Nadgodziny - co o nich wiemy i jak sobie z nimi radzić?

W obecnych czasach rośnie świadomość tego, jak ważnym elementem nasze życia jest odpoczynek. Niestety, w wielu zakładach pracy wciąż królują nadgodziny, a pracownicy nie zawsze mają możliwość odmówienia pracy na takich zasadach. Na szczęście kwestię nadgodzin regulują odpowiednie przepisy polskiego prawa, dzięki czemu istnieją pewne ściśle określone ramy w tym zakresie. Każdy pracownik powinien więc dokładnie przyjrzeć się temu, jakie prawa oraz obowiązki wiążą się z nadgodzinami, jakie wynagrodzenie powinien za nie otrzymać oraz jak odbywa się rozliczenie nadgodzin.

Nadgodziny - co o nich wiemy i jak sobie z nimi radzić?

Wielu z nas zapewne zna to uczucie, kiedy działalność naszej firmy wymaga wprowadzenia na jakiś czas - dłuższy lub krótszy - pracy w godzinach nadliczbowych. Mimo, iż bardzo często nadgodziny są konieczne i opłacalne, wielokrotnie sytuacja ta wiąże się z odczuwaniem wielu negatywnych emocji zarówno po stronie pracodawców, których budżet pustoszeje, jak i pracowników - niezadowolonych i przemęczonych. W tego typu przypadkach warto zastanowić się nad tym, jak rozwiązać tę kwestię, aby obie strony były w pełni usatysfakcjonowane. Jeśli jednak nie ma możliwości rezygnacji z jakichkolwiek nadgodzin, należy przyjrzeć się dokładnie przepisom polskiego prawa, w których wskazano wytyczne związane z maksymalnym czasem pracy, a także dodatkowym wynagrodzeniem za nadgodziny i sposobem jego wyliczania.

Nadgodziny - Kodeks pracy co o nich mówi?

Jednym z głównych aktów prawnych, w którym znajdziemy dokładne informacje o nadgodzinach jest Kodeks pracy. Na początek przygotowaliśmy więc podstawową ściągę z przepisów, które szczegółowo regulują kwestie dotyczące nadgodzin w Rozdziale V Kodeksu Pracy. Nadgodziny Kodeks pracy - sprawdźmy, jak to wygląda na gruncie polskiego prawa!

• Nadgodziny to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z przyjętego systemu i rozkładu dla danego pracownika.
• Pracę taką wykonuje się w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy, co oznacza, iż pracodawca nie może z góry dowolnie planować nadgodzin, jednak jego prawem pozostaje zlecenie pracownikowi pozostania w pracy po godzinach (oczywiście według określonych w przepisach norm i warunków).
• Wspomniane normy dotyczą w szczególności rocznego limitu nadgodzin w ilości 150 godzin dla poszczególnego pracownika. Jak zwykle możemy się liczyć z pewnymi wyjątkami - istnieje bowiem możliwość ustalenia innej liczby godzin nadliczbowych m.in. w przypadku, gdy u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy lub sporządza się regulamin pracy. Należy jednak mieć na uwadze określone w kodeksie normy czasu pracy np. dobowy odpoczynek, czy 48-godzinna tygodniowa norma liczona wraz z nadgodzinami. Wyższa liczba nadgodzin dotyczy także kierowców.
• Praca w godzinach nadliczbowych jest także dopuszczalna w przypadku konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony zdrowia lub życia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska albo usunięcia awarii.
• Nadgodziny uregulowane przepisami Kodeksu Pracy nie dotyczą umowy o dzieło oraz umowy zlecenia!
• Za nadliczbowy czas pracy, pracownik otrzymuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości uzależnionej od pory: w nocy, w niedziele i święta (nie stanowiące normalnych dni pracy), w dniu wolnym od pracy udzielonym w zamian za pracę w niedziele i święta - 100% wynagrodzenia; w każdym innym dniu - 50 % wynagrodzenia.
• Drugą opcją rozliczania nadgodzin jest udzielenie przez pracodawcę czasu wolnego odpowiadającego wymiarowi godzin przepracowanych nadliczbowo (na wniosek pracownika lub bez wniosku).

Osobną sprawą pozostają sytuacje szczególne, jak na przykład nadgodziny podczas delegacji, które za każdym razem trzeba rozpatrywać indywidualnie. Niezwykle ważne jest wzajemne porozumienie pracownika oraz pracodawcy w tej materii oraz ustalenie dokładnych warunków wykonywania oraz późniejszego rozliczenia pracy w godzinach nadliczbowych.

Jak zapobiegać pracy ponad normę, czyli czy pracodawca może zmusić do nadgodzin?

Być może łatwo powiedzieć, ale odpowiednie planowanie czasu pracy to główny klucz do sukcesu. Przedstawiamy 4 przydatne wskazówki, które mogą pomóc w zapobieganiu konieczności wprowadzania nadliczbowego czasu pracy w Twojej firmie.

1. Określ moc przerobową pracowników

Jako szef oceniaj jak bardzo pracownicy są obciążeni pracą i sprawdź, czy zadania które im powierzono są adekwatne do zaplanowanego czasu pracy. Może się zdarzyć, że część zespołu nie wykonuje zadań w regularnym czasie pracy, efektywność spada, więc może wymagasz zbyt wiele i praca powinna być zaplanowana w inny sposób. Być może jest to czas, aby zastanowić się nad zatrudnieniem nowych pracowników, co w konsekwencji może się okazać bardziej opłacalne, niż nadgodziny.

2. Zarządzaj harmonogramem pracy

Prawidłowo zaplanowany czas pracy to podstawa! Niezbędne w tym temacie są grafiki pracy, dzięki którym zaplanujesz pracę tak, aby w danym dniu lub na danej zmianie zapewnić odpowiednią ilość pracowników. W razie nagłych wypadków np. choroby pracownika lub urlopu wypoczynkowego, dysponuj awaryjną osobą do pomocy. Zaplanowanie z góry sposobu zastępowania wśród Twojego zespołu będzie tutaj dobrym pomysłem. Ważna jest również rejestracja czasu pracy pracowników.

3. Bądź trenerem dla swoich pracowników

Wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy jak ważne jest odpowiednie planowanie własnej pracy i efektywny rozkład zadań w czasie. Z pomocą przychodzi szef jako trener z prawidłowego zarządzania czasem pracy. "Coaching" miałby tutaj polegać na dawaniu wskazówek, tzn. co należy traktować priorytetowo, jak efektywnie rozplanować zadania w ciągu dnia, na czym skupić się bardziej. Przeszkolenie pracowników w zakresie sposobu wykonywania obowiązków przyczyni się do efektywniejszej pracy i z pewnością zminimalizuje prawdopodobieństwo konieczności wprowadzenia nadgodzin.

4. Monitoruj pracowników

Zarządzaj czasem pracy kompleksowo, poprzez rejestrację obecności pracowników na stanowisku pracy, kontrolę etapu realizacji powierzonych projektów, czy czasu nadliczbowego, który powstaje poza Twoim nadzorem. Często pracownicy celowo przeciągają realizację swoich zadań, aby wymusić dodatkowe wynagrodzenie za nadgodziny, wtedy niezwykle ważna jest komunikacja z zespołem i wypracowanie wspólnego rozwiązania np. poprzez zaplanowanie pracy w inny sposób. Niezwykle istotnym zagadnieniem jest to, czy pracodawca może zmusić do nadgodzin? Z jednej strony pracownik, który nie znajduje się pod specjalną ochroną (np. w przypadku ciąży, pracownicy młodociani itp.) nie ma możliwości odmówienia pracy w godzinach nadliczbowych. Przepisy dotyczące stosunku pracy jasno wskazują bowiem, że pracownik musi podporządkowywać się pracodawcy. Trzeba jednak zauważyć, że jest to wymagane wyłącznie w zakresie wskazanym przez ustawodawcę i tylko w sytuacjach, które czynią zadość normom prawnym oraz przyjętym zwyczajom. W praktyce pracodawca musi więc działać na zasadach i w granicach prawa. Pracownik musi więc wykonać nadgodziny, ale tylko wtedy, gdy mamy do czynienia z wymienionymi już wcześniej okolicznościami. Mowa o sytuacjach, gdy zachodzi konieczność prowadzenia akcji ratowniczej, usunięcia awarii czy też w przypadku szczególnych potrzeb pracodawcy. Z całą jednak pewnością nadgodziny, w tym praca w godzinach nadliczbowych w soboty, niedziele czy święta, nie może stać się normą, a więc pracodawca nie może nadużywać tego rozwiązania bez konkretnego powodu. 

Jak liczyć nadgodziny?

Zdajemy sobie sprawę, iż nadgodziny to czasem ciężki orzech do zgryzienia, dlatego w systemie inEwi stanowią one rzeczywisty czas pracy wykraczający poza obowiązujące normy.

Po pierwsze! Ustalenia dziennego wymiaru pracy dokonujemy za pomocą intuicyjnego modułu Grafiki Pracy, w którym ustalamy w szczególności czy rozkład czasu pracy będzie normowany, czy nienormowany. Mamy możliwość określenia czy grafik w całości będzie stanowił harmonogram nadgodzinowy i czy czas po pracy ma być liczony. Ustalony w odpowiedni sposób harmonogram pracy jest podstawą, aby prawidłowo zarządzać czasem przepracowanym nadliczbowo.

Po drugie! Kontrolowanie nadgodzin odbywa się z poziomu wszystkich raportów, które generujemy w aplikacji tj. raport pracy, obecności, szczegółowy dla danego pracownika oraz ewidencja czasu pracy. Np. na raporcie obecności, dzień zawierający nadgodziny posiada specjalny wyróżniający się opis. Z kolei w raporcie pracy - filtrujemy dowolny okres w celu wyświetlenia ilości godzin nadliczbowych.

Po trzecie! Aby jeszcze bardziej umilić użytkownikom pracę z aplikacją inEwi, wprowadziliśmy opcję zapobiegającą tworzeniu nierzetelnej ewidencji godzin nadliczbowych. Ustawienia, które nam w tym pomogą to:

- Przyciąganie statusów - to opcja polegająca na zarejestrowaniu przez system zdarzenia o godzinie docelowej, czyli zamierzonej przez użytkownika w sposób następujący: pracownik, który miał wyjść o 16:00, wychodzi o 16:20, przyciąganie statusu wyjścia jest ustalone na 30 minut, więc system przyciąga zdarzenie do 16:00. 

- Minimalna ilość nadgodzin - to opcja, dzięki której możemy ustawić konkretny minimalny czas, po osiągnięciu którego nadgodziny będą zarejestrowane np. ustawiając 30 minut, system mimo zachowania rzeczywistego czasu pracownika, który wychodzi o 16.20, liczy czas pracy do 16:00 i ani minuty dłużej! - Grafik pracy, który nie bierze pod uwagę nadgodzin - w sytuacji wyboru takiej opcji, czas ponad normę nie zostaje uwzględniony.

- Grafik nadgodzinowy - to opcja umożliwiająca odnotowanie w całości pracy wykonanej np. w soboty i niedziele jako pracy w godzinach nadliczbowych (podobnie sprawa wygląda w przypadku pracy poza ustalonym grafikiem).

Nadgodziny - ile płatne? Jak rozliczać nadgodziny?

Wszystkie godziny ponad określony rozkład czasu pracy, które powstaną w danym okresie rozliczeniowym mogą zostać wybrane za pomocą nieobecności typu „wolne za nadgodziny” (Wn) lub wypłacone w formie wynagrodzenia za nadliczbowy czas pracy tzw. „wypłata nadgodzin” (Dn). Dział kadr dokonuje tego bezpośrednio lub na prośbę pracownika, który wniosek taki składa online przez swoje konto za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej.

Stawka za nadgodziny - jak ją wyliczyć? W tym miejscu warto przyjrzeć się bliżej temu, w jaki sposób rozliczać nadgodziny i przede wszystkim, jakie wynagrodzenie za dodatkowy czas pracy powinna otrzymać osoba zatrudniona. Nadgodziny ile płatne - to pytanie pada niezwykle często i nie ma co się dziwić, ponieważ żaden pracownik nie chciałby być stratny na tym, że spędza w pracy więcej czasu niż powinien.

Rozliczanie nadgodzin nie jest tak prostym zadaniem, jak się może wydawać. Wiele zależy bowiem od prawidłowej komunikacji pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, a także sporządzeniu stosownej dokumentacji. Praca w godzinach nadliczbowych w żadnym przypadku nie może mieć charakteru bezpłatnego, a pracownik posiada prawo uzyskania dodatkowego wynagrodzenia i to niezależnie od normalnej pensji. Jak już wspomnieliśmy dodatek za nadgodziny wynosi 100% (praca w nocy, niedziele święta, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto) albo 50% wynagrodzenia (za pracę w godzinach nadliczbowych, które przypadają w każdym innym dniu). Co ważne, jako podstawę wynagrodzenia należy przyjąć nie tyle regularną pensję, ale również wszelkiego typu dodatki, w tym m.in. dodatek za staż pracy czy dodatek funkcyjny, które mają charakter stały i są wypłacane regularnie na podstawie szczegółowych uregulowań prawnych.

Jak radzić sobie z nadgodzinami?

Z jednej strony to pracownicy bardzo często nalegają na to, aby pracownicy pracowali ponad ustalone wcześniej godziny, z drugiej jednak osoby zatrudnione niejednokrotnie same decydują się na pozostanie w pracy nieco dłużej. W tym przypadku w grę wchodzą tzw. samowolne nadgodziny, które w wielu zakładach pracy stają standardem. Jest to jednak określenie potoczne, które nie znajduje miejsca w przepisach polskiego prawa, w tym w Kodeksie pracy. Ustawa ta wyjaśnia wyłącznie, czym są nadgodziny, a nie skupia się na kwestii dobrowolnego wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych przez osobę zatrudnioną. Prawo pracy nadgodziny - w takiej sytuacji konieczne jest wyrażenie woli przez samego pracodawcę. Z samowolnymi nadgodzinami nie wiąże się więc obowiązek dodatkowe wynagrodzenia pracownika, a dyskusyjne pozostaje również to, czy w takich okolicznościach pracodawca odpowiada za działania pracownika. Niestety, w wielu przedsiębiorstwa dobrowolne nadgodziny nie są podyktowane motywacją pracownica, co wręcz koniecznością. Osoby zatrudnione bardzo często nie są w stanie wykonać zleconego im szeregu zadań w normalnym wymiarze pracy, a każda zaległość w tym zakresie działa na ich niekorzyść. Z tego powodu niejako przymusowo, choć bez narzucania tego przez pracodawcę, pracują w godzinach nadliczbowych, aby zrealizować wszystkie ciążące na nich obowiązki.

Praca bez nadgodzin - czy jest możliwa?

Prawo pracy nadgodziny rozliczanie nadgodzin - biorąc pod uwagę zebrane informacje można stwierdzić, że w większości przypadków nadgodziny są już normą. Mimo wszystko, nie zawsze należy traktować je jako przykry obowiązek. Najlepiej, aby praca w godzinach nadliczbowych była korzystna dla obu stron, a więc zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Warto więc dążyć do takiego stanu rzeczy, ale konieczne jest tutaj komunikowanie wzajemnych potrzeb, wymagań oraz możliwości. Czy możliwa jest praca bez nadgodzin? Z całą pewnością tak, wiele przedsiębiorstw ze względów finansowych i logistycznych rezygnuje z takiej możliwości, choć oczywiście w niektórych sytuacjach standardowy wymiar czasu pracy nie wystarcza do tego, aby wykonać wszystkie zadania. Do każdego przypadku należy podchodzić indywidualnie i najlepiej ustalać takie sprawy bezpośrednio ze swoim przełożonym