Umowa zlecenie a okres wypowiedzenia - ile wynosi?

Umowy zlecenie dają swobodę obu stronom, ale w praktyce przedsiębiorcy często stają przed pytaniem, czy taką umowę można rozwiązać z zachowaniem okresu wypowiedzenia i co dzieje się, gdy wypowiedzenie nastąpi bez ważnego powodu. Polskie przepisy dopuszczają wypowiedzenie umowy zlecenia w każdym czasie, jednak zakres odpowiedzialności zleceniodawcy lub zleceniobiorcy zależy od tego, czy mamy do czynienia z odpłatnym zleceniem i czy strony określiły w treści umowy okres wypowiedzenia.

Najważniejsze informacje

1. Umowę zlecenie można wypowiedzieć w każdym czasie. Umowa może ograniczyć wypowiedzenie bez ważnych powodów, ale nie może wyłączyć wypowiedzenia z ważnych powodów.

2. Odpowiedzialność odszkodowawcza zależy od tego, czy wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu (niezależnie od istnienia okresu wypowiedzenia) oraz od powstania szkody.

3. Kodeks cywilny nie określa obowiązkowego okresu wypowiedzenia. Można go ustalić w umowie z zachowaniem zasad swobody umów.

4. Jeżeli wypowiedzenia dokonuje zleceniodawca, powinien zwrócić zleceniobiorcy poniesione wydatki, a przy zleceniu odpłatnym dodatkowo zapłacić część wynagrodzenia odpowiadającą dotychczas wykonanym czynnościom.

5. Prawa do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów nie można z góry wyłączyć, ale można umownie zastrzec termin (okres) wypowiedzenia także dla wypowiedzenia z ważnych powodów.

Umowa zlecenie a umowa o pracę – jak je odróżnić?

Umowa zlecenie (w rozumieniu Kodeksu cywilnego) jest co do zasady umową starannego działania: przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej z należytą starannością. Natomiast w praktyce wiele kontraktów dotyczących wykonywania czynności faktycznych stanowi umowę o świadczenie usług, do której jeżeli nie jest uregulowana innymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Taka umowa cywilnoprawna co do zasady nie tworzy podporządkowania właściwego stosunkowi pracy. Dlatego przepisy kodeksu pracy, w tym standardowe okresy wypowiedzenia (np. dwutygodniowy lub miesięczny), nie mają tu zastosowania. Zleceniobiorca pracuje w ramach stosunku prawnego uregulowanego w art. 734–751 kodeksu cywilnego.

Podstawową zasadą jest swoboda umów: strony mogą ukształtować treść stosunku z uwzględnieniem celu zlecenia i zasad współżycia społecznego. W praktyce pozwala to wprowadzić do umowy zapisy dotyczące czasu trwania zlecenia, zasad rozliczeń czy sposobu wypowiadania umowy. Jednocześnie trzeba pamiętać, że nadmiernie restrykcyjne postanowienia mogą sugerować cechy umowy o pracę – np. pełne podporządkowanie, stałe miejsce i czas świadczenia usług – co może prowadzić do zakwestionowania umowy zlecenia przez organy kontrolne.

Jak wypowiedzieć umowę zlecenia – czy trzeba zachować okres wypowiedzenia?

Zasadnicze regulacje dotyczące rozwiązania umów cywilnoprawnych znajdują się w art. 746 kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem zarówno dający zlecenie (zleceniodawca), jak i przyjmujący zlecenie mogą wypowiedzieć ją w każdym czasie. Zarówno w zleceniu odpłatnym, jak i nieodpłatnym każda ze stron może wypowiedzieć umowę w każdym czasie. Jeżeli wypowiedzenie nastąpi bez ważnego powodu, to co do zasady (jeżeli umowa nie stanowi inaczej) dający zlecenie ponosi odpowiedzialność za szkodę, a przyjmujący zlecenie – tylko wtedy, gdy zlecenie jest odpłatne. Strony mogą jednak w umowie modyfikować skutki finansowe wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że nie można z góry wyłączyć prawa wypowiedzenia z ważnych powodów. W przypadku odpłatnego zlecenia sytuacja jest bardziej złożona:

• Obowiązki zleceniodawcy - po złożeniu wypowiedzenia powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki poniesione w celu należytego wykonania zlecenia, wypłacić wynagrodzenie odpowiadające dotychczasowym czynnościom, a jeśli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu – również naprawić szkodę (odszkodowanie).

• Obowiązki zleceniobiorcy - może on zerwać umowę zlecenia w każdym czasie. Jeżeli jednak zleceniobiorca wypowie odpłatne zlecenie bez ważnego powodu, odpowiada za szkodę wyrządzoną zleceniodawcy.

Kodeks cywilny nie wskazuje minimalnego okresu wypowiedzenia umowy zlecenia. Strony mogą zatem w treści umowy wprowadzić określony okres wypowiedzenia (np. tydzień, miesiąc lub 3 miesiące). Warto to rozważyć w przypadku długoterminowych zleceń, aby zapewnić obu stronom czas na przekazanie obowiązków i zabezpieczyć interesy biznesowe. Ustalenie w umowie terminu (okresu) wypowiedzenia nie pozbawia stron prawa wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów, którego nie można z góry wyłączyć. Co do zasady wypowiedzenie z ważnych powodów może być skuteczne natychmiast, a jeśli umowa przewiduje termin także dla takich sytuacji, skuteczność takiego zastrzeżenia zależy od oceny konkretnej klauzuli.

W praktyce często spotyka się postanowienia, że wypowiedzenie umowy zlecenia następuje w formie pisemnej albo elektronicznej (np. z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) i jest doręczane drugiej stronie w sposób pozwalający potwierdzić doręczenie. Warto jednak pamiętać, że jeżeli umowę zawarto w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, to jej wypowiedzenie co do zasady powinno zostać złożone co najmniej w formie dokumentowej, chyba że ustawa lub sama umowa zastrzega formę szczególną. Zachowanie formy ułatwia dochodzenie roszczeń i ogranicza ryzyko sporu. Dobrą praktyką jest wskazanie w umowie sposobu i miejsca składania oświadczeń (np. adres do korespondencji lub adres e-mail do doręczeń) oraz danych stron.

Ważny powód wypowiedzenia zlecenia – kiedy można rozwiązać umowę od razu?

Ważny powód uzasadnia wypowiedzenie zlecenia, którego nie można z góry wyłączyć, ale strony mogą zastrzec termin wypowiedzenia także dla ważnych powodów. Nie ma definicji ustawowej, ale orzecznictwo i doktryna wskazują przykłady:

• rażące naruszenie obowiązków przez zleceniobiorcę (brak staranności, działanie wbrew wskazówkom zleceniodawcy),

• utrata zaufania spowodowana naruszeniem zasad uczciwości lub nielojalnością,

• uzasadniona ocena, że cel umowy nie zostanie osiągnięty przez działania jednej ze stron, np. z powodu choroby, utraty uprawnień zawodowych czy zmiany sytuacji życiowej uniemożliwiającej wykonanie zlecenia,

• niewywiązanie się zleceniodawcy z obowiązku zapewnienia środków koniecznych do wykonania zlecenia (np. nieudzielenie zaliczki).

W takich sytuacjach strona wypowiadająca umowę z ważnego powodu nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej, a umowa może rozwiązać się ze skutkiem natychmiastowym. Jeżeli natomiast wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, za szkodę odpowiada ta strona, która dokonała wypowiedzenia: zleceniodawca gdy to on wypowiada bez ważnego powodu, a zleceniobiorca tylko wtedy, gdy bez ważnego powodu wypowiada zlecenie odpłatne. Warto więc udokumentować przyczyny nagłego rozwiązania umowy, aby ograniczyć ryzyko sporu.

Jak ustalić okres wypowiedzenia – praktyczne wskazówki

Zachowanie równowagi między swobodą kontraktowania a ochroną obu stron wymaga rozsądnego ustalenia okresu wypowiedzenia. Oto kilka wskazówek dla przedsiębiorców:

1. Dostosuj okres do charakteru zlecenia. Im dłuższy i bardziej złożony projekt, tym dłuższy okres wypowiedzenia może być uzasadniony. Należy wziąć pod uwagę czas potrzebny na zakończenie zadań, rozliczenie wynagrodzenia i przekazanie dokumentacji.

2. Unikaj pozorowania stosunku pracy. Długość okresu wypowiedzenia w umowie cywilnoprawnej można uregulować umownie, ale sama (nawet podobna do okresów z Kodeksu pracy) nie przesądza o uznaniu współpracy za umowę o pracę - o kwalifikacji decydują rzeczywiste warunki wykonywania pracy, w szczególności wykonywanie jej pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez pracodawcę.

3. Zapisz zasady rozliczeń. Oprócz określonego okresu wypowiedzenia wskaż, jak będą rozliczane dotychczasowe czynności i jakie wydatki poniesione w celu należytego wykonania zlecenia powinny zostać zwrócone. Dzięki temu uniknie się wątpliwości co do wysokości wynagrodzenia należnego po wypowiedzeniu.

4. Zawieraj aneksy. Jeżeli sytuacja gospodarcza lub warunki współpracy ulegną zmianie, okres wypowiedzenia można przedłużyć albo skrócić w drodze aneksu (zmiany umowy) za zgodą obu stron. Jeżeli ustawa albo sama umowa zastrzega dla jej zawarcia szczególną formę, aneks powinien zostać sporządzony w tej formie. W pozostałych przypadkach forma aneksu jest dowolna, choć dla celów dowodowych warto zachować co najmniej formę dokumentową.

Przykład: Spółka usługowa zawiera z informatykiem umowę zlecenie na dwa lata. Umowa przewiduje miesięczne wynagrodzenie i trzymiesięczny okres wypowiedzenia. W połowie współpracy pojawia się potrzeba skrócenia okresu wypowiedzenia do jednego miesiąca z powodu zmiany strategii spółki. Strony podpisują aneks zmieniający ten element umowy. Dzięki temu zleceniobiorca ma czas na przekazanie projektów, a zleceniodawca unika konfrontacji z wysokimi kosztami odszkodowania za nagłe zerwanie.

Czy umowa zlecenie wlicza się do stażu pracy od 2026 r.?

Umowy zlecenia są powszechną formą świadczenia usług w Polsce. Według danych GUS na koniec grudnia 2024 r. 2 457,6 tys. osób wykonywało pracę na podstawie umów zlecenia i pokrewnych. Udział kobiet wynosił 51,3 proc., a 89,3 proc. takich kontraktów dotyczyło sektora prywatnego. Największa liczba zleceniobiorców pracowała w sekcjach „Administrowanie i działalność wspierająca” (18,3 proc.) oraz „Opieka zdrowotna i pomoc społeczna” (12,1 proc.), a największe regionalne skupiska znajdowały się w regionie warszawskim stołecznym (314,9 tys.) i śląskim (288,3 tys.). Mediana wieku osób pracujących na zlecenie wynosiła 43 lata¹. Powyższe dane pokazują, że kontrakty cywilnoprawne są nie tylko domeną młodych ludzi, lecz także dojrzałych specjalistów.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotną zmianą jest wliczanie okresów pracy na zlecenie do stażu pracy od 2026 r. Zgodnie z informacją MRPiPS, od 1 stycznia 2026 r. u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców, do stażu pracy (okresu zatrudnienia) zaliczane będą po udokumentowaniu m.in. okresy samozatrudnienia oraz wykonywania umów zlecenia. Oznacza to, że dopiero po nawiązaniu stosunku pracy (np. po przejściu ze zlecenia na umowę o pracę) pracownik może po udokumentowaniu doliczyć wskazane w przepisach okresy, w tym okresy wykonywania umów zlecenia, do swojego okresu zatrudnienia (stażu pracy), co może wpływać m.in. na wymiar urlopu i inne uprawnienia zależne od stażu. Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Od 1 stycznia 2026 r. (a u pracodawców niebędących jednostkami sektora finansów publicznych – od 1 maja 2026 r.) do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, od którego zależy długość wypowiedzenia umowy o pracę, mogą być wliczane także udokumentowane okresy wykonywania zlecenia na rzecz tego pracodawcy. Nie wlicza się ich jednak do stażu determinującego okres wypowiedzenia umowy o pracę, która trwała już w dniu rozpoczęcia stosowania tych przepisów.

Jak prowadzić ewidencję godzin i dokumentów przy umowie zlecenia?

Ewidencja godzin wykonania zlecenia i harmonogramowanie dyspozycyjności zleceniobiorców bywają trudne, zwłaszcza gdy współpracuje się z wieloma osobami na zlecenia. inEwi oferuje narzędzia do ewidencji czasu pracy czy do tworzenia grafików pracy, które mogą w tym pomóc. Dzięki temu przedsiębiorca łatwo ustali, jakie wydatki zleceniobiorca poczynił w celu należytego wykonania zlecenia i jakie wynagrodzenie odpowiada dotychczasowym czynnościom w razie wypowiedzenia. Narzędzie umożliwia również przechowywanie dokumentów i plików związanych ze współpracą (np. umów, aneksów, załączników) oraz usprawnia obieg informacji w zespole, co ułatwia dokumentowanie ustaleń i ogranicza ryzyko sporów. Zleceniobiorcy mają wgląd w swoje zlecenie oraz wynagrodzenie, co zwiększa przejrzystość współpracy.

Co warto zapamiętać o wypowiedzeniu umowy zlecenie?

Podsumowując, umowa zlecenie oferuje elastyczną formę współpracy, ale brak precyzyjnie określonych okresów wypowiedzenia nie oznacza całkowitej dowolności. Kodeks cywilny pozwala na wypowiedzenie zlecenie w każdym czasie, jednak skutki zależą od tego, kto wypowiada umowę. Jeżeli wypowiedzenia dokonuje dający zlecenie, powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie poniesione wydatki, a przy zleceniu odpłatnym także zapłacić część wynagrodzenia odpowiadającą dotychczasowym czynnościom. Natomiast gdy wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, dający zlecenie ma dodatkowo obowiązek naprawienia szkody. Natomiast przyjmujący zlecenie odpowiada za szkodę tylko wtedy, gdy wypowie odpłatne zlecenie bez ważnego powodu. Ustalenie w umowie okresu wypowiedzenia ułatwia planowanie współpracy, jednak nie wyłącza prawa wypowiedzenia z ważnych powodów. Skutek takiego wypowiedzenia może być natychmiastowy, chyba że strony skutecznie zastrzegły w umowie termin/okres wypowiedzenia także dla ważnych powodów. Nowe przepisy wliczające zlecenie do stażu pracy od 2026 r. zwiększą znaczenie prawidłowej ewidencji zleceń i mogą wpłynąć na długość okresów wypowiedzenia w późniejszych umowach o pracę.

Źródło:

1) https://biznes.wprost.pl/poradnik/praca/12047209/ponad-24-mln-polakow-na-umowach-zlecenia-w-2024-r-najnowsze-dane-gus.html