Metoda ALPEN – jak skutecznie zarządzać swoim czasem?

Jaka jest definicja i historia metody ALPEN?

Metoda Alpen to pięcioetapowy sposób planowania krótszych odcinków czasu. Umożliwia ona właściwe zorganizowanie czasu pracy, co korzystnie wpływa na efektywność podczas wykonywania powierzonych zadań. Metoda Alpen definicja wskazuje, że jest to sposób przeznaczony do planowania w krótkiej perspektywie czasowej, a wiele osób ceni tę technikę za możliwość łączenia jej z innymi technikami zarządzania czasem np. Pomodoro czy Lean Managment.

Metoda Alpen w zarządzaniu jest klasycznym i bardzo lubianym rozwiązaniem. Jej nazwa pochodzi od pięciu niemieckich słów: aufgaben, länge schätzen, pufferzeiten einplanen, entscheidungen treffen, nachkontrolle. Metoda Alpen zarządzania czasem zaleca tworzenie planu w formie pisemnej. Utrwalone na papierze zadania tworzą poczucie zobowiązania i zwiększają prawdopodobieństwo wywiązania się z określonych obowiązków w odpowiednim czasie. 

Na czym polega metoda ALPEN?

A na czym polega metoda Alpen? Zakłada ona, że każdego dnia rano należy poświęcić około 15 minut na wykonanie pięciu kolejnych kroków. Pierwszy z nich odnosi się do niemieckiego słowa "aufgaben" i nakazuje wykonanie realistycznej listy zadań przewidzianych do wykonania tego dnia. Kolejny krok to "länge schätzen" - przeliczenie czasu potrzebnego do wykonania każdej czynności, a następnie zsumowanie razem wszystkich wartości. Warto pamiętać o tym, aby wskazane przedziały czasowe odpowiadały faktycznym możliwościom pracownika. 

"Pufferzeiten einplanen" to etap nakazujący stosowanie się podczas organizacji pracy do reguły 60/40. Pomaga ona zapobiegać pracy ponad określoną normę. Zasada ta mówi o tym, że każdego dnia mamy styczność z czynnościami nieoczekiwanymi i niezaplanowanymi. Dlatego należy przeznaczyć jedynie 60% czasu na zadania zaplanowane. Stosowanie się do tego rodzaju założeń sprzyja spokojnej atmosferze i zmniejsza liczbę stresujących sytuacji w ciągu dnia. Jednocześnie, jeżeli część pozostawionego czasu pozostanie niewykorzystana, można wykonać pracę do przodu lub po prostu odpocząć.

"Entscheidungen treffen" czyli podejmowanie decyzji, wyznaczanie spraw priorytetowych oraz delegowanie zadań. Wszystkie obowiązki przeznaczone do wykonania danego dnia należy uszeregować w kolejności od najważniejszych, do najmniej istotnych. Zadania, które może wykonać ktoś inny - powinny zostać oddelegowane. Jest to efektywna metoda, która pozwala skupić się poszczególnym pracownikom na swoich zadaniach, które są w stanie wykonać w pełnym skupienia, bez konieczności dzielenia uwagi na różne rzeczy. 

Ostatni etap efektywnego zarządzania czasem według metody ALPEN to "nachkontrolle". Kontrola realizacji działań to niezbędny element, który zwiększa poczucie sprawczości i dla wielu osób stanowi motywację do pracy. Wszystkie projekty, których realizacja okazała się niemożliwa, należy przenieść na kolejny dzień. Warto pamiętać o tym, że nawet najlepszy plan może nie być możliwy do wykonania ze względu na czynniki zewnętrzne. Brak finalizacji określonych działań nie powinien stać się czynnikiem wzbudzającym poczucie winy. 

Metoda ALPEN w firmie – jak ją wdrożyć?

Rejestracja czasu pracy może być korzystna dla wszystkich pracowników. Wielu pracodawców decyduje się również na wprowadzenie systemów zarządzania obowiązkami ze względu na korzyści, które przynoszą one całemu zespołowi. Popularne stają się też techniki zarządzania czasem. Metoda Alpen w firmie to coraz częściej spotykane zjawisko. Jak wdrożyć ten sposób planowania?

Jednym z filarów techniki Alpen jest delegowanie zadań współpracownikom. W tym celu warto połączyć tę metodę z klasyfikacją zadań określaną jako ABC. Niezbędne jest więc grupowanie obowiązków. Sekcja A to zadania bardzo ważne, które mogą zostać oddelegowane. Litera B wskazuje istotne obowiązki, ale nie są one priorytetami. Z założenia - część z nich może zostać przekazana dalej, jedna co do zasady, powinny one zostać wykonane danego dnia. Z kolei zadania typu C mogą być odłożone w czasie lub oddelegowane - zasada mówi, że do ich realizacji należy podejść dopiero, gdy w pełni wykonane zostaną obowiązki typu A i B.

Metoda Alpen klasyfikacja zadań - metoda ABC nie jest jedynym rozwiązaniem. Skutecznie można ustalać priorytety również stosując macierz Eisenhowera. Grupuje ona zadania na 4 kategorie. Na samym dole hierarchii znajdują się obowiązki "nieważne, niepilne". Jedyny moment, kiedy jest dopuszczalne ich wykonanie, to czas po wykonaniu zadań zakwalifikowanych do trzech pozostałych grup. Obowiązki "nieważne, pilne" to rzeczy, które pochłaniają dużo czasu i trzeba je wykonać, ale jest mała szansa na pozyskanie z nich zysków. "Ważne, niepilne" to plany długoterminowe i nie mogą zostać zaniedbane, ponieważ wtedy nastąpi konieczność przeniesienia ich do kategorii zadań "ważnych i pilnych". Są to codzienne zadania, które należy wykonać natychmiast, np. przelew, zaplanowane spotkanie czy kontrola dokumentacji. 

Aby wdrożyć metodę ALPEN, należy przede wszystkim zapoznać pracowników z zasadami. Jest to lubiana technika, która przynosi wiele korzyści i często jest chętnie przyjmowana przez członków zespołu. 

Metoda ALPEN – jakie ma wady i zalety?

Metoda Alpen ma wiele dobrych stron, które sprawiają, że jest bardzo lubiana przez pracodawców i pracowników. Przede wszystkim nadaje poczucie kontroli i panowania nad powierzonymi zadaniami. Znacząco zmniejsza to poczucie chaosu i zwiększa motywację do wykonywania obowiązków. Dzięki temu kolejny dzień wydaje się uporządkowany, a powierzone prace nie wywołują niechęci czy stresu. Porządek zwiększa efektywność - pomaga bowiem skoncentrować się na konkretnej czynności, wykonać ją szybciej i bardziej dokładnie. Z tego wynika z kolei oszczędność czasu, która umożliwia ostatecznie wykonanie większej liczby zadań. 

Metoda Alpen polecana jest dla osób, które mają problemy związane z pracą pod presją. Działa profilaktycznie na nadmiar stresu, a także zwiększa pewność siebie i poczucie bycia kompetentnym. Zdecydowanym ułatwieniem jest też wyraźne wskazanie zadań ważnych i takich, które mogą zostać oddelegowane lub odsunięte na dalszy plan. Wiele osób ceni sobie metodę Alpen za możliwość łączenia jej z innymi technikami zarządzania czasem.

Jednak ten sposób to nie tylko zalety. Metoda Alpen ma wady - technika ta nie sprawdzi się w każdym przypadku. Przede wszystkim nie będzie efektywna w przypadku osób pracujących kreatywnie. Tworzenie różnorodnych projektów często wymaga nieograniczonego czasu. Uporządkowanie dnia w ramy może okazać się nieskuteczne i znacząco utrudnić wykonywanie zadań. Alpen nie jest techniką przeznaczoną do planowania długoterminowego, ale jest bardzo skuteczna w odniesieniu do zadań krótkoterminowych. Choć nie jest to strategia nadająca się dla każdego - warto zapoznać się z jej zasadami i sprawdzić, czy okaże się skuteczna i pomocna podczas wykonywania codziennych obowiązków.