Księgowanie listy płac – na czym polega i jak je przeprowadzić?

Księgowanie listy płac polega na ujęciu kosztów wynagrodzeń, zobowiązań wobec pracowników oraz obciążeń publicznoprawnych wobec ZUS i urzędu skarbowego. Prawidłowo przeprowadzony proces obejmuje przygotowanie listy płac, naliczenie wynagrodzenia brutto i netto, dekretację oraz rozliczenie przelewów.

Zasady te są istotne dla przedsiębiorców, księgowych i specjalistów kadrowo-płacowych. Błąd może wpłynąć nie tylko na wynagrodzenie pracownika, lecz także na wysokość składek ZUS, zaliczki na podatek dochodowy oraz moment zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych. Znaczenie mają przy tym forma zatrudnienia, rodzaj prowadzonej ewidencji i termin wypłaty wynagrodzenia.

Najważniejsze informacje

Lista płac dokumentuje wynagrodzenia brutto, potrącenia, składki oraz wynagrodzenia netto pracowników.
Od 1 stycznia 2026 r. wynagrodzenia wskazane w objaśnieniach do KPiR ujmuje się w kolumnie 14, natomiast składki finansowane przez pracodawcę oraz inne wydatki należące do kategorii „pozostałe wydatki” ujmuje się w kolumnie 15.
W księgach rachunkowych osobno księguje się wynagrodzenia, rozrachunki z pracownikami, składki pracodawcy oraz zobowiązania publicznoprawne.
Termin wypłaty wynagrodzenia i termin zapłaty składek wpływają na moment ujęcia wydatków w kosztach podatkowych.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Księgowanie listy płac krok po kroku

Lista płac to zestawienie należności wynikających ze stosunku pracy lub umów cywilnoprawnych. Pokazuje, w jaki sposób od wynagrodzenia brutto obliczono potrącenia i ustalono kwotę należną pracownikowi. Obecnie listy płac najczęściej przygotowuje się w systemie kadrowo-płacowym na podstawie danych z umów, ewidencji czasu pracy oraz informacji o nieobecnościach, premiach i innych składnikach wynagrodzenia.

Prawo nie określa jednego, powszechnie obowiązującego wzoru listy płac. Pracodawca musi jednak prowadzić kartę lub listę wypłaconego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą. Jeżeli lista płac stanowi dowód księgowy w rozumieniu ustawy o rachunkowości, powinna spełniać wymagania art. 21 tej ustawy, z uwzględnieniem przewidzianych w niej wyjątków od obowiązku zamieszczania niektórych danych.

W praktyce prawidłowo przygotowany dokument zawiera dane pracodawcy, okres rozliczeniowy, datę sporządzenia oraz datę wypłaty wynagrodzenia. Przy każdym zatrudnionym podaje się co najmniej nazwisko pracownika lub inny jednoznaczny identyfikator, składniki wynagrodzenia, potrącenia i kwotę netto do wypłaty. Przed wypłatą lista płac może być przygotowywana i weryfikowana w ramach procedury płacowej pracodawcy, natomiast przepisy wymagają prowadzenia karty lub listy wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Przejście od kwoty brutto do netto jest tylko jednym z elementów całego procesu. Księgowanie listy płac obejmuje również ujęcie składek finansowanych przez pracodawcę, zobowiązań wobec instytucji publicznych oraz późniejszych płatności.

Etap	Co należy ustalić lub zaksięgować
1. Zebranie danych	Rodzaj zawartej umowy, wynagrodzenie zasadnicze, czas pracy, nieobecności, premie, dodatki, zasiłki i potrącenia
2. Ustalenie wynagrodzenia brutto	Wszystkie należne składniki wynagrodzenia pracownika za dany okres
3. Naliczanie składek	Podstawa wymiaru składek oraz składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika i pracodawcę
4. Naliczanie PIT	Dochód, koszty uzyskania przychodu, ewentualna ulga podatkowa i zaliczka na podatek dochodowy
5. Ustalenie kwoty netto	Wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki społeczne pracownika, składkę zdrowotną, PIT i inne potrącenia
6. Dekretacja	Koszty wynagrodzeń oraz rozrachunki z pracownikami, ZUS i urzędem skarbowym
7. Rozliczenie płatności	Wypłata wynagrodzenia netto oraz wykonanie przelewów publicznoprawnych

Wynagrodzenie brutto jest punktem wyjścia do rozliczenia, ale podstawę poszczególnych składek i podatku należy ustalić z uwzględnieniem właściwych wyłączeń i zwolnień. Obejmuje wynagrodzenie zasadnicze oraz inne należne składniki, takie jak premie, dodatki czy wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Składki finansowane przez pracodawcę nie są natomiast częścią wynagrodzenia brutto pracownika, lecz odrębnym kosztem zatrudniającego.

W przypadku pracownika ubezpieczenie chorobowe jest obowiązkowe, natomiast dla zleceniobiorcy podlegającego obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jest ono co do zasady dobrowolne i wymaga wniosku ubezpieczonego. Limit 30-krotności dotyczy podstawy składek emerytalnej i rentowych i nie ogranicza m.in. podstawy składek chorobowej, wypadkowej i zdrowotnej ani składek na FP, FS i FGŚP. Składka na ubezpieczenie chorobowe wynosi 2,45% podstawy wymiaru i jest finansowana w całości ze środków ubezpieczonego, w tym pracownika albo zleceniobiorcy objętego dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym.

Podstawę składki zdrowotnej pracownika ustala się według zasad dotyczących podstawy składek emerytalnej i rentowych, z modyfikacjami z art. 81 ust. 5 ustawy zdrowotnej, a następnie pomniejsza o potrącone składki emerytalną, rentowe i chorobową finansowane przez pracownika. Składkę zdrowotną oblicza się zasadniczo jako 9% tak ustalonej podstawy i finansuje ze środków pracownika. Przy stosowaniu art. 83 ust. 1 i 2a kwotę, do której obniża się składkę, ustala się zgodnie z art. 83 ust. 2b, natomiast art. 83 ust. 2 i 3 regulują odrębnie obniżenie składki przy określonych przychodach wolnych od podatku i wyjątki od tej zasady.

Suma składek na ubezpieczenia społeczne oraz wysokość składki zdrowotnej muszą odpowiadać zasadom właściwym dla konkretnego tytułu ubezpieczenia.

Po stronie pracodawcy, oprócz składek na FP, FS i FGŚP, może powstać również obowiązek opłacania składki na Fundusz Emerytur Pomostowych za osoby objęte przepisami ustawy o emeryturach pomostowych. Przy naliczaniu FP i odpowiednio FS trzeba poza właściwą stawką zweryfikować warunki z art. 259 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, w tym co do zasady wymagany poziom podstawy wynoszący w przeliczeniu na miesiąc co najmniej minimalne wynagrodzenie, oraz właściwe zwolnienia. Przy ustalaniu FGŚP trzeba odrębnie zweryfikować, czy płatnik i zatrudniona osoba podlegają ustawie oraz czy nie ma zastosowania jedno ze zwolnień ustawowych.

Dochód do opodatkowania ustala się z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodów oraz tylko tych potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne, które podlegają odliczeniu na zasadach określonych w ustawie o PIT. W 2026 roku podstawowa stawka skali podatkowej wynosi 12% dla podstawy do 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki ponad tę kwotę. Przy obliczaniu miesięcznej zaliczki można zastosować kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli pracownik złożył odpowiednie oświadczenie.

Standardowe koszty uzyskania przychodu wynoszą 250 zł miesięcznie. Koszty 300 zł miesięcznie stosuje się po spełnieniu warunków ustawowych i nie stosuje się ich, gdy pracownik otrzymuje nieopodatkowany zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy. Prawidłowe naliczenie wymaga więc uwzględnienia aktualnych oświadczeń pracownika.

Podatek od finansowanej przez pracodawcę wpłaty do PPK należy rozliczać po powstaniu przychodu, czyli po przekazaniu wpłaty do instytucji finansowej, a możliwość pobrania zaliczki z wynagrodzenia zależy od tego, czy płatnik dysponuje wówczas wypłatą pieniężną, z której może ją pobrać.

Księgowanie płac – przypadki szczególne

Sposób naliczania wynagrodzenia zależy od podstawy zatrudnienia. Wynagrodzenia etatowe rozlicza się inaczej niż należności z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło. W przypadku umów cywilnoprawnych trzeba między innymi ustalić tytuł do ubezpieczeń, ewentualny zbieg tytułów oraz zasady stosowania kosztów uzyskania przychodu.

Znaczenie mają również nieobecności, świadczenia chorobowe, premie, PPK, zajęcia komornicze i inne potrącenia. Dane z ewidencji czasu pracy powinny być zgodne z listą płac, ponieważ liczba przepracowanych godzin, praca nadliczbowa, nieobecności czy dyżury mogą wpływać na wysokość wynagrodzenia pracownika.

Jak długo przechowywać listy płac?

Elementem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest karta albo lista wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, co nie oznacza, że każda robocza lub księgowa lista płac musi pełnić funkcję tego dokumentu. Nie można jednak zakładać, że w każdym przypadku wystarczy przechowywać ją dokładnie przez 10 lat.

Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. 10-letni okres przechowywania liczy się co do zasady od końca roku ustania stosunku pracy. W przypadku ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń w latach 1999–2018, za których złożono raport informacyjny ZUS RIA, listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody służące ustaleniu podstawy wymiaru emerytury lub renty przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji za lata 1999–2018 wymaga złożenia ZUS OSW i raportów ZUS RIA, przy czym decyzja o przekazaniu raportów obejmuje wszystkich ubezpieczonych należących do tej grupy, a po przekazaniu pierwszego ZUS RIA nie można wycofać ZUS OSW. Listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody służące ustaleniu podstawy wymiaru emerytury lub renty przechowuje się przez 50 lat, chyba że w odniesieniu do danego ubezpieczonego ma zastosowanie 10-letni okres określony w art. 125a ust. 4a ustawy emerytalnej.

Naliczanie wynagrodzenia brutto i netto na liście płac

Zwolnienie z ZUS a księgowanie listy płac – jak się z tym uporać?

Podczas przygotowywania listy płac trzeba każdorazowo ustalić, czy dana osoba podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Brak składek nie zawsze oznacza ulgę przyznaną pracodawcy. Często wynika z tego, że określona umowa nie stanowi tytułu do ubezpieczeń.

Student, który nie ukończył 26 lat i pracuje na podstawie umowy zlecenia, nie podlega z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym ani ubezpieczeniu zdrowotnemu. Umowa zlecenia studenta do 26 lat zawarta z własnym pracodawcą lub wykonywana na jego rzecz jest co do zasady objęta regułą z art. 8 ust. 2a ustawy systemowej, jednak reguły tej nie stosuje się m.in. podczas urlopu macierzyńskiego, wychowawczego lub bezpłatnego, gdy tytuł zlecenia należy ocenić odrębnie.

Umowa o dzieło również zasadniczo nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Umowa o dzieło zawarta z własnym pracodawcą lub wykonywana na jego rzecz jest co do zasady uwzględniana w ubezpieczeniach jak przychód pracownika, z wyjątkiem m.in. okresu urlopu macierzyńskiego, wychowawczego lub bezpłatnego, gdy art. 8 ust. 2a ustawy systemowej nie ma zastosowania. Osobnej oceny wymaga podatek dochodowy, ponieważ brak składek ZUS nie oznacza automatycznie braku PIT.

Zwolnienie lub brak obowiązku składkowego wpływa na wysokość potrąceń i wynagrodzenie netto. Dlatego system kadrowo-płacowy powinien zawierać aktualne informacje o statusie studenta, jego wieku, innych tytułach ubezpieczeniowych oraz podmiocie, na którego rzecz wykonywana jest praca.

Korekta listy płac i księgowanie

Po wykryciu błędu w naliczeniu wynagrodzenia należy odpowiednio skorygować dokumentację i rozliczenia, natomiast przepisy nie nakazują w każdym przypadku sporządzania odrębnego dokumentu o nazwie „korekta listy płac”. Powodem zmiany może być również spóźnione zwolnienie lekarskie, premia zatwierdzona po zamknięciu listy albo korekta ewidencji czasu pracy.

Brak podstaw do przedstawiania tego katalogu jako powszechnie obowiązującego ustawowego minimum; może on zostać wskazany jako rekomendowany zakres dokumentacyjny. Zakaz usuwania lub nadpisywania bez śladu należy odnosić do listy stanowiącej dowód księgowy, dokumentację pracowniczą albo podstawę dokonanych zapisów i rozliczeń, a nie automatycznie do każdej roboczej wersji listy. Jeżeli korekta zmienia dane rozliczeniowe przekazane do ZUS lub urzędu skarbowego, trzeba również poprawić odpowiednie dokumenty i rozrachunki.

Błędy w zapisach ksiąg rachunkowych poprawia się w sposób określony w art. 25 ustawy o rachunkowości, przy czym po zamknięciu miesiąca lub przy księgach komputerowych korekta wymaga wprowadzenia dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów. Po zamknięciu miesiąca oraz w przypadku komputerowego prowadzenia ksiąg stosuje się zapis korygujący. W KPiR zapis zmniejszający koszt ujmuje się ze znakiem minus albo kolorem czerwonym, natomiast okres podatkowy korekty należy ustalić odrębnie zgodnie z art. 22 ust. 7c–7d ustawy o PIT, w szczególności z uwzględnieniem tego, czy korekta wynika z błędu rachunkowego lub oczywistej omyłki.

Przykład 1. Korekta nieobecności pracownika

Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie dzień po zatwierdzeniu listy, gdy jego wynagrodzenie było już naliczone. Kadry przygotowały korektę listy płac i ponownie obliczyły składki oraz wynagrodzenie netto, a księgowość ujęła różnice na kontach rozrachunkowych. Pierwotny dokument pozostał w dokumentacji pracowniczej.

Jak zaksięgować listę płac w KPiR?

Sposób księgowania listy płac zależy od rodzaju prowadzonej ewidencji. W kolumnie 14 KPiR ujmuje się także dopuszczalne wynagrodzenia w naturze, przy czym w stosunku pracy częściowe spełnienie wynagrodzenia w formie niepieniężnej jest możliwe tylko w przypadkach przewidzianych ustawą lub układem zbiorowym pracy. Wynagrodzenia z typowych umów zlecenia i o dzieło są co do zasady kosztem podatkowym dopiero po ich wypłacie, dokonaniu lub postawieniu do dyspozycji, a nie według zasady właściwej dla terminowo wypłaconych należności ze stosunku pracy.

Wynagrodzenia należne ze stosunku pracy są kosztem miesiąca, za który przysługują, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z prawa pracy, umowy albo innego stosunku prawnego. Jeżeli termin nie został zachowany, wynagrodzenie staje się kosztem podatkowym dopiero w momencie wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika.

Wynagrodzenie wypłacane raz w miesiącu z dołu powinno trafić do pracownika niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia określa regulamin pracy, a jeżeli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy, informacje te przekazuje pracownikowi na zasadach określonych w art. 29 § 3 pkt 1 lit. m Kodeksu pracy. Jeżeli termin przypada w dzień wolny od pracy, wypłata następuje w dniu poprzedzającym.

W JDG opodatkowanej według skali podatkowej albo podatkiem liniowym wynagrodzenie brutto pracownika może obniżać dochód jako koszt uzyskania przychodu, jeżeli wydatek jest związany z działalnością i spełnia warunki potrącalności. Zasada ta nie dotyczy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, ponieważ przy tej formie opodatkowania koszty nie obniżają podstawy podatku.

Wpłata do PPK finansowana przez podmiot zatrudniający stanowi koszt miesiąca, za który jest należna, jeżeli zostanie odprowadzona w ustawowym terminie, a w razie uchybienia temu terminowi zastosowanie ma art. 23 ust. 1 pkt 55aa ustawy o PIT. Zasadę z art. 22 ust. 6bc stosuje się do wpłat do PPK finansowanych przez podmiot zatrudniający, natomiast składki społeczne finansowane przez płatnika oraz składki na FP, FS i FGŚP rozlicza się na zasadach określonych w art. 22 ust. 6bb ustawy o PIT.

Składki finansowane przez płatnika od wynagrodzeń ze stosunku pracy mogą zostać zaliczone do kosztów miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne, jeżeli zostaną opłacone w terminie wynikającym z przepisów o ubezpieczeniach społecznych. Po przekroczeniu tego terminu stają się kosztem dopiero w dniu zapłaty.

Inaczej rozlicza się składki finansowane przez płatnika od należności z typowych umów zlecenia, kwalifikowanych jako przychody z działalności wykonywanej osobiście. Nie obejmuje ich szczególna zasada przypisywania składek do miesiąca, za który wynagrodzenie było należne. Takie składki są kosztem podatkowym dopiero po ich opłaceniu.

Terminowość zapłaty nie zmienia więc nominalnej wysokości składek pracodawcy, ale wpływa na moment rozpoznania ich w kosztach podatkowych. Część finansowana przez pracownika pozostaje elementem wynagrodzenia brutto i nie jest ponownie księgowana jako odrębny koszt firmy.

Przykład 2. Wynagrodzenie za poprzedni miesiąc

Firma wypłaca pensje piątego dnia następnego miesiąca, zgodnie z regulaminem pracy. Wynagrodzenie za sierpień wypłacono 5 września, a składki finansowane przez pracodawcę opłacono w ustawowym terminie. Zarówno wynagrodzenie, jak i należne składki mogą zostać przypisane podatkowo do sierpnia.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Księgowanie listy płac w księgach rachunkowych

W księgach rachunkowych wynagrodzenia ujmuje się zgodnie z zasadą memoriału, w okresie, którego dotyczą. Księgowanie listy płac obejmuje koszt wynagrodzeń oraz zobowiązania wobec pracowników, ZUS, urzędu skarbowego i innych podmiotów.

Numery kont zależą od zakładowego planu kont przyjętego przez firmę. Często wykorzystuje się konto 404 „Wynagrodzenia”, konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, konto 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” oraz konto 225 przeznaczone do rozrachunków podatkowych.

Operacja	Przykładowy zapis
Naliczenie wynagrodzenia brutto	Wn 404 „Wynagrodzenia”, Ma 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
Składki społeczne finansowane przez pracownika	Wn 231, Ma 229
Składka zdrowotna pracownika	Wn 231, Ma 229
Zaliczka na podatek dochodowy	Wn 231, Ma 225
Składki finansowane przez pracodawcę	Wn 405, Ma 229
Wypłata wynagrodzenia netto	Wn 231, Ma rachunek bankowy
Zapłata składek do ZUS	Wn 229, Ma rachunek bankowy
Zapłata zaliczki na PIT	Wn 225, Ma rachunek bankowy

Koszty wynagrodzeń ujmuje się na odpowiednim koncie kosztowym, natomiast zobowiązanie w kwocie brutto trafia na konto rozrachunkowe. Potrącenia zmniejszają zobowiązanie wobec pracownika, a jednocześnie tworzą zobowiązania wobec odpowiednich instytucji.

Konta rozrachunkowe należy regularnie uzgadniać i rozliczać. „Czyszczenie” kont nie może oznaczać usuwania rzeczywistych, niespłaconych zobowiązań. Salda trzeba wyjaśnić, porównać z deklaracjami i przelewami, a następnie rozliczyć zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji.

Składki ZUS opłaca się jednym przelewem na numer rachunku składkowego. Terminy opłacania składek wynoszą: do 5. dnia następnego miesiąca dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, do 15. dnia dla płatników posiadających osobowość prawną oraz do 20. dnia dla pozostałych płatników. Jeżeli ostatni dzień terminu opłacenia składek przypada w sobotę, niedzielę lub dzień ustawowo wolny od pracy, ostatnim dniem terminu jest następny dzień roboczy. Pobrane zaliczki na PIT przekazuje się do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich pobrania.

Księgowanie listy płac – jak wygląda to w XXI wieku?

Program kadrowo-płacowy automatyzuje naliczanie wynagrodzeń, składek, podatku, PPK i potrąceń. Nie zwalnia jednak pracodawcy z kontrolowania danych wejściowych. Nieprawidłowy wymiar czasu pracy, błędny kod ubezpieczenia lub nieaktualne oświadczenie podatkowe mogą sprawić, że całe automatyczne wyliczenie będzie niepoprawne.

System powinien łączyć informacje z umów, dokumentacji pracowniczej i ewidencji czasu pracy. Rozwiązania takie jak inEwi mogą wspierać rejestrowanie obecności, planowanie grafików oraz przekazywanie danych potrzebnych do przygotowania listy płac. Ostateczne naliczenie i księgowanie powinna jednak sprawdzić osoba odpowiedzialna za kadry, płace lub księgowość.

Alternatywą jest outsourcing kadr i płac. Powierzenie procesu biuru rachunkowemu lub centrum usług wspólnych nie przenosi jednak całej odpowiedzialności za dane. Pracodawca nadal powinien terminowo przekazywać informacje o czasie pracy, nieobecnościach, zmianach wynagrodzenia i zawartych umowach.

Lista płac to nie wszystko!

Prawidłowe księgowanie listy płac wymaga spójności między dokumentacją kadrową, ewidencją czasu pracy, deklaracjami ZUS, rozliczeniami podatkowymi i przelewami bankowymi. Sama poprawność rachunkowa listy nie wystarczy, jeśli wynagrodzenie nie zostanie wypłacone w terminie albo składki nie będą opłacane zgodnie z przepisami.

Dobrze zorganizowany proces powinien pozwalać odtworzyć całą operację: od podstawy zatrudnienia i czasu pracy, przez naliczenie wynagrodzenia brutto i ustalenie kwoty netto, aż po przelew dla pracownika oraz zapłatę zobowiązań publicznoprawnych. Takie podejście ogranicza ryzyko korekt, zaległości i nieuzgodnionych sald.

Podsumowanie

Księgowanie listy płac obejmuje znacznie więcej niż obliczenie kwoty należnej pracownikowi. Trzeba prawidłowo ustalić składniki wynagrodzenia, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, podatek dochodowy oraz obciążenia finansowane przez pracodawcę. Następnie należy oddzielić koszty wynagrodzeń od składek pracodawcy, ująć rozrachunki i rozliczyć przelewy.

Zgodnie ze wzorem KPiR obowiązującym od 1 stycznia 2026 roku wynagrodzenia brutto wpisuje się do kolumny 14, a składki pracodawcy – do kolumny 15. W księgach rachunkowych wykorzystuje się odpowiednie konta kosztowe i rozrachunkowe, zgodne z zakładowym planem kont. Termin wypłaty wynagrodzenia i termin zapłaty składek mogą decydować o momencie podatkowego rozpoznania kosztu.

Źródła

FAQ - najczęściej zadawane pytania o księgowanie listy płac

W księgach rachunkowych lista płac może być dowodem księgowym po spełnieniu wymogów ustawy o rachunkowości, natomiast w KPiR podstawę wpisu wynagrodzenia należy ustalać zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi, zależnie między innymi od sposobu wypłaty. Powinna umożliwiać identyfikację pracodawcy, pracowników, okresu, kwot, dat oraz sposobu naliczenia wynagrodzeń.
Według wzoru KPiR obowiązującego od 1 stycznia 2026 roku wynagrodzenia brutto ujmuje się w kolumnie 14, a składki ZUS finansowane przez pracodawcę – w kolumnie 15. Moment rozpoznania kosztu zależy od zachowania terminów wypłaty wynagrodzeń i opłacenia składek. Zasady dotyczące składek od wynagrodzeń ze stosunku pracy oraz typowych umów zlecenia nie są przy tym jednakowe.
Wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę składki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów po spełnieniu właściwych warunków ustawowych dotyczących ich związku z działalnością oraz momentu wypłaty lub zapłaty. Dodatkowym kosztem są składki finansowane przez pracodawcę.
Składki ZUS finansowane przez pracodawcę ujmuje się jako odrębny koszt. Według wzoru KPiR obowiązującego od 1 stycznia 2026 roku trafiają do kolumny 15, a w księgach rachunkowych zwykle na konto kosztów ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń. Moment ich podatkowego rozpoznania zależy między innymi od rodzaju należności, od której zostały naliczone, oraz daty zapłaty.
Okres przechowywania list płac trzeba ustalać według statusu osoby i podstawy prawnej dokumentacji, ponieważ zasady 10- i 50-letnie nie są jednolitą regułą dla wszystkich list dotyczących stosunków pracy i wszystkich umów cywilnoprawnych, a okres dokumentacji pracowniczej może dodatkowo ulec przedłużeniu w przypadkach ustawowych. Dziesięcioletni okres dotyczy przede wszystkim stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku.

To również może Cię zainteresować

Rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów – o czym pamiętać?

Przedsiębiorstwa, w przypadku których system rachunkowości oparty jest na pełnych księgach, zmuszone są przestrzegać zasad zawartych w ustawie o rachunkowości.