Urlop na żądanie – jak z niego korzystać?

Jak wziąć urlop na żądanie - możliwości

Nigdy nie możemy być pewni tego, co przyniesie przyszłość, zarówno na gruncie prywatnym, jak i zawodowym. Mimo przeróżnych zdarzeń losowych większość z nas musi każdego dnia meldować się w zakładzie pracy i wykonywać powierzone mu zadania. Niejednokrotnie dochodzi jednak do sytuacji, które uniemożliwiają pojawienie się w miejscu pracy. Na szczęście, w kodeksie pracy znajdziemy rozwiązania, dzięki którym pracownik nie musi obawiać się związanych z tym konsekwencji. Warunkiem jest jednak odpowiednie podejście do tematu i skorzystanie np. z możliwości wzięcia urlopu na żądanie.

Urlop na żądanie - co to?

Kodeks pracy wskazuje kilka podstawowych rodzajów urlopów, które są dostępne dla pracowników, w zależności od konkretnych okoliczności. Chodzi tutaj nie tylko o urlop wypoczynkowy, ale też urlop bezpłatny, wzięcie urlopu okolicznościowego, urlop na dziecko (w tym rodzicielski i wychowawczy). Szczególnym typem jest właśnie urlop na żądanie, który ma swoich zwolenników, ale także sporą grupę przeciwników. Mimo wszystko, urlop na żądanie jest nadal dostępny na gruncie przepisów prawa pracy i nic nie wskazuje na to, aby miało się to zmienić. Wszystko to sprawia, że wokół jego udzielania pojawia się mnóstwo pytań i wątpliwości, które warto dokładnie wyjaśnić. Wolne na żądanie pracownika to bowiem niezwykle istotne uprawnienie, z którego należy korzystać z rozwagą.

Na wstępie najlepiej wytłumaczyć, czym w istocie jest urlop na żądanie, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi w skali roku oraz kiedy pracodawca musi udzielić urlopu. Nie ma wątpliwości, że urlop na żądanie jest jednym z praw, z którego może skorzystać każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę, ale także wybrany, mianowany itd. Przywilej polega na tym, że nie jest to nieobecność, jaką trzeba planować z wyprzedzeniem, lecz można zgłosić ją najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Urlop na żądanie jest skorelowany z prawem do urlopu wypoczynkowego, a w praktyce jest szczególnym jego rodzajem. O czym dokładnie mowa? Chodzi o to, że zgodnie z art. 167 Kodeksu pracy, pracownik zatrudniony w oparciu o umowę o pracę uzyskuje prawo do urlopu na żądanie jeśli nabył on już prawo do urlopu wypoczynkowego. Ten ostatni natomiast pracownik może nabyć "z dołu" lub "z góry", w zależności od tego, czy jest to jego pierwsza praca czy też kontynuuje karierę zawodową. Najprościej rzecz ujmując, maksymalny możliwy urlop wypoczynkowy można nabyć dopiero po pewnym okresie zatrudnienia. Jeśli dana osoba dopiero rozpoczyna pracę, otrzymuje prawo do urlopy wypoczynkowego "z dołu" z końcem pierwszego miesiąca praca. Wówczas może skorzystać z 1/12 maksymalnego wymiaru urlopu wypoczynkowego, przy czym z każdym kolejnym miesiącem jest to wyższy wymiar.

Urlop na żądanie de facto jest częścią urlopu wypoczynkowego, z tą różnicą, że zgłoszenie urlopu na żądanie nie musi nastąpić z odpowiednim wyprzedzeniem. Wszystkie inne formalności związane z tym uprawnieniem pracowniczym są dokładnie takie same.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

Podstawową kwestią jeśli mowa o urlopie na żądanie jest to, ile dni przysługuje pracownikowi w skali całego roku kalendarzowego. Z odpowiedzią na pytanie o liczbę dni urlopu przychodzi sam Kodeks pracy, gdzie czytamy, że każdej osobie zatrudnionej na umowie o pracę należą się cztery dni robocze. Z uwagi na to, że - jak już wspomnieliśmy - urlop na żądanie to część urlopu wypoczynkowego, zatrudniony musi liczyć się z tym, że wykorzystane w ten sposób dni urlopu trzeba odjąć później z całej puli urlopu wypoczynkowego, która wynosi 20 lub 26 dni.

Niektórzy pracownicy zastanawiają się też, czy cały przysługujący w danym roku urlop na żądanie można wykorzystać jednorazowo czy też należy go jakoś podzielić? Wszystko tak naprawdę sprowadza się do indywidualnych potrzeb samego zainteresowanego. Zgodnie bowiem z zapisami Kodeksu pracy w przypadku urlopu na żądanie można od razu wykorzystać cztery dni, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby złożyć wniosek o jeden, dwa lub trzy.

Jeśli pracownik ma taką możliwość, powinien skonsultować tę kwestię ze swoim pracodawcą i umówić się z nim na najkorzystniejsze rozwiązanie dla obu stron. Wszystko po to, aby nie destabilizować pracy firmy. 

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?

Gdy chodzi o urlop na żądanie, w roku 2017 nic w przepisach nie uległo zmianie się w stosunku do roku poprzedniego. Dlatego podobnie, jak miało to miejsce wcześniej, niewykorzystane dni przechodzą na rok następny, jednakże mają one już formę normalnego urlopu wypoczynkowego. To oznacza, że chcąc je wykorzystać, musimy zaplanować taką nieobecność z wyprzedzeniem. Natomiast w nowym roku kalendarzowym dostajemy kolejne 4 dni na żądanie już z puli obecnej. Tutaj warto także dodać, że możemy je wykorzystać pojedynczo, lub też wszystkie 4 od razu. Z kolei należy się liczyć z tym, że jeżeli do końca roku jest jeszcze dużo czasu, to pozbawimy się tych kilku awaryjnych dni za jednym razem i możemy mieć problem, gdy jakaś niespodziewana sytuacja przytrafi się ponownie. Powinniśmy mieć to na uwadze.

Kiedy i jak pracownik powinien zgłosić urlop na żądanie?

Kolejną ważną sprawą pozostaje sam fakt zgłoszenia urlopu na żądanie, a mianowicie tego, kiedy i w jaki sposób powinien zrobić to pracownik. Poinformowanie pracodawcy o chęci skorzystania z takiego urlopu jest obowiązkiem każdego zatrudnionego. Nie ma tutaj żadnej drogi na skróty, a co więcej - samo żądanie udzielenia nie wystarczy, aby pracownik mógł wziąć sobie wolne. Niezbędna jest wyraźna zgoda pracodawcy, który podejmując decyzję bierze pod uwagę wszelkie "za" oraz "przeciw". Dopóki pracodawca nie zabierze głosu w tej sprawie, jest ona otwarta, a pracownik musi stawić się w miejscu pracy.

Pracownik jest zobowiązany do złożenia wniosku o urlop na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. We wniosku nie trzeba podawać konkretnego powodu wzięcia urlopu, wystarczą tylko podstawowe dane, data i podpis. Kluczowe jest tutaj to, aby pracodawca miał możliwość zapoznania się z wnioskiem i wyrażenie swojego zdania na ten temat. 

Jak skorzystać z dnia wolnego na żądanie?

Każda nieobecność tego typu musi być zgłoszona pracodawcy. Jeżeli zatem nastąpi sytuacja, że nie jesteśmy w stanie przyjść danego dnia do pracy, to również trzeba o tym poinformować. Można to zrobić w dowolny sposób, natomiast istotne jest to, że musi on być skuteczny. Co to oznacza? Ważne, aby ta wiadomość rzeczywiście trafiła do naszego przełożonego i żebyśmy dostali informację zwrotną. Najczęściej wykorzystuje się formę telefoniczną, SMS, e-mail, czy fax. Możliwości jest sporo, a wiele zależy od przyjętych w firmie zwyczajów, często określanych w wewnętrznym regulaminie. Ta dowolna forma wynika także z tego faktu, że Kodeks Pracy jasno nie określa, w jaki sposób powinno się to odbywać. Natomiast istnieje jeszcze jeden, niewymieniony powyżej sposób, który wydaje się najwygodniejszy. O czym mowa?

Czy urlop na żądanie jest płatny? Jak go rozliczyć?

Z uwagi na to, że urlop na żądanie jest specyficzną odmianą urlopu wypoczynkowego, odpowiedź na pytanie, czy jest on płatny, wydaje się prosta. Tak też jest w istocie, a pracownik ma prawo otrzymać za dni wolne 100% wynagrodzenia, jakie dostałby, gdyby przebywał w miejscu pracy i wykonywał swoje zawodowe obowiązki. Przy płatności za urlop na żądanie uwzględnia się stałe oraz zmienne składniki wynagrodzenia.

W jaki sposób usprawnić składanie wniosków urlopowych?

Najlepiej zrobić to za pomocą InEwi, czyli aplikacji pomagającej przedsiębiorcom sprawniej i wygodniej uporać się z ewidencją czasu pracy osób zatrudnionych w firmie. Jeden z modułów odpowiada właśnie za zarządzanie urlopami, również tymi na żądanie. Zarówno składanie, akceptowanie, jak i odrzucanie wniosków odbywa się drogą elektroniczną, co znacznie skraca całą procedurę i ją upraszcza. Za pomocą tego typu oprogramowania można też sprawdzić zestawienia urlopowe dla dłuższego okresu w wygodnym widoku kalendarza, dzięki czemu widać wyraźnie, jak i czy wystarczająco, będą obstawione wszystkie stanowiska pracy w konkretnym terminie. To bardzo praktyczne i zarazem wygodne.

Czy i kiedy pracodawca może odmówić udzielenia wolnego na żądanie?

Widzimy więc, jak ważną rolę na polskim rynku pracy odgrywa urlop na żądanie. Z jednej strony jego maksymalna długość jest na tyle optymalna, że pracownikowi powinno wystarczyć czasu na załatwienie wszystkich swoich sprawa. Z drugiej jednak krótki okres urlopu na żądanie sprawia, że pracownicy nie nadużywają swoich uprawnień i korzystają z tego rozwiązania tylko wtedy, gdy urlop na żądanie jest naprawdę potrzebny. Gdyby nie ta możliwość nieobecność pracownika z powodów losowych mogłaby przynieść jemu, jak i całemu zakładowi pracy negatywne skutki.

Czy pracodawca zawsze ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie?

Pojawia się jednak pytanie, czy pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie w każdym przypadku. Czy istnieją jakieś wyjątkowe przesłanki do tego, aby mógł on odrzucić żądanie udzielenia takiego urlopu? Sprawa nie jest tak prosta, jakby się mogło wydawać. W praktycznym wymiarze jednak pracodawca nie zawsze jest obowiązany udzielić dni wolnych na żądanie pracownika. Odmowa urlopu może bowiem nastąpić w sytuacji, gdy obecność pracownika jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, w tym zachowaniu ciągłości pracy. Odmowa udzielenia urlopu na żądanie musi zawierać racjonalne argumenty, a sam pracownik w takich okolicznościach musi pojawić się w pracy. W przeciwnym razie pracodawca ma możliwość zakwalifikować nieobecność zatrudnionego jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i wymierzyć mu karę dyscyplinującą, a nawet zdecydować o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia.

Wniosek urlopowy w inEwi krok po kroku

Pewnie wiele osób interesuje to, w jaki sposób wygląda cała ścieżka składania podania o urlop na żądanie w inEwi. Pracownik może mieć dostęp do intuicyjnej aplikacji mobilnej z poziomu swojego telefonu albo też zalogować się na indywidualne konto używając do tego celu przeglądarki internetowej. Wniosek przesyła się online, a nasz przełożony musi zaakceptować go w systemie. Da się określić dokładną ścieżkę akceptacji, która będzie obejmowała na przykład nie tylko kierownika, lecz również dział kadr (dwustopniowa akceptacja). Odpowiednie osoby muszą zaakceptować wniosek urlopowy, a my od razu, w czasie rzeczywistym dostajemy informację zwrotną, że dane podanie zostało uznane. Dzięki temu wygodnemu systemowi czynności te stają się bardziej zautomatyzowane i jasne. Nie ma miejsca na nieporozumienia i pomyłki wynikające z braku ustalonych procedur. W ten sposób pracownik wie dobrze, jak się zachować, gdy zdarzy się sytuacja, że nie będzie mógł stawić się z jakiegoś powodu w pracy. To wygodne zarazem dla przełożonego, jak i dla osoby zatrudnionej. Moduł urlopowy pozwala na wysyłanie wniosków dotyczących różnych rodzajów nieobecności. Oprócz urlopów na żądanie także okolicznościowych, wypoczynkowych, czy choćby chorobowych na podstawie zwolnienia lekarskiego. Jak widać, jest to wszechstronne narzędzie, które z łatwością usprawni pewne procesy w firmie.

Urlop na żądanie może być w wielu przypadkach ostatnią deską ratunku. Trzeba jednak mieć świadomość tego, że każda nieplanowana nieobecność w pracy nie wygląda zbyt dobrze w oczach szefa, może być problematyczna i nie warto tego przywileju nadużywać bez potrzeby, tym bardziej, jeśli zależy nam na pozytywnych relacjach z kierownikiem. Dobrze jest zostawić sobie te cenne dni na faktycznie kryzysowe sytuacje, ponieważ nigdy nie wiadomo kiedy zajdzie konieczność ich wykorzystania.