Każde przedsiębiorstwo posiada swój majątek i musi prowadzić tak zwaną ewidencję wyposażenia. W niektórych przypadkach jest to spore wyzwanie dla księgowości, która musi w odpowiedni sposób i zgodnie z przepisami klasyfikować koszty związane z zakupami firmowymi. W poniższym tekście dokładnie wyjaśniamy, co należy traktować jako wyposażenie, a także jak prawidłowo prowadzić jego ewidencję.

Każdy, kto prowadzi własną działalność gospodarczą zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest dokumentowanie wszelkich czynności związanych z funkcjonowaniem biznesu. Niezwykle istotnym czynnikiem jest zakup rzeczy potrzebnych do prowadzenia firmy i jego późniejsze rozliczenie na gruncie podatkowym. Aby mieć wszystko pod kontrolą należy więc prowadzić dokładną ewidencję. Jak robić to poprawnie i w przyszłości nie mieć problemów z fiskusem?

Majątek przedsiębiorstwa

Na gruncie biznesowym mówimy zarówno o kosztach przedsiębiorcy poniesionych w celu zakupu środków trwałych, jak i rzeczy, których do tej grupy zaliczyć nie możemy. W drugim z przypadków mowa głównie o produktach niezbędnych przy prowadzeniu firmy, ale o niskiej wartości i zaliczanych jednorazowo na poczet kosztów uzyskania przychodu. Do zupełnie innej sytuacji dochodzi wówczas, gdy przedsiębiorca dokonuje zakupu środka, który następnie należy zaliczyć do ewidencji środków trwałych oraz dokonywać tzw. odliczeń amortyzacyjnych. Te natomiast pozwalają na zmniejszenie kwoty podatku. Do której grupy zalicza się wyposażenie firmy? To zależy od konkretnego przypadku, ale istnieją pewne kryteria, które pomagają w przydziale.

Czym jest wyposażenie w przedsiębiorstwie?

Wyposażenie definicja tego pojęcia jest zawarta w przepisach ustawowych. W ich myśl, wyposażenie należy rozumieć jako rzeczowe składniki majątku przedsiębiorstwa, które są związane z jego działalnością, ale nie mogą być zaliczane do środków trwałych. Istotną kwestią jest to, że przedmioty takie muszą być wykorzystywane wyłącznie w celach firmowych. Zabronione jest korzystanie z nich w życiu prywatnym. Wyposażenie to między innymi takie rzeczy jak telefon, meble w biurze, drukarka i inny sprzęt, który będzie używany przez jakiś określony czas i nie był na tyle drogi, aby zaliczyć go do innej grupy wydatków.     

Wyposażenie a środek trwały

Środek trwały a wyposażenie - w tym miejscu warto pochylić się nad tą klasyfikacją i zastanowić się, co odróżnia obie grupy. Na wstępie należy podkreślić, że wyposażenie jest czymś innym niż wspomniane już środki trwałe. O tym, do której grupy zakwalifikuje się dany przedmiot decyduje podatnik, kierując się jednak w tej materii normami ustawowymi. Ewidencja wyposażenia od jakiej kwoty? Dany składnik majątku firmy można uznać za wyposażenie, jeśli jego wartość początkowa jest wyższa niż 1500 złotych (brutto dla firm zwolnionych z VAT, netto dla pozostałych), ale jednocześnie nie przekracza kwoty 10000zł. Ewidencja wyposażenia zawiera więc wyłącznie przedmioty zakupione w tym zakresie cenowym, wszystko co kosztuje mniej niż 1500 złotych nie jest ewidencjonowane.

Wyposażenie a amortyzacja

Jedną z głównych rzeczy charakteryzujących wyposażenie jest jego maksymalny okres użytkowania, który wynosi rok. Co w sytuacji, gdy z przedmioty korzystamy dłużej? Wówczas, mimo spełnienia kryterium cenowego, sprzęt zaliczany jest jako środek trwały i tak katalogowany w majątku firmy. Poza tym, wyposażenie z mocy prawa podatkowego nie może podlegać amortyzacji, lecz zakup taki należy traktować jako jednorazowy koszt uzyskania przychodu i w takiej formie zapisać w książce przychodów i rozchodów. Czy przedmioty, których wartość początkowa wynosi mniej niż 1500 złotych tracą status wyposażenia firmy? W żadnym razie. Oznacza to wyłącznie tyle, że nie trzeba ich jedynie umieszczać w ewidencji wyposażenia danego przedsiębiorstwa.

Jak prowadzić ewidencję wyposażenia?

Tworzenie ewidencji wyposażenia jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Jednym z nielicznych wyjątków jest firma, która rozlicza się z fiskusem w formie karty podatkowej. Za brak ewidencji, mimo konieczności jej prowadzenia, na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara. Warto więc zadbać o tego typu sprawy, a w razie wątpliwości zwrócić się po pomoc do specjalisty w zakresie księgowości. Obecnie wiele firm korzysta nie z tradycyjnych, lecz elektronicznych ewidencji wyposażenia, co znacznie obniża koszty oraz ułatwia cały proces księgowania. Wystarczy wyłącznie kilka kliknięć, a system sam oblicza stosowne dane i weryfikuje ich prawidłowość. Pamiętajmy, że porządek w księgach przedsiębiorstwa to podstawowy warunek, aby w przyszłości wyjść obronną ręką z wszelkiego rodzaju kontroli. Należy dodać, że przedsiębiorca jest zobligowany do dokonania zapisu w ewidencji najpóźniej w tym samym miesiącu, w którym rozpoczęto korzystanie z danego wyposażenia.

Ewidencja wyposażenia - co powinna zawierać?

Wiemy już, czym dokładnie jest wyposażenie firmy i które konkretnie rzeczy należy uwzględniać w ewidencji. Zastanówmy się teraz, jakie elementy powinna ona zawierać. Sprawy nie ułatwia jednak prawodawca, który nie umieścił w przepisach wytycznych co do elementów ewidencji. Nie ma także jednego ogólnego i prawidłowego wzoru, według którego powinno się ją przygotowywać. Mimo to, biorąc pod uwagę przyjętą praktykę księgowania wyposażenia firmy, można wyróżnić kilka niezbędnych elementów ewidencji. Należą do nich: data nabycia wyposażenia, numer kolejny wpisu, numer faktury lub rachunku   potwierdzającego zakup, nazwę wyposażenia, jego cenę lub koszt wytworzenia, a także numer pozycji, pod którą zapisano koszt nabycia wyposażenia. Ponadto, w dokumencie należy uwzględnić dokładną datę likwidacji wyposażenia. Przez likwidację z kolei powinno się rozumieć sprzedaż, darowiznę lub inny rodzaj zbycia przedmiotu. Pamiętajmy bowiem, że wyposażeniem jest rzecz, która służy przedsiębiorstwu maksymalnie rok. Konieczne jest także określenie okoliczności, w jakich pozbywamy się wyposażenia. Najczęściej podawany jest właśnie koniec możliwego okresu użytkowania lub też chęć zakupu zamiennika.