Urlop uzupełniający – czym jest i komu przysługuje?

Polacy bardzo chętnie korzystają z wszelkiego rodzaju urlopów i dni wolnych od pracy. Nic bowiem nie zwiększa produktywności tak bardzo, jak krótka odskocznia od zawodowego życia. Wybieramy wówczas morze, góry, jeziora, krótki lub dłuższy wypad z rodziną albo przyjaciółmi. Z pewnością każdy żałuje tego, że świetnie spędzony czas i relaks muszą się skończyć.

Urlop a umowa o pracę

Urlop wypoczynkowy to przywilej osób zatrudnionych na umowę o pracę. To właśnie ten rodzaj stosunku prawnego podlega szczegółowym regulacjom kodeksu pracy. Prawo przewiduje różnego rodzaju sytuacje, w których pracownik może skorzystać z dni wolnych. Prócz urlopu wypoczynkowego w wielu branżach możliwe jest wzięcie tzw. urlopu na żądanie lub opiekę nad dzieckiem. Jak się okazuje, w przepisach widnieje jeszcze jedno zagadkowe pojęcie, z którym nie każdy się spotyka. To urlop uzupełniający.

Czym jest urlop uzupełniający?

Urlop uzupełniający to pojęcie stosowane w przypadku pracowników, którzy nabyli prawo do wyższego wymiaru urlopu, po przekroczeniu 10-letniego stażu pracy. Zgodnie z przepisami w Polsce, po 10 latach pracy, pracownik uzyskuje dodatkowe dni urlopu, które w praktyce nazywamy „urlopem uzupełniającym”. Od 2023 roku do przepisów wprowadzono również możliwość podziału urlopu uzupełniającego na krótsze okresy, co jest korzystne dla pracowników i pracodawców.

Prawo pracy reguluje kwestie urlopowe w artykułach 152-173 Kodeksu pracy. Jest tam mowa m.in. o tym, że długość urlopu wypoczynkowego w głównej mierze zależy od stażu pracy. Standardowo pracownikowi przysługuje 20 dni wolnego w roku. Z sytuacją taką mamy do czynienia jednak wówczas, gdy zatrudniony pracuje mniej niż 10 lat. Po przekroczeniu tego okresu pracy osoba ta uzyskuje dodatkowe dni na wypoczynek, zwane właśnie urlopem uzupełniającym.

Jak obliczyć urlop uzupełniający?

Urlop uzupełniający to różnica pomiędzy standardowym urlopem (20 dni w przypadku krótszego stażu pracy) a przysługującymi dniami wolnymi po przekroczeniu 10-letniego stażu. Warto pamiętać, że po wejściu w wyższy wymiar urlopu, pracownik ma prawo wykorzystać dodatkowe dni w tym samym roku kalendarzowym. W przypadku uzyskania prawa do urlopu uzupełniającego w grudniu, dni te muszą być wykorzystane najpóźniej do końca pierwszego kwartału roku następnego.

Co wlicza się do stażu pracy?

Do stażu pracy, który decyduje o wymiarze urlopu, wlicza się również czas nauki w szkołach średnich, policealnych oraz wyższych. W 2025 roku przepisy zostały doprecyzowane, a do stażu pracy wliczany jest również czas pracy na umowach cywilnoprawnych, które były wykonywane na rzecz tego samego pracodawcy. Dlatego nawet jeśli pracownik pracował na umowę o dzieło przez kilka lat, może to zostać uwzględnione przy obliczaniu jego stażu.

Jak złożyć wniosek o urlop uzupełniający?

Wniosek o urlop uzupełniający składany jest na tych samych zasadach co standardowy wniosek urlopowy. W wielu firmach funkcjonują już zautomatyzowane systemy do składania wniosków urlopowych, które ułatwiają ten proces. W przypadku większych przedsiębiorstw, wniosek może być złożony w formie elektronicznej, co przyspiesza cały proces. W 2025 roku wzrasta liczba firm, które wdrażają systemy HR pozwalające na szybszą weryfikację dni urlopowych, dzięki czemu pracownicy mogą złożyć wniosek o urlop bezpośrednio przez aplikację lub portal pracowniczy. Elektroniczne wnioski urlopowe od inEwi to program, z którego warto skorzystać.

Co powinien zawierać wniosek o urlop uzupełniający?

Podobnie jak w przypadku standardowego wniosku o urlop, wniosek o urlop uzupełniający powinien zawierać: dane pracownika, daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu, a także informację o liczbie dni wolnych. Warto również wskazać w nim, w jaki sposób dni te będą wykorzystywane (np. w pełni lub w kilku częściach). W dużych firmach odpowiedzialni za tę procedurę są pracownicy działów kadr lub HR, którzy mogą przechodzić przez proces zatwierdzania takich wniosków online.