Jak właściwie zorganizować czas pracy

Skuteczne zarządzanie czasem pracy z jednej strony poprawia wydajność i efektywność, poprzez możliwość wykonania w określonym czasie jeszcze więcej zadań, a z drugiej - pozwala szybciej uporać się z obowiązkami, umożliwiając zachowanie tzw. work-life balance. Niezależnie od motywacji i powodów, ze względu na które chcielibyśmy bardziej racjonalnie dysponować swoim czasem, procesom związanym z jego organizacją, warto przyjrzeć się bliżej.

Wyznaczanie celów

Cele pozwalają nam zidentyfikować wszystkie niezbędne do zrealizowania obowiązki. Dlatego to od nich powinno się każdorazowo rozpoczynać planowanie zadań. Aby prawidłowo zdefiniować nasze cele, przydatna okazuje się metoda SMART, która wskazuje jakie powinny być cele:

• Specific – konkretne,
• Measurable – mierzalne,
• Achievable – osiągalne,
• Relevant, Realistic – istotne i realne,
• Time-bound, Timed – określone w czasie.

Cel sformułowany zgodnie z tą zasadą może dotyczyć np. zwiększenia zysków o 10% do końca roku kalendarzowego, czy zwiększenia sprzedaży o 15% podczas kampanii promocyjnej trwającej pół roku.

Inna przydatna metoda to reguła KISS („Keep it simple, stupid”) – dosłownie znacząca: „nie komplikuj, głuptasie”. Z zasady tej wynika, iż proste rozwiązania są najskuteczniejsze, ponieważ pozwalają nie tylko osiągnąć zamierzony rezultat, ale także zaoszczędzić czas i zasoby. Jasne i klarowne określenie celu to zatem prosta droga do jego realizacji.

W wyznaczaniu celów pomoże nam także ich prawidłowe skategoryzowanie. Pamiętajmy, że cele podzielić można na bieżące (operacyjne), krótkoterminowe (taktyczne) oraz długoterminowe (strategiczne). Wskazana klasyfikacja jest niezwykle istotna, ponieważ pozwala nam na rozsądne skategoryzowanie zadań do wykonania, uwzględniając ich priorytet oraz dopuszczalny na ich wykonanie limit czasowy.

Planowanie zadań

Mając wyznaczony cel naszych działań, należy przejść do sporządzenia listy niezbędnych do wykonania zadań. To jednak dopiero pierwszy krok do optymalnego planowania czasu, w jakim powinny one zostać zrealizowane. Kluczowe jest ich zhierarchizowanie i nadanie im odpowiedniego priorytetu, co będzie stanowiło podstawę do zorganizowania sobie własnego dnia pracy.

W tych czynnościach przydatna będzie metoda ABC, nawiązująca do tzw. zasady Pareto, szeroko wykorzystywanej w ekonomii i zarządzaniu (inaczej zwanej zasady 20/80) - 80% wyników osiągamy w 20% przeznaczonego na dane zadanie czasu. W pierwszej kolejności spisujemy wszystkie zadania, które musimy wykonać. W kolejnym kroku poszczególne działania przyporządkowujemy do odpowiednich kategorii, korespondujących z ważnością zadań. Kategoria A to najważniejsze zadania – 15% wszystkich obowiązków, umożliwiających jednak osiągnięcie 65% wydajności. W kategorii B zamieszczamy zadania ważne, stanowiące 20% całości zadań oraz pozwalające na osiągnięcie 20% pożądanych wyników. Do kategorii C zaliczamy zadania mało ważne, nieistotne, które stanowią zwykle większość wszystkich naszych obowiązków (65%), jednak ich realizacja zbliża nas do celu jedynie w 15%. W konsekwencji, rozpoczynając dzień pracy, najpierw powinniśmy zrealizować zadania z kategorii A, następnie z kategorii B, a na końcu z kategorii C.

Hierarchizację zadań ułatwi nam także macierz Eisenhowera, dzięki któremu swoje obowiązki podzielimy na 4 kategorie:

• pilne i ważne,
• ważne, ale niepilne,
• pilne, ale nieważne,
• niepilne i nieważne.

Podobnie skonstruowana jest także metoda GTD Davida Allena – Getting Things Done, która opiera się przede wszystkim na kolekcjonowaniu zadań oraz zarządzaniu nimi. Metoda polega na kolekcjonowaniu spraw, polegającym np. na spisaniu wszystkich obowiązków i pomysłów, następnie ich analizowaniu, porządkowaniu (sporządzanie hierarchii zadań), przeglądaniu spraw (regularne monitorowanie zadań do zrealizowania, pełna kontrola nad własnymi zobowiązaniami) oraz realizacji zadań (wykonywanie zadań zaplanowanych, wykonywanie zadań niezaplanowanych, planowanie pracy).

Kontrola działań

Jedną z najbardziej kompleksowych technik, związanych z planowaniem pracy, jest metoda ALPEN, w której wykorzystuje i łączy się inne metody m.in. te opisane powyżej.

A (Aufgaben) - oznacza przygotowanie zestawów zadań w oparciu o metodę GTD. Zadania należy najpierw spisać, a później pogrupować zgodnie z ich priorytetem oraz powiązaniami pomiędzy nimi.

L (Länge schätzen) - to określenie terminu realizacji zadań. W pierwszej kolejności szacujemy, ile czasu pochłonąć powinny poszczególne zadania, a następnie sumujemy wynik.

P (Pufferzeiten einplanen) - to zaplanowanie 60% dostępnego czasu, z wykorzystaniem zasady Pareto (80/20) oraz pozostawienie 40% swojego czasu na sprawy, które nie zostały przewidziane.

E (Entscheidungen treffen) - oznacza wskazanie priorytetów dla poszczególnych list zadań, stosując przy tym macierz Eisenhowera oraz delegowanie części działań.

N (Nachkontrolle) - to ostatni etap procesu, czyli kontrola wykonania zadań zgodnie ze sporządzonym planem.