wynagrodzenia brutto, a składka zdrowotna wynosi 9% podstawy i jest finansowana przez pracownika.

3. Umowa z pracownikiem na niepełny wymiar czasu pracy musi zawierać limit godzin ponad wymiar etatu. Po jego przekroczeniu przysługuje dodatek do wynagrodzenia jak za godziny nadliczbowe.

4. Pracownik na niepełnym etacie nie może być gorzej traktowany (także w dostępie do szkoleń), a świadczenia z ZFŚS jeśli fundusz działa zależą od kryterium socjalnego. Urlop wypoczynkowy ustala się proporcjonalnie do etatu, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę.

5. Pracodawca zgłasza pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń oraz rozlicza i opłaca składki. Składki na Fundusz Pracy opłaca się co do zasady, gdy miesięczna podstawa składek emerytalno-rentowych wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie, o ile nie ma ustawowego zwolnienia.

1/8 etatu - ile godzin pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy?

Zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy tygodniowa norma czasu pracy pracownika zatrudnionego na pełen etat wynosi przeciętnie 40 godzin, a dobowa – 8 godzin. 1/8 etatu oznacza zatem 1/8 tej normy, czyli 5 godzin tygodniowo (40 × 0,125 = 5).

Przy rozliczeniu rocznym (jeśli przyjęto roczny okres rozliczeniowy) liczba godzin do przepracowania nie wynika ze stałej „2000 godzin rocznie”, tylko stanowi 1/8 wymiaru czasu pracy obliczonego dla pełnego etatu w danym okresie rozliczeniowym zgodnie z zasadami z Kodeksu pracy (z uwzględnieniem m.in. świąt obniżających wymiar). W praktyce rozkład czasu pracy można ustalić np. jako jeden dzień pracy po 5 godzin tygodniowo albo kilka krótszych dni, o ile w przyjętym okresie rozliczeniowym zostanie zachowana przeciętna norma wynikająca z 1/8 etatu oraz zapewnione będą minimalne odpoczynki dobowe i tygodniowe. 

Wymiar czasu pracy a zapisy w umowie

Przy zawieraniu umowy o pracę w niepełnym wymiarze pracodawca powinien określić nie tylko wymiar etatu, ale też limit godzin pracy ponad ustalony w umowie wymiar (godzin ponadwymiarowych), po którego przekroczeniu przysługuje dodatek jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Art. 151 § 5 Kodeksu pracy wymaga, by strony ustaliły dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad wskazany w umowie wymiar, których przekroczenie uprawnia do dodatku za nadgodziny. Brak takiego zapisu zwiększa ryzyko sporów i roszczeń o wypłatę dodatków za pracę ponad umowny wymiar czasu pracy, co może podnieść koszty zatrudnienia pracownika niepełnoetatowego. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń, a narzędzia zaproponowane od inEwi takie jak grafik pracy ułatwiają realizację tego obowiązku, pozwalając na bieżąco kontrolować liczbę przepracowanych godzin i wykorzystanie ustalonego limitu.

Wynagrodzenie pracownika na 1/8 etatu - minimalne wynagrodzenie i zasady obliczania

Najniższa krajowa w 2025 r. wynosiła 4 666 zł brutto na pełnym etacie, natomiast minimalne wynagrodzenie za pracę od 1 stycznia 2026 r. wynosi 4 806 zł brutto dla pełnego etatu. To samo rozporządzenie ustala minimalną stawkę godzinową 31,40 zł brutto, która dotyczy określonych umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia/świadczenia usług), a nie umowy o pracę. Przy umowie o pracę na 1/8 etatu minimalne wynagrodzenie ustala się proporcjonalnie do liczby godzin do przepracowania w danym miesiącu - co do zasady minimum to 600,75 zł brutto miesięcznie (4 806 zł × 1/8). Wypłata niższego wynagrodzenia stanowi naruszenie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu. 

Ubezpieczenia społeczne pracownika zatrudnionego na 1/8 etatu

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi przychód pracownika pomniejszony o składki emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika. Wysokość składki zdrowotnej wynosi 9 % i jest w całości finansowana przez pracownika. Przy umowie o pracę składki emerytalna i rentowa są współfinansowane przez pracownika i pracodawcę, składkę chorobową w całości finansuje pracownik, a składkę wypadkową w całości finansuje wyłącznie pracodawca. Pracodawca (płatnik składek) finansuje i opłaca o ile spełnione są warunki ustawowe i nie ma zastosowania zwolnienie składki na Fundusz Pracy, a jeżeli ma obowiązek opłacania składek na FP, to także na Fundusz Solidarnościowy, oraz składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Składkę na Fundusz Pracy nalicza się tylko wtedy, gdy miesięczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe danego pracownika wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Jeżeli pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy w danym miesiącu ma podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe niższą niż minimalne wynagrodzenie za pracę (nie przelicza się jej do pełnego etatu), pracodawca co do zasady nie opłaca za niego składek na Fundusz Pracy. 

Jeżeli jednak pracownik w tym samym miesiącu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym także z innych tytułów, a łączna kwota podstaw wymiaru tych składek (w przeliczeniu na miesiąc) wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, powstaje obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy również w przypadku takich zbiegów tytułów (w praktyce wymaga to informacji od pracownika, aby płatnicy mogli to prawidłowo ustalić). Składki na FGŚP opłaca się za osoby objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi niezależnie od wysokości tej podstawy, z uwzględnieniem ustawowych zwolnień. Oznacza to, że przy 1/8 etatu i wynagrodzeniu proporcjonalnym do płacy minimalnej od 1 stycznia 2026 r. (tj. 600,75 zł brutto) składka na Fundusz Pracy co do zasady nie będzie naliczana, ponieważ miesięczna podstawa składek emerytalno-rentowych jest niższa niż minimalne wynagrodzenie (4 806 zł). 

1/8 etatu a ubezpieczenie zdrowotne

Pracodawca ma 7 dni od dnia rozpoczęcia stosunku pracy na zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych na formularzu ZUS ZUA. Zgłoszenie to obejmuje wszystkie składki: emerytalną, rentową, chorobową, wypadkową oraz zdrowotną. Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy oznacza to pełną ochronę ubezpieczeniową – obejmuje go ubezpieczenie zdrowotne i społeczne tak samo jak pracownika pełnoetatowego. ZUS podkreśla, że składkę zdrowotną oblicza się od przychodu po odliczeniu części składek społecznych finansowanych przez pracownika.

Uprawnienia pracownicze przy 1/8 etatu

Zatrudnienie na 1/8 etatu nie pozbawia pracownika statusu pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy i co do zasady korzysta on z tych samych uprawnień, co osoba zatrudniona na pełny etat, z uwzględnieniem proporcjonalnego wymiaru niektórych świadczeń.

Równe traktowanie pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy – świadczenia socjalne i szkolenia

Art. 18^3a § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do równego traktowania pracowników w zatrudnieniu, w tym niezależnie od zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. Oznacza to, że pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze powinni mieć taki sam dostęp do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe oraz świadczeń socjalnych jak pracownicy pełnoetatowi. Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma co do zasady takie same prawa jak pracownik pełnoetatowy, jednak wynagrodzenie oraz niektóre świadczenia przysługujące w pieniądzu lub w wymiarze dni/godzin (np. urlop wypoczynkowy) ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Okres pracy na część etatu wlicza się w całości do stażu pracy, co wpływa na prawo do nagrody jubileuszowej, odprawy i innych świadczeń.

Urlop wypoczynkowy i inne świadczenia

Wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma prawo do 20 lub 26 dni urlopu (w zależności od stażu pracy), pomnożonych przez ułamek etatu. Niepełne dni zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Przy 1/8 etatu i stażu poniżej 10 lat jest to 20 dni × 1/8 = 2,5 dnia, zaokrąglone do 3 dni urlopu w roku (24 godziny). Przy stażu co najmniej 10 lat – 26 dni × 1/8 = 3,25 dnia, zaokrąglone do 4 dni (32 godziny). Urlopu udziela się w godzinach zgodnie z harmonogramem – z puli urlopu odlicza się tyle godzin, ile pracownik miał zaplanowane do przepracowania w danym dniu. Przy przeliczaniu puli urlopu przyjmuje się, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom.

Zatrudnienie na część etatu nie wpływa na prawo do urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego czy wychowawczego ani na prawo do zasiłku chorobowego. Wysokość świadczeń (np. zasiłku chorobowego) ustala się jednak w oparciu o niższy przychód pracownika, dlatego zasiłek będzie proporcjonalnie mniejszy.

PPK a pracownik zatrudniony na 1/8 etatu 

Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy podlegają obowiązkowi PPK na takich samych zasadach jak pełnoetatowcy. Oficjalny portal mojePPK wskazuje, że prawo do obniżenia wpłaty podstawowej (z 2 % do 0,5 %) przysługuje pracownikom, których wynagrodzenie nie przekracza 1,2‑krotności minimalnego wynagrodzenia, niezależnie od wymiaru etatu. W przypadku 1/8 etatu, gdy wynagrodzenie jest niskie, pracownik może więc złożyć deklarację o obniżeniu swojej wpłaty podstawowej. Ułatwia to partycypację w PPK bez nadmiernego obciążenia budżetu domowego.

Przykłady praktyczne

Przykład 1: Obliczenie wynagrodzenia i składek

Pani Anna jest zatrudniona na 1/8 etatu od 1 stycznia 2026 r. Pracuje 5 godzin tygodniowo, a jej wynagrodzenie brutto wynosi 600,75 zł (tj. 1/8 minimalnego wynagrodzenia 4 806 zł). Składki finansowane przez pracownika (od 600,75 zł): emerytalna 9,76% (58,63 zł), rentowa 1,5% (9,01 zł) oraz chorobowa 2,45% (14,72 zł). Podstawa wymiaru składki zdrowotnej wynosi 600,75 − 82,36 = 518,39 zł, więc składka zdrowotna (9%) to 46,66 zł. Pracodawca odprowadza równocześnie swoje części składek oraz składkę wypadkową. Ponieważ miesięczna podstawa składek emerytalno-rentowych (600,75 zł) jest niższa niż minimalne wynagrodzenie 4 806 zł, składka na Fundusz Pracy co do zasady nie jest naliczana. 

Przykład 2: Nadgodziny przy 1/8 etatu

Pan Jan pracuje na 1/8 etatu jako magazynier. W umowie wpisano, że dopuszczalny limit godzin pracy ponad wymiar etatu wynosi 8 godzin miesięcznie. W jednym tygodniu z powodu zwiększonego zapotrzebowania przepracował 9 godzin zamiast 5. Oznacza to, że w tym miesiącu przepracuje łącznie 24 godziny zamiast 20, czyli wykorzystał 4 z 8 dopuszczalnych godzin ponadwymiarowych. W opisanym przykładzie za 4 dodatkowe godziny pracy Pan Jan powinien otrzymać wyłącznie normalne wynagrodzenie, ponieważ nie został przekroczony ustalony w umowie limit 8 godzin ponad wymiar etatu, a dodatek jak za godziny nadliczbowe przysługuje dopiero po przekroczeniu tego limitu (albo dobowych lub przeciętnych tygodniowych norm czasu pracy). Jeżeli w umowie o pracę w niepełnym wymiarze nie określono limitu godzin pracy ponad ustalony wymiar (art. 151 § 5 K.p.), może powstać spór co do tego, od którego momentu pracownikowi przysługuje poza normalnym wynagrodzeniem dodatek jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Taki dodatek przysługuje dopiero po przekroczeniu ustalonego limitu albo w razie wykonywania pracy nadliczbowej ponad normy czasu pracy.

Podsumowanie

Zatrudnienie na 1/8 etatu daje przedsiębiorcom elastyczność i pozwala zwiększyć obsadę na kilka godzin w tygodniu. Jednak taka forma zatrudnienia pociąga za sobą konkretne obowiązki. Należy ustalić dokładny wymiar czasu pracy i limit nadgodzin, zapewnić wynagrodzenie co najmniej na poziomie 1/8 minimalnej płacy i pamiętać o równym traktowaniu pracowników bez względu na etat. Pracodawca musi zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy i opłacać należne składki – z Funduszu Pracy jest zwolniony m.in. gdy wynagrodzenie jest niższe niż minimalne albo spełnione są inne ustawowe warunki zwolnienia. Pracownicy na 1/8 etatu mają pełne prawo do ubezpieczenia zdrowotnego i świadczeń socjalnych oraz do urlopu wypoczynkowego proporcjonalnego do etatu. Korzystanie z narzędzi do ewidencji czasu pracy, takich jak system inEwi, ułatwia kontrolę nad godzinami pracy i pomaga uniknąć nadgodzin.