Co to jest system RCP i jak działa?

Jak rozliczyć czas pracy?

Jak rozliczyć czas pracy? Z uwagi na złożoność tego zagadnienia i konieczność ustanowienia przejrzystych stosunków między pracownikami a pracodawcami sposób rozliczania czasu pracy został uregulowany ustawowo. Co więcej, cały proces jest uzależniony od różnych czynników, jak np. praca w godzinach nocnych, niedziele czy święta.

Najczęściej spotykaną sytuacją jest pięciotygodniowy dzień pracy – w tym przypadku normy ustalone w ustawie Kodeks pracy wynoszą: 8 godzin dziennie (tzw. norma dobowa) oraz 40 godzin tygodniowo (norma tygodniowa). Pracownicy mają prawo nieprzerwanego odpoczynku wynoszącego minimum 35 godzin tygodniowo. Należy przy tym pamiętać, że święta przypadające w dni wolne od pracy także obniżają wymiar czasu pracy (jeden dzień święta obniża wymiar pracy o 8 godzin). Dla pracowników zatrudnianych na część etatu wymiar czasu pracy oblicza się w sposób proporcjonalny. Od tych ogólnych zasad istnieje szereg wyjątków – na przykład w przypadku osób posiadających stopień niepełnosprawności wymiar czasu pracy wynosi 35 godzin tygodniowo, a dla osób młodocianych dzienna norma czasu pracy nie może przekroczyć 6 godzin dziennie. Jeszcze inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku kierowców czy pracowników ochrony, którzy wykonują swoje obowiązki w częstotliwościach zgodnych z tzw. równoważnym systemem czasu pracy.

Jak widać, system czasu pracy jest w polskim prawie pracy skomplikowany, w związku z czym kontrola tego obszaru nie jest zadaniem prostym dla działu kadrowo-płacowego przedsiębiorstwa. To jeszcze nie wszystko. Oprócz przestrzegania prawa, należy jeszcze kontrolować, czy w czasie godzin pracy pracownicy np. nie opuszczają terenu zakładu w celach prywatnych, nie spóźniają się do pracy (choć jednorazowe 10-minutowe spóźnienie nie wydaje się być niczym poważnym, to jeśli pracownik spóźni się o 10 minut w każdym dniu pracy w danym miesiącu, oznacza to dla firmy stratę ponad trzech roboczogodzin) lub nie wychodzą z niej zbyt wcześnie.

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy wymaga dużych nakładów pracy ze strony pracowników działów kadrowo-płacowych. Ponieważ we współczesnych przedsiębiorstwach coraz większą rolę pełnią nowoczesne rozwiązania, także na cele rozliczania czasu pracy opracowano cenne rozwiązania pozwalające na automatyzację niektórych czynności – rozwiązanie to jest znane jako system RCP. Co to jest system RCP? O tym, czym jest RCP, dowiesz się w dalszej części tekstu.

Jak działa system rejestracji czasu pracy?

Jak działa system rejestracji czasu pracy? Istota jego działania nie jest zbyt skomplikowana. Prosty system RCP jest oparty na rejestratorze – niewielkim urządzeniu przypominającym domofon. To właśnie z wykorzystaniem rejestratora przebiega proces weryfikacji pracownika. W wyniku weryfikacji dokonanej przez pracownika na serwer trafiają dane identyfikacyjne pracownika (numer ID) wraz z godziną – dzięki temu możliwe jest określenie, o której godzinie pracownik rozpoczął bądź zakończył pracę. Zebrane w ten sposób dane można następnie przetwarzać np. w arkuszu kalkulacyjnym.

W jaki sposób rejestrować czas pracy?

Najczęściej zdarza się, że czas pracy jest rejestrowany za pomocą karty zbliżeniowej (jest to plastikowa karta przypominająca kształtem oraz wielkością dowód tożsamości lub kartę kredytową) bądź kodu PIN. Wiele nowoczesnych rejestratorów umożliwia weryfikację również za pomocą identyfikacji twarzy, gałki ocznej, głosu bądź odcisku palca – rozwiązania te są zalecane zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw, w których przechowywane są duże ilości danych wrażliwych lub znaczne zasoby gotówki (np. banki).

System RCP – wiele korzyści dla małych firm

System Rejestracji Czasu Pracy może być z powodzeniem zastosowany także w mniejszych przedsiębiorstwach (małe firmy to podmioty, które zatrudniają w danym roku średnio nie więcej niż 50 pracowników). Dzięki wprowadzeniu systemu RCP także niewielkie przedsiębiorstwa uzyskują możliwość zwiększenia efektywności działania. Z takiego rozwiązania mogą korzystać na przykład przedsiębiorstwa z sektora budowlanego – elektroniczne urządzenie służące do rejestrowania czasu pracy z powodzeniem sprawdzi się w celu kontroli pracowników wykonujących zadania poza siedzibą firmy (na przykład na terenie placu budowy).

Jak raportować w systemie RCP?

Jednym z najważniejszych zadań systemu RCP jest zbieranie informacji na temat godzin rozpoczęcia oraz zakończenia pracy przez pracowników. Oczywiście, dane te nie są zbierane bezcelowo – podlegają one przetwarzaniu przez pracowników kadrowo-płacowych. To dlatego ważne jest, by dane były przechowywane w takiej postaci, która zapewnia możliwość łatwego eksportu do powszechnie obsługiwanych formatów danych (pliki csv, xls). Takie rozwiązanie sprawia, że dane godzinowe pozyskiwane w ramach systemu rejestracji czasu pracy mogą być z łatwością analizowane np. w programie Microsoft Excel.

Jakie są zaawansowane rozwiązania RCP?

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: jaki system RCP wybrać? Oczywiście, nie ma na to pytanie uniwersalnej odpowiedzi, aczkolwiek warto pamiętać o tym, że nowoczesny, sprawnie funkcjonujący system RCP powinien być wyposażony w następujące rozwiązania:

• generowanie raportów i dokumentów ewidencyjnych na potrzeby np. Państwowej Inspekcji Pracy,
• możliwość spersonalizowania systemu RCP w taki sposób, by nadać poszczególnym pracownikom różne poziomy dostępu (w ten sposób np. pracownik działu informatycznego lub menedżer uzyska dostęp do archiwum, podczas gdy miejsce to pozostanie niedostępne dla szeregowych pracowników).

Oczywiście, wymienione powyżej elementy nie są katalogiem zamkniętym, a poszczególni dostawcy systemów RCP oferują różnorodne funkcjonalności w ramach swoich produktów. Szeroka gama możliwości nie oznacza także, że wszystkie z nich są niezbędne w każdej firmie – wybór oprogramowania powinien być do indywidualnych potrzeb oraz oczekiwań danego przedsiębiorstwa.

Zaawansowane grafiki czasu pracy

Dzięki funkcjonowaniu systemu RCP w przedsiębiorstwie możliwe jest tworzenie bardziej zaawansowanych grafików pracy, które uwzględniają pracę zmianową części załogi. Dzięki RCP możemy stworzyć grafiki pracy, dzięki którym zaangażujemy pracowników w takich godzinach (także w porach nocnych), w których członkowie kierownictwa nie mogą być obecni w pracy – choć RCP nie zapewni, że pracownicy będą rzetelnie wykonywać swoje obowiązki, to dzięki temu rozwiązaniu możliwa jest kontrola, czy pracownicy pracujący np. w godzinach nocnych nie wykorzystują nieobecności kierownictwa w celu wcześniejszego wychodzenia z pracy.