Jak działa elektroniczny obieg dokumentów EOD i czy warto go wdrożyć?

Cyfrowa transformacja przedsiębiorstw to nie tylko modne hasło, ale konieczność, zwłaszcza w obliczu zmieniających się przepisów prawa i rosnących oczekiwań względem efektywności. Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) to narzędzie, które pozwala firmom zautomatyzować procesy związane z tworzeniem, przesyłaniem, akceptacją i archiwizacją dokumentów – od faktur po dokumentację pracowniczą. Jakie wymagania prawne trzeba spełnić przy wdrożeniu EOD i jakie realne korzyści może przynieść on firmie?

Najważniejsze informacje o EOD

• System EOD digitalizuje i automatyzuje cały cykl życia dokumentów – od wprowadzenia i klasyfikacji, przez elektroniczną akceptację, aż po przechowywanie zgodne z wymogami prawnymi.

• Wdrożenie EOD musi uwzględniać przepisy dotyczące RODO, przechowywania dokumentów oraz stosowania kwalifikowanego podpisu i znacznika czasu.

• EOD integrują się z Krajowym Systemem e-Faktur oraz z Platformą e-Doręczeń

• Automatyzację obiegu dokumentów charakteryzują realne oszczędności, większa przejrzystość, zabezpieczenie danych oraz mobilność pracy – kluczowe szczególnie w firmach wielooddziałowych.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów i co oznacza skrót EOD?

EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) to zaawansowany system informatyczny, który umożliwia zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie w formie cyfrowej. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na pełną digitalizację procesów związanych z tworzeniem, obiegiem, akceptacją i archiwizacją dokumentów - od faktur, przez wnioski pracownicze, po umowy i korespondencję urzędową.

Warto podkreślić, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to w praktyce kompleksowa zmiana procedur i podejścia do zarządzania informacją w organizacji. System EOD zastępuje tradycyjny obieg dokumentów oparty na papierowej dokumentacji, oferując przejrzyste procedury i doskonały przepływ informacji między departamentami.

Jak działa system EOD w praktyce?

System EOD umożliwia kompleksowe zarządzanie całością dokumentacji w przedsiębiorstwie. Podstawowe funkcjonalności obejmują:

• wprowadzenie dokumentów do systemu (poprzez skanowanie, import plików lub tworzenie bezpośrednio w systemie),

• automatyczne rozpoznawanie i klasyfikację dokumentów,

• definiowanie ścieżek obiegu dokumentów w firmie (workflow),

• elektroniczną akceptację i podpisywanie,

• archiwizowanie zgodne z wymogami prawnymi.

Przykładowo: faktura trafia do systemu (mailowo lub poprzez skan), jest automatycznie rozpoznawana, kierowana do odpowiednich osób do akceptacji, a następnie do działu księgowego i ostatecznie do zarchiwizowania. Cała procedura jest zautomatyzowana i transparentna - na każdym etapie widać, kto i kiedy wykonał jakie działania.

Aspekty prawne wdrożenia EOD

Implementacja EOD wiąże się ze spełnieniem wielu wymogów prawnych.

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów musi być zgodny z regulacjami dotyczącymi przechowywania i archiwizacji dokumentów. Dokumenty elektroniczne powinny być przechowywane w formacie zapewniającym integralność i czytelność przez pełny wymagany okres. Dla przykładu, faktury muszą być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego), a akta osobowe nawet do 10 lub 50 lat (zależnie od daty nawiązania stosunku pracy).

RODO i ochrona danych osobowych

Sam fakt implementacji EOD nie zapewnia automatycznie zgodności z RODO. Konieczne jest jego właściwe skonfigurowanie, które pozwoli na"

• kontrolowany dostęp do danych osobowych,

• rejestrowanie operacji na dokumentach zawierających dane osobowe,

• możliwość realizacji praw osób, których dane dotyczą.

Wdrożenie systemu przetwarzającego dane osobowe może wymagać przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) i konsultacji z Inspektorem Ochrony Danych.

Podpis elektroniczny i dokumenty pracownicze

Niektóre dokumenty, szczególnie w obszarze kadr (np. umowy o pracę, aneksy, akta osobowe), wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej. Dział kadr musi zapewnić, że dokumentacja pracownicza w formie cyfrowej spełnia wymogi rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. dotyczącego dokumentacji pracowniczej.

Integracja z systemami państwowymi

Nowoczesny system EOD powinien uwzględniać integrację z:

• KSeF (Krajowy System e-Faktur) - obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT od 2026 r.

• Platformą e-Doręczeń - stopniowo wdrażaną dla różnych podmiotów

Bezpieczeństwo informacji w EOD

Właściwie wdrożone systemu EOD zapewnia szyfrowanie danych zarówno podczas ich przesyłania, jak i przechowywania, co znacząco podnosi poziom ochrony wrażliwych informacji firmowych. Regularnie tworzone kopie zapasowe chronią przed utratą cennych dokumentów w przypadku awarii lub cyberataków. Kontrola dostępu z precyzyjnym określeniem uprawnień użytkowników uniemożliwia nieautoryzowane działania, a rozbudowane mechanizmy śledzenia aktywności rejestrują każdą wykonaną operację. Bezpieczny dostęp do dokumentów z praktycznie każdej lokalizacji z połączeniem internetowym znacząco zwiększa mobilność pracy, szczególnie w erze pracy zdalnej i hybrydowej. Jednocześnie EOD gwarantuje pełną kontrolę nad tym, kto, kiedy i w jakim zakresie uzyskuje dostęp do poszczególnych dokumentów, zapewniając zgodność z wymogami ochrony danych i tworząc solidne fundamenty bezpieczeństwa informacji w organizacji.

Praktyczne aspekty wdrożenia EOD

Analiza potrzeb i procesów

Przed wdrożeniem konieczna jest dokładna analiza istniejących procesów obiegu dokumentów w firmie. Należy zidentyfikować:

• rodzaje dokumentów krążących w organizacji,

• obecne ścieżki akceptacji i przepływu,

• osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy przetwarzania,

• wymagania prawne dotyczące konkretnych typów dokumentów w firmie.

Wybór odpowiedniego oprogramowania

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań do elektronicznego obiegu dokumentów. Wybierając konkretny, warto zwrócić uwagę na:

• skalowalność i możliwość dostosowania do specyfiki firmy,

• intuicyjność interfejsu dla użytkowników systemu,

• możliwości integracji z już używanymi systemami (ERP, CRM),

• bezpieczeństwo i pełna kompatybilność z wymogami prawnymi.

Szkolenia i zmiana kultury organizacyjnej

Bardzo ważnym elementem implementacji EOD są szkolenia. Pracownicy muszą zostać odpowiednio przeszkoleni z obsługi nowego systemu. Często wyzwaniem jest nie tyle techniczna obsługa oprogramowania, co zmiana przyzwyczajeń i kultury pracy. Wdrożenie EOD wymaga wsparcia kadry zarządzającej i jasnej komunikacji korzyści dla wszystkich użytkowników systemu.

Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Implementacja elektronicznego obiegu dokumentów przynosi przedsiębiorstwu liczne benefity:

• efektywność pracy - automatyzacja rutynowych zadań i uproszczenie procesów,

• oszczędność czasu - szybki dostęp do dokumentów i łatwość ich wyszukiwania,

• redukcja kosztów - mniejsze zużycie papieru i przestrzeni biurowej na fizyczne archiwum,

• przejrzyste procesy - pełny wgląd w historię obiegu każdego dokumentu,

• mobilność - dostęp do dokumentów z każdego miejsca i urządzenia,

• ekologia - ograniczenie zużycia papierowej dokumentacji, bezpieczeństwo - kontrolowany dostęp i ochrona przed utratą dokumentów.

Dla kogo przeznaczony jest EOD?

Elektroniczny obieg dokumentów sprawdzi się zarówno w małych i średnich przedsiębiorstwach, jak i w dużych korporacjach. System jest skalowalny i może być dostosowany do potrzeb organizacji różnej wielkości. Szczególnie duże korzyści osiągną:

• firmy przetwarzające znaczne ilości dokumentów (np. biura rachunkowe),

• organizacje z rozproszoną strukturą, gdzie dokumenty muszą przemieszczać się między oddziałami,

• przedsiębiorstwa z rozbudowanymi procesami akceptacji i weryfikacji,

• firmy stawiające na digitalizację i automatyzację.

Inne rozwiązania w cyfryzacji procedur HR

Warto zauważyć, że choć EOD to rozwiązanie kompleksowe, to niektóre firmy mogą korzystać z dedykowanych usług, które koncentrują się na węższych, ale krytycznych procesach. Przykładem jest nasza platforma inEwi, która specjalizuje się w elektronicznej ewidencji czasu pracy, obsłudze grafików pracy oraz cyfrowym zarządzaniu wnioskami urlopowymi. Integracja rozwiązań kadrowo-płacowych z ogólnym elektronicznym obiegiem dokumentów maksymalizuje benefity płynące z cyfryzacji procedur administracyjnych przy jednoczesnym zachowaniu specjalistycznych funkcji dedykowanych poszczególnym działom.

Podsumowanie - czy warto wdrożyć EOD?

Implementacja EOD to istotny krok w cyfrowej transformacji każdego przedsiębiorstwa i zastąpieniu tradycyjnego obiegu dokumentów. EOD nie tylko pozwala zautomatyzować procesy związane z obsługą dokumentacji, ale także zwiększa efektywność pracy, redukuje koszty i podnosi poziom bezpieczeństwa informacji. Decydując się na Elektroniczny Obieg Dokumentów, należy pamiętać, że kluczem do sukcesu jest dokładna analiza potrzeb, wybór odpowiedniego rozwiązania oraz zaangażowanie pracowników w proces zmiany.

W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym, gdzie coraz więcej procesów przenosi się do świata cyfrowego, elektroniczny obieg dokumentów przestaje być technologicznym udogodnieniem, a staje się niezbędnym elementem efektywnego funkcjonowania firmy.