Outsourcing – czy jest opłacalny w każdej firmie?

Firmy, które specjalizują się w danej branży, niekoniecznie muszą znać się na wszystkim. Podobnie jak nie istnieje pracownik, który posiada wszelkie możliwe umiejętności - czasem konieczne staje się skorzystanie z zasobów zewnętrznych. Czym jednak dokładnie jest outsourcing i co warto o nim wiedzieć? Jakie są jego rodzaje i korzyści?

Co to jest outsourcing?

Outsourcing to słowo, które wywodzi się z angielskiego "outside-resource-using" i najprościej ujmując, oznacza zlecanie prac na zewnątrz, czyli korzystanie ze źródeł zewnętrznych. Polega on na przekazaniu przez przedsiębiorstwo (lub też jakikolwiek inny podmiot) wydzielonej części zadań lub projektów innej firmie, która specjalizuje się w danej dziedzinie, a więc będzie w stanie lepiej zająć się realizacją celów.

Korzystając z outsourcingu, przedsiębiorstwa mogą w pełni skoncentrować się na swojej pracy i najważniejszych celach do wykonania w ramach prowadzonej przez nich działalności. Umożliwia to zarówno zarządowi, jak i pracownikom skupienie się na zadaniach, na których doskonale się znają, zlecając jednocześnie projekty spoza własnej branży firmom zewnętrznym, które specjalizują się w danym temacie. Ma to wpływ przede wszystkim na znaczne zwiększenie wydajności tej sekcji, która została oddelegowana zewnętrznemu wykonawcy. Na przykład zlecając konkretnej firmie rachunkowej prowadzenie księgowości, można być pewnym, że sprawy związane z finansami będą odpowiednio zarządzane przez osoby, które doskonale znają się na swojej branży. Choć oczywiście za tego typu usługi należy zapłacić, to ostatecznie takie działanie okazuje się dla firmy niezwykle korzystne. Z jednej strony pozwala zaoszczędzić czas, a z drugiej - odciąża finansowo przedsiębiorstwo, które nie musi zatrudniać dodatkowych pracowników, a następnie ich przeszkalać lub inwestować w bazę techniczną. Wykonywanie niektórych zadań samodzielnie po prostu się nie opłaca, toteż nie bez powodu firmy w takim wypadku najczęściej decydują się na outsourcing. Co to znaczy? Przede wszystkim to, że cenią swój czas i wolą, aby nad konkretnymi zadaniami sprawowały pieczę w pełni wyspecjalizowane osoby. Co ciekawe, wyróżnia się różne rodzaje outsourcingu, które pozwalają dopasować usługi do potrzeb firmy.

Warto również wspomnieć, że wbrew niektórym opiniom, na jakie można natrafić w internecie - outsourcing wcale nie jest niebezpieczny dla przedsiębiorstwa. Jeśli tylko postawi się na sprawdzoną na rynku, a także doświadczoną firmę oraz odpowiednie zapisy w umowie chroniące tajemnicę i interesy przedsiębiorstwa, można mieć pewność, że wszystko przebiegnie w sposób zgodny z oczekiwaniami, a także bezpieczny. Wszelkie obawy co do współpracy z firmą outsourcingową są więc bezzasadne - ryzyko związane z niewłaściwym wykorzystaniem przekazanych informacji lub danych dotyczących działalności niemalże nie istnieje.

Na czym polega outsourcing?

Outsourcing działa w oparciu o umowę współpracy, która zawarta zostaje pomiędzy dwoma kontrahentami - zawarte są w niej zarówno prawa, jak i obowiązki każdej ze stron. Niezbędne jest więc dokładne określenie zakresu obowiązków, którymi zająć ma się specjalista. Nie obejdzie się również bez uzgodnienia odpowiedzialności za ewentualne błędy, jakie każdemu przecież mogą się zdarzyć. Koniecznie należy więc pamiętać o tym aspekcie, bowiem w innym wypadku odpowiedzialność za pomyłki będzie musiała przejąć na siebie osoba zlecająca zadania firmie zewnętrznej. Dobrze jest także ustalić dokładne terminy realizacji danych zadań lub projektów, a także kary za ich niedotrzymanie - z pewnością zapewni to każdej ze stron poczucie bezpieczeństwa.

Podczas wyboru odpowiedniej firmy, należy zwrócić szczególną uwagę na opinie o niej, a także zadowolenie jej klientów. Jeśli w swoim środowisku dane przedsiębiorstwo uznawane jest za autorytet, a klienci uważają je za dobrego partnera biznesowego - świadczy to oczywiście pozytywnie o usługach, jakie wykonuje firma. Spodziewać można się wtedy bezproblemowego wykonania powierzonych zadań, a także pełnego profesjonalizmu. Warto jednak wiedzieć dokładnie, na czym polega outsourcing. Otóż opiera się on na długofalowej współpracy firmy zewnętrznej z przedsiębiorstwem - jego przedmiotem może być wykonywanie wielu różnych czynności, jednakże przyjęło się, że nie stosuje się go do podstawowej działalności firmy (mowa o tzw. core business). Do czego więc najczęściej stosowany jest outsourcing? Przede wszystkim do:

• zajmowania się sprawami kadrowymi oraz rekrutacjami,
• prowadzenia księgowości oraz rachunkowości,
• sprawowania pieczy nad logistyką i transportem,
• przeprowadzania audytu wewnętrznego,
• zajmowania się reklamą i marketingiem,
• obsługi klientów lub nieruchomości,
• organizowania szkoleń,
• zajmowania się kwestiami zaopatrzeniowymi.

Rodzaje outsourcingu

Wiedząc już, co to jest outsourcing, warto zdawać sobie sprawę z tego, że wyróżnia się jego dwa podstawowe rodzaje. Mowa mianowicie o outsourcingu pełnym i selektywnym. Ten pierwszy obejmuje kompleksową obsługę przez firmę zewnętrzną, natomiast outsourcing selektywny pozwala na wybranie dokładnego obszaru działań, którego dotyczyć będzie zawarta umowa. Dzięki takiej elastyczności w określeniu zakresu prac możliwe jest dopasowanie usług do potrzeb firmy.

Co ciekawe, outsourcing może przybierać różne formy i nieco się od siebie różnić. Obecnie popularny jest:

• insourcing, czyli wydzielenie we własnym przedsiębiorstwie odrębnej jednostki, która zajmować się będzie szczególnie ważnymi zadaniami, których nie chce się powierzać zewnętrznej firmie;
• co-sourcing, czyli oddelegowanie do zadań pracowników, którzy posiadają odpowiednią, specjalistyczną wiedzę;
• udział w korzyściach, polegający na tym, że zarówno firma, która zleca zadania oraz ta, która zajmuje się ich wypełnianiem, biorą udział w zyskach;
• BPO, czyli business process outsourcing, w którym dostawca usługi zobowiązuje się do nieustannego ulepszania procesów;

Leasing pracowniczy – korzyści

Outsourcing pracowniczy polega na niczym innym aniżeli wynajmowaniu pracowników firmom do wypełnienia określonych zadań w określonym czasie. Zwykle odbywa się to w taki sposób, że firma, która poszukuje pracownika, zgłasza zapotrzebowanie do agencji pracy tymczasowej. Ta z kolei przeprowadza proces rekrutacji, a następnie zatrudnia i deleguje konkretne osoby do pracodawcy użytkownika. Z racji na to, że agencja jest jedną ze stron w stosunku do pracy, musi wywiązywać się ze swoich obowiązków, które wynikają bezpośrednio z prawa pracy oraz tych związanych z obsługą administracyjno-kadrową - mowa między innymi o wypłacaniu wynagrodzeń, odprowadzaniu składek czy rozliczaniu czasu pracy.

Leasing pracowniczy pozwala zarządzać swoją firmą w elastyczny sposób - możliwość wynajęcia specjalistów jedynie na ściśle określony czas do równie ściśle określonych zadań jest niewątpliwie godnym uwagi rozwiązaniem, które pozwoli obniżyć stałe koszty funkcjonowania zakładu, a także wyeliminować wydatki związane z prowadzeniem procesu rekrutacji, który jest nie tylko czasochłonny, ale również obciążający finansowo.