Nadgodziny w delegacji – co warto wiedzieć?

Zgodnie z art. 775 § 1. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Wedle dalszego brzmienia tego przepisu, wysokość i warunki ustalania należności, które przysługują pracownikowi (pracującemu w państwowej albo samorządowej jednostce sfery budżetowej) ustala właściwy minister w drodze rozporządzenia. W innych przypadkach warunki te powinny zostać ustalone przez układ zbiorowy pracy, w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę.

Co w sytuacji, gdy w trakcie delegacji dojdzie do wypracowania nadgodzin?

Delegacja a nadgodziny – Kodeks Pracy

Kluczowe w tym kontekście jest stwierdzenie, czy w trakcie delegacji – w myśl obowiązujących przepisów – rzeczywiście doszło do wypracowania nadgodzin. W tym zakresie podstawą jest art. 128 § 1. Kodeksu: „Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy”. W rozumieniu tego przepisu czas, w którym pracownik dojeżdża do pracy, powraca z niej czy pozostaje w miejscu odbywania delegacji, nie wykonując swoich pracowniczych obowiązków, nie może zostać uznany za pozostawanie w dyspozycji pracodawcy, czyli nie jest czasem pracy.

Potwierdza to zresztą wyrok Sądu Najwyższej z 23 czerwca 2005 roku (II PK 265/04): „Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawianiem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1. K.P.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku”.

Jeżeli zatem delegacja trwa w standardowym dla pracownika czasie pracy (wraz z samą podróżą), czas ten włączany jest do tego czasu, bez odliczenia od niego czasu przejazdów. Nieco inaczej jest, jeśli delegacja trwała dłużej niż ustawowe osiem godzin, przy czym pracownik swoje obowiązki wykonywał np. tylko przez cztery godziny (w niższym wymiarze, niż wskazywałby na to obowiązujący go rozkład czasu pracy). W takiej sytuacji pracownikowi nie naliczają się nadgodziny, bowiem – jak wspomniano wcześniej – czas podróży nie jest kwalifikowany jako czas pracy. Wskazać tutaj można dodatkowo na wyrok Sądu Najwyższego z 27 października 1981 roku (I PR 85/81): „Obywanie podróży służbowej poza >czasem pracy< nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia, jeżeli przepis szczególny tego nie przewiduje”.

Jeżeli natomiast pracownik w trakcie delegacji świadczy pracę dłużej niż przez standardowych osiem godzin dziennie lub też w trakcie samej podróży wykonuje swoje obowiązki (np. przygotowując raporty czy materiały szkoleniowe, analizując dane), co w połączeniu z pracą w miejscu delegacji przekracza dobowy wymiar czasu pracy, przysługuje mu dodatek za nadgodziny.

Pod uwagę w tym kontekście należy brać zapis art. 129 § 1. Kodeksu: „Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy”, przy czym – zgodnie z art. 131 § 1 Kodeksu – „Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym”.

Nadgodziny w delegacji: jak liczyć?

Jeżeli zdarza się delegacja w weekend czy też delegacja w niedzielę i dochodzi do pracy w godzinach nadliczbowych, zastosować należy przepisy dotyczące pracy w nadgodzinach. Podstawową regulacją jest w tym zakresie treść art. 151 § 1. Kodeksu: „Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie: 1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii; 2) szczególnych potrzeb pracodawcy”. Warto dodać, że w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy liczba nadgodzin pracownika nie może przekroczyć 150 godzin w skali roku.

Obliczenie wysokości wynagrodzenia za nadgodziny opiera się o zapisy art. 1511 Kodeksu Pracy. W przypadku godzin nadliczbowych, które przypadają: w nocy; w niedziele i święta, które nie są dla pracownika dniami roboczymi (zgodnie z rozkładem czasu pracy, który go obowiązuje) lub w dni wolne od pracy, które są udzielane w zamian za pracę w niedzielę albo w święto (zgodnie z rozkładem czasu pracy, który go obowiązuje), pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. Dotyczy to również każdej nadgodziny wynikającej z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w obowiązującym okresie rozliczeniowym (wyjątkiem jest sytuacja, w której do tego przekroczenia doszło ze względu na realizację wskazanych wcześniej nadgodzin). W odniesieniu do pozostałych nadgodzin, które przypadają w innych dniach niż wymienione, pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia.

Dodatek ten kalkulowany jest na podstawie określonej zgodnie z osobistym zaszeregowaniem pracownika stawki godzinowej albo miesięcznej. Jeśli jednak taki składnik wynagrodzenia nie jest wyodrębniony, podstawą do obliczeń jest 60% standardowego wynagrodzenia.

Alternatywnie, nadgodziny mogą zostać – na pisemny wniosek pracownika – zrekompensowane w formie czasu wolnego od pracy. Jeżeli czas ten jest udzielany przez pracodawcę, który nie opiera się na wniosku pracownika, czas wolny powinien stanowić dwukrotność liczby przepracowanych nadgodzin i pozostawać bez wpływu na miesięczne wynagrodzenie zatrudnionego.

Dodać tez warto, że – zgodnie z art. 1513 Kodeksu – „Pracownikowi, który ze względu na okoliczności przewidziane w art. 151 § 1 wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym”. Jeżeli zatem delegowany pracownik standardowo pracuje od poniedziałku do piątku, ale ze względu na podróż służbową swoje obowiązki wykonywał w sobotę – z tego tytułu przysługiwać mu będzie rekompensata w postaci dodatkowego dnia wolnego.