Jak działa elektroniczny obieg dokumentów EOD i czy warto go wdrożyć?

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów EOD?

Jeżeli zastanawiasz się, co znaczy skrót EOD, to śpieszymy z odpowiedzią. EOD to akronim od wyrażenia „elektroniczny obieg dokumentów”. Najprościej rzecz ujmując, to system elektronicznego obiegu dokumentów. Jego celem jest lepsze zarządzanie dokumentami, a także sprawienie, że obieg informacji w firmie będzie znacznie prostszy. Tym samym procesy biznesowe staną się mniej skomplikowane, a wykonywanie pracy zostanie zoptymalizowane. System posiada rozbudowane moduły, dzięki którym dynamika firmy zostaje zwiększona, a wszystkie dokumenty są przekazywane automatycznie. Dzięki temu kadra zarządzająca ma znacznie łatwiejszy dostęp do informacji biznesowych czy bieżących dokumentów oraz ich przepływu.

Na czym polega automatyczny obieg dokumentów?

Dzięki wykorzystaniu systemu EOD możliwa jest elektroniczna wymiana różnych dokumentów, takie jak faktury elektroniczne, duplikaty faktur, potwierdzenia zamówień, dokumenty wysyłkowe, a także wiele innych. Dane te nie muszą być wpisywane każdorazowo do systemu, gdyż proces ten przebiega automatycznie, dzięki czemu znacząco usprawniona zostaje komunikacja. Co ważne, system ten umożliwia na wymianę dokumentów zarówno z kontrahentami, jak i z pracownikami. Ci ostatni mogą składać elektronicznie, za pomocą systemu dokumenty takie jak wnioski urlopowe, wnioski o wyrażenie zgody na wykonywanie pracy zdalnej czy dokumenty służące rozliczeniu delegacji.

Elektroniczny obieg dokumentów ma wiele korzyści. Wśród najważniejszych należy wymienić fakt, że jego wdrożenie pozwala na obniżenie kosztów związanych z codziennymi procedurami administracyjnymi. Ponadto wymiana danych pomiędzy ich nadawcą i odbiorcą staje się znacznie prostsza i wygodniejsza. W konsekwencji oszczędza się także czas związany z wymianą danych, a liczba papierowej dokumentacji zostaje zredukowana. Tym samym wspierasz zatem ekologię. Nie sposób pominąć także, że wyszukiwanie danych w archiwum jest znacznie szybsze, a dokumenty te zyskują dodatkowe bezpieczeństwo. System obiegu dokumentów powoduje, że w firmie polepszeniu ulegają relacje z partnerami biznesowymi, a nadto zyskuje się opinię przedsiębiorstwa rzetelnego i nowoczesnego.

Co oznacza skrót EOD?

Jak wskazano powyżej, EOD oznacza Elektroniczny Obieg Dokumentów. Powyżej wskazano również, jak działa EOD. Należy przy tym wskazać, że aby system działał poprawnie, lepiej nie wdrażać go samodzielnie. Obieg dokumentów powinien być bowiem odpowiednio zaprogramowany. W związku z powyższym sprawniej będzie skorzystać z usług specjalistów, którzy nie tylko sprawnie wdrożą system, ale także zaoferują Ci powdrożeniowe wsparcie w sytuacji, w której pojawiłyby się jakiekolwiek problemy techniczne z jego użytkowaniem. Niemniej, osoba, która zna procesy w firmie, powinna być aktywnie zaangażowana w proces wdrożenia systemu obiegu informacji. Aby właściwie zaprogramować system, należy bowiem wiedzieć, jak wygląda struktura organizacyjna oraz funkcyjna w jednostce, a także jaki jest zakres odpowiedzialności oraz uprawnień poszczególnych pracowników, chociażby dlatego, aby wnioski urlopowe trafiały do odpowiedniego przełożonego.

Jak działa kompleksowy system obiegu dokumentów w firmie?

System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia tworzenie dokumentów oraz archiwizowanie treści w formie elektronicznej. Dzięki temu skraca się chociażby czas fakturowania czy wyszukiwania danych. Ten kompleksowy system pozwala zarządzać całością dokumentacji w firmie - umożliwia zarówno ich wystawianie, obieg, skanowanie, jak i archiwizację. Do tak zaprogramowanego systemu mają dostęp wszyscy jego użytkownicy z poziomu przeglądarki internetowej. To z kolei powoduje, że obieg dokumentów pomiędzy współpracownikami jest znacznie sprawniejszy. Tym samym wzrasta także efektywność pracy zespołu. Zanim zdecydujesz się na wdrożenie systemu EOD, musisz przeprowadzić analizę swojego przedsiębiorstwa w zakresie tego, jak wygląda obieg dokumentów obecnie, jakie korzyści chciałbyś osiągnąć oraz jakie masz potrzeby. Te elementy rzutują na funkcjonalności, jakie powinien zawierać dopasowany do Twojej firmy system. Jeżeli już zdecydowałeś się na wprowadzenie EOD oraz wybrałeś firmę, która dostarczy Ci właściwe oprogramowanie, musisz podjąć pewne czynności przygotowujące do wdrożenia systemu. Należą do nich:

• aktualizacja obecnej dokumentacji,
• wyznaczenie pracowników odpowiedzialnych za realizację projektu,
• poinformowanie wszystkich pracowników o nowej platformie, która służyć im będzie do wewnętrznej oraz zewnętrznej komunikacji,
• w razie potrzeby - zaplanowanie szkoleń dla pracowników, w trakcie których zostaną oni zapoznani z zasadami funkcjonowania systemu.

Elektroniczny obieg dokumentów – dla kogo?

Jeżeli nadal zastanawiasz się, czy elektroniczny obieg dokumentów będzie właściwy dla Twojej firmy, to poniżej znajdziesz kilka wskazówek, kto chętnie z niego skorzysta. Elektroniczny Obieg Dokumentów cieszy się uznaniem przede wszystkim tych osób, które pragną wprowadzać do swojej firmy nowe technologie oraz cenią sobie upraszczanie codziennych obowiązków. Nie ma przy tym znaczenia, w jakiej branży działa firma, ani też, jaka jest skala jej działalności. Problem posiadania zbyt dużej liczby papierowych dokumentów pojawia się bowiem także w przypadku dość małych firm. Nawet jeżeli nie wkradnie się w nie chaos, to nadal należy poświęcić znaczną ilość czasu na ich porządkowanie. Remedium na ten problem jest automatyzacja obiegu dokumentów, zapewniana przez EOD.

Warto także wskazać, że funkcjonalności systemu EOD mogą być dopasowane do potrzeb konkretnej firmy oraz charakteru jej działalności. Nie bez znaczenia jest także, że korzystając z tego typu systemu, nie musisz martwić się wymaganiami w zakresie ochrony danych osobowych, ponieważ przechowywanie danych jest w pełni bezpieczne i zgodne z obowiązującymi przepisami.

Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

Elektroniczny Obieg Dokumentów ma wiele zalet. Powoduje on przede wszystkim, że komunikacja w firmie ulega poprawie. Każdy bowiem wie, gdzie znajduje się dany dokument. Nikt nie obawia się, ze zostanie on zgubiony, zniszczony czy włożony do niewłaściwego segregatora. Ponadto system ten można wdrożyć w każdej branży. Nie ma także znaczenia większość firmy. Co więcej, jeżeli obawiasz się, że wdrożenie systemu będzie stanowić rewolucję, to możesz przeprowadzić ten proces stopniowo, co zapewni Ci większy komfort.

Nie sposób pominąć także, że system EOD jest ekologiczny. Dzięki wyeliminowaniu drukowania oraz skanowania dokumentów, firma nie generuje tak dużych odpadów papieru, co stanowi niewątpliwy atut i powoduje, że przedsiębiorstwo zyskuje pozytywny opinię na rynku. Ponadto dane w elektronicznym systemie są bezpieczne i przechowywane zgodnie ze wszystkimi prawnymi wymaganiami. Zaletą jest także możliwość tworzenia kopii zapasowych wszystkich dokumentów oraz możliwość dostępu do nich z każdego miejsca na świecie. To wszystko powoduje, że procesy biznesowe ulegają usprawnieniu, co z kolei przekłada się na realne oszczędności.