Kasa fiskalna – kto i kiedy ma obowiązek jej posiadania?

Kasa fiskalna - co to jest?

Czym dokładnie jest kasa fiskalna i jaka powinna być? Kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące sprzedaż towaru lub usług. Pozwala przedsiębiorcy udokumentować obrót ze sprzedaży. Obecne kasy fiskalne są bardzo rozbudowane pod względem funkcjonalności oraz systemów, z których korzystają. Stanowią bazę wszystkich wprowadzonych do obrotu przez daną firmę produktów, tym samym np. po zeskanowaniu kodu kreskowego na opakowaniu, sprzedawca może od razu w systemie zobaczyć cenę, a następnie dokonać sprzedaży. W uproszczeniu kasy fiskalne możemy podzielić na:

• kasy komputerowe np. POS, czyli Point of Sale - są to bardzo rozbudowane technologicznie kasy umożliwiające dodatkową rozbudowę o wymagane moduły. Posiadają ekran, wyświetlacz dla klienta, czytnik kodów kreskowych, mogą być zintegrowane z komputerem oraz terminalem płatniczym, korzystają z bazy danych. Tego typu kasy dedykowane są do punktów sprzedaży detalicznej, dużych sieci handlowych, ale często moduł z monitorem wyposażony w specjalne oprogramowanie oraz połączony z terminalem płatniczym wykorzystuje się w gastronomii. Odpowiedni soft umożliwia kelnerowi otwarcie rachunku dla wielu klientów i łatwą obsługę płatności.
• kasy jednostanowiskowe lub ECR - popularne kasy fiskalne elektroniczne występujące w większości sklepów. Są duże, można podłączać do nich dodatkowe moduły, ale nie są tak rozbudowane i zaawansowane technologicznie jak kasy POS. Posiadają pamięć wewnętrzną, gromadzą sumę sprzedaży kasjerów od otwarcia zmiany do zakończenia i umożliwiają wykonywanie raportów dobowych i wielu innych.
• kasy mobilne - idealne rozwiązanie dla biznesu np. z dojazdem do klienta. Są to zazwyczaj zaawansowane technologicznie kasy wykorzystujące systemy internetowe i mobilne terminale POS. Urządzenia iPOS łączące kasę rejestrującą z terminalem płatniczym stają się coraz popularniejsze w użyciu ze względu na rozwój firm świadczących usługi mobilne.

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, jaka powinna być kasa fiskalna. Po pierwsze należy wybrać kasę fiskalną posiadającą funkcje potrzebne do sprawnej obsługi klientów w prowadzonym biznesie. Po drugie dostawców kas fiskalnych na rynku jest naprawdę wielu, przez co każdy przedsiębiorca może zdecydować się na najlepszą ofertę. Warto pamiętać jeszcze, że wszystkie kasy fiskalne podlegają homologacji ze strony Ministerstwa Finansów, a do sprzedaży dopuszcza je Główny Urząd Miar po wcześniejszym przeprowadzeniu dokładnych testów działania.

Kiedy kasa fiskalna?

Kiedy kasa fiskalna staje się obowiązkowa? Przede wszystkim w momencie rozpoczęcia działalności gospodarczej związanej ze sprzedażą towarów i usług, ale i od tej reguły są wyjątki, o których napiszemy. Jeśli nasza działalność polega na współpracy wyłącznie z innymi firmami, nie musimy posiadać kasy fiskalnej. Dla przykładu, jeśli dostarczamy rozwiązania internetowe, piszemy oprogramowanie, prowadzimy kampanie marketingowe - dokumentem rejestrującym sprzedaż usługi będzie wystawiona faktura, a nie paragon fiskalny. Jeżeli natomiast naszymi klientami są osoby prywatne, które mogą u nas coś kupić lub zamówić usługę, wielce prawdopodobne, że kasa fiskalna będzie nam potrzebna.

Kasa fiskalna od jakiej kwoty?

Dopuszczalne jest niestosowanie kasy fiskalnej według limitu obrotów. Np. podatnik dokonujący sprzedaży dla osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych, może zostać zwolniony z ewidencjonowania sprzedaży kasą fiskalną zanim osiągnie obrót 20 tys. zł. Jeśli nie przekroczy tego limitu w danym roku podatkowym, może kontynuować sprzedaż na tych samych zasadach. Limit obrotu liczmy netto, czyli bez podatku VAT w 2019 roku wynosi 20 000 zł.

Kto musi mieć kasę fiskalną?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej określa rozporządzenie Ministra Finansów dokonane na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W tym dokumencie możemy dokładnie dowiedzieć się, kto musi mieć kasę fiskalną, a kto jest zwolniony z jej posiadania. Jak mówi paragraf 4 rozporządzenia, zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku dostawy:

• gazu płynnego
• części do silników
• silników spalinowych
• nadwozi do pojazdów silnikowych
• przyczep i naczep, kontenerów
• części przyczep, akcesoriów do pojazdów silnikowych
• silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten
• sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego
• wyrobów z metali szlachetnych
• nośników danych cyfrowych i analogowych,
• wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych
• perfum i wód toaletowych

Zwolnienia z ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy fiskalnej nie dotyczą również świadczenia następujących usług:

• przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji
• przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami
• naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon)
• w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów
• w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów
• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
• usług prawniczych i doradztwa podatkowego
• związanych z wyżywieniem świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering)
• fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
• kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe
• związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej - nowe przepisy 2021

Warto przypomnieć, że w kwestii posiadania kas fiskalnych posłowie uchwalili nowelizację. Prawo o miarach wprowadza obowiązek posiadania kas fiskalnych online. Co to oznacza dla przedsiębiorcy? Obowiązek wymiany dotychczasowych kas fiskalnych przypadał już na 2020 r., jednakże w związku z pandemią koronawirusa został przesunięty na 2021r.:

Od 1 stycznia 2021 kasa fiskalna online będzie wymagana dla:

• usług związanych z wyżywieniem w stacjonarnych placówkach oraz krótkotrwałym zakwaterowaniem,
• usług sprzedaży węgla, węgla brunatnego, brykietu, koksu, półkoksu oraz paliw stałych wytwarzanych z węgla.

Od 1 lipca 2021 kasa fiskalna online będzie wymagana dla:

• usług fryzjerskich,
• prawniczych,
• kosmetycznych,
• budowlanych,
• opieki medycznej lekarzy i dentystów,
• związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji.

Wciąż będzie można korzystać z kas fiskalnych starego typu, ale do określonego czasu; docelowe kasy fiskalne online mają wyprzeć kasy elektroniczne. Zmiana przepisów ma na celu poprawę kontroli ewidencjonowania zakupów i sprzedaży poprzez kasy fiskalne, które będą wysyłać informacje do Centralnego Repozytorium Kas obsługiwanego przez urzędników skarbówki.