Praca na podstawie umowy o pracę jest gwarancją posiadania prawa do pełnopłatnego urlopu wypoczynkowego. Bardzo często jednak jest to sytuacja związana z nadmiarem obowiązków bądź niepasujące terminy sprawiają, że pracownik ma zaległy urlop. Przepisy jasno określają, że powinien być on wybrany do 30 września następnego roku kalendarzowego. Sytuacja związana z COVID-19 zmieniła sytuację i zmusiła rząd do wprowadzenia nowych regulacji.

Z naszego artykułu dowiesz się:

  • czym jest zaległy urlop oraz do kiedy trzeba go wykorzystać,
  • jakie są zasady wykorzystywania zaległego urlopu na wypowiedzeniu,
  • jak obliczany jest ekwiwalent za urlop,
  • ile należy się pracownikowi za zaległy urlop wypoczynkowy,
  • jak wygląda egzekwowanie urlopu zaległego po macierzyńskim,
  • jak wyglądają przepisy o urlopie w czasie pandemii.

Co to jest i do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Według definicji zaległy urlop jest to urlop wypoczynkowy niewykorzystany w poprzednim roku kalendarzowym. Bardzo często zaległy urlop może być spowodowany zaistnieniem wielu przeszkód poprzez, które pracodawca ma obowiązek przesunięcia terminu wykorzystania urlopu na termin późniejszy. Spośród przyczyn możemy wyróżnić:

  • urlop macierzyński lub urlop ojcowski,
  • konieczność odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, 
  • niezdolność do pracy spowodowana chorobą,
  • powołanie na ćwiczenie wojskowe lub szkolenie wojskowe na okres do 3 miesięcy.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop? Jeśli z jakiegoś powodu, pracownikowi nie udało się wykorzystać przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, pracodawca musi udzielić mu go do 30 września następnego roku. Pierwszy dzień tego urlopu może rozpocząć się 30 września. 

Pomimo iż na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia urlopu, a niewywiązanie się z niego, jest zagrożone karą grzywny od 1 tysiąca do 30 tysięcy złotych, wielu z nich nie wywiązuje się z obowiązku. Bardzo często wynika to z faktu, że pracodawca nie ma kim zastąpić pracownika na czas jego urlopu bądź pracownik sam nie wyraża zgody na urlop. Tak naprawdę pracodawca nie ma prawa wysłać pracownika na urlop, kiedy on nie chce z niego korzystać. Natomiast pracownik nie ma prawa sam wyznaczyć sobie urlopu i z niego korzystać bez wyraźnej zgody pracodawcy, gdyż powinien przedłożyć wniosek urlopowy, na którym podpiszą się obie strony. Takie postępowanie narusza własne obowiązki pracownicze, w związku z tym pracodawca może wyciągnąć wobec niego konsekwencje. 

Jeżeli taki urlop nie zostanie wykorzystany do 30 września, nie przepada, a pracodawca musi udzielić go w innym najbliższym terminie. 

Zaległy urlop a wypowiedzenie – jakie są zasady jego wybierania?

Zaległy urlop a wypowiedzenie to dla wielu pracowników i pracodawców skomplikowana sprawa. Kiedy pracownik z jakichś powodów znajdzie się w okresie wypowiedzenia, a nie wykorzystał wszystkich dni przysługującego mu urlopu, jest zobowiązany w okresie wypowiedzenia do ich wykorzystania. Co więcej, nie może on również odmówić pójścia na urlop. Jeśli jednak ilość dni wypowiedzenia nie przekłada się na ilość dni urlopu wypoczynkowego, pracodawca musi wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni urlopu, co wynika z artykułu 171 § 1 Kodeksu Pracy. 

Jak obliczany jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Według Kodeksu Pracy ekwiwalent za niewykorzystany urlop może być wypłacony w sytuacji rozwiązania umowy. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której ekwiwalent jest wypłacany podczas trwania urlopu. W celu wyliczenia kwoty ekwiwalentu za urlop należy posłużyć się specjalnym współczynnikiem urlopowym ekwiwalentu, który na każdy rok kalendarzowy ustalany jest oddzielnie. Wyraża on miesięczną, przeciętną liczbę dni do przepracowania w danym roku. Przy wyliczaniu kwoty ekwiwalentu stosuje się współczynnik obowiązujący w danym roku. Nie ma znaczenia czy jest to urlop tegoroczny, czy przeniesiony z poprzedniego. Jeśli pracownik zatrudniony był na część etatu, współczynnik ten obniża się proporcjonalnie. 

W roku 2021 współczynnik ekwiwalentu wynosi: [365 dni roku – (52 niedziele + 9 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 21.

Zaległy urlop wypoczynkowy – ile należy się pracownikowi?

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze dostosowanym do stażu pracy. Odpowiednio jest to 26 lub 20 dni urlopu wypoczynkowego. Zasada mówi, że urlop powinien być wykorzystany do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jednak jeśli pracownik go nie wykorzysta, urlop nie przepada, a pracodawca ma obowiązek dopilnować, aby jego pracownicy wykorzystali zaległe urlopy wypoczynkowe. Jednak w razie kontroli Państwowy Inspektorat Pracy może ukarać pracodawcę grzywną od 1 tys. do 30 tys. złotych. Jednakże pracownicy muszą pamiętać, że roszczenie niewykorzystanego urlopu przepada po 3 latach. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik przebywa na urlopie wychowawczym, który może trwać 35 miesięcy. Taki urlop nie przedawnia się. 

Zaległy urlop po macierzyńskim – jak wygląda jego egzekwowanie? 

Kiedy kobieta idzie na urlop macierzyński, po jego wykorzystaniu powstaje zaległy urlop po macierzyńskim. Jest to urlop wypoczynkowy. Jako że macierzyński trwa 52 tygodnie, czyli jeden rok, za okres ten w zależności od stażu pracy przysługuje aż 26 lub 20 dni urlopu. Do tego często dochodzą dni urlopu za czas, w którym przebywało się na zwolnieniu lekarskim do dnia porodu. Bardzo często nazbiera się wiele dni, które należy wykorzystać zaraz po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Oczywiście pracownik może złożyć również wniosek o wykorzystanie zaległego urlopu w innym terminie. 

Covid-19 a urlop - jak wygląda sytuacja?

W 2020 roku prawo pracy, przez pandemię, zostało wywrócone do góry nogami. Wszystko za sprawą konieczności wprowadzenia pracy zdalnej. Zatwierdzona przez rząd ustawa Covidowa na czas trwania pandemii stanowi, że pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego zaległego bez jego zgody oraz z pominięciem planu urlopów. Co więcej, pracownik nie ma prawa odmówić, a urlop może trwać do 30 dni. Jednak przepisy Ustawy Covidowej są związane jedynie z urlopem zaległym (z poprzedniego roku kalendarzowego). 

Urlop wypoczynkowy dla pracownika

Urlop wypoczynkowy to jeden z ogromnych przywilejów pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę i wynosi:

  • 20 dni - gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
  • 26 dni - gdy pracownik jest zatrudniony przez co najmniej 10 lat.

Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku, w którym nabył do tego prawo. Jednak udzielić należy go najpóźniej do 30 września następnego roku. 

Nowe przepisy obowiązują od 2021 roku, a według starych przepisów urlop wypoczynkowy zaległy powinien być wykorzystany do 31 marca następnego roku kalendarzowego. Taka zmiana jest bardzo korzystna dla obu stron, gdyż pracodawca i pracownik mogą dostosować czas urlopu do obowiązków oraz atrakcyjności czasu na urlop.