Plan urlopów – co to i jak go przygotować?

Plan urlopów – co to?

Jak już wspomnieliśmy we wstępie, każdemu pracownikowi przysługuje prawo do skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Osoby zatrudnione po raz pierwszy nabywają je wraz z każdym przepracowanym miesiącem. Oznacza to, że aby złożyć wniosek o jeden dzień wolny (np. za pomocą elektronicznych wniosków urlopowych), należy wykonywać swoje obowiązki przez określony czas. Jak obliczyć, jaki wymiar urlopu przysługuje nowemu pracownikowi? To nic trudnego, wystarczy pomnożyć liczbę przepracowanych miesięcy przez 1/12. Sytuacja zmienia się, gdy pracownik pozostaje w stosunku pracy wraz z nadejściem kolejnego roku kalendarzowego – przysługuje mu automatycznie pełny wymiar urlopu. W zależności od stażu zatrudnienia będzie to 20 lub 26 dni.

Zmiany w wymiarze urlopu w 2025 roku

Od 2025 roku, na mocy nowelizacji Kodeksu pracy, każdemu pracownikowi przysługuje 35 dni urlopu wypoczynkowego rocznie, niezależnie od stażu pracy. To oznacza, że wymiar urlopu wypoczynkowego został zwiększony z dotychczasowych 20–26 dni do 35 dni dla każdego zatrudnionego w przypadku:

— 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego;

— 2 dni (lub 16 godzi) na opiekę nad dzieckiem;

— 5 dni urlopu opiekuńczego;

— 2 dni (lub 16 godzin) urlopu z powodu działania siły wyższej. Nowe przepisy wprowadzają również dodatkowy dzień wolny – Wigilia Bożego Narodzenia (24 grudnia) została uznana za dzień wolny od pracy. Ponadto, pracodawcy muszą sporządzić plan urlopów na kolejny rok kalendarzowy do 31 grudnia roku poprzedzającego.

Plan urlopów w firmach

Kiedy firma zatrudnia niewielką liczbę pracowników, wybranie dni wolnych od pracy nie będzie dużym wyzwaniem. Jednak w przypadku większych zakładów pracy należy brać pod uwagę zachowanie normalnego trybu pracy. W tym celu pomocny będzie plan urlopów. Mowa tu o specjalnym formularzu, który własnoręcznie wypełniają pracownicy. Z kolei pracodawca musi sporządzić dokument najpóźniej do 31 grudnia roku poprzedzającego. Czy wszystkie firmy mają taki obowiązek i jak stworzyć plan urlopów?

Planowanie urlopów – zasady tworzenia dobrego planu

Planowanie urlopu przy dużej liczbie pracowników może być wyzwaniem. Podstawową zasadą jest stworzenie takiego systemu, aby podczas wypoczynku jednego lub kilku zatrudnionych firma mogła nadal funkcjonować, jak w przypadku obecności całej kadry. Pracodawca musi wziąć pod uwagę, że do jego obowiązków należy udzielenie urlopu pracownikowi w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał takie prawo. W wyjątkowych sytuacjach niewykorzystane dni wolne mogą przejść na następny rok z zachowaniem terminu 30 września. Dodatkowo, jedna z części okresów wolnych od pracy musi mieć co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Z tego też względu warto skorzystać z elektronicznych wniosków urlopowych.

Zmiana terminu urlopu

Jeżeli taka decyzja jest umotywowana szczególną sytuacją, np. niemożnością prawidłowego funkcjonowania zakładu bez obecności danej osoby zatrudnionej, wówczas zwierzchnik ma prawo przesunąć zaplanowany urlop. Pracodawca może również zmienić termin urlopu na wniosek pracownika w przypadku nieprzewidzianych sytuacji.

Plan urlopów a Kodeks Pracy

Informacje dotyczące praw i obowiązków nie tylko pracownika, ale również pracodawcy, znajdują się w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141). Aktualnie, plan urlopów wypoczynkowych nie obowiązuje dwóch grup: jeśli zakładowa organizacja związkowa zgodzi się na brak takiej dokumentacji, wówczas nie trzeba sporządzać formularza. Ponadto, pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, ustala terminy urlopów w drodze porozumienia z pracownikiem po złożeniu przez niego odpowiedniego wniosku.

Plan urlopów wzór

Zakłady pracy dysponują zazwyczaj własnymi formularzami, na które naniesiony zostaje harmonogram dni wolnych. Jeśli chodzi o plan urlopów kodeks pracy nie reguluje tej kwestii. Jednak odpowiednie druki można znaleźć bez problemu w Internecie oraz w aplikacjach do rejestrowania i ewidencjonowania czasu pracy.