Efekt piły – co to jest i co go powoduje?

Efekt piły to zjawisko spadku wydajności, które prędzej czy później może dotknąć każdego. Co więcej, zdaniem ekspertów zjawisko to może wywołać nawet 30% spadek wydajności, co odbija się na naszej pracy. Przypadłość ta może dotknąć każdego – zarówno osoby młode, jak i starsze, a pojawia się np. w wyniku przepracowania, braku motywacji, zbyt dużej ilości obowiązków itd. Dlatego też warto wiedzieć, jakie obowiązki i ma prawa ma pracownik młodociany oraz ten z dłuższym stażem pracy.

Efekt piły – definicja

Efektem piły określa się spadki wydajności, które zachodzą wskutek rozproszenia uwagi pracownika. Nazwa tego zjawiska pochodzi od wykresu, który przedstawia spadki i wzrosty wydajności na przestrzeni dnia (efekt piły i krzywa zakłóceń). Ponieważ wykres ten przypomina zęby piły, stąd właśnie wzięła się nazwa tego zjawiska.

Efekt piły – zarządzanie czasem

Nie sposób nie zauważyć, że efekt piły zakłóca efektywne zarządzanie czasem w miejscu pracy. Co więcej, każde przerwanie wykonywania danego zadania w wyniku do rozproszenia uwagi pracownika wymaga czasu. Rozproszony umysł potrzebuje bowiem dłuższej chwili, by znów wrócić do wykonywania pracy, która wymaga skupienia. Dlatego też im częściej pracownik zostaje oderwany od wykonania zadania, tym więcej czasu będzie on później potrzebować do tego, by powrócić do jej wykonania.

Efekt piły – czas, który traci się bezpowrotnie

Jak działa efekt piły? Mechanizm działania tego zjawiska jest prosty. Polega on bowiem na tym, że jeżeli raz przerwie się pracę (np. po to, by pójść na papierosa), to powrót do jej wykonywania na pełnych obrotach, będzie wymagał czasu na powrót do pełnego skupienia. Jest to naturalną koleją rzeczy i nie stanowi problemu, jeżeli pracownik potrafi się kontrolować. Pojawia się on jednak wtedy, gdy pracownik notorycznie ulega rozproszeniu. W tym wypadku dojdzie do zakłócenia, a straty czasu będą się kumulowały.

Bardzo istotne jest również to, że nawet krótka przerwa, która trwa poniżej minuty, zaważy na skupieniu pracownika, któremu powrót do poziomu zaangażowania zajmie dłużej niż przerwa, którą sobie zrobił. I tak oto z minuty robi się ich kilka. Z kolei w skali całego dnia, minuty zamieniają się w kwadranse, które pod koniec miesiąca, mogą zamienić się nawet i w godziny nieefektywnej oraz bezowocnej pracy. Każdemu, kto ma z tym problem, polecamy zapoznać się z artykułem "6 sposobów na zwiększenie efektywności pracy".

Efekt piły a złodzieje czasu

Mówiąc o efekcie piły, nie sposób nie wspomnieć o tzw. złodziejach czasu. Czym one są? Pod pojęciem tym kryje się ogół przedmiotów, czynności, czy zjawisk, które prowadzą do rozproszenia uwagi pracownika. Złodziejem czasu mogą być więc media społecznościowe, telefon, papierosy, włączony telewizor lub muzyka oraz wszystko inne, co odciąga pracownika od wykonania powierzonego mu zadania. Z tego również względu należy ich unikać – przynajmniej do momentu wyjścia z pracy.

Efekt piły – co na ten temat mówi psychologia?

Okazuje się, że efekt piły to bardzo złożone zjawisko, które ociera się również o brak motywacji do pracy, wypalenie zawodowe, spadek energii, depresję oraz wiele innych czynników, które ostatecznie zaniżają produktywność pracowników jeszcze bardziej. Co więc na ten temat mówi psychologia?

Efekt piły – psychologia

Nie zawsze odstawienie na bok wszystkich rozpraszaczy pomoże pracownikowi powrócić do wykonywania efektywnej pracy. W wielu przypadkach efekt piły związany jest również i z innymi czynnikami, w tym m.in. z depresją. Badania dowodzą bowiem, że szczęście osobiste pracownika wpływa na jego zaangażowanie w pracy. Zdaniem naukowców z Uniwersytetu w Warwick – nieszczęśliwy pracownik jest nawet o 12% mniej produktywni. To jednak jeszcze nie wszystko.

Ciekawy eksperyment przeprowadzili naukowcy z Uniwersytetu Maryland, którzy badali wpływ emocji na kreatywne rozwiązywanie problemów. W tym celu za pomocą filmów i ćwiczeń wywoływali oni określone emocje u grupy osób, które poddały się badaniu. Okazało się, że znacznie szybciej rozwiązać problem są w stanie osoby, które wprowadzono w pozytywny stan emocjonalny. Negatywne emocje powodowały u badanych znaczny spadek efektywności działania. Na szczęście jednak można temu zaradzić. Tylko w jaki sposób?

Złodziej czasu w pracy a balans – jak zmotywować pracownika?

Jak zatem zachować balans w pracy i nie stać się ofiarom efektu piły? Niestety zlikwidowanie istniejących "złodziei czasu", które rozpraszają uwagę pracownika, nie zawsze pomaga. Jest tak, ponieważ zaobserwowany u pracownika efekt piły może być powiązany z brakiem motywacji do pracy. Na szczęście jednak istnieje kilka sposobów na to, by sobie z tym poradzić. Zdaniem psychologów rozwiązaniem tego problemu może być m.in.:

  • Piramida Maslowa – teoria potrzeb, która opiera się na zaspokojeniu potrzeb wyższych (samorealizacji, uznania i poczucia przynależności). Aby jednak je zaspokoić, najpierw należy skupić się na zaspokojeniu potrzeb niższego rzędu (fizjologicznych, poczucia bezpieczeństwa). 
  • Dwuczynnikowa teoria Herzberga – mówi o tym, że na motywację w miejscu pracy wpływa:
    • Czynniki higieny – rozumiane jako wszystkie sprzęty, które są niezbędne do wykonania pracy;
    • Motywatory – t akie jak szansa na awans, uznanie szefa, premię uznaniową, premię regulaminową itd.
  • Teoria X i teoria Y – mówi o tym, że istnieją 2 przyczyny niskiej motywacji pracowników i są to: lenistwo lub nieodkryty jeszcze w pracowniku potencjał do działania, który należy odkryć. 

Efekt piły – zarządzanie czasem kluczem do poradzenia sobie z tym problemem

Zjawisko to jest bardzo szerokim problem – na szczęście jednak można sobie z nim poradzić. Wystarczy jedynie umiejętnie zorganizować swój czas w miejscu pracy. W tym celu pomocne okażą się grafiki pracy oraz umiejętne planowanie zadań. Warto również pomyśleć o wdrożeniu czynników, które zmotywują pracowników do pracy. Wbrew pozorom nie musi to być od razu obietnica awansu czy podwyżki. Wystarczy, że pracodawca zadba o to, by w miejscu pracy panowała przyjazna i życzliwa atmosfera. Korporacyjny wyścig szczurów może bowiem zdemotywować tę część załogi, która pozostaje w tyle za "przodownikami" pracy. W podbudowaniu motywacji pracowników pomagają również szkolenia i kursy. Zdobyte w ich trakcie wiedza i umiejętności dodadzą pracownikom pewności siebie i pomogą im rozwinąć skrzydła.

Ponadto brak efektywności wykonywanej pracy może być również skutkiem przemęczenia pracownika. Dlatego też tak ważne jest to, by nie zmuszać podwładnych do pracy w biurze po godzinach. Problem ten można rozwiązać, przerzucając część obowiązków na kolejny dzień lub poprzez pozwolenie pracownikowi na dokończenie zadania w domu. Kluczowe znaczenie mają również urlopy wypoczynkowe. To właśnie dzięki nim pracownik może się zresetować, odpocząć od pracy, nabrać sił i powrócić do biura z uśmiechem na twarzy. Urlopów pracowniczych nie należy się wcale bać! Wystarczy jedynie podejść do tego z głową, o czym pisaliśmy już w artykule "Urlop czas start – czyli jak nie stracić równowagi podczas nieobecności pracowników". Umiejętne rozplanowanie urlopów pracowniczych pozwoli uniknąć wielu problemów, a przede wszystkim chaosu, jaki może wywołać brak specjalistów, którzy są w firmie niezastąpieni.