Urlop czas start - czyli jak nie stracić równowagi podczas nieobecności pracowników

Sezon urlopowy ruszył pełną parą… biura świecą pustkami, a produktywność pracowników, którzy jeszcze nie doczekali się swojej kolejki spada poniżej przeciętnej. Okres wakacji dla większości pracodawców i pracowników to wymagający proces radzenia sobie z załatwieniem wielu spraw na czas, realizacji zamierzonych celów, projektów i spełnienia oczekiwań klientów, które w pewnych sektorach przemysłu i biznesu są w tym czasie jeszcze bardziej wymagające. Niedobory w zespole dodatkowo ten proces komplikują.

Nie ulega wątpliwości, że pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego - tym bardziej w okresie wakacyjnym, natomiast istotną kwestią jest umiejętne zorganizowanie przez kierownictwo pracy w tym gorącym okresie, a także zwrócenie szczególnej uwagi na osoby, które zostają na posterunku - rozkojarzone, nieszczęśliwe, zdemotywowane siedzeniem przed biurkiem, podczas gdy ich znajomi wrzucają fotki z egzotycznych wakacji na Facebook i Instagram. Niewłaściwe zarządzanie pracą w okresie wakacyjnym może prowadzić nie tylko do uniemożliwienia sprostania potrzebom klientów i obniżenia jakości pracy, ale także do konfliktów wewnątrz firmy. Zatem, na co należy szczególnie zwrócić uwagę, aby czas wakacji nie wywrócił do góry nogami naszej firmy i pracy?

Planuj z wyprzedzeniem

Początek roku w dużych przedsiębiorstwach to zazwyczaj okres planowania urlopów na nowy rok kalendarzowy. Nie ma przeciwskazań, aby stosować ten system także w firmach, w których zatrudniana jest mniejsza liczba pracowników. Wiedza pracowników i szefostwa w zakresie z góry zaplanowanych nieobecności ułatwi komunikację w zespole, pozwoli poustawiać plan zastępstw i poprawi organizację pracy. Plan urlopów wakacyjnych wprowadza się zazwyczaj z wyprzedzeniem od 3 do 6 miesięcy, jednak jest to kwestia indywidualna w zależności od potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Wprowadź elastyczny harmonogram pracy

Zmiany są dobre, dlatego nie zawsze trzymaj się sztywno zaplanowanego grafiku pracy i pozwól na modyfikacje. Daj pracownikom trochę niezależności. Jeżeli wcześniej zaplanowany termin długiego urlopu pracownika ulega przełożeniu, nie ma do tego przeciwskazań, jeżeli dysponuje on osobą na zamianę, która będzie w stanie pełnić obowiązki w zastępstwie. To tylko łatwa modyfikacja w grafiku pracy, którą możesz zrobić za pomocą kilku kliknięć w aplikacji InEwi (więcej). Elastyczny harmonogram w okresie wakacyjnym zakładać może także możliwość wykonywania części zadań w domu, wcześniejsze wyjścia, dyżury, pracę na zmiany lub szereg innych reorganizacji w grafikach pracy.

Opracuj politykę wakacyjną

Szczególnie przydatna kwestia to wprowadzenie obowiązujących zasad w odniesieniu do harmonogramu urlopów i całego procesu planowania grafików pracy, w szczególności np. z jakim wyprzedzeniem planowane będą dłuższe nieobecności, aby reszta zespołu była w stanie zorganizować podział zadań czy projektów i odpowiednio się na ten czas przygotować. Polityka może także polegać na wprowadzeniu bonusów dla osób zastępujących, na które spadło więcej pracy niż zwykle, bądź elastycznego grafiku pracy czy organizacji wyjazdów wakacyjnych lub spotkań.

Zatrudniaj pracowników tymczasowych

Miej swój plan alternatywny. Niestety nie zawsze jesteś w stanie dopilnować, że pracownicy stawią się do pracy według z góry określonego harmonogramu i istnieje duża szansa, że zabraknie rąk do pracy. Idealnym rozwiązaniem jest w takiej sytuacji zatrudnianie pracowników sezonowych, którzy będą przydatną siłą roboczą podczas nieobecności stałych pracowników. Zadbaj o to, aby mieć w zanadrzu zaufanych pracowników niepracujących na pełen etat, którzy w razie potrzeby będą mogli zapewnić prawidłowe działanie przedsiębiorstwa.

Szanuj czas wolny

Czas pracowników jest tak samo cenny jak Twój, dlatego akceptując podanie o urlop pokazujesz, że szanujesz ich czas wolny od pracy. Umożliwiając pracownikom korzystanie z urlopu wypoczynkowego wpłyniesz pozytywnie na ich zaangażowanie w pracę i lepsze wyniki. Wypoczęty pracownik to szczęśliwy pracownik! Dbanie o swoich pracowników i zapewnianie ich, że są ważnym elementem firmy jest bardzo ważne. Ponadto dobry szef i menedżer powinien także dbać o siebie i dobrze wykorzystywać swój czas wolny - wyjechać na wakacje, odpocząć, oczyścić umysł i wrócić z nowymi pomysłami.

Bądź sprawiedliwym szefem

Niestety przychodzą i takie momenty, kiedy w firmie naprawdę robi się gorąco i nie możesz pozwolić na to, aby większość załogi przebywała na urlopie. Nie masz wyjścia - kolejny wniosek urlopowy zostaje odrzucony, co spotyka się negatywnymi emocjami ze strony pracownika, co jest całkowicie normalne i nieuniknione. Natomiast w takiej sytuacji należy gospodarować czasem pracy w sposób sprawiedliwy i przeanalizować której osobie faktycznie należy się czas wolny, aby nie spotkać się z niechęcią ze strony pracowników. Budowanie dobrych relacji z personelem zminimalizuje prawdopodobieństwo utraty pracownika lub spadku efektywności jego pracy.

Idź na kompromis

Miej na uwadze, że zawsze zdarzają się przypadki losowe i sytuacje nadzwyczajnie, na które musisz się przygotować. Pracownik może wystąpić z nagłym wnioskiem o udzielenie urlopu z ważnych dla niego powodów, ale niekoniecznie dla Ciebie. Odrzucenie wniosku może ostatecznie skutkować złożeniem przez zatrudnionego zwolnienia lekarskiego lub wzięcia urlopu na żądanie, na co nie masz wpływu (elektroniczne wnioski urlopowe). Dlatego zamiast kategorycznej odmowy warto szczerze porozmawiać z pracownikiem, przedstawić powody zakwestionowania podania o urlop, wysłuchać jego argumentów i wypracować kompromis. Takie rozsądne podejście do sprawy i ustalenie wspólnego rozwiązania z pewnością pozytywnie wpłynie na relacje w zespole.

Dbaj o wakacyjną atmosferę w miejscu pracy

Jeśli pozwalają na to warunki techniczne, zorganizuj miejsce pracy na świeżym powietrzu, aby pracownicy mogli poczuć się bardziej wypoczęci, mimo braku urlopu. Dobra atmosfera pracy w tym szczególnym okresie jest niezwykle ważna, a z pewnością pozytywnie wpłynie na jakość pracy, zaangażowanie, kreatywność i samopoczucie. Innym pomysłem może być wprowadzenie tematycznych dni np. w każdy piątek wakacji w biurze obowiązywać będzie dress code w stylu hawajskim. Dopilnuj, aby każdy zażył trochę swobody i wolnego - nawet najbardziej zawzięty pracoholik.

Brak urlopu wpływa negatywnie na działalność firmy

Zarówno kierownictwo, jak i pracownicy, którzy nie mają czasu wolnego od pracy, są bardziej zestresowani, niż urlopowicze. Niestety im większy poziom stresu, tym mniejsza wydajność w pracy, większy niepokój, przemęczenie i trudności z koncentracją. Wszelkie negatywne emocje będą miały swoje odzwierciedlenie i negatywne skutki w działalności całego przedsiębiorstwa.

Korzyści z prawidłowego gospodarowania czasem pracy w okresie wakacyjnym

Czas wolny od pracy zwiększa kreatywność, co może prowadzić do wprowadzenia innowacji i nowych pomysłów zaproponowanych przez pracowników. Podczas podróży wakacyjnych, pracownik nabiera nowych doświadczeń, odrywa się od codzienności i może dostrzec nowe rozwiązania, które wcześniej przysłaniała rutyna. Czas urlopu to także więcej odpoczynku i bezcennego snu, co po powrocie skutkuje poprawą wydajności i prowadzi do lepszego funkcjonowania mózgu. Zdrowie psychiczne i fizyczne pracowników powinno być dla Ciebie szczególnie ważne. Im lepiej czują się psychicznie i fizycznie, tym lepiej wykonują swoją pracę, są bardziej zaangażowani w powierzone zadania.

Planowanie sezonu urlopowego z wykorzystaniem ww. wskazówek może przyczynić się do zachowania równowagi w firmie, realizacji zadań na czas, utrzymania wydajności pracowników i prawidłowej obsługi klienta oraz pozytywnej atmosfery pracy.

W okresie wakacyjnym szczególnie należy być przygotowanym na każdą ewentualność. Jako szef musisz wykazać się wyrozumiałością w stosunku do zespołu, a swoją wiedzą i umiejętnościami starać się rozwiązywać napotkane problemy z zachowaniem zdrowego rozsądku i uczciwości wobec pracowników, aby praca przebiegała bez zakłóceń i nieprawidłowości.

Wszystkim naszym klientom, współpracownikom i czytelnikom życzymy wakacji pełnych wrażeń, słońca i nowych pomysłów! :) Bon voyage!