Jakie są rodzaje faktur?

Prawidłowe księgowanie wszelkich operacji finansowych związanych z prowadzonym przedsiębiorstwem to obowiązek każdego właściciela podmiotu gospodarczego. Jednym z podstawowych sposobów na udokumentowanie transakcji jest wystawienie odpowiedniej faktury. Polski ustawodawca przewiduje w tej materii bardzo wiele różnych rozwiązań. Jakie rodzaje faktur należy wyróżnić i w jakich sytuacjach należy po nie sięgnąć?

Własny biznes to nie tylko mnóstwo przywilejów oraz możliwości, ale przede wszystkim spore formalności i określony przepisami prawa zakres odpowiedzialności. Przedsiębiorcy muszą liczyć się więc z wieloma obowiązkami, które na nich spoczywają, w tym tych związanych z rachunkowością.

Prowadzenie firmy w Polsce

Wiele osób decyduje się na założenie własnego przedsiębiorstwa, aby realizować swoje cele i tym samym osiągnąć wolność zawodową oraz finansową. Nie każdy potrafi bowiem pracować dla kogoś, w ściśle określonych ramach czasowych. Rejestracja firmy to jednak dopiero pierwszy krok na drodze do ewentualnego sukcesu. Przedsiębiorcy w naszym kraju muszą liczyć się bowiem z wieloma przeciwnościami losu, dosyć wysokimi kosztami prowadzenia biznesu, a także szeregiem formalności i obszerną biurokracją. Jednym z kluczowych zagadnień na tej płaszczyźnie jest dokładne dokumentowanie wszystkich transakcji finansowych w danej firmie. Warto więc dowiedzieć się, jak robić to zgodnie z prawem, a także poznać wszelkie rodzaje faktur, z których podmiot gospodarczy może korzystać.

Czym jest faktura?

W pierwszej kolejności, zanim przejdziemy do opisywania poszczególnych rodzajów fakturowania, warto zastanowić się, czym w świetle prawa, ale i według przyjętego zwyczaju jest właściwie faktura. Zgodnie z bardzo uproszczoną definicją jest to dokument sprzedażowy, który potwierdza zaistniałą transakcję między konkretnie wskazanymi stronami. Faktura może mieć zarówno formę papierową, jak i elektroniczną, a jej wystawienie jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który sprzedaje towar lub świadczy usługi. Ma to zasadnicze znaczenie na gruncie prawa podatkowego, którego przepisy dokładnie wskazują na to, jakie informacje powinny znaleźć się na dokumencie i w jaki sposób należy go wystawić. Warto dodać, że co do zasady fakturę przygotowuje się w dwóch takich samych egzemplarzach i jeden z nich przekazuje drugiej stronie.

Co powinna zawierać faktura?

Prawodawca przewidział, jakie elementy muszą znaleźć się na fakturze, aby można było traktować ją jako dokument księgowy. Przede wszystkim musi zawierać: datę wystawienia, kolejny numer nadany w ramach serii, oznaczenie obu stron transakcji, NIP podatnika, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, nazwę lub rodzaj towaru lub usługi, miarę oraz ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonywanych usług, cenę jednostkową, wysokość rabatu, wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez podatku, stawkę podatku oraz sumę wartości sprzedaży netto i kwotę należności ogółem. Co istotne, obecnie nie ma już obowiązku podpisywania takiego dokumentu. Ma to zapewnić wygodę między innymi w razie przekazywania faktury droga elektroniczną. Najważniejsze jest to, aby faktura została skutecznie doręczona drugiej stronie transakcji. W praktyce oznacza to taki sposób jej wręczenia, aby kontrahent mógł zapoznać się z treścią dokumentu. Zazwyczaj na fakturze określony jest także wiążący termin uiszczenia płatności, chyba że należność została przekazana już w momencie wystawiania dokumentu. Fakturę można uregulować bowiem zarówno za pomocą przelewu, jak i gotówki. Sposób płatności powinien zostać określony na fakturze.

Jakie rodzaje faktur wyróżniamy?

W obrocie prawnym dostępnych jest wiele różnego typu faktur. Każdy z rodzajów został przewidziany dla innego zdarzenia prawnego i przedsiębiorca powinien zdawać sobie sprawę z tego, którą fakturę należy wystawić w danych okolicznościach. Faktury można dzielić na różne sposoby i według wielu kryteriów. Zgodnie z ogólnie przyjętym rozróżnieniem w grę wchodzą między innymi faktura sprzedażowa, faktura korygująca oraz faktura zaliczkowa. W obrocie gospodarczym dostępna jest jednak także faktura przychodowa, faktura przelewowa, faktura handlowa, faktura proforma i faktura uproszczona. Najpopularniejszym dokumentem potwierdzającym sprzedaż towarów oraz usług jest oczywiście znana wszystkim faktura VAT. W dalszej części tekstu postaramy się w skrócie scharakteryzować najważniejsze z rodzajów.

Faktura sprzedażowa - cechy charakterystyczne

To najbardziej powszechny i najczęściej spotykany sposób fakturowania. Często mówimy o takim dokumencie po prostu: “faktura VAT”. Jego rolą jest potwierdzenie sprzedaży towaru lub wykonania usługi przez danego przedsiębiorcę. Fakturę można wystawić zarówno drugiemu przedsiębiorcy, jak i osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, choć w drugim przypadku o wiele częściej wręcza się po prostu rachunek. Fakturę korygującą natomiast należy wystawić wówczas, jeśli chcemy poprawić błąd na wystawionym już dokumencie. Ma to szczególne znaczenie w przypadku czynnych podatników VAT, ale nie tylko. Ponadto, korekta musi być wystawiona także wtedy, gdy klient zwróci towar. Faktura zaliczkowa to szczególny rodzaj dokumentu, który ma potwierdzać wpłacenie przez drugą ze stron zaliczki jeszcze przed otrzymaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Dlaczego istnieje tak wiele rodzajów faktur?

Wynika to przede wszystkim z przyjętej praktyki, ale i uregulowań prawnych. Każdy z rodzajów odpowiada innej czynności prawnej, która wywołuje konkretne skutki między innymi w sferze finansowej. Odpowiednie fakturowanie transakcji to podstawa jeśli chcemy mówić o dobrze prowadzonej i przejrzystej księgowości w firmie. Przy czym nie ma tutaj znaczenia, czy prowadzimy duże przedsiębiorstwo, czy też jednoosobową działalność gospodarczą. Warto więc jeszcze przed założeniem firmy nabyć podstawową wiedzę na temat rozliczeń, a na późniejszym etapie postępować zawsze zgodnie z obowiązującymi normami prawa.