Jak założyć biuro rachunkowe?

Co to jest biuro rachunkowe i czym się zajmuje?

Biuro rachunkowe to rodzaj samodzielnego przedsiębiorstwa posiadającego uprawnienia do prowadzenia ksiąg rachunkowych podatnikom, z którymi wiąże je umowa świadczenia usług w tym zakresie. Zatem przedmiotem działalności biura rachunkowego jest wykonywanie na rzecz kontrahenta usług w zakresie rachunkowości oraz bardzo często prowadzenie dokumentacji płacowej i kadrowej. Wynika to z faktu przeniesienia na biuro rachunkowe całej sfery związanej z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, w które wpisuje się obsługa płacowa i w konsekwencji, w określonym zakresie, kadrowa.

Zatem wszystko, co jest związane z kwestią, jak otworzyć biuro rachunkowe, wiąże się z powstawaniem zależności pomiędzy dwoma niezależnymi przedsiębiorstwami: jednym prowadzących jakąkolwiek działalność gospodarczą i drugim świadczącym usługi rachunkowe. Aby zrozumieć w pełni, na czym polega ta zależność, warto zapoznać się z artykułem o tym, co to jest biuro rachunkowe i czym się zajmuje?

Zakres współpracy przedsiębiorcy z biurem rachunkowym zależy od wielu zmiennych. W podstawowym wymiarze biuro rachunkowe zajmuje się księgowaniem dokumentów sprzedażowych czy zakupowych oraz przepływem środków finansowych w przedsiębiorstwie. Ale może to być zakres znacznie szerszy, dlatego jednym z zadań biura rachunkowego jest dobranie właściwych zasad księgowania do aktualnego stanu rozwoju firmy.

Najczęściej wykorzystywany zakres usług biura rachunkowego, to:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych;
• prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów, dla osób prowadzących działalność gospodarczą niezobowiązanych do stosowania kasy fiskalnej;
• prowadzenie ewidencji przychodów i rozliczenie podatków;
• przygotowywanie rozliczeń podatku dochodowego;
• rozliczanie i obsługa płac pracowników;
• przygotowywanie rozliczeń i raportów dla ZUS;
• sporządzanie raportów statystycznych;
• prowadzenie ewidencji środków trwałych firmy;
• tworzenie wniosków kredytowych;
• sporządzanie sprawozdań finansowych;
• analizowanie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa;
• reprezentowanie klienta w urzędach podatkowych i administracji publicznej;
• doradztwo z zakresu podatków i kwestii finansowych.

Jak założyć biuro rachunkowe i czy potrzeba do tego certyfikatu?

Jak założyć biuro rachunkowe bez certyfikatu? Dokładnie tak samo, jak dysponując certyfikatem. Od roku 2014 nie wymaga się już certyfikatów księgowych czy zaświadczeń zawodowych. Co nie znaczy, że nie są one obojętne. Na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów cały czas znajduje się lista imienna osób posiadających uprawnienia m.in. do prowadzenia biur rachunkowych. Zgodnie z aktualnymi regulacjami biuro rachunkowe może prowadzić osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych i niekarana za przestępstwa skarbowe czy nieprawidłowy obrót pieniędzy, papierów wartościowych i dokumentów.

Jak otworzyć biuro rachunkowe po deregulacji? Proces zakładania biura rachunkowego zaczyna się od wyboru optymalnej formy prawnej. Przyszły przedsiębiorca ma do wyboru kilka wariantów:

• jednoosobowa działalność gospodarczą - forma wybierana najczęściej z uwagi na prostotę zakładania i prowadzenia firmy, do rejestracji wykorzystuje się wpis do CEIDG, formularz 1; zdobyte uprawnienia pozwalają również na prowadzenie firmy w formule online, tę formę rejestracji wybierają właściciele małych biur rachunkowych, często z ograniczeniem do prowadzenia wyłącznie ksiąg rachunkowych;
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - kolejna forma regulująca kwestię jak rozkręcić biuro rachunkowe; posiada formę jednej ze spółek kapitałowych, wymaga dokonania wpisu do KRS oraz kapitału początkowego w wysokości od 5 tys. zł, spółka ma osobowość prawną, ale jej właściciel nie odpowiada własnym majątkiem;
• spółka cywilna - kolejna regulacja określająca, jak prowadzić biuro rachunkowe, wymaga wpisu do CEIDG, a polega na podpisaniu umowy co najmniej kilku wspólników, którzy odpowiadają za formę całym swoim majątkiem.

Kolejnym działaniem prowadzącym do powstania biura rachunkowego jest wybór właściwego kodu PKD, określającego de facto zakres usług biura. Najczęściej właściciele firmy wybierają 69.20.Z zawierające działalność rachunkowo-księgową oraz doradztwo podatkowe. Na koniec pozostaje już tylko opracowanie strategii, jak pozyskiwać klientów do biura rachunkowego oraz jak reklamować biuro rachunkowe, by systematycznie pozyskiwać nowych klientów.

Jakie stanowiska pracy powinny powstać w biurze rachunkowym?

Jak wygląda praca w biurze rachunkowym? Podstawą powodzenia biura rachunkowego jest właściwy wybór oprogramowania umożliwiającego gromadzenie informacji finansowych, przetwarzanie ich i dalszy przesył w wymaganych formularzach i raportach. Ma to szczególne znaczenie, gdy operatorzy biura decydują się na współpracę z przedsiębiorstwami w formule online. Sprawny obieg dokumentów, bezpieczny przesył danych, błyskawiczne reagowanie na potrzeby przedsiębiorcy oraz bieżąca działalność księgowa to podstawa sukcesu każdego biura rachunkowego.

Praca w biurze rachunkowym składa się z elementów czysto mechanicznych, polegających na wprowadzaniu danych do systemu, systemowej analizie danych, które umożliwia oprogramowanie, fakturowaniu oraz prognozowaniu przyszłości, jednym słowem wiąże się z prowadzeniem wszystkich spraw związanych z księgowaniem, rozliczaniem kosztów i przychodów fakturowaniem, analizą, sprawami kadrowymi oraz reprezentowaniem klientów w urzędach. Do zadań biura rachunkowego należy również okresowe prowadzenie inwentaryzacji środków trwałych w firmach.

Czy biuro rachunkowe może odpowiadać za błąd w obliczeniach podatnika?

Przedsiębiorca podejmując współpracę z biurem rachunkowym, musi mieć świadomość, że odpowiedzialność za błędy przed organami podatkowymi oraz ZUS ponosi zawsze sam podatnik lub płatnik. Biuro rachunkowe zajmujące się rozliczaniem podatnika może ponieść jedynie cywilną odpowiedzialność odszkodowawczą. Aby ograniczyć ryzyko do minimum, warto zawsze sprawdzić OC biura rachunkowego i wartość ubezpieczenia, tym bardziej, że biuro rachunkowe prowadzące wyłącznie księgi przychodów i rozchodów nie jest zobligowane do posiadania ubezpieczenia OC. Jeżeli biuro rachunkowe jest ubezpieczone do poziomu optymalnej kwot, znacząco zwiększa to jego konkurencyjność na rynku usług księgowo-rachunkowych. Ważną kwestią regulującą współpracę są również procedury RODO w biurze rachunkowym. Razem z innymi regulacjami budują one poziom zaufania pomiędzy przedsiębiorcą a kontrahentem. Reguły zarządzania RODO powinny być czytelne i znane dla obu stron od pierwszego finalizowanego kontaktu. Biuro rachunkowe zapewnia swoim zleceniodawcą pełną dyskrecję w regułach prawa.