Jak prowadzić rozmowę kwalifikacyjną - poznaj skuteczne techniki.

To, czy dostaniemy daną posadę, czy też nie, najczęściej zależy od tego, jak wypadniemy na rozmowie kwalifikacyjnej. Warto więc poznać kilka trików, które pozwolą nam oczarować przeprowadzających interview.

Sztuka prowadzenia rozmowy – poznaj kilka zasad

Bardzo często od przyjęcia lub odrzucenia naszej kandydatury na posadę zależy bardzo wiele. Nasza sytuacja materialna, mimo że nie jest najważniejsza, znacząco wpływa na nasze życie. Dobra praca, godziwe zarobki zapewniają nam poczucie bezpieczeństwa, dlatego warto poznać kilka zasad, które nie pozwolą nam dać się zaskoczyć na rozmowie. Wielu z nas ma zaległości nie tylko, jeżeli chodzi o prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej, ale także jeżeli chodzi rozmowę jako taką. Część z nas woli słuchać rozmówcy, inni mają problem z dopuszczeniem innych do głosu. Rozmowa kwalifikacyjna jest sztucznie wykreowaną sytuacją, która ma celu sprawdzenie naszych zdolności interpersonalnych, wiedzy, umiejętności zachowania się w określonych sytuacjach.

Podczas takiego spotkania warto zastosować ogólne techniki prowadzenia rozmowy, powinniśmy słuchać i wypowiadać się w odpowiednich proporcjach. Nie należy przerywać rozmówcy, niewskazane jest także niezręczne milczenie. Kiedy jesteśmy na interview, skupiamy pełnię swojej uwagi na rozmówcy, nie pozwalamy, by osoby kręcące się wokół, telefony czy inne rzeczy rozpraszały naszą uwagę. Techniki prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej są różne, powinny być uzależnione od tego, na jakie stanowisko prowadzony jest nabór oraz od tego, o którym etapie rekrutacji mówimy. Jedną z często spotykanych technik prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej jest wywiad behawioralny. Tutaj analizie zostaje poddana historia pracy i osiągnięć kandydata na pracownika. W tej metodzie zakłada się, że zachowania pracownika z poprzedniej pracy będą powielane w przyszłej.

Jedną z ciekawszych metod prowadzenia interwiew jest wywiad oparty na kryteriach, podczas którego poznaje się poziom wiedzy kandydata z różnych dziedzin, co pozwala stworzyć całościowy obraz jego kompetencji. Do rozmowy kwalifikacyjnej zawsze warto się przygotować, zrobić research, poznać historię, tradycję i specyfikację danej firmy. Przeczytaj także: Formalna strona cv – jak wyrazić zgodę na przetwarzanie danych, by to było poprawne.

Struktura rozmowy kwalifikacyjnej – 5 elementów

Podczas każdej rozmowy kwalifikacyjnej powinniśmy się stosować do ogólnoprzyjętych zasad savoir-vivre – zachowujemy się kulturalnie i grzecznie. Takie spotkanie ma jednak najczęściej podobny przebieg i jego strukturę można podzielić na pięć elementów.

Budowa atmosfery

Na początku spotkania po przywitaniu się najczęściej rozmówca prowadzi „small talk”. Jest to krótka rozmowa np. o pogodzie, która ma na celu zmniejszenie stresu. To właśnie na tym etapie osoby uczestniczące w rozmowie wywierają na sobie pierwsze wrażenie, które bardzo często okazuje się tym najważniejszym.

Biurokracja

Kolejny etap należy to formalnej części. Podczas tego elementu rozmowy kwalifikacyjnej następuje najczęściej przedstawienie szczegółów dotyczących działalności przedsiębiorstwa. Przedstawiany jest krótki zakres obowiązków pracownika, na stanowisku, na które aplikuje.

„Klasówka”

W tej części następuje przejście do konkretnych pytań zadawanych kandydatowi. Mogą one mieć charakter otwarty, być specjalistyczne. Jeżeli aplikujemy na stanowisko w międzynarodowej korporacji, należy się liczyć z tym, że rozmowa kwalifikacyjna może przebiegać po angielsku czy w innym języku w zależności od specyfiki pracy, którą chcemy podjąć.

Czy ma Pan/Pani pytania?

Kiedy pracodawca uzyska już wszystkie informacje, których potrzebuje na temat pracownika, następuje chwila, podczas której to aplikujący może zadać pytania. Warto przemyśleć je wcześniej, ułożyć w głowie, a nawet zapisać w notesie listę spraw, które nas interesują. Jeżeli we wstępie rozmowy nie były one wyjaśnione, następuje chwila, podczas której można o nie zapytać – wynagrodzenie, grafik pracy, konieczność wyjazdów służbowych - warto wykorzystać okazję zdobycia takiej wiedzy.

Zakończenie

Jest to ostatni etap rozmowy kwalifikacyjnej. W jego trakcie kandydat dowiaduje się najczęściej kiedy może oczekiwać informacji zwrotnej na temat przebiegu rozmowy. Po niej następuje pożegnanie.

Techniki prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej – jakie są?

Sztuka prowadzenia rozmowy to bardzo ważna umiejętność, szczególnie jeżeli aplikujemy na stanowisko, które wiąże się z koniecznością rozmów z ludźmi. W praktyce najczęściej spotyka się 4 sposoby przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych.

Sytuacyjność

Umiejętność prowadzenia rozmowy nawet w sytuacjach kryzysowych, jest bardzo ważna. Taką okazję osoba przeprowadzająca rozmowę może stworzyć sztucznie na potrzeby interview. W ten sposób sprawdzone są nasze spontaniczne reakcje na stres, umiejętność podejmowania decyzji i sposób załatwiania spraw konfliktowych. Taki typ rozmowy nazywa się rozmową sytuacyjną.

Biograficzność

Rozmowa tego typu ma na celu przedstawienie przebiegu kariery. Pracodawca chce poznać ścieżkę kariery kandydata włącznie z jego wykształceniem. Najczęściej rozpoczyna się albo kończy rozmowę na ostatnim miejscu zatrudnienia. W przypadku, kiedy aplikuje absolwent oprócz ukończonych kierunków, najczęściej omawia się także odbyte przez niego praktyki.

Wymagania osobowe

Przed rozmową kwalifikacyjną pracodawca może wskazać na określone cechy, które powinna mieć osoba aplikująca na dane stanowisko. Chodzi tu o wskazanie obszarów oceny. Jest to bardzo subiektywne podejście, które nie daje jednoznacznej odpowiedzi o tym, czy kandydat się nadaje na dane stanowisko, czy nie.

Psychometryczność rozmowy

Testy psychometryczne pozwalają na sprawdzenie sposobów zachowania w określonych sytuacjach. Nie ma mowy o zadawaniu pytań, omawianiu wykształcenia. W rozmowach tego typu stawia się  na kilku prowadzących spotkania z tym samym kandydatem i osiągnięcie przez nich wspólnego wniosku.

Jak prowadzić rozmowę – kilka rzeczy, na które jeszcze powinniście zwracać uwagę?

Osoba aplikująca na dane stanowisko stresuje się, jednak to, jak prowadzić rozmowę kwalifikacyjną jest także trudnym aspektem, dla osoby przeprowadzającej interview. Podczas trwania rozmowy o pracę warto dopytać o znaczące dla nas szczegóły zatrudnienia np. o możliwość, chociaż częściowej pracy zdalnej czy częstotliwości udawania się w delegację – należy zwrócić uwagę na kompleksowość przekazywanych przez rekrutera informacji. Te aspekty mają duże znaczenie także dla naszego życia prywatnego.

Z pytaniami o wynagrodzenie warto się wstrzymać do czasu, aż rekruter podejmie ten temat. Warto wcześniej sprawdzić wysokość płac w danym mieście, na tym konkretnym stanowisku, żeby mieć punkt odniesienia co do propozycji. Należy także dość szczegółowo poprosić o określenie listy obowiązków. Niezwykle ważne są także godziny pracy, w wielu firmach współcześnie są one elastyczne, jednak nawet nie pracując w fabryce, a przedsiębiorstwie np. finansowym, które współpracuje z innymi krajami, często bardzo odległymi, przeprowadzenie rozmów z kontrahentami z innej strefy czasowej, może wiązać się z koniecznością pracy w mocno nietypowych godzinach.

Struktura rozmowy kwalifikacyjnej powinna być ustalona przez prowadzącego przed jej rozpoczęciem. Takie samo postępowanie w przypadku kilku czy kilkunastu osób aplikujących na dane stanowisko pomoże wskazać osobę, która będzie się do danej pracy odpowiednia. Warto pamiętać także o przyniesieniu ze sobą dokumentów, które pracodawca może potrzebować do przeprowadzenia rozmowy, które były dołączone do ogłoszenia, np. zgód do przetwarzania danych osobowych na potrzeby rozmowy o pracę, czy kwestionariusza osobowego.