Umiejętne zarządzanie sobą w czasie to w dzisiejszym dynamicznym, pełnym wyzwań świecie jedna z najważniejszych umiejętności. Skuteczne rozdzielanie uwagi pomiędzy licznymi obowiązkami i projektami jest kluczem do sukcesu zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Jednym z narzędzi, które znacząco ułatwiają lepsze wykorzystywanie dostępnego czasu, jest Macierz Eisenhowera.
Czym jest Macierz Eisenhowera?
Macierz Eisenhowera to proste, a jednocześnie potężne narzędzie do zarządzania zadaniami i działaniami. Powstało ono na podstawie idei, że każde zadanie lub działanie można ocenić na podstawie dwóch kryteriów – ważności i pilności, a następnie przyporządkować do poszczególnych ćwiartek, z których pierwsza obejmuje sprawy pilne i ważne, druga – ważne, ale niepilne, trzecia – pilne, ale nieważne i czwarta – nieważne i niepilne.
Pierwsza ćwiartka – zadania ważne i pilne
Do pierwszej ćwiartki należy przyporządkować sprawy niecierpiące zwłoki, które wymagają natychmiastowej uwagi i natychmiastowego działania. Oznacza to, że powinny się tu znaleźć zdarzenia nagłe, kryzysowe, takie, których nie można zaniedbać. Niewykonanie zadań z tej ćwiartki zawsze skutkuje poważnymi konsekwencjami. Trzeba jednak uważać, by w tym obszarze znalazło się jak najmniej zadań, gdyż ich permanentny nadmiar może prowadzić do stresu i wypalenia zawodowego. Jak to zrobić? Jak najwięcej czasu trzeba poświęcać drugiej ćwiartce, realizując rzeczy ważne, które jeszcze nie stały się zadaniami niecierpiącymi zwłoki.
Druga ćwiartka – zadania ważne, lecz niepilne
Do drugiej ćwiartki trzeba przydzielić te zadania, które są istotne dla osiągnięcia długofalowych celów. Sprawy ważne, ale niepilne to jednocześnie zadania planowane i strategiczne, jak rozwijanie umiejętności, planowanie projektów lub budowanie relacji. Praca nad nimi przyczynia się do osiągania długoterminowych korzyści. Warto także zauważyć, że zaniedbanie zadań z tego obszaru i zostawianie ich na ostatnią chwilę, prędzej lub później skutkuje przeniesieniem ich do pierwszej ćwiartki Macierzy Eisenhowera.
Trzecia ćwiartka – zadania pilne, lecz nieważne
Do trzeciej ćwiartki należą te sprawy z listy zadań, które są pilne, ale nieistotne z punktu widzenia naszych rzeczywistych celów. W praktyce są to najczęściej zadania, które pomagają realizować cele innych osób, a nie nasze własne. Poświęcanie zbyt dużej uwagi tego typu sprawom, tylko ze względu na ich pilność, odciąga uwagę od tego, co jest naprawdę ważne.
Czwarta ćwiartka – zadania niepilne i nieważne
Do czwartej ćwiartki należą wszystkie te zadania, które można określić jako pożeracze czasu, jak choćby oglądanie telewizji czy przeglądanie mediów społecznościowych, gdyż nie przynoszą one żadnej wartości, a jedynie rozpraszają i utrudniają realizację priorytetów. Dlatego należy dążyć do tego, by sprawy nieważne i niepilne zajmowały jak najmniej czasu w ciągu dnia.
Podsumowując, sercem skutecznego zarządzania zadaniami zgodnie z Macierzą Eisenhowera jest skoncentrowanie się na sprawach z drugiej ćwiartki, niezależnie od tego czy będzie to udział w szkoleniach, realizacja strategii biznesowej, regularna aktywność fizyczna, backup danych, nauka do egzaminów, profilaktyka zdrowotna czy przeprowadzanie przeglądów technicznych pojazdów.
Jak odróżnić rzeczy ważne od nieważnych i rzeczy pilne od niepilnych?
Chcąc efektywnie wykorzystywać kwadrat Eisenhowera, trzeba dobrze zrozumieć, jak odróżniać ważne i pilne zadania od spraw, które są mniej pilne i nieważne. Ważne zadania to te, które przyczyniają się do osiągania długoterminowych celów, czyli czegoś istotnego dla kariery lub życia osobistego. Pilne zadania są tymi, które wymagają natychmiastowego działania. Podczas ustalania priorytetów zadań należy pamiętać, że pilność nie zawsze oznacza ważność, a ważność nie zawsze oznacza pilność. Dlatego za każdym razem należy oceniać zadania, biorąc pod uwagę oba kryteria.
Macierz Eisenhowera jako prosty sposób na poprawę zarządzania własnym czasem
Macierz Eisenhowera dzięki priorytetyzacji zadań pomaga kierować uwagę na to, co jest rzeczywiście najważniejsze i zapobiega rozpraszaniu się drobnymi, mało istotnymi zadaniami. Korzystając z Macierzy Eisenhowera, należy w pierwszej kolejności zająć się sprawami ważnymi i pilnymi, nie dopuszczając jednocześnie, by znalazło się w tym obszarze zbyt wiele zadań. Następnie trzeba zaplanować sprawy pilne i ważne z ćwiartki drugiej, tak żeby poświęcić im możliwie dużo czasu, gdyż to pozwala nam realizować długoterminowe cele. Pilne, ale jednocześnie nieważne zadania w miarę możliwości najlepiej przekazać do realizacji innym członkom zespołu lub je automatyzować. Natomiast rzeczy, których nie można określić jako ważne lub pilne najlepiej całkowicie porzucić, gdyż z ich realizacji nie będzie żadnych korzyści.
Czy Macierz Eisenhowera posiada ograniczenia?
Sekret produktywności 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych, czyli macierz priorytetów to doskonały sposób na zarządzanie czasem i zadaniami, jednak nie jest to narzędzie, z którego można korzystać bezwarunkowo. Zrozumienie jego ograniczeń pozwala efektywnie z niego korzystać i unikać pułapek. Po pierwsze Macierz Eisenhowera może przyczyniać się do nadmiernego upraszczania podczas klasyfikowania zadań. Niejednokrotnie zadania są złożone i wielowymiarowe, więc ich przyporządkowanie do jednej z ćwiartek może być problematyczne. Po drugie narzędzie nie uwzględnia kontekstu oraz specyficznych, nieprzewidywalnych sytuacji, które mogą zakłócić realizację zadań według przyjętej klasyfikacji priorytetów. I po trzecie – Macierz Eisenhowera nie pomoże w przypadku nadmiaru zadań, jeśli nie wypracujemy dodatkowych strategii i technik, które pomogą w organizacji czasu.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoKorzyści z korzystania z Macierzy Eisenhowera
Nie ma wątpliwości, że Macierz Eisenhowera to doskonałe narzędzie dla każdego, kto chce identyfikować i nadawać priorytet sprawom kluczowym dla najbardziej istotnych celów w życiu zawodowym i osobistym. Korzystanie z tej metody pozwala znacznie zwiększyć produktywność, znaleźć czas na rozwój osobisty, a także zredukować stres, poprzez ograniczanie występowania nagłych, kryzysowych spraw. Matryca priorytetów pomaga również unikać rozproszenia i nadmiernego angażowania si ę w niepilne i nieważne sprawy, szczególnie jeśli dotyczą one kogoś innego.