Wystawienie faktury po terminie - konsekwencje

Każdy przedsiębiorca jest zobligowany do dokumentowania transakcji finansowych za pomocą paragonów oraz faktur. Drugie z rozwiązań stosuje się przede wszystkim jeśli mówimy o operacjach między podmiotami gospodarczymi, ale nie tylko. Bardzo często zdarza się jednak tak, że faktura jest wystawiona po wymaganym przepisami terminie. Czy za takie opóźnienie dana firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności?

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z kilkoma ważnymi formalnościami, w tym w szczególności obowiązkiem odpowiedniego księgowania uzyskiwanych z tego tytułu przychodów. Warto więc poznać uregulowania prawne, które mają tutaj istotne znaczenie, a następnie przestrzegać tych zasad oraz trzymać się wszelkich terminów.

Czym jest faktura?

W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, czym dokładnie jest faktura. Pojęcie to nie ma bowiem jednej legalnej definicji, ale mimo to można wskazać, że faktura to dokument sprzedaży, który potwierdza przeprowadzoną transakcję między stronami. Przedsiębiorca może wystawić fakturę zarówno osobie fizycznej, która nie ma swojej firmy, ale także drugiemu przedsiębiorcy. To właśnie to ostatnie rozwiązanie jest najczęściej stosowane, ponieważ w przypadku pierwszego o wiele bardziej wskazane jest wystawienie paragonu potwierdzającego sprzedaż.

Obowiązek wystawienia faktury

Faktury mają moc dowodową przede wszystkim na gruncie prawa podatkowego. Każda z nich powinna być prawidłowo wystawiona, a w razie błędów należy wystawić fakturę korygującą, która zastępuje pierwotny dokument. Faktury mogą być wystawiane zarówno w formie tradycyjnej (papierowej), jak i elektronicznej. Coraz większa liczba przedsiębiorców korzysta w tej materii ze zautomatyzowanych systemów fakturowania, które najczęściej są połączone także z danymi związanymi ze stanem magazynowym i wieloma innych potrzebnymi informacjami. Mimo takich udogodnień i tego, że obecnie wystawienie faktury to mało skomplikowana czynność, która trwa dosłownie kilka minut, zdarza się, że przedsiębiorcy nie zawsze robią to w terminie.

Jaki jest termin wystawienia faktury?

Brak terminowości jeśli chodzi o wystawienie faktury pociąga za sobą negatywne skutki i to dla obu stron transakcji. Ma to szczególny wymiar, gdy mówimy o rozliczaniu się dwóch przedsiębiorców, gdzie jeden z nich potrzebuje fakturę w celu zaewidencjonowania jej do kosztów uzyskania przychodu. To z kolei prowadzi do legalnego obniżenia opodatkowania, ale i odzyskania VAT-u. Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) określa terminy oraz zasady wystawiania faktur. Co do zasady, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Termin wystawienia faktury - ustawowe wyjątki

Istnieją jednak przypadki, w których termin wystawienia faktury może być nieco inny. Z przepisów ustawowych dowiadujemy się, że dochodzi do tego jeśli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty. Wówczas fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Ponadto, fakturę wystawia się nie później niż 30 dni po wykonaniu usług budowlanych lub budowlano-montażowych, a także 60 dni od wydania towarów jeśli mowa o książkach drukowanych, gazetach, czasopismach oraz magazynach. Co ważne, faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, a także 30 dni przed otrzymaniem całości lub części zapłaty. Szczegółowe uregulowania w tym zakresie znajdują się w stosownych ustawach oraz ministerialnych rozporządzeniach, które je uściślają.

Wystawienie faktury a podatek

Zgodnie z przyjętymi normami prawnymi, wystawienie faktury co do zasady nie powoduje automatycznie powstania obowiązku podatkowego. Jak się bowiem okazuje, powstaje on w momencie wykonania danej usługi lub dostarczenia towarów. Reguła ta nie sprawdza się jednak w każdym przypadku. Prawodawca wskazuje, że obowiązek podatkowy powstaje w chwili wystawienia faktury jeśli mówimy między innymi o dostawie energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, świadczeniu usług telekomunikacyjnych, najmie, dzierżawie, leasingu lub usługach o podobnym charakterze, ochronie osób, dozorze i przechowywanie mienia, obsłudze prawnej oraz biurowej. Na liście są także wspomniane wcześniej już świadczenia związane z usługami budowlanymi czy dostawą książek drukowanych.

Jakie są skutki wystawienia faktury po terminie?

Czy wystawienie faktury po terminie wiąże się z jakimiś negatywnymi konsekwencjami natury prawnej? Czy faktura wystawiona po terminie ma taką samą moc jakby termin został zachowany? Wielu przedsiębiorców zadaje sobie tego rodzaju pytania, a my postaramy się rozwiać wątpliwości. Okazuje się, że konsekwencje wystawienia faktury po terminie zarówno w przypadku sprzedawcy, jak i nabywcy są stosunkowo niewielkie. Faktura wystawiona po terminie ma takie samo znaczenie jeśli chodzi o sferę podatkową, jak dokument, który wystawiono na czas. Przedsiębiorca wystawiający fakturę musi oczywiście pamiętać o obowiązku wykazania transakcji w odpowiednim okresie rozliczeniowym, a także ujęciu jej w deklaracji VAT. Nabywca z kolei ma prawo rozliczyć fakturę w miesiącu, w którym ją otrzymał, a w szczególnych przypadkach nawet w kolejnym.

Wystawienie faktury po terminie a odpowiedzialność karno-skarbowa

Faktura wystawiona po terminie konsekwencje dla strony do tego zobowiązanej - czy takie mogą się zdarzyć? W Kodeksie karnym skarbowym znajdziemy przepis, który świadczy o możliwości nałożenia na sprzedającego wystawiającego dokument po terminie stosownej grzywny. Czytamy w nim, że “kto wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych”. Pamiętajmy więc, że aby uniknąć poważnych konsekwencji najlepiej jest pilnować terminów i działać zawsze zgodnie z prawem.