Delegacje krajowe i zagraniczne pracowników

W odniesieniu do delegacji – tak krajowych, jak i zagranicznych – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy w art. 775 wspomina jedynie: „§ 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.

W dalszej części tego artykułu wskazano natomiast, iż wysokość i warunki ustalenia należności, które z tego tytułu przysługują pracownikowi, który zatrudniony jest w państwowej albo samorządowej jednostce sfery budżetowej ustalone zostaną w drodze rozporządzenia przez właściwego ministra. W ten sposób określone powinny być przede wszystkim: wysokości diet (uwzględniające czas trwania podróży oraz miejsce docelowe), limit noclegów czy warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów oraz pozostałych wydatków. W przypadku innych pracodawców kwestie te powinny być uregulowane poprzez układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania lub umowy o pracę. Istotne jest to, że kwoty ustalone dla pracowników sfery budżetowej stanowią punkt odniesienia dla zatrudnionych w innych zakładach pracy: stosowne diety nie mogą być niższe niż te, które wskazuje rozporządzenie.

Kluczowe wobec tego są zapisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Delegacja krajowa

W odniesieniu do podróży krajowej, jej miejsce rozpoczęcia oraz zakończenia wskazywane jest przez pracodawcę, który może w tym kontekście uwzględnić miejsce stałego albo czasowego pobytu pracownika.

W przypadku konieczności pokrycia zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie podróży, przyznawana jest dieta w wysokości 30 zł za dobę delegacji. Wysokość diety uzależniona jest każdorazowo od długości trwania podróży – nie jest ona przyznawana wtedy, gdy delegacja trwa mniej niż 8 godzin. Ponadto kwota diety może zostać pomniejszona, jeżeli w trakcie podróży pracownikowi zapewniono bezpłatne wyżywienie.

Pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów poniesionych na usługi noclegowe w wysokości nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety za jedną dobę hotelową (w uzasadnionych przypadkach koszty te mogą przekraczać wskazany limit). Wydatki muszą być udokumentowane stosownymi rachunkami. W przypadku braku rachunków, pracownik otrzymać może za każdy nocleg ryczałt o wysokości 150% diety (45zł). Zauważyć warto, iż koszty noclegu nie zostaną zwrócone, jeżeli pracownik ma możliwość codziennego powrotu od miejsca swojego pobytu (stałego lub czasowego).

Jeżeli delegacja wymaga poruszania się środkami komunikacji miejscowej, pracownikowi przysługuje na ten cel ryczałt w wysokości 20% diety (6zł).

Dodatkowo, jeżeli podróż trwa co najmniej lub więcej niż 10 dni, pracownik może w dniu wolnym od pracy udać się do miejsca swojego pobytu, ubiegając się o zwrot kosztów przejazdu od pracodawcy.

Ponadto: „Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów”.

Delegacja zagraniczna

Nieco inaczej uregulowane są delegacje zagraniczne. Mierzenie czasu podróży uzależnione jest od środka transportu. Podróż środkami komunikacji lądowej rozpoczyna się w chwili przekroczenia państwowej granicy w drodze za granicę, a kończy wraz z przekroczeniem tej granicy w drodze powrotnej; przy środkach komunikacji lotniczej – liczy się chwila startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w Polsce oraz moment lądowania samolotu na pierwszym lotnisku w kraju; przy środkach komunikacji morskiej – pod uwagę brana jest chwila wejścia na pokład z ostatniego polskiego portu oraz moment wejścia statku lub promu do pierwszego krajowego portu w drodze powrotnej.

Diety w podróżach zagranicznych mają pokryć koszty wyżywienia oraz inne drobne wydatki. Ich wysokość uzależniona jest od państw docelowego oraz długości trwania delegacji. Jeżeli pracownikowi zapewniono w trakcie podróży bezpłatne i całodzienne wyżywienie, wysokość diety to 25% jej wymiaru w stosunku do określonego państwa.

Zwrot kosztów obejmuje również usługi noclegowe – do maksymalnego limitu, który ustalony jest w zależności od państwa docelowego podróży (limit może zostać przekroczony w uzasadnionych przypadkach). Wydatki muszą zostać stosownie udokumentowane. Zwrot ten nie obowiązuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg.

Ponadto pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów dojazdu (np. do i z dworca kolejowego czy lotniska), w wysokości jednej diety. Może również korzystać z ryczałtu w wysokości 10% diety na dojazdy środkami komunikacji miejscowej (w razie potrzeby).

Dodatkowo: „Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów”. Zaliczka ta może być (za zgodą zatrudnionego) wypłacona w polskiej walucie, w równowartości zaliczki w walucie obcej. Co istotne, rozliczenie kosztów delegacji zagranicznej opiera się na walucie otrzymanej zaliczki, na walucie wymienialnej lub walucie polskiej, zgodnie ze średnim kursem z dnia jej wypłacenia.

Rozliczenie delegacji

W przypadku przejazdu pracownik skorzystać może ze zwrotu kosztów przejazdu w wysokości, która została udokumentowana biletami albo fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi (np. miejscówka). Uwzględniania jest tutaj ulga, z której korzystać może pracownik w danym środku transportu.

Jeżeli podróż odbywa się samochodem osobowym, motocyklem albo motorowerem, które nie są własnością pracodawcy, a są np. własnością pracownika, rozliczenie odbywa się na podstawie tzw. kilometrówki – iloczynu przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, którą określają odrębne przepisy o transporcie drogowym. Ten sposób przejazdu może zostać wybrany po udzieleniu zgody pracodawcy.

Wszelkie pozostałe wydatki, których poniesienie było niezbędne w związku z podróżą służbową (np. koszty parkingu czy opłaty za bagaż) są zwracane w udokumentowanej wysokości. Do rozliczenia muszą zostać dołączone zatem wszystkie potrzebne rachunki, faktury oraz bilety. W uzasadnionych przypadkach pod uwagę brane są również pisemne oświadczenia pracownika dotyczące poniesionego kosztu wraz ze wskazaniem przyczyn braku jego udokumentowania.

Co istotne, zgodnie z rozporządzeniem: „Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży”.