Jak poprawnie obliczyć pierwszy urlop pracownika?

Ile wynosi pierwszy urlop wypoczynkowy pracownika?

Wszystkie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę posiadają prawo do nieprzerwanego, corocznego urlopu wypoczynkowego, za który pracodawca zobowiązany jest wypłacić na rzecz pracownika wynagrodzenie. Ilość dni urlopowych jest zależna od czasu zatrudnienia oraz stażu pracy. Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem pracownikowi, który jest zatrudniony na umowę o pracę przez okres krótszy niż 10 lat przysługuje 20 dni, czyli 1,66 dnia za każdy przepracowany miesiąc urlopu wypoczynkowego. Natomiast pracownik, którego okres zatrudnienia jest dłuższy niż 10 lat posiada 26 dni urlopu, czyli 2,2 dnia wolnego za przepracowany miesiąc.

Każdemu pracownikowi prawo do wykorzystania pierwszych dni wolnych przysługuje po przepracowaniu pełnego miesiąca. Dzieje się tak, ponieważ osoba po raz pierwszy zatrudniona z każdym przepracowanym miesiącem nabywa tak zwany urlop cząstkowy w wymiarze 1/12 przysługującego urlopu danemu pracownikowi po przepracowaniu pełnego roku. Wolne przysługuje pracownikom nienależnie od okresu na jaki została zawarta umowa, a także na wymiar czasu pracy. Jeśli pracownik w takcie pierwszego roku zmieni pracodawcę nie ma to wpływu na zasady obliczania i udzielania wolnego. W związku z tym, że kodeks pracy nie nakazuje pracodawcy zaokrąglania niepełnego dnia urlopu wypoczynkowego w górę, wolne może być naliczane nie tylko w dniach ale także godzinach, a nawet minutach.

Zaplanowanie urlopu wypoczynkowego w sytuacji gdy jego wymiar jest niewielki jest istotną kwestią dla każdego pracownika. W celu ułatwienia dokładnego zaplanowania, w które dni wykorzystać urlop pomocny jest plan urlopowy.

Przeliczanie przysługujących dni urlopowych na godziny i minuty:

W celu przeliczenia przysługujących pracownikowi dni urlopowych na godziny oraz minuty należy ilość dni urlopowych przysługujących danemu pracownikowi pomnożyć przez wymiar czasu pracy na jaki jest zatrudniony, a następnie wynik przeliczyć na minuty. Na przykład: pracownik po raz pierwszy zatrudniony na pełen etat, czyli pracujący po 8 godzin na dzień w dni robocze przepracował pełen miesiąc i zyskuje 1,66 dnia urlopu. Pracodawca, w tym przypadku przeliczenia dni urlopowe na godziny i minuty. Zatem w pierwszej kolejności mnoży 1,66 dnia wolnego przez 8 godzin, co daje wynik 13,20 godziny. Następnie pracodawca mnoży niepełną godzinę na ilość minut w godzinie, czyli: 0,20 godziny x 60 minut = 12 minut. Zgodnie z wyliczeniami naszemu przykładowemu pracownikowi należy się 13 godzin i 12 minut urlopu wypoczynkowego. Niekiedy pracodawcy zaokrąglają ten wynik do 13 godzin i 15 minut bądź do 13 godzin i 20 minut. Niemniej jednak jak wcześniej wspomniano pracodawca nie jest zobowiązany do zaokrąglania wymiaru urlopu. Oto wzór wniosku urlopowego oraz karty urlopowej.

Jaki jest wymiar roczny, a jaki miesięczny pierwszego urlopu pracownika?

Miesięczny wymiar pierwszego urlopu pracownika

Wedle kodeksu pracy zatrudniony prawo do pierwszego urlopu zyskuje z upływem każdego przepracowanego miesiąca w danym roku kalendarzowym, którym została podjęta przez niego praca. Jak wyżej wspominano po miesiącu pracy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego w 1/12 wymiaru, który przysługuje mu w danym roku. Jest to urlop cząstkowy. Natomiast prawo do urlopu na zasadach ogólnych osoba zatrudniona nabywa po upłynięciu pierwszego roku kalendarzowego od dnia zatrudnienia. W sytuacji gdy czas pracy w pierwszym roku nie jest wystarczający do uzyskania urlopu za dany rok, pracownik wraz z początkiem nowego roku zyska możliwość do urlopu w pełnym jego wymiarze.

Roczny wymiar pierwszego urlopu pracownika

Wymiar rocznego pierwszego urlopu pracownika zgodnie z treścią art. 154 kodeksu pracy wynosi 20 dni, pod warunkiem iż staż pracy zatrudnionego na podstawie umowy o pracę wynosi poniżej 10 lat. Natomiast dla pracowników, którzy posiadają staż pracy przekraczający 10 lat przysługuje 26 dniowy urlop wypoczynkowy. Aczkolwiek do stażu zatrudnia w Polsce doliczany jest okres edukacji pracownika zależny od rodzaju ukończonej przez niego szkoły.

Jeżeli pracownik:

• ukończył zasadniczą szkołę bądź inną równorzędną szkołę zawodową do stażu pracy wlicza się 3 lata jego edukacji,
• ukończył ogólnokształcącą szkołę średnią do stażu pracy wlicza się 4 lata jego edukacji,
• ukończył średnią szkołę zawodową bądź ukończył zasadniczą szkołę zawodową do stażu zaliczenia wlicza się 5 lat jego edukacji,
• ukończył szkołę policealną do stażu pracy wlicza się 6 lat jego edukacji,
• ukończył szkołę wyższą do stażu zatrudnienia wlicza się aż 8 lat jego edukacji.

Okresów edukacji nie należy sumować. W sytuacji ukończenia przez pracownika więcej niż jednej szkoły z wyżej wymienionych do jego stażu pracy dolicza się jedynie najwyższy szczebel edukacji jaki osiągnął. Maksymalnie pracownikowi dolicza się 8 lat. W sytuacji gdy zatrudniony w pierwszej kolejności ukończył szkołę policealna, a następnie ukończył szkołę wyższą do stażu pracy wlicza się 8 lat. W momencie gdy pracownik w trakcie nauki podejmie zatrudnienie ale jeszcze nie ukończył edukacji do wymiaru jego urlopu zalicza się czas zatrudnienia bądź okres nauki w zależności co jest bardziej korzystne dla danego pracownika.

Ponadto polskie prawo uwzględnia również dodatkowe dni urlopowe dla osób zatrudnionych powyżej 10 lat na podstawie umowy o pracę. Jest to urlop uzupełniający, którego wymiar zgodnie z obowiązującymi przepisami wynosi 6 dni.

Jaki jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Pracownik nie może zrzec się wypracowanego przez siebie prawa do płatnego urlopu wypoczynkowego. W chwili gdy umowa zostanie rozwiązana lub zakończona, a pracownik nie miał sposobności wykorzystania całości bądź części swojego urlopu pracodawca w świetle prawa jest zobowiązany do wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu urlopowego. Zgodnie z art 171 kodeksu pracy aby takie świadczenie zostało wypłacone pracownikowi muszą zostać spełnione dwa warunki:

1. Umowa pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą musi zostać rozwiązana lub zakończona.
2. Pracownik musi posiadać przysługujące mu niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego.

Natomiast jeśli pracodawca oraz pracownik po zakończeniu umowy wyrażają chęć kontynuacji współpracy na dotychczasowych zasadach, pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu. Pracownik wykorzysta urlop w trakcie trwania kolejnej umowy. Jeśli danemu pracownikowi przysługuje prawo do urlopu zaległego, a stosunek pracy nadal trwa, wówczas urlop ten powinien być wykorzystany przed upływem końca trwania umowy.

Dodatkowo orzecznictwo dopuszcza również porozumienie trójstronne w sprawie ekwiwalentu urlopowego. Polega ono na porozumieniu trzech tron: pracownia, obecnego pracodawcy oraz przyszłego pracodawcy. Wówczas porozumienie dotyczy przeniesienia prawa urlopowego z jednej umowy zawartej pomiędzy pracownikiem, a jego obecnym pracodawcą na umowę zawarta pomiędzy pracownikiem, a jego nowym pracodawcą. Tego typu przenoszenie urlopu jest jednak często podważane przez Państwową Inspekcję Pracy w czasie kontroli.

Ile wynosi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Każdy pracownik w trakcie urlopu posiada prawo do wynagrodzenia. Stawka pieniężna za czas urlopu wypoczynkowego ustalana jest z uwzględnieniem płacy zasadniczej oraz innych składników zmiennych. Gdy pracownik nie wykorzysta urlopu, a umowa zostanie rozwiązana należy mu się rekompensata od pracodawcy za niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego za bieżący rok oraz za urlop zaległy.

Udzielanie urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia

Jeśli pracownik posiada niewykorzystane dni urlopowe może je wykorzystać. W tym celu pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek u pracodawcy. Pracownik może zdecydować się na podział urlopu na części, aczkolwiek przynajmniej jedna z nich powinna trwać nie krócej niż 14 dni kalendarzowych następujących po sobie.

Każdy urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. W chwili gdy nie jest to możliwe pracownik musi wykorzystać urlop najpóźniej do końca września następnego roku.

Pracodawca udziela pracownikowi urlopu w dni, które są dla pracownika dniami pracy oraz zgodnie z wymiarem godzinowym czasu pracy w danym dniu. Oznacza to, że jeżeli pracownik zatrudniony na pełen etat złoży wniosek urlopowy na dzień, w którym miał spędzić w pracy 8 godzin to właśnie tyle zostanie odjęte od jego urlopu.

Niektóre osoby podejmują zatrudnienie jeszcze w trakcie nauki oraz przed uzyskaniem pełnoletności. Wówczas umowa o pracę zostaje zawarta pomiędzy opiekunem prawnym pracownika oraz pracodawcą. Młodociany pracownik jest chroniony pod względem prawa oraz posiada prawo do urlopu wypoczynkowego. Jeśli niepełnoletni pracownik przepracuje w pierwszej pracy 6 miesięcy przysługuje mu 12dni roboczych urlopu. Po roku zatrudniony na podstawie umowy o pracę młodociany zyskuje prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Pracodawca zatrudniający osobę niepełnoletnią powinien zaznajomić się z obowiązującym w kwestii urlopów osób niepełnoletnich prawem.

Jeśli pracodawca zatrudnia większą ilość pracowników dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z elektronicznych wniosków urlopowych.

Urlop w pierwszej pracy, a niepełny etat

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę w niepełnym wymiarze godzinowym podobnie jak w przypadku pracownika zatrudnionego pełen etat po upływie miesiąca zyskuje prawo do urlopu. Różnica polega jednak na wymiarze uzyskiwanych dni urlopowych. Przykładowo pracownik zatrudniony na ½ etatu w skali roku kalendarzowego ma prawo do ½ z 20 do 10 dni urlopowych jeśli jego zatrudnienie wynosi poniżej 10 lat bądź jeśli pracownik zatrudniony jest powyżej 10 lat uzyskał prawo do 13 dni urlopowych. W takiej sytuacji pracownik w pierwszej pracy na niepełny etat z każdym miesiącem zyskuje prawo do u urlopu w wymiarze 1/12 z całej puli przysługujących mu dni urlopowych w całym roku.

Dzień urlopu wypoczynkowego zawsze wynosi 8 godziny. Jest to dość istotna informacja ponieważ przykładowo w sytuacji gdy zatrudniony pracuje po 4 godzin dziennie w dni robocze wykorzystując jeden dzień urlopu, a fizycznie w pracy jest nieobecny przez dwa dni. Pracownik zatrudniony na niepełnym etacie może mieć do przepracowania różną liczbę godzin w różnych dniach pracy dlatego dobrym rozwiązaniem jest przeliczanie dni urlopowych przysługujących danemu pracownikowi na godziny.