Sygnalista – sprawdź obowiązki wynikające z nowych przepisów

W ostatnich latach coraz więcej mówi się o sygnalistach, zwłaszcza w kontekście nowych przepisów prawa, które weszły w życie w Polsce 25 września 2024 roku. Sygnalista to osoba, która zgłasza nieprawidłowości zauważone w swojej organizacji. Zgodnie z nową ustawą, rola sygnalisty jest teraz jeszcze bardziej zabezpieczona prawnie, a zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa mogą dotyczyć zarówno kwestii wewnętrznych w firmach, jak i przestępstw o szerokim zasięgu.

Sygnalistami mogą być pracownicy, byli pracownicy, kontrahenci, klienci, a także osoby powiązane z organizacją na różnym etapie współpracy. Nowe przepisy określają szczegółowe obowiązki zarówno po stronie sygnalisty, jak i pracodawcy, który ma obowiązek wprowadzić procedury ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Dzięki temu, instytucje publiczne i prywatne mają szansę poprawić transparentność i etykę pracy, co pozytywnie wpłynie na ich funkcjonowanie.

Najważniejsze kwestie związane z tematem:

• Każda firma zatrudniająca powyżej 50 pracowników musi wprowadzić procedury zgłaszania naruszeń do końca 2024 roku.

• Pracodawcy nie mogą podejmować działań odwetowych wobec sygnalistów, takich jak zwolnienie, degradacja, obniżenie wynagrodzenia czy mobbing.

• Sygnalista może zgłaszać szeroką gamę naruszeń, od korupcji, przez zagrożenia dla zdrowia publicznego, po naruszenia prawa pracy.

• Firmy finansowe, niezależnie od liczby pracowników, muszą wdrożyć odpowiednie mechanizmy ochrony sygnalistów.

• Organizacje, które nie wprowadzą wymagań wynikających z ustawy, mogą być narażone na kary finansowe.

Sygnalista – kto to jest?

Zastanawiając się nad tym, kim jest sygnalista i jaka jest jego funkcja, warto przyjrzeć się etymologii tego pojęcia. Odpowiedzi na pytanie sygnalista – kto to, należy szukać w języku angielskim. Nazwa pochodzi od słowa „whistleblower” czyli informator. To tłumaczenie w dużej mierze oddaje zadania sygnalisty, którego rolą jest informowanie odpowiednich organów o różnego rodzaju naruszeniach. Nowa ustawa o ochronie sygnalistów z 25 września 2024 definiuje sygnalistę jako osobę fizyczną, która zgłasza naruszenia prawa w związku z wykonywaną pracą. Do sygnalistów zaliczają się obecni i byli pracownicy, kandydaci do pracy, kontrahenci, a także osoby powiązane z firmą w innych formach współpracy.

Zadaniem sygnalistów jest zgłaszanie naruszeń prawa lub zasad etyki, co może obejmować szeroki zakres działań – od łamania prawa pracy, przez korupcję, aż po zagrożenia dotyczące ochrony środowiska. Nowe przepisy podkreślają, że sygnaliści nie ponoszą odpowiedzialności prawnej za zgłoszenie, jeśli mieli uzasadnione podstawy uważać, że informacja o naruszeniu jest prawdziwa.

Jakie naruszenia prawa może zgłaszać sygnalista?

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów rozszerza zakres działań, które mogą być zgłaszane przez sygnalistów, podkreślając, że sygnalista może zgłaszać naruszenia wewnętrznie lub bezpośrednio do organów zewnętrznych, np. Rzecznika Praw Obywatelskich. Obejmuje to m.in. nieprawidłowości z zakresu stosowania aktów Unii w następujących dziedzinach:

• naruszenia wolności i praw człowieka;

• naruszenia z zakresu prawa pracy;

• handel ludźmi;

• korupcja;

• zamówienia publiczne;

• zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

• bezpieczeństwa transportu;

• bezpieczeństwo produktów i zgodność z wymogami;

• ochrony środowiska, ochrony radiologicznej, bezpieczeństwa jądrowego;

• ochrona zdrowia publicznego;

• ochrona danych osobowych, prywatności;

• informacje z zakresu bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Druga podkategoria dotyczy nieprawidłowości mających wpływ na bezpieczeństwo finansowe Unii Europejskiej i naruszeń rynku wewnętrznego, m.in.:

• usług, produktów i rynków finansowych;

• bezpieczeństwa żywności i pasz;

• zdrowia i dobrostanu zwierząt;

• zdrowia publicznego;

• ochrony konsumentów;

• publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

• interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej. 

Co istotne, sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości również anonimowo, a obowiązkiem pracodawcy jest zagwarantowanie bezpiecznych kanałów zgłoszeń.

Procedura zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistę

Zgodnie z nową ustawą o ochronie sygnalistów, sygnalista ma kilka możliwości zgłaszania naruszeń:

1. Zgłoszenie wewnętrzne – zgłoszenie naruszeń bezpośrednio do pracodawcy poprzez specjalnie ustanowione kanały komunikacyjne, takie jak infolinie lub aplikacje. Naturalnie firmy i organizacje będą musiały opracować bezpieczne procedury zgłoszeń wewnętrznych. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników muszą wdrożyć takie systemy do końca 2024 roku. 

2. Zgłoszenie zewnętrzne – sygnalista może także zgłosić naruszenia do właściwych organów nadzorczych lub organów ścigania, jeśli zgłoszenie wewnętrzne nie przyniesie rezultatów. W tym wypadku informacje o naruszeniu kieruje się do organów publicznych. Może to być np. Rzecznik Praw Obywatelskich.

3. Ujawnienie publiczne – w sytuacji braku reakcji, sygnalista ma prawo ujawnienia publicznego problemu publicznie, np. poprzez media. Tego typu zgłoszenia można dokonać za pomocą mediów, np. za pośrednictwem popularnych serwisów społecznościowych. W tym wypadku zgłoszenie nadużycia jest kierowane do nieoznaczonej grupy odbiorców, przez co ten rodzaj zgłoszenia jest traktowany jako ostateczność. 

W niektórych firmach działają także rady pracowników, z którymi także można skonsultować zaobserwowane naruszenia. Jeśli te instytucje nie podejmą kroków w celu rozwiązania kłopotów, sygnalista ma prawo zgłosić naruszenia do wyższej instancji, jaką są organy ścigania. Musi on jednak posiadać dowody, które potwierdzą problemy w organizacji. Do takich problemów zalicza się np. dyskryminacja płciowa w pracy. To bardzo poważna nieprawidłowość, do której dochodzi w niektórych przedsiębiorstwach. Sygnaliści pełnią bardzo ważną rolę w walce z tego typu naruszeniami. Ich działanie nie może być jednak poparte chęcią zemsty czy złośliwością, ale mieć na celu wyeliminowanie takich problemów w przyszłości.

Organizacja musi odpowiedzieć sygnaliście i poinformować go o podjętych krokach w ciągu maksymalnie trzech miesięcy. Kanały zgłoszeń muszą być anonimowe i zabezpieczone przed dostępem nieupoważnionych osób.

Sygnalista – jaką rolę pełni w zakładzie pracy?

Sygnaliści są „oczami i uszami” firmy, zgłaszając nadużycia na poziomie wewnętrznym lub zewnętrznym. Mogą zgłaszać naruszenia do przełożonego, rady nadzorczej czy nawet mediów, jeśli sytuacja tego wymaga. Często są to pracownicy, ale mogą nimi być także inne osoby związane z firmą, np. klienci lub kontrahenci.

W niektórych firmach sygnaliści mogą kontaktować się również z radą pracowników. Mają możliwość zgłaszania spraw, takich jak dyskryminacja przy tworzeniu grafików pracy.

Odpowiedzialność sygnalisty

Sygnalista ponosi odpowiedzialność za zgłoszenie naruszeń, jednak prawo jasno określa dwa warunki, które muszą zostać spełnione, aby mógł on skorzystać z ochrony przewidzianej ustawą. Po pierwsze, sygnalista musi posiadać uzasadnione podstawy do dokonania zgłoszenia. Oznacza to, że w momencie zgłaszania naruszeń prawa powinien być przekonany o ich prawdziwości. Po drugie, zgłoszenie musi zostać dokonane w odpowiedni sposób – może to być zgłoszenie wewnętrzne (np. w ramach zakładu pracy), zewnętrzne (np. do Rzecznika Praw Obywatelskich), sygnalista ma też prawo do ujawnienia publicznego (np. za pośrednictwem mediów).

Ochrona sygnalistów - kiedy nie będzie obowiązywać?

Prawo o ochronie sygnalistów działa w obie stron. Osoba, która ujawnia publicznie informacje o nieprawidłowościach zapewniając ochronę tym, którzy wskazują na realne nieprawidłowości w organizacjach, przyczyniając się tym samym do ochrony interesów publicznych zarówno w Polsce, jak i w Unii Europejskiej. W związku z tym, że nowa ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie we wrześniu 2024 roku, organizacje muszą stworzyć procedury zgłoszenia nieprawidłowości oraz zdefiniować odpowiednie organy publiczne przyjmujące zgłoszenia. Wprowadza to nowe obowiązki dla pracodawców i innych podmiotów.

Jeśli te warunki zostaną spełnione, sygnalista podlega ochronie prawnej. Ochrona ta jednak nie będzie miała zastosowania, jeśli zgłoszenie zostało oparte na nieprawdziwych informacjach, kłamstwach lub celowym wprowadzeniu w błąd. W takim przypadku sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, w tym obowiązany do zapłaty odszkodowania na rzecz pomówionej organizacji.

Kiedy ochrona sygnalistów nie będzie obowiązywać?

Fałszywe zgłoszenie stanowi naruszenie prawa i może prowadzić do odpowiedzialności karnej, zwłaszcza jeśli doszło do ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji. W związku z tym osoba, która ujawnia publicznie informację o nieprawidłowościach, musi móc poprzeć tę informację dowodami.

Polski projekt ustawy o ochronie sygnalistów przewiduje sankcje dla sygnalistów, którzy celowo zgłaszają nieprawdziwe informacje, aby chronić organizacje przed bezpodstawnymi oskarżeniami. Osoby, które celowo zgłaszają nieprawdziwe informacje, mogą być pociągnięte do odpowiedzialności cywilnej i karnej, w tym do zapłaty odszkodowania​.

Ustawa o ochronie sygnalistów a działania odwetowe

Ustawa dotycząca ochrony sygnalistów ma na celu ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie, degradacja, wstrzymywanie awansów, obniżenie wynagrodzenia czy mobbing. Pracodawcy, którzy nie wdrożą odpowiednich procedur, mogą zostać ukarani finansowo. Sygnalista, który padnie ofiarą takich działań, ma prawo dochodzić odszkodowania. Ochrona tożsamości sygnalistów jest kluczowa, aby zapobiec działaniom odwetowym, co jest szczególnie istotne w kontekście zgłaszania nieprawidłowości.

Nie tylko pracodawca

Nowa ustawa chroni sygnalistów, nie tylko pracowników, ale również partnerów biznesowych, kandydatów do pracy, klientów czy inne osoby związane z organizacją. Ochrona przed działaniami odwetowymi obejmuje także sytuacje, w których to współpracownicy mogliby stosować mobbing lub inne formy represji wobec sygnalisty. Wszelkie przejawy takiego traktowania są prawnie zakazane i mogą prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy, jeśli nie zostaną odpowiednio rozwiązane. Ochrona sygnalistów ułatwia zgłaszanie nieprawidłowości, co może znacząco wpłynąć na poprawę etyki i transparentności w działalności różnych podmiotów. Ważne jest, aby sygnalista miał uzasadnione podstawy do zgłoszenia, co minimalizuje ryzyko zgłaszania fałszywych informacji.

Sygnalista - jakie są korzyści z jego działania? 

Chociaż rola sygnalisty budzi wiele kontrowersji, nie można zignorować jego oczyszczającego wpływu na organizacje. Zgłaszanie nieprawidłowości ma znaczenie nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników, współpracowników i kontrahentów, a jego efekty są widoczne w różnych typach organizacji. Wykryte i zgłoszone nieprawidłowości można usunąć i naprawić, co przyczynia się do ochrony szeroko pojętego interesu społecznego.

Obowiązki pracodawców

Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób są zobowiązani do stworzenia systemu zgłaszania naruszeń. Firmy muszą także zapewnić anonimowość sygnalistom oraz udzielać im informacji zwrotnej o podjętych działaniach w ciągu maksymalnie trzech miesięcy. Zapewnienie ochrony prywatności sygnalistów jest bardzo istotne w kontekście nowych przepisów. Mają także obowiązek podjęcia działań następczych, aby sprawdzić i rozwiązać zgłaszane problemy.

Warto zaznaczyć, że obowiązek wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń dotyczy nie tylko dużych przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 50 pracowników, ale także instytucji finansowych, niezależnie od liczby zatrudnionych osób.

Kary za nieprzestrzeganie przepisów

Dyrektywa nakłada obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur na pracodawców. Nieprzestrzeganie tych wymogów może skutkować karami finansowymi. W przypadku działań odwetowych wobec sygnalistów, odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy. Brak odpowiednich procedur i działań może skutkować również ograniczeniami administracyjnymi oraz negatywnymi skutkami wizerunkowymi dla organizacji.

Formy sankcji przewidziane w ustawie o ochronie sygnalistów:

Działania odwetowe – pracodawcy, którzy podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów, osoby pomagającej w zgłoszeniu lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlegają:

• Grzywnie;

• Karze ograniczenia wolności;

• Karze pozbawienia wolności do lat 2 (w przypadku uporczywego działania, kara może wynieść do lat 3);

Ujawnienie tożsamości sygnalisty – ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew przepisom ustawy skutkuje:

• Grzywną;

• Karą ograniczenia wolności;

• Karą pozbawienia wolności do 1 roku;

Fałszywe zgłoszenie – dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, jest zagrożone:

• Grzywną;

• Karą ograniczenia wolności;

• Karą pozbawienia wolności do 2 lat;

Brak wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych – pracodawcy, którzy nie ustanowią procedury zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z przepisami, podlegają:

• Karze grzywny;

Obowiązki również dla małych firm

Chociaż większość przepisów dotyczy firm zatrudniających powyżej 50 pracowników, istnieją także przepisy dla mniejszych przedsiębiorstw. Organizacje, które działają w sektorach o wysokim ryzyku, takich jak finanse, muszą wdrożyć odpowiednie mechanizmy ochrony niezależnie od liczby pracowników. Wyjątkiem są jedynie gminy i powiaty o liczbie mieszkańców mniejszej niż 10 tysięcy, które nie muszą wdrażać tych procedur.

W jakich organizacjach może funkcjonować sygnalista?

Sygnalista może działać w każdej organizacji, przy czym najczęściej to pracownik danej firmy podejmuje tę rolę. Zgłoszenia naruszeń prawa mogą dotyczyć zarówno przedsiębiorstw prywatnych, jak i instytucji publicznych. Ważne jest, aby osoby zgłaszające nieprawidłowości były objęte ochroną, ponieważ działają w interesie przestrzegania przepisów. W związku z koniecznością implementacji przepisów unijnych dotyczących ochrony sygnalistów, każda organizacja zatrudniająca ponad 50 osób powinna wdrożyć odpowiednie procedury zgłaszania nieprawidłowości. W przypadku instytucji finansowych nie ma wymogu dotyczącego minimalnej liczby pracowników, co oznacza, że procedura powinna być dostępna także w mniejszych firmach. Organy publiczne również mają obowiązek zapewnienia możliwości zgłaszania o naruszeniu prawa, z wyjątkiem miast i powiatów liczących mniej niż 10 tysięcy mieszkańców.

Podsumowanie

Polski projekt ustawy o ochronie sygnalistów, oparty na Dyrektywie UE, zmienia zasady gry w polskich firmach. Sygnaliści mają teraz szersze możliwości zgłaszania naruszeń, a ich ochrona prawna została znacznie wzmocniona. Przedsiębiorstwa są zobowiązane wprowadzić odpowiednie procedury, by zapewnić bezpieczne i anonimowe zgłaszanie nadużyć.

Streszczenie artykułu

W artykule napisano o roli sygnalistów w organizacjach, ich obowiązkach oraz przepisach, które mają zapewnić im ochronę przed działaniami odwetowymi. Sygnaliści mogą zgłaszać różnorodne naruszenia, zarówno w firmach prywatnych, jak i instytucjach publicznych. Nowa ustawa wprowadzona w Polsce od września 2024 roku nakłada na pracodawców obowiązek wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości. W artykule omówiono również zakres ochrony, jaką objęci są sygnaliści, a także potencjalne sankcje dla pracodawców, którzy nie wdrożą wymaganych przepisów.