Za urlop zaległy uznaje się urlop wypoczynkowy niewykorzystany w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik zdobył do niego prawo. Kodeks pracy ściśle opisuje warunki wykorzystania urlopu zaległego, wskazując na maksymalny termin jego wybrania. Prawo ustala także grzywny grożące za niedotrzymanie tego obowiązku. Kto powinien dopilnować wybrania zaległego urlopu wypoczynkowego? Jakie wynagrodzenie otrzymuje wówczas pracownik i co robić, jeśli zaległy urlop pojawia się w okresie wypowiedzenia?

Zaległy urlop – do kiedy wykorzystać i kto powinien o nim pamiętać?

Zatrudnieni, którzy nie wykorzystają swojego urlopu wypoczynkowego w tym samym roku kalendarzowym, w którym zdobyli do niego prawo, mogą skorzystać z urlopu zaległego. Prawo do jego wybrania pojawia się wraz z 1. stycznia kolejnego roku kalendarzowego, a ilość dni wolnych równa się liczbie dni urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego do 30. grudnia minionego roku. Pracownik chcący skorzystać z urlopu zaległego powinien złożyć wniosek u pracodawcy, ten może zostać jednak rozpatrzony negatywnie. Z drugiej strony pracodawca może wysłać zatrudnionego na urlop przymusowo. Powstają zatem dwa ważne pytania o zaległy urlop - do kiedy wykorzystać i kto musi o nim pamiętać?

Wykorzystanie urlopu w interesie pracodawcy

Przepisy jasno wskazują na termin, w jakim pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy. Według art. 168 Kodeksu pracy urlop zaległy należy wykorzystać do 30. września danego roku kalendarzowego. Przekroczenie tego terminu skutkować będzie nałożeniem kary na pracodawcę. Grzywnę nakłada Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), która w czasie kontroli wykryje nieprawidłowości. Przedsiębiorcy niedopilnowujący obowiązku wysłania zatrudnionych na zaległy urlop muszą liczyć się z karą pieniężną wynoszącą od 1000 zł do nawet 30 tys. zł. Tym samym to pracodawcy powinno w większym stopniu zależeć na dopilnowaniu terminu wybrania urlopu niewykorzystanego przez pracownika. Przedsiębiorca może wysłać pracownika na przymusowy urlop zaległy, nawet jeśli zatrudniony nie wyraża takiej woli.

Osoby posiadające zaległy urlop powinny pamiętać, że nie tracą prawa do wypracowanego wypoczynku nawet po upływie 30. września. W dalszym ciągu mogą skorzystać z zaległego urlopu, pomimo upłynięcia daty wskazanej w przepisach Kodeksu pracy. Warto jednak pamiętać, że niewykorzystany urlop przedawnia się po upływie 3 lat - wówczas pracownik nie może rościć sobie praw do jego wykorzystania.

Wniosek o zaległy urlop – jak wygląda?

Choć to w interesie pracodawcy leży wysłanie zatrudnionego na zaległy urlop przed 30. września, to sam pracownik również może ubiegać się o wykorzystanie dni wolnych. W tym celu konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku i jego pozytywne rozpatrzenie. Należy bowiem pamiętać, że pracodawca może, lecz nie musi wyrazić zgody na wybranie dni wolnych w terminie żądanym przez pracownika. Może natomiast zmusić zatrudnionego do wykorzystania zaległego urlopu w innym terminie. Sam wniosek o zaległy urlop należy złożyć w kadrach, bądź przesłać go w systemie elektronicznym funkcjonującym w firmie.

Elementy wniosku o zaległy urlop

Z jakich elementów składa się wniosek o zaległy urlop? Po pierwsze są to dane identyfikujące osobę składającą dokument. Obok imienia i nazwiska na wniosku dobrze umieścić zajmowane stanowisko. Ważne będzie także zapisanie daty oraz miejsca sporządzenia dokumentu. Jeśli wniosek o zaległy urlop ma formę papierową, wówczas trzeba wpisać w nim adresata dokumentu - oprócz danych firmy można wpisać także imię i nazwisko osoby, która odbierze wniosek. W dalszej części dokumentu umieścić należy krótką prośbę o udzielenie zaległego urlopu wraz ze wskazaniem jego terminu. Podpisany dokument należy złożyć w dziale kadr.

Pracownicy ubiegający się o wybranie urlopu niewykorzystanego w ubiegłym roku kalendarzowym powinni jasno wskazać we wniosku, o jakie dni wolne im chodzi. Umieszczenie w dokumencie formuły "Proszę o udzielenie mi zaległego urlopu wypoczynkowego za rok 2020 w okresie od 10.06-13.06.2021" powinno być jasnym wskazaniem dla pracodawcy, że chodzi o urlop zaległy.

Wypłata za zaległy urlop i inne formy regulacji

Zgodnie z zapisami Kodeku pracy, zatrudnieni przebywający na urlopie mają gwarancję otrzymania wynagrodzenia. Art. 172 K.p. określa, że za czas przebywania na urlopie pracownik uzyskuje takie samo wynagrodzenie, jakie otrzymałby w czasie normalnego wykonywania pracy. Jeśli wypłata składa się ze zmiennych składników wynagrodzenia, wówczas obliczana się ją na bazie przeciętnego wynagrodzenia z 3 ostatnich miesięcy, a w przypadku wysokich wahań wysokości wypłaty - 12 ostatnich miesięcy. Oznacza to, że pracownikom przysługuje wypłata za zaległy urlop w takiej wysokości, jaką zatrudniony osiąga za normalny czas pracy.

Dla osób korzystających z zaległego urlopu istotne powinno być również pojęcie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Ma on formę pieniężną i jest wypłacany w sytuacji, gdy pracownik z różnych względów nie może wykorzystać przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Pieniężny ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest wypłacany w chwili rozwiązania umowy o pracę z pracodawcą, gdy nie ma możliwości wykorzystania zaległych dni wolnych. Należy pamiętać, że niedopuszczalne jest wypłacenie ekwiwalentu za urlop na prośbę pracownika, gdy ten pozostaje w stosunku pracy z dotychczasowym pracodawcą. Pieniądze należą się tylko wtedy, gdy zatrudniony posiada niewykorzystany urlop i nie ma możliwości ich wybrania np. w skutek wygaśnięcia umowy o pracę.

Zaległy urlop a wypowiedzenie – co z nim zrobić?

Często dochodzi do sytuacji, gdy pracownik otrzymujący wypowiedzenie umowy o pracę ma do wykorzystania zaległy urlop wypoczynkowy. W zależności od stażu pracy oraz rodzaju umowy, wypowiedzenie może trwać od 2 tygodni do 3 miesięcy. Jak wygląda wówczas stosunek zaległy urlop a wypowiedzenie umowy o pracę? Pracodawca powinien zadbać, żeby to właśnie w tym okresie zatrudniony wybrał zaległe dni wolne. Zwykle ustala się je na ostatnie dni zatrudnienia, a pracownik nie może odmówić ich wykorzystania.

Bywa, że osoba posiadająca wypowiedzenie umowy o pracę i kończąca zatrudnienie u danego pracodawcy nie wykorzysta wszystkich dni wolnych. Wówczas zastosowanie mają przepisy ustalające wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za zaległy urlop. Art. 171 K.p opisuje, że pracownik, który w chwili rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy posiada niewykorzystany urlop w całości lub w części, ma prawo do uzyskania ekwiwalentu pieniężnego. Pracodawca nie musi wypłacać pieniędzy za niewybrane dni wolne wyłącznie wtedy, gdy pracownik zawiera kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniej.

Grzywna dla pracodawcy za nieudzielenie urlopu wypoczynkowego

Zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać do końca września danego roku kalendarzowego. Przestrzeganie tego terminu leży w interesie pracodawcy, ponieważ w myśl przepisów jego niedotrzymanie skutkuje nałożeniem kary grzywny w wysokości do 30 000 zł. Pracownik może zostać oddelegowany na zaległy urlop przez pracodawcę lub z własnej inicjatywy po złożeniu wniosku urlopowego. W określonych przypadkach możliwe jest także uzyskanie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W przypadku, gdy zaległy urlop przypada w okresie wypowiedzenia, wówczas pracodawca może zdecydować o wysłaniu pracownika na urlop przed całkowitym wygaśnięciem stosunku pracy.