Kwestionariusz osobowy służy do zebrania danych kandydata lub pracownika potrzebnych w procesie rekrutacji i zatrudnienia. Zakres tych informacji określa przede wszystkim art. 22¹ Kodeksu pracy, jednak przepisy nie narzucają jednego urzędowego formularza. Materiał jest przeznaczony dla pracodawców, działów HR, osób prowadzących kadry oraz pracowników, którzy chcą wiedzieć, jakich danych może żądać pracodawca.
Prawidłowo przygotowany dokument ułatwia nawiązanie stosunku pracy, ustalenie uprawnień pracowniczych i prowadzenie dokumentacji. Zbyt rozbudowany formularz może jednak prowadzić do gromadzenia danych bez podstawy prawnej. Dlatego należy odróżnić kwestionariusz kandydata od kwestionariusza osobowego dla pracownika, a każdą rubrykę powiązać z konkretnym celem.
Najważniejsze informacje
- Kwestionariusz osobowy nie ma jednego obowiązkowego wzoru, ale pracodawca musi zebrać dane niezbędne do zatrudnienia i realizacji obowiązków wynikających ze stosunku pracy.
- Zakres danych kandydata jest węższy niż zakres informacji, których można żądać od pracownika po nawiązaniu stosunku pracy.
- Pracodawca nie może dowolnie rozszerzać formularza o informacje dotyczące życia prywatnego, stanu cywilnego czy rodziny.
- Podstawą przetwarzania danych wymaganych ustawowo nie jest zgoda pracownika, lecz obowiązek lub uprawnienie wynikające z prawa.
- Kwestionariusz osobowy pracownika trafia do akt osobowych i podlega zasadom przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Kwestionariusz osobowy – co to za dokument?
Kwestionariusz osobowy to formularz służący do uporządkowanego zebrania danych osoby ubiegającej się o zatrudnienie albo osoby już zatrudnionej. Kwestionariusz zatrudnionego pracownika włącza się do właściwej części akt osobowych, natomiast dalsze przechowywanie dokumentów kandydatów niezatrudnionych wymaga odpowiedniej podstawy prawnej i określonego celu.
Kodeks pracy nie wymaga stosowania formularza o konkretnej nazwie i wyglądzie. Nakazuje natomiast udostępnienie określonych danych w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Kwestionariusz osobowy jest najczęściej wykorzystywanym sposobem realizacji tego obowiązku, ale pracodawca może zebrać wymagane informacje również za pomocą innego prawidłowo przygotowanego formularza, w tym dokumentu elektronicznego.
Nie należy więc utożsamiać obowiązku podania wymaganych prawem danych z koniecznością zastosowania jednego urzędowego wzoru kwestionariusza osobowego. Przedsiębiorca może przygotować własny formularz, pod warunkiem że nie rozszerza katalogu informacji bez odpowiedniej podstawy.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoKwestionariusz kandydata a kwestionariusz osobowy dla pracownika
W praktyce kadrowej stosuje się dwa formularze. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie służy rekrutacji, natomiast kwestionariusz osobowy dla pracownika dotyczy osoby, która ma już status pracownika.
Sama decyzja o zatrudnieniu ani podpisanie umowy nie zawsze oznaczają, że kandydat stał się już pracownikiem. Zgodnie z art. 26 Kodeksu pracy stosunek pracy nawiązuje się w dniu wskazanym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Pracodawca powinien dostosować termin i zakres pozyskiwania danych do podstawy prawnej, rozróżniając informacje niezbędne przed rozpoczęciem pracy od danych, których może żądać dopiero od pracownika. Wcześniejsze pozyskanie dodatkowych informacji wymagałoby odrębnej podstawy prawnej, właściwej dla danej sytuacji.
Kwestionariusz osobowy nie jest tym samym co CV. Życiorys zawodowy służy przedstawieniu doświadczenia, osiągnięć i kompetencji kandydata, a jego układ jest w dużej mierze dowolny. Kwestionariusz kandydata zbiera natomiast dane w zakresie wyznaczonym przez przepisy i potrzeby danego stanowiska. Pracodawca nie powinien automatycznie przenosić wszystkich informacji z CV do akt osobowych.
Jakich danych może żądać pracodawca od kandydata?
Zgodnie z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy osoba ubiegająca się o zatrudnienie podaje imię lub imiona i nazwisko, datę urodzenia oraz wybrane przez siebie dane kontaktowe. Może to być na przykład numer telefonu albo adres poczty elektronicznej. Kandydat decyduje, które dane kontaktowe udostępnia. Przyszły pracodawca nie powinien bez podstawy żądać jednocześnie prywatnego adresu e-mail i numeru telefonu, jeżeli jeden kanał wystarcza do sprawnego przeprowadzenia rekrutacji.
Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie może zawierać także informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca może ich jednak żądać tylko wtedy, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
W przypadku rekrutacji księgowego informacja o ukończonych studiach, kursach i doświadczeniu zawodowym będzie zazwyczaj uzasadniona. Na stanowisku, które nie wymaga określonego wykształcenia, rozbudowana historia edukacji może natomiast okazać się zbędna. Tak samo należy oceniać przebieg zatrudnienia: formularz powinien obejmować informacje potrzebne do zweryfikowania doświadczenia wymaganego na danym stanowisku, a nie pełną historię aktywności zawodowej tylko dlatego, że przewidziano na nią miejsce w tabeli.
Od 24 grudnia 2025 roku Kodeks pracy wyraźnie wyłącza z informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia dane o wynagrodzeniu w obecnym oraz poprzednich stosunkach pracy. Aktualny kwestionariusz osobowy nie powinien więc zawierać rubryki dotyczącej wcześniejszych zarobków.
Jakie dane zawiera kwestionariusz osobowy pracownika?
Od dnia nawiązania stosunku pracy zakres informacji może zostać rozszerzony o adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Kwestionariusz osobowy pracownika może także obejmować numer rachunku płatniczego, chyba że zatrudniona osoba złożyła wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Jeśli umowę o pracę podpisano przed terminem rozpoczęcia pracy, dane wymienione w art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy należy pozyskać dopiero w dniu nawiązania stosunku pracy. Wcześniej osoba nadal jest kandydatem, nawet jeśli pracodawca podjął już decyzję o jej zatrudnieniu.
Pracodawca może żądać od pracownika danych o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Dotyczy to na przykład ustalenia stażu, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.
Dane osobowe pracownika niezbędne do wykonania obowiązków prawnych udostępnia się w formie jego oświadczenia. Pracodawca może żądać ich udokumentowania wyłącznie w zakresie koniecznym do potwierdzenia podanych informacji. Nie oznacza to automatycznego prawa do wykonania i przechowywania kopii całego dowodu osobistego. W wielu sytuacjach wystarczy okazanie dokumentu i odnotowanie właściwych danych.
Wypełniając kwestionariusz osobowy, pracownik powinien sprawdzić zgodność imienia, nazwiska, numeru PESEL i pozostałych danych identyfikacyjnych z aktualnymi dokumentami. Błąd w numerze PESEL lub numerze rachunku płatniczego może utrudnić dokonanie zgłoszeń ubezpieczeniowych albo prawidłową wypłatę wynagrodzenia.
Kiedy podaje się dane dzieci i członków rodziny?
Dane osobowe dzieci pracownika oraz innych członków jego najbliższej rodziny nie są standardowo zbierane od każdej zatrudnionej osoby. Pracodawca może żądać danych dzieci pracownika, gdy są niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy albo do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z innego przepisu prawa.
Potrzeba zebrania takich danych może pojawić się między innymi w sprawach dotyczących uprawnień rodzicielskich lub opieki nad dzieckiem. Zakres informacji musi odpowiadać konkretnemu uprawnieniu. Nie należy gromadzić szczegółowych danych o całej rodzinie „na przyszłość”, gdy pracownik nie korzysta z danego świadczenia lub uprawnienia.
Podobna zasada obowiązuje przy przyznawaniu świadczeń zależnych od sytuacji rodzinnej lub materialnej. Podstawą żądania danych powinien być konkretny przepis i jasno określony cel. Formularz nie może służyć do gromadzenia nieograniczonej wiedzy o życiu prywatnym zatrudnionej osoby.
Grafika wygenerowana przy pomocy AI
Czy pracodawca może żądać imion rodziców?
Od 4 maja 2019 roku imiona rodziców nie należą do podstawowego katalogu danych, których pracodawca może żądać od kandydata lub pracownika na podstawie art. 22¹ § 1 i 3 Kodeksu pracy. Stare druki zawierające taką rubrykę należy więc zaktualizować.
Pracodawca nie może żądać imion rodziców tylko dlatego, że pytanie znajduje się w formularzu używanym od lat. Wyjątek może wynikać z przepisu szczególnego, który nakłada konkretny obowiązek i stanowi samodzielną podstawę pozyskania dodatkowych informacji. Nie jest to jednak standardowy element kwestionariusza stosowanego przy zwykłej umowie o pracę.
Kwestionariusz osobowy a RODO
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO, stosuje się od 25 maja 2018 roku. Formularze kadrowe należy oceniać jednocześnie na podstawie RODO i Kodeksu pracy. Szczególne znaczenie ma zasada minimalizacji danych: pracodawca powinien zbierać wyłącznie informacje adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne.
Nie wszystkie dane osobowe muszą być przetwarzane za zgodą pracownika. Informacje wymagane przez Kodeks pracy są przetwarzane przede wszystkim dlatego, że jest to konieczne do wykonania obowiązku prawnego albo podjęcia działań związanych z zatrudnieniem. Zgoda może być podstawą przetwarzania danych innych niż wymienione w ustawowym katalogu, ale musi zostać udzielona dobrowolnie. Jej brak lub wycofanie nie może uzasadniać odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy ani innego niekorzystnego traktowania.
Szczególne kategorie danych, na przykład informacje o zdrowiu, podlegają dalej idącym ograniczeniom. Do przetwarzania szczególnych kategorii danych na podstawie zgody, o której mowa w art. 22¹b § 1 Kodeksu pracy, można dopuścić wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy i zobowiązane do zachowania tych danych w tajemnicy.
Kwestionariusz osobowy może zawierać klauzulę informacyjną RODO albo potwierdzenie zapoznania się z nią. Nie należy jednak mylić obowiązku informacyjnego administratora ze zgodą na przetwarzanie danych. Umieszczenie pod formularzem ogólnej formuły „wyrażam zgodę na przetwarzanie wszystkich danych” nie legalizuje pytań, których pracodawca nie powinien zadawać.
Jakich danych pracodawca nie powinien zbierać?
Dobrowolna zgoda może stanowić podstawę przetwarzania dodatkowych danych osobowych na warunkach określonych w Kodeksie pracy i RODO, jednak nie stanowi podstawy pozyskiwania danych objętych art. 10 RODO. Kwestionariusz osobowy nie powinien rutynowo zawierać pytań między innymi o stan cywilny, plany rodzicielskie, wyznanie, poglądy polityczne, orientację seksualną czy pełną sytuację zdrowotną.
Nie oznacza to, że w ramach stosunku pracy nigdy nie wolno przetwarzać informacji związanych z życiem prywatnym. Dane rodzinne mogą być potrzebne do korzystania ze szczególnych uprawnień, a informacje o zdolności do pracy są przetwarzane zgodnie z przepisami dotyczącymi badań profilaktycznych. Zawsze musi jednak istnieć określony cel i odpowiednia podstawa prawna.
Podawanie nadmiarowych danych nie jest wskazane również z perspektywy pracownika. Jeżeli formularz zawiera budzącą wątpliwości rubrykę, warto zapytać dział HR o podstawę i cel pozyskania informacji, zamiast wpisywać dane „na wszelki wypadek”.
Jak wypełnić kwestionariusz osobowy?
Kwestionariusz osobowy należy wypełnić czytelnie, zgodnie ze stanem faktycznym i aktualnymi dokumentami. Kandydat powinien podać wybrane przez siebie aktualne dane kontaktowe, na przykład numer telefonu, adres e-mail lub adres do korespondencji. Informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i zatrudnieniu powinny być zgodne z dokumentami, które mogą zostać przedstawione do wglądu.
Przebieg dotychczasowego zatrudnienia warto podawać z dokładnymi okresami i nazwami pracodawców, w zakresie potrzebnym do potwierdzenia doświadczenia lub ustalenia uprawnień. Nowe zasady zaliczania okresów wykonywania umów zlecenia do stażu pracy stosuje się od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora finansów publicznych i od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców, przy czym pracownicy zatrudnieni w tych dniach mają 24 miesiące na udokumentowanie wcześniejszych okresów podlegających zaliczeniu na zasadach określonych w przepisach przejściowych.
Przed użyciem formularza pobranego z internetu należy sprawdzić datę jego opracowania. Darmowy wzór kwestionariusza osobowego w formacie PDF może nadal zawierać rubryki dotyczące imion rodziców, adresu zamieszkania kandydata albo poprzedniego wynagrodzenia. O zgodności dokumentu z prawem decyduje jego treść, a nie nazwa pliku czy deklaracja, że jest to aktualny wzór kwestionariusza osobowego pracownika.
Aktualizacja danych osobowych pracownika
Dane wykorzystywane w związku z zatrudnieniem powinny być prawidłowe i w razie potrzeby aktualizowane. Zmianę nazwiska, adresu zamieszkania, numeru rachunku płatniczego albo danych kontaktowych należy zgłosić pracodawcy, jeżeli informacje te są nadal potrzebne do realizacji stosunku pracy.
Przepisy nie określają jednego terminu aktualizacji kwestionariusza osobowego, jednak zmiany danych podlegających zgłoszeniu do ZUS pracodawca musi przekazywać w terminach przewidzianych dla dokumentów ubezpieczeniowych, zasadniczo w ciągu 7 dni. Szczegółową procedurę może przewidywać regulamin pracy lub inna wewnętrzna instrukcja. Pracodawca może zobowiązać pracownika do przekazania aktualnych informacji, jeżeli żądanie dotyczy danych, które wolno mu przetwarzać, i jest potrzebne do wykonania obowiązków kadrowych, podatkowych lub ubezpieczeniowych.
Nie każda zmiana wymaga ponownego wypełnienia całego dokumentu. Dane można zaktualizować za pomocą oświadczenia pracownika wskazującego, które informacje uległy zmianie. Poprzedniego kwestionariusza nie należy samodzielnie przerabiać w sposób zacierający historię dokumentacji.
Odmowa aktualizacji danych nie w każdej sytuacji stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Ocena zależy od rodzaju informacji, podstawy żądania, znaczenia danych dla zatrudnienia oraz procedur obowiązujących w firmie. Brak zgłoszenia zmiany może jednak utrudnić prawidłowe rozliczenia, przekazywanie dokumentów, zgłoszenia do instytucji albo korzystanie ze świadczeń pracowniczych. Nie powoduje to automatycznie utraty świadczenia czy konsekwencji podatkowych, ale może wymagać późniejszych korekt.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoPraktyczne sytuacje związane z kwestionariuszem
Zakres danych najlepiej oceniać przez pryzmat celu, któremu mają służyć. Poniższe sytuacje pokazują różnicę między uzasadnionym uzupełnieniem dokumentacji a zbieraniem informacji na zapas.
Przykład 1. Dane zebrane przed nawiązaniem stosunku pracy
Firma podpisała z kandydatką umowę 20 czerwca, wskazując 1 lipca jako dzień rozpoczęcia pracy. Dział HR nie przekazał jej od razu formularza wymagającego podania numeru PESEL, adresu zamieszkania i rachunku płatniczego. Dane zastrzeżone dla pracownika zebrał 1 lipca, ponieważ dopiero tego dnia, zgodnie z art. 26 Kodeksu pracy, nawiązano stosunek pracy.
Przykład 2. Dane dziecka a uprawnienie pracownicze
Pracownica nie podała danych dziecka przy nawiązaniu stosunku pracy, ponieważ nie korzystała wtedy z żadnych związanych z nim uprawnień. Kilka miesięcy później złożyła wniosek wymagający potwierdzenia uprawnienia rodzicielskiego i przekazała niezbędne informacje w osobnym oświadczeniu. Pracodawca nie żądał przy tej okazji danych pozostałych członków rodziny.
Gdzie przechowywać kwestionariusz osobowy pracownika?
Pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielne akta osobowe dla każdego pracownika. Dokumenty dotyczące danych zebranych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie umieszcza się w części A akt osobowych. Oświadczenia i dokumenty odnoszące się do danych gromadzonych w związku z nawiązaniem stosunku pracy przechowuje się w części B.
Dokumentację można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej albo elektronicznej. W obu przypadkach pracodawca musi zapewnić jej poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz chronić ją przed uszkodzeniem, zniszczeniem i dostępem osób nieuprawnionych. Wgląd do akt osobowych powinny mieć wyłącznie upoważnione osoby, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich obowiązków.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty nawiązania stosunku pracy. Dokumentację pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się zasadniczo przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku jego ustania, z uwzględnieniem szczególnego 50-letniego okresu dotyczącego pracy górniczej i innych ustawowych wyjątków.
Jeżeli w ciągu tego dziesięcioletniego okresu ten sam pracownik zostanie ponownie zatrudniony, pracodawca kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji. Termin jej przechowywania liczy się wówczas od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł najpóźniej kończący się stosunek pracy.
Okres przechowywania może zostać przedłużony również wtedy, gdy dokumentacja pracownicza stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu. Jeżeli pracodawca jest stroną takiego postępowania, przechowuje dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż przez podstawowy okres wynikający z Kodeksu pracy. Jeżeli pracodawca niebędący stroną postępowania dowiedział się o jego wszczęciu, ustawowy okres przechowywania dokumentacji przedłuża się o 12 miesięcy, po których pracodawca zawiadamia byłego pracownika o możliwości jej odbioru w terminie 30 dni od otrzymania zawiadomienia oraz o zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania.
W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, ale przed 1 stycznia 2019 roku, okres ten wynosi zasadniczo 50 lat od ustania stosunku pracy. Może zostać skrócony do 10 lat, liczonych od końca roku złożenia raportu informacyjnego, jeżeli pracodawca przeprowadzi odpowiednią procedurę i przekaże raport ZUS RIA. Dla stosunków pracy nawiązanych do 31 grudnia 1998 roku obowiązuje 50-letni okres przechowywania.
Stwierdzenie, że każdy kwestionariusz osobowy dla pracownika należy przechowywać przez 10 lat albo że wszystkie dokumenty osób zatrudnionych przed 2019 rokiem przechowuje się przez 50 lat, byłoby więc nieprecyzyjne. Trzeba uwzględnić datę nawiązania stosunku pracy, ewentualne złożenie raportu informacyjnego, ponowne zatrudnienie oraz postępowania, w których dokumentacja może być dowodem.
Podsumowanie
Kwestionariusz osobowy porządkuje dane potrzebne podczas rekrutacji i zatrudnienia, ale nie daje pracodawcy prawa do zbierania dowolnych informacji. Formularz dla kandydata powinien obejmować podstawowe dane osobowe oraz – gdy wymaga tego stanowisko – informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Kwestionariusz osobowy dla pracownika może zostać rozszerzony między innymi o adres zamieszkania, numer PESEL i numer rachunku płatniczego, ale dane te należy pozyskiwać dopiero od dnia nawiązania stosunku pracy. Podpisanie umowy z późniejszym terminem rozpoczęcia pracy nie pozwala wcześniej traktować kandydata jak pracownika.
Dane dzieci i innych członków rodziny można pozyskiwać w zakresie niezbędnym do realizacji szczególnych uprawnień pracowniczych oraz obowiązków wynikających z innych przepisów, w tym dotyczących ubezpieczenia zdrowotnego. Aktualny wzór powinien uwzględniać zasadę minimalizacji danych, zakaz pytania o wcześniejsze wynagrodzenie oraz fakt, że od 4 maja 2019 roku imiona rodziców nie należą do podstawowego katalogu informacji kadrowych. Okres przechowywania dokumentacji trzeba natomiast ustalać z uwzględnieniem ponownego zatrudnienia oraz postępowań, w których może ona stanowić dowód.
Źródła
- https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/277/text/U/D20250277Lj.pdf – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst ujednolicony.
- https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/535/text.html – rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity.
- https://www.gov.pl/web/rodzina/akta-osobowe – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
- https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2018/357/text.html – ustawa dotycząca skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji.
- https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/2016-05-04/pol – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
- https://uodo.gov.pl/pl/701/4471 – Urząd Ochrony Danych Osobowych, dane wymagane od kandydatów i dane przekazywane z własnej inicjatywy.
- https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=CJQHST – odpowiedź na interpelację dotyczącą aktualizacji danych osobowych pracownika.
- https://www.zus.pl/en/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/e-akta/e-akta-pytania-i-odpowiedzi – ZUS, okresy przechowywania e-akt i raporty informacyjne ZUS RIA.
FAQ - najczęściej zadawane pytania o kwestionariusz osobowy
Przepisy wymagają udostępnienia określonych danych w formie oświadczenia, a pracodawca może żądać ich udokumentowania w niezbędnym zakresie, bez obowiązku stosowania jednego urzędowego wzoru kwestionariusza. Kwestionariusz osobowy jest praktycznym sposobem uzyskania oświadczenia pracownika. Pracodawca może jednak zastosować również inny dokument zgodny z prawem.
Kwestionariusz osobowy dla pracownika obejmujący dane z art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy należy wypełnić najwcześniej w dniu nawiązania stosunku pracy. Zgodnie z art. 26 Kodeksu pracy jest to dzień wskazany w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Sama decyzja o zatrudnieniu ani wcześniejsze podpisanie umowy nie nadają jeszcze kandydatowi statusu pracownika.
Numer PESEL nie należy do podstawowego katalogu danych osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Na podstawie art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy pracodawca może żądać go od dnia nawiązania stosunku pracy. Wcześniejsze pozyskanie numeru PESEL wymagałoby odrębnej podstawy prawnej, właściwej dla konkretnej sytuacji.
Kwestionariusz osobowy zbiera dane w ustandaryzowanym zakresie wynikającym z przepisów i celu zatrudnienia. CV jest przygotowaną przez kandydata prezentacją jego doświadczenia, kompetencji i osiągnięć, dlatego może mieć swobodniejszy układ. Nie zastępuje jednak dokumentacji wymaganej po zatrudnieniu.
Kwestionariusz osobowy nie musi zawierać zgody na przetwarzanie danych wymaganych przez Kodeks pracy. Pracodawca ma jednak obowiązek przekazać kandydatowi lub pracownikowi informacje wymagane przez RODO. Klauzula informacyjna może znajdować się w formularzu, stanowić jego załącznik albo zostać przekazana w innym udokumentowanym trybie.
Pracodawca może żądać danych dzieci pracownika wyłącznie wtedy, gdy ich podanie jest konieczne do skorzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy lub wykonania innego obowiązku wynikającego z przepisów. Informacje o rodzinie nie powinny być zbierane od wszystkich pracowników na zapas.
Pracownik powinien poinformować pracodawcę o zmianie danych, które nadal są potrzebne do realizacji stosunku pracy. Nie zawsze wymaga to wypełnienia nowego kwestionariusza osobowego – wystarczające może być osobne oświadczenie zawierające aktualne informacje.
Okres przechowywania kwestionariusza osobowego wynika z zasad dotyczących całej dokumentacji pracowniczej. Dokumentację pracowniczą dotyczącą zatrudnienia rozpoczętego od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się zasadniczo przez 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków, w tym 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji zawierającej dane o pracy górniczej.
Jeżeli ten sam pracownik zostanie ponownie zatrudniony w okresie przechowywania dokumentacji, pracodawca kontynuuje jej prowadzenie, a termin liczy od końca roku, w którym zakończył się najpóźniejszy stosunek pracy. Okres ten może zostać przedłużony także wtedy, gdy dokumentacja stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu. Dokumentację pracownika wykonującego pracę górniczą, pracę równorzędną z pracą górniczą lub mającego okresy zaliczane do okresów pracy górniczej przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.
#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:
