Macierz Eisenhowera – co to za sposób zarządzania?

Macierz Eisenhowera – co to jest?

Nazwa macierz Eisenhowera brzmi dosyć skomplikowanie, a wręcz enigmatycznie, zwłaszcza dla osób, które nie mają wiele wspólnego z naukami matematycznymi. Tymczasem jest to jedna z popularniejszych metod zarządzania czasem pracy, stosowana zarówno w małych firmach, jak i dużych korporacjach, gdzie potrzebna jest również ewidencja czasu pracy i rejestracja czasu pracy. Polega ona na grupowaniu ich pod kątem pilności oraz ważności, a więc mając na uwadze między innymi terminy oraz wymagalność. Metoda Eisenhowera skupia się na ustalaniu priorytetowości zadań, dlatego mogą z niej korzystać przede wszystkim managerowie działów, lecz również pracownicy. Macierz Eisenhowera w Wikipedii przedstawiona jest jako idea, u której podstawy leży słynne zdanie: Mam dwa rodzaje problemów, pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne. Generał Eisenhower miał je wypowiedzieć podczas II wojny światowej. W pierwszej kolejności należy więc stworzyć kompletną i zamkniętą listę zadań do wykonania. Choć wydaje się to proste, w rzeczywistości dla wielu pracowników i managerów stanowi niemałe wyzwanie, zwłaszcza jeśli klienci bądź przełożeni w ciągu dnia dodają kolejne czynności do wykonania. Co istotne, sugestywne dla wielu z nas mogą być słowa ważne i pilne. Tymczasem okazuje się, że w macierzy Eisenhowera mają one nieco inne znaczenie, niż w języku potocznym. Dlaczego też nie sugerujmy się tym, że przełożony wskaże nam, jakoby jakieś zadanie było "bardzo pilne" bądź "bardzo ważne". Korzystając z macierzy Eisenhowera, budujemy listę zadań w nieco inny sposób.

Na czym polega narzędzie macierzy Eisenhowera?

Chcąc wykorzystać macierz Eisenhowera w zarządzaniu czasem pracy swoim bądź podwładnych, musimy przede wszystkim - jak wspomniano powyżej - stworzyć listę zadań, a następnie podzielić je na ważne oraz pilne. Zadania pilne należy wykonać natychmiastowo, na przykład ze względu na zbliżający się termin oddania projektu. Im bardziej odkładamy je w czasie, tym większy stres zaczynamy odczuwać, dlatego też należy podejść do nich w pierwszej kolejności. W praktyce zadania pilne nie zawsze są priorytetowe z naszego punktu widzenia, lecz obiektywnie muszą być wykonane niemalże od ręki. Oto przykład macierzy Eisenhowera w kontekście zadań pilnych:

• ukończenie projektu, którego termin wymagalności przypada na dziś,
• wykonanie pilnego zlecenia dla klienta,
• naprawa sprzętu, który służy nam do pracy,
• udział w spotkaniu służbowym o ustalonej z góry porze.

Tymczasem zadania ważne nie wymagają nagłego wykonania, jednak pomagają osiągać cele długoterminowe. Choć nie są pilne, nie oznacza to, że nie mają żadnego znaczenia dla struktury organizacji czy naszej efektywności. Planowanie ich wykonania jest o wiele trudniejsze, gdyż nie gonią nas tutaj terminy, nie musimy także kierować się jakimiś z góry ustalonymi porami. Macierz Eisenhowera w praktyce w kontekście zadań ważnych to:

• zaplanowanie kolejnych etapów realizacji długoterminowego projektu,
• budowanie bazy klientów,
• wykonywanie prac o charakterze administracyjnym - na przykład raportowanie do przełożonego,
• zaplanowanie podziału obowiązków na czas nieobecności konkretnego pracownika.

Macierz Eisenhowera oparta jest na czterech ćwiartkach, na której składają się zadania:

• do zrobienia,
• do zaplanowania,
• do oddelegowania,
• do porzucenia.

Zadania do zrobienia to czynności pilne, ale również ważne, których niewykonanie przyniesie nam określone konsekwencje. Ich realizacja zazwyczaj obarczona jest dużym stresem i odpowiedzialnością, dlatego też należy wykonać je w pierwszej kolejności. Zwykle z uszeregowaniem zadań w tej ćwiartce nie mamy większego problemu. Druga ćwiartka to zadania do zaplanowania - są one ważne, lecz nie pilne. W praktyce należy je wykonać, ale niekoniecznie od razu. Często wiążą się one z większą ilością czasu, jaki musimy na nie poświęcić. Zadania do oddelegowania są pilne, ale nie ważne, a ich wykonanie zwykle nie wymaga posiadania naszych umiejętności i naszego zaangażowania. Możemy więc oddelegować je do innych pracowników, zwłaszcza jeśli zajmujemy się zarządzaniem zespołem. Zadania do porzucenia zwykle nie stanowią dużej grupy, lecz utrudniają wykonywanie pozostałych czynności. Możemy je tymczasowo porzucić bądź w razie możliwości - oddelegować.

Macierz Eisenhowera – zastosowanie w praktyce

Macierz Eisenhowera to - wbrew pozorom - proste narzędzie, które znacząco ułatwi zarządzanie czasem pracy swoim bądź podwładnych. Znajduje ona zastosowanie przede wszystkim w dużych organizacjach, w których struktura zatrudnienia i zarządzania jest bardzo rozbudowana. Z drugiej strony, może ona okazać się przydatna także w niewielkich firmach, nawet jednoosobowych, w których na właścicielu spoczywa obowiązek wykonania niemal wszystkich zadań. W tym przypadku możemy co prawda mieć problem ze sporządzeniem listy zadań do oddelegowania, jednak pamiętajmy, iż wykonanie niektórych czynności możemy zlecić na przykład osobom bliskim. Co ciekawe, macierz Eisenhowera znajduje też zastosowanie w zarządzaniu czasem prywatnym i organizacji "pracy" gospodarstwa domowego. Poszczególni domownicy powinni sporządzać swoją macierz, choć możemy też zdecydować się na stworzenie jednej macierzy wspólnej. Najtrudniejsze w tym zadaniu jest umiejętne odróżnianie aktywności pilnych od ważnych, a także nadawanie im priorytetowości. Początkowo warto więc ćwiczyć wspólnie, tak aby z czasem każdy domownik oraz pracownik potrafił sporządzić własną macierz. Znajduje ona zastosowanie głównie w pracach biurowych, ale też w planowaniu produkcji, strategii inwestycyjnej czy w długofalowym planie rozwoju firmy. Aby sporządzić wysokiej jakości macierz Eisenhowera, nie trzeba posiadać większych umiejętności, zwłaszcza matematycznych. Liczy się tutaj spryt oraz logiczne myślenie, dzięki któremu odpowiednio pogrupujemy konkretne zadania.

Najlepsze aplikacje do wdrożenia macierzy Eisenhowera w życie

Wdrożenie w życie macierzy Eisenhowera może być trudne, jeśli nie korzystamy ze specjalistycznych aplikacji. Jak się okazuje, macierz Eisenhowera i Excel to doskonałe połączenie, jeśli chcemy bazować wyłącznie na podstawowych, ogólnodostępnych produktach. Szablon macierzy Eisenhowera znajdziemy też w takich aplikacjach, jak:

• IKE 2.0,
• Todoist,
• Nozbe,
• Eisenhower matrix.

Macierz Eisenhowera w aplikacjach sprawia, że listę zadań do wykonania możemy mieć zawsze przy sobie, dysponując wyłącznie komputerem bądź telefonem służbowym. Pamiętajmy jednak, że choć aplikacje zawierają liczne dodatki, na przykład ciekawe, skupiające nasz wzrok grafiki, to jednak nie wykonają za nas całej pracy ani głównego zadania, jakim jest grupowanie. Służą one w dużej mierze usystematyzowaniu tego, co chcemy zaplanować i w jakiej kolejności wykonamy poszczególne zadania. Niektóre aplikacje do tworzenia macierzy Eisenhowera są darmowe, inne dostępne są w wersjach za opłatą, jednak koszty z nimi związane są na tyle niskie, że na ich pobranie chętnie decydują się także osoby, prowadzące nie firmę, a gospodarstwo domowe.