Jak zaplanować harmonogram pracy w 2025 - poradnik dla przedsiębiorcy

Masz problem z nieustannymi zmianami w grafiku pracy?

A może trudno Ci zapewnić równomierny podział zmian między wszystkich członków zespołu?

Planowanie grafiku pracy to jedno z większych wyzwań dla pracodawców. Brak komunikacji, niesprawiedliwy podział obowiązków, zmiany preferencji zatrudnionych, dbanie o zgodność z Kodeksem Pracy - to wszystko może utrudnić efektywne planowanie.

Dlatego w tym artykule poruszymy istotne tematy dotyczące grafików pracy. Wyjaśnimy czym są, jakie są ich rodzaje, jak wygląda optymalny harmonogram, jakie elementy uwzględnia, kiedy należy przesłać grafik pracownikom i wiele więcej. Zaczynajmy.

Co to grafik pracy i dlaczego ma takie znaczenie?

Grafik pracy - inaczej harmonogram czasu pracy - to narzędzie, które pozwala pracodawcom efektywnie zarządzać czasem pracy poszczególnych pracowników, a także dostosować ich dostępność do potrzeb firmy.

Jest to dokument, który określa m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia zmiany, przerwy, czy dni wolne. Z jego pomocą można monitorować czas wykonywanych aktywności i unikać sytuacji, w których personel zostałby nadmiernie obciążony zadaniami.

Właściwe planowanie grafiku jest istotne dla dobrego samopoczucia załogi oraz dla efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pozwala on zachować porządek, obrazuje jak często dana osoba pojawia się w pracy i przedstawia aktywności jak nadgodziny lub urlopy. 

Znaczenie grafiku pracy wynika również z przepisów Kodeksu Pracy, które nakładają na pracodawcę obowiązek przestrzegania reguł dotyczących odpoczynku dobowego oraz nadgodzin.

Rodzaje grafików pracy

Plan pracy może przybierać różne formy, w zależności od specyfiki działalności biznesu, liczby zatrudnionych oraz obowiązujących przepisów. Można je podzielić na różne kategorie, na przykład:

Tryb pracy:

Grafik stały

Jeden z najprostszych rodzajów harmonogramów. Pracownicy pracują w ustalonych godzinach, zazwyczaj od poniedziałku do piątku, z wyznaczonymi porami rozpoczęcia i zakończenia aktywności. To rozwiązanie najczęściej spotykane w biurach oraz instytucjach, gdzie godziny otwarcia firmy i zapotrzebowanie na zasoby ludzkie są stabilne, a czas pracy nie wymaga dużej elastyczności.

Grafik zmianowy/rotacyjny

W organizacjach, które działają 24/7, np. w produkcji czy służbach medycznych, grafik zmianowy jest popularnym wyborem. Załoga jest podzielona na zmiany: poranną, popołudniową, nocną, co umożliwia ciągłą pracę zakładu. Przy tworzeniu takiego grafiku łatwo naruszyć zasady dotyczące odpoczynku dobowego oraz liczby godzin nadliczbowych.

Grafik hybrydowy

Popularny w firmach, które wspierają pracę zdalną oraz w branżach kreatywnych. Personel jest przydzielony do pracy w biurze i z domu. Dzięki temu harmonogramowi, właściciele firm mogą lepiej zorganizować czas i dostosować pracę do indywidualnych potrzeb pracownika.

Okres trwania:

Grafik tygodniowy

To idealne rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które muszą często aktualizować harmonogram pracy wraz z bieżącymi potrzebami. Pozwala szybko zmieniać godziny pracy zatrudnionych oraz dostosowywać plany do zapotrzebowania.

Grafik miesięczny

Jest bardziej stabilny i daje pełniejszy lepszy wgląd w obowiązki. Personel może łatwiej zaplanować czas pracy i odpoczynek dobowy, a pracodawca ma większą kontrolę nad rozkładem zadań na przestrzeni miesiąca. Jest to popularne rozwiązanie w firmach, gdzie harmonogram pracy jest bardziej przewidywalny, jak na przykład w placówkach edukacyjnych.

Sposób tworzenia:

Plan pracy online

Zbudowany za pomocą odpowiedniego narzędzia, które umożliwia tworzenie, edytowanie i udostępnianie harmonogramów za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji mobilnej. Wszyscy mają dostęp do grafiku z dowolnego miejsca i urządzenia, co ułatwia zarządzanie zmianami, oraz aktualizacje o wnioski urlopowe lub dostępność pracowników. Korzystanie z takich grafików pracy jest szczególnie przydatne w tych firmach, które działają dynamicznie i wymagają częstych zmian w harmonogramie, np. restauracjach, barach.

Grafik tradycyjny

Tradycyjny grafik pracowniczy to papierowa wersja harmonogramu pracy, którą zazwyczaj wywiesza się w widocznym miejscu w firmie. Choć nadal są popularne w wielu przedsiębiorstwach, ich największą wadą jest brak możliwości naniesienia czytelnych poprawek oraz mniejsza dostępność. Załoga musi osobiście sprawdzać grafik, co może być uciążliwe, szczególnie w przypadku zmian na ostatnią chwilę.

Kiedy pracownik powinien otrzymać harmonogram swoich zmian?

Zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy, pracodawca ma obowiązek dostarczyć nowy grafik pracownikowi co najmniej na jeden tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony harmonogram. Jeśli grafik obejmuje tydzień pracy rozpoczynający się w poniedziałek, personel powinien go otrzymać najpóźniej w poprzedni poniedziałek. Celem tego przepisu jest zapewnienie zatrudnionym wystarczającej ilości czasu na zaplanowanie swoich obowiązków i odpoczynku.

Przykład: Jan jest sprzedawcą w sklepie detalicznym w twojej firmie. 1 lutego otrzymał grafik na okres od 10 lutego do 16 lutego. Dzięki temu, Janek ma możliwość dostosować swoje plany prywatne i przygotować się do wyznaczonych zmian.

Zmiany w grafiku pracy z dnia na dzień

Zmiana grafiku pracy z dnia na dzień nie jest zabroniona przez Kodeks Pracy bądź PIP, ale powinna być stosowana w wyjątkowych sytuacjach, takich jak choroba pracownika czy inne nagłe potrzeby. Takie zmiany w harmonogramie są jak najbardziej możliwe i często można się z nimi spotkać w takich branżach jak restauracyjna, hotelarska, czy produkcyjna.

Dobrymi praktykami ze strony pracodawcy są:

• transparentność,

• informowanie pracownika o zmianach jak najszybciej,

• upewnienie się, że otrzymał on powiadomienia i je zrozumiał,

• używanie systemów, które oferują śledzenie zmian w czasie rzeczywistym,

• a także możliwość akceptacji lub potwierdzenia zmiany przez personel.

Jak stworzyć optymalny grafik do pracy?

Optymalne grafiki pracy wymagają starannego planowania, które bierze pod uwagę zarówno potrzeby firmy, jak i załogi.

Aby osiągnąć maksymalną efektywność, należy więc zawrzeć w nich kilka elementów, w tym:

1. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy – każda zmiana powinna być precyzyjnie określona.

2. Wymiar czasu pracy – obejmuje liczbę godzin do wykonania przez każdego zatrudnionego w danym okresie, uwzględniając wszelkie dni wolne i nadgodziny.

3. Doba pracownicza – dla każdego pracownika grafik musi być zgodny z 24-godzinnym cyklem pracy.

4. Odpoczynki dobowe i tygodniowe – każdy członek zespołu musi mieć zagwarantowany odpoczynek dobowy (co najmniej 11 godzin) oraz tygodniowy (minimum 35 godzin).

5. 5-dniowy tydzień pracy – zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, personelowi przysługuje przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy.

6. Wolne niedziele – grafik powinien przewidywać co najmniej jedną wolną niedzielę na cztery tygodnie pracy.

7. Dni wolne od pracy – grafik musi uwzględniać ustawowe dni wolne oraz urlopy, które są zgodne z planem urlopowym.

8. Urlopy – harmonogram powinien uwzględniać zaplanowane urlopy zgodnie z planem urlopowym, aby zapewnić zgodność z prawem oraz płynność pracy.

Najlepsze porady w planowaniu grafiku pracy

W zależności od branży, możesz dodać do listy jeszcze więcej elementów. Jednak aby harmonogram okazał się sukcesem, zalecamy wypróbowanie tych kroków:

• Uwzględnij preferencje pracowników, takie jak preferowane godziny pracy lub dni wolne, a poprawisz ich satysfakcję zawodową.

• Zintegruj grafiki z potrzebami biznesowymi, takimi jak okresy zwiększonego zapotrzebowania.

• Pamiętaj o przejrzystości. Im więcej informacji, tym dane mogą być trudniejsze do odczytania.

• Wprowadź rotację zmianową, aby przerwać rutynę i zapobiec wypaleniu zawodowemu. Systematyczna zmiana członków zespołu między porannymi, popołudniowymi i nocnymi zmianami zmniejsza obciążenie fizyczne i psychiczne.

Uwzględnienie tych elementów pomoże stworzyć grafik, który nie tylko spełni potrzeby biznesowe, ale także zadba o zdrowie i wydajność załogi.

Automatyczny grafik pracy online – jak technologia wspiera planowanie?

Automatyczny grafik pracy online to narzędzie, które automatyzuje i udoskonala proces tworzenia i zarządzania harmonogramami.

Systemy te uwzględniają dostępność pracowników, zapotrzebowanie na określone zmiany oraz przepisy Kodeksu Pracy. Pozwalają łatwo wprowadzać zmiany, oferują szybki dostęp do informacji i szeregują dane w przejrzysty sposób.

Automatyczny grafik pracy opiera się na wprowadzonych wcześniej danych, takich jak preferencje personelu, dostępność i wymagania firmy, a następnie generuje harmonogram, który można łatwo edytować w czasie rzeczywistym.

Zalety korzystania z automatycznego systemu:

• Oszczędza godziny, które dotychczas były poświęcone na ręczne planowanie zmian.

• Pomaga lepiej zarządzać kosztami pracy.

• Minimalizuje ryzyko popełnienia błędów, takich jak nakładanie się zmian.

• Szybko wprowadzania zmiany online i udostępniania je wszystkim pracownikom.

Wprowadzenie automatycznych grafików pracy online to znacznie więcej niż krok naprzód w efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Jednym z przykładów narzędzi do tworzenia grafików pracy online jest inEwi. To system, który umożliwia tworzenie harmonogramów w 2 minuty, jednocześnie zapewniając ciągły dostęp do aktualnych danych. Dzięki mobilnej aplikacji, zespoły mogą sprawdzać harmonogramy w dowolnym miejscu i o wybranej porze.

Kolejnym przykładem jest Asana - popularne narzędzie do zarządzania projektami, które może być również używane do planowania pracy. Może śledzić postęp aktywności i przypisywać zadania do poszczególnych członków.

Prostym, ale skutecznym rozwiązaniem jest też Google Calendar. Pracodawcy mogą udostępniać harmonogramy i tworzyć wspólne kalendarze, a wszyscy pracownicy mają aktualne informacje w zasięgu ręki.

Proces tworzenia grafików pracy online może wydawać się skomplikowany dla nietechnicznych użytkowników, jednak i tutaj narzędzia online przychodzą z pomocą. Oferują one bazę darmowych wzorów i gotowych szablonów, dostosowanych do różnych branż lub przypadków użycia.

Częste problemy w zarządzaniu harmonogramem  pracy i jak ich uniknąć

W zarządzaniu grafikiem pracy możesz napotkać liczne wyzwania. Oto najczęstsze problemy i wskazówki, jak ich unikać:

Brak komunikacji z zespołem

Niedostateczna komunikacja między menedżerem a załogą może prowadzić do nieporozumień. Wyobraź sobie, że dokonałeś zmian w harmonogramie, ale nie poinformowałeś o tym swoich podopiecznych. W efekcie nie stawili się oni o wyznaczonej godzinie w firmie.

Aby nie popełnić tego błędu: regularne informuj swoich zatrudnionych o wszelkich zmianach w nowym grafiku pracy, zapewnij łatwy dostęp do harmonogramu, a jeśli używasz grafiku w wersji mobilnej, wyślij powiadomienia o zastosowanych poprawkach.

Niesprawiedliwy podział zmian

Niezrównoważony grafik, w którym niektórzy pracownicy otrzymują bardziej pożądane zmiany, może prowadzić do frustracji i spadku motywacji. Z kolei harmonogram, według którego część zespołu pracuje częściej od innych, może wpłynąć na morale załogi.

Kluczem jest: równe rozłożenie zmian, które dba zarówno o potrzeby firmy, jak i preferencje personelu. Pomoże również korzystanie z intuicyjnych narzędzi do automatyzacji, które ustalają sprawiedliwy podział.

Zbyt krótki czas na odpoczynek

Wszyscy zatrudnieni muszą dysponować odpowiednim czasem na odpoczynek między zmianami. Przeoczenie tego obowiązku może prowadzić do wypalenia zawodowego oraz naruszenia przepisów.

Dlatego: przed wysłaniem planu pracy upewnij się, że nie koliduje on z zasłużonymi przerwami. Jeśli nie masz pewności, przydzielanie zmian możesz weryfikować z pracownikami.

Brak dostosowania grafiku do zapotrzebowania

Częstym wyzwaniem w zarządzaniu grafikiem pracy jest niedostosowanie go do rzeczywistych potrzeb biznesowych. Przez to możesz doświadczyć nadmiernej liczby pracowników w spokojnych godzinach lub braku personelu w momentach wzmożonego ruchu.

Jak przeciwdziałać: regularnie analizuj dane dotyczące obciążenia pracą i prognozuj przyszłe zapotrzebowanie. Automatyczne narzędzia do planowania grafiku mogą go dynamicznie dostosować za pomocą kilku kliknięć.

Niewłaściwe zarządzanie wnioskami urlopowymi

Niewłaściwe planowanie urlopów lub brak przejrzystości w zarządzaniu wnioskami urlopowymi prowadzi do braków kadrowych, które wpływają na efektywność pracy. Okres wakacyjny może negatywnie odbić się na dostępności załogi, a przecież musisz zagwarantować ciągłość biznesu.

Co warto zrobić: warto wdrożyć jasne zasady dotyczące składania wniosków urlopowych i politykę otwartej komunikacji. Wartościowy będzie również system, który będzie trzymał rękę na pulsie i nie dopuści do sytuacji, w której powstaną braki kadrowe.

Planowanie pracy łatwe jak nigdy wcześniej

Właściwie zaplanowany planu pracy to fundament sprawnego funkcjonowania firmy, a jednocześnie przepis na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym pracowników. Dzięki dobrze opracowanemu harmonogramowi, firma może optymalnie wykorzystać swoje zasoby ludzkie, a jednocześnie dbać o work-life balance zatrudnionych osób.

Warto rozważyć korzystanie z nowoczesnych narzędzi,które nie tylko usprawniają planowanie, ale także eliminują błędy oraz zapewnia szybkie i przejrzyste aktualizacje. Automatyzacja procesów związanych z harmonogramami pracy to przyszłość zarządzania zasobami ludzkimi.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy należy przesłać grafik pracownikom?

Pracodawca musi dostarczyć pracownikowi plan pracy co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy harmonogram. W efekcie, pracownicy mogą zapoznać się z planem pracy i dostosować swoje inne obowiązki.

Czy można dokonywać zmian w grafiku pracy w ostatniej chwili?

Tak, Kodeks Pracy nie zabrania tego czynu. Jednak dobrą praktyką jest, aby zmiany były uzasadnione i zgodne z regulacjami wewnętrznymi. Warto też upewnić się, że zatrudniony otrzymał informację o zmianach w harmonogramie.

Czy grafik pracy online to dobry wybór?

Tak, grafik pracy online to efektywne rozwiązanie, które ułatwia zarządzanie zmianami, poprawia komunikację w zespole, oszczędza czas i redukuje błędy. Automatyczne grafiki pracy online zapewniają wiele funkcji, mogą wysyłać powiadomienia o zmianach do personelu i są łatwe do wydrukowania.