Stawiając sobie cele, liczymy na ich osiągnięcie. Aby było to możliwe i przyniosło wymierne efekty, każdy z wyznaczonych celów powinien być uprzednio przemyślany. W skutecznym ich określaniu pomagają metody SMART oraz MBO. W poniższym artykule omówimy, czym są te metody i na czym polega ich skuteczność.


Czym jest metoda SMART, czego dotyczy?

Analiza smart ma za zadanie wspomóc prawidłowe definiowanie celów w projekcie, co ma bezpośrednio przełożyć się na wzrost szansy na ich osiągniecie. Koncepcja zakłada drobiazgowe i niezwykle precyzyjne przeanalizowanie wszystkiego, co chcemy zdobyć.  Metoda ta precyzuje i określa cele, które ujawnia już w sam akronim SMART. Ponadto słowo "smart" oznacza po prostu "sprytny", co ma za zadanie unaocznić, iż cele, które sobie stawiamy powinny być właśnie "sprytne", gdyż takie mają większą szansę na powodzenie i skuteczną realizację.

Model ów jest stosowany z powodzeniem od wielu lat w różnej wielkości firmach czy przedsiębiorstwach. Przekonały się one jak wiele korzyści może przynieść ustalenie zorganizowanych celów i jak pozytywny wpływ może wywrzeć na całą jej na organizację. Zasada SMART pozwala określić kamienie milowe oraz umiejscowić je w czasie. Precyzując cele, umożliwia osiągnięcie upragnionych rezultatów, co stanowi prostą receptę na sukces.

Cel – jaki powinien być w myśl metody SMART?

Nazwa SMART składa się z akronimu, który pochodzi od angielskich słów specific, measurable, achievable, realistic oraz time-bound. Użyte w nazwie wyrazy jasno definiują jakie powinny być cele, które wyznacza metoda SMART. Pozwala ona bowiem na określanie istotnych punktów przedsięwzięcia w takich sposób, aby jak najskuteczniej pomóc w ich realizacji. 

S - Specific, czyli cel sprecyzowany

Cel, który sobie wyznaczmy powinien być zawsze jasno sprecyzowany tak, aby nie było w nim żadnych niedomówień czy wielu pól do interpretacji. Zbytnia ogólnikowość czy pobieżność nie jest więc wskazana, zamiast tego należy postawić na określenie konkretnych liczb czy wielkości. Im bardziej skonkretyzowany, tym lepiej. Dobrze sformułowany cel to taki, który łatwo sobie wyobrazić oraz zmierzyć. 

M - Measurable, czyli cel mierzalny

Mierniki postępu pozwolą sprawdzić stopień realizacji koncepcji. Dobrze określony cel pozwoli dokładnie dostrzec, czy i kiedy został on osiągnięty. Cele mierzalne ta takie, w których możemy na bieżąco monitować ich poszczególne etapy. Umożliwi sprawdzenie faktycznej motywacji i zaangażowania w wyznaczone sobie działania. Badanie postępu stanowi bowiem klucz do osiągnięcia sukcesu. 

A - Achievable, czyli cel osiągalny

Cel osiągalny to taki, który stanowi wyzwanie, lecz możemy go wykonać bez zbytecznego nadmiernego wysiłku. Metoda SMART wyraźnie zaznacza, iż aby zdobyć zrealizować plan należy uwzględnić posiadanie odpowiednich kompetencji bądź ich rozwój. Ma to realny wpływ na dojście do punktu docelowego. Możemy tu zaliczyć takie elementy jak: czas, środki finansowe, optymalna liczba osób, wiedza czy motywacja.

R - Realistic, czyli cel realny

Model SMART promuje uwzględnianie jedynie realnych celów w myśl zasady, aby mierzyć siły na zamiary. Każdy plan powinien być wyznaczany na podstawie naszych indywidualnych predyspozycji i faktycznych możliwości. Takie zejście na ziemię jest konieczne, aby wyznaczony cel był możliwy do osiągnięcia. Zbyt górnolotne wyzwania zamiast motywować do działania mogą skutecznie odbierać siły i chęci do dalszej pracy.  

T - Time-bound, czyli cel określony w czasie

Kryteria SMART zawierają w sobie także określony termin jako jeden z głównych czynników skutecznej realizacji celów. Określenie przedziału czasowego pozwoli nam na poczucie motywującej presji. Wyznaczenie dokładnych dat - początku i zakończenia celu, a także poszczególnych etapów jego realizacji pozwoli na większą mobilizację i nieodkładania działań na później.

Co to jest MBO, jak je rozumieć?

Odpowiednio zarządzana firma jest sprawnie działającym organizmem, co przekłada się na jej sukces. Naprzeciw tym potrzebom przedsiębiorców wychodzą systemy zarządzania. MBO, czyli Management By Objectives to nic innego jak zarządzanie przez cele. Ta metoda zarządzania zaleca, aby każde przedsiębiorstwo posiadało jasno określone cele własnej działalności. Muszą być one znane i jasno sprecyzowane. 

Zarządzanie przez cele zakłada, iż każdy pracownik, czy to na wyższym, czy niższym szczeblu musi znać cele firmy i widzieć do dążą jej działania. Pracownik powinien także znać powierzone mu zadania i wiedzieć, w jaki sposób ich realizacja może wpłynąć na osiągnięcie strategicznych przedsięwzięć firmy, w której pracuje. Dzięki czemu pozwala to wyeliminować skupienie się na codziennej pracy bez znajomości celu własnych działań i przyczynia się do podniesienia efektywność pracowników w przedsiębiorstwie.

MBO kładzie nacisk na motywujący system wynagrodzeń. Pozwala on na wykształcenie się osobistego podejścia i zaangażowania pracowników, co przyczynia się bezpośrednio do realizacji priorytetów przedsiębiorstwa i wzmocnienia jego funkcjonowania. System zarządzania przez cele prowadzi także do wyzwolenia wśród pracowników kreatywności oraz innowacyjności, poprzez przeniesienie odpowiedzialności za rozwój firmy na konkretne zadania, za które są odpowiedzialni i które dokładnie poznali. Przy formułowaniu celów pomocna jest wówczas omawiana powyżej metoda SMART.

Zarządzanie przez cele – wady i zalety

Wdrożenie podstaw MBO nie jest czasochłonne i zajmuje zwykle kilka miesięcy, natomiast pełny efekt widoczny jest po około 3 latach. Zarządzenie przez cele cieszy się popularnością i jest chętnie wykorzystywane w różnego typu firmach, które zadowolone są z profitów, jakie zyskuje. Należy jednak zaznaczyć, iż oprócz niekwestionowanych zalet istnieją także wady.

Najważniejsze zalety:

  • konkretyzacja celów i przejrzystość oczekiwań,
  • ułatwiona komunikacja pomiędzy podwładnymi a przełożonymi,
  • większa motywacja pracowników i zwiększenie ich zaangażowania,
  • sprawiedliwa ocena pracowników,
  • uproszczona kontrola zrealizowanych zadań.

Główne wady:

  • konieczność przeprowadzenia szkoleń,
  • czasochłonność - efekt zmian wymaga czasu,
  • opór pracowników, niechęć do zmian.

Zarządzanie przez cele – przykłady


MBO to skuteczny system angażujący wszystkich pracowników i z pewnością warto wprowadzić go do swojej firmy. Aby w pełni wykorzystać potencjał tej metodologii, należy jednak poznać i wprowadzić kilka prostych zasad. Cel jest tutaj stanem docelowym, który chcemy osiągnąć w określanym czasie, dysponując określonymi zasobami. Przykładem może być podniesienie w nowym roku wydajności o 20% w porównaniu do wyników, jakie osiągnęła firma pod koniec ubiegłego roku. Innym przykładem może być chęć skrócenia w nadchodzącym miesiącu średniego czasu przygotowywania dziennych raportów o 30 minut w porównaniu do średniej z ubiegłego miesiąca. W obu tych przykładach cele są wyraźnie określone i ukierunkowane na osiągniecie pozytywnych rezultatów wprowadzonych zmian. Podany jest konkretny czas realizacji danego celu. Należy pamiętać jednak, aby zawsze brać pod uwagę także zasoby - w powyższych przypadkach ilość pracowników i ich moce przerobowe.