Nowe przepisy badań lekarskich pracowników

Nowe przepisy badań lekarskich pracowników od 17 kwietnia 2026 r. dotyczą przede wszystkim cyfryzacji orzeczeń lekarskich, nowych wzorów dokumentów, indywidualnych zaleceń prozdrowotnych dla pracownika oraz wybranych zaleceń dla pracodawcy w zakresie wskazanym w rozporządzeniu. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu na badania.

Zmiany są istotne dla pracodawców, działów HR, kadr i osób zarządzających zespołami, ponieważ wpływają na obieg dokumentów po badaniach medycyny pracy, zakres danych przekazywanych pracodawcy oraz sposób przechowywania orzeczeń. Pracownik zyskuje łatwiejszy dostęp do dokumentów w formie cyfrowej, a pracodawca otrzymuje orzeczenie zawierające dane i informacje określone w rozporządzeniu, ale nie otrzymuje treści indywidualnych zaleceń prozdrowotnych ani pełnej dokumentacji medycznej pracownika.

Najważniejsze informacje

Od 17 kwietnia 2026 r. orzeczenia lekarskie z medycyny pracy mogą być wystawiane w postaci elektronicznej i zapisywane w Systemie Informacji Medycznej.
Pracownik otrzymuje dostęp w IKP do orzeczenia sporządzonego w postaci elektronicznej, natomiast orzeczenie papierowe jest mu przekazywane w postaci papierowej.
Do 17 października 2026 r. trwa okres przejściowy, w którym orzeczenia mogą być wystawiane także w postaci papierowej. Po tym terminie zasadą będą orzeczenia elektroniczne, z wyjątkami wskazanymi w przepisach.
Indywidualne zalecenia prozdrowotne nie są przekazywane pracodawcy, natomiast dostęp do dokumentacji medycznej podlega ogólnym zasadom jej udostępniania pacjentowi oraz innym osobom i podmiotom uprawnionym ustawowo.
Badania kontrolne nadal są wymagane po niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, jeżeli trwała ona dłużej niż 30 dni.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Co zmienia się od 17 kwietnia 2026 r.?

Od 17 kwietnia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Najważniejsza zmiana polega na tym, że elektroniczne orzeczenia lekarskie stają się częścią procesu medycyny pracy. Orzeczenie może być sporządzane w systemie teleinformatycznym, zapisywane w Systemie Informacji Medycznej i udostępniane pracownikowi na Internetowym Koncie Pacjenta. W praktyce oznacza to mniej papierowego obiegu dokumentów i łatwiejszy dostęp do potwierdzenia zdolności albo braku zdolności do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Nowe regulacje nie zmieniają jednak samej istoty badań profilaktycznych. Nadal funkcjonują badania wstępne, okresowe i kontrolne, a badania medycyny pracy są wykonywane na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę. Skierowanie powinno zawierać opis warunków pracy uwzględniający czynniki niebezpieczne, szkodliwe, uciążliwe i inne wynikające ze sposobu wykonywania pracy, wielkość narażenia oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych.

Elektroniczne orzeczenia lekarskie w praktyce

Elektroniczne orzeczenia lekarskie są jednym z najważniejszych elementów cyfryzacji medycyny pracy. Po przeprowadzonym badaniu lekarz medycyny pracy może wystawić orzeczenie w postaci elektronicznej. Dokument jest zapisywany w Systemie Informacji Medycznej, a pracownik może uzyskać do niego dostęp przez Internetowe Konto Pacjenta.

Do 17 października 2026 r. obowiązuje okres przejściowy na dostosowanie się do nowych przepisów. W tym czasie orzeczenia lekarskie mogą być wystawiane zarówno elektronicznie, jak i w postaci papierowej. Od 18 października 2026 r. zasadą będzie wystawianie orzeczeń elektronicznych, z wyjątkami przewidzianymi w rozporządzeniu.

Obszar	Zasada po zmianach
Data wejścia w życie	17 kwietnia 2026 r.
Okres przejściowy	do 17 października 2026 r.
Miejsce zapisu e-orzeczenia	System Informacji Medycznej
Dostęp pracownika	Internetowe Konto Pacjenta
Przekazanie pracodawcy	orzeczenie elektroniczne przekazuje pracodawcy podstawowa jednostka służby medycyny pracy zgodnie z umową, natomiast orzeczenie papierowe lekarz przekazuje osobie badanej i pracodawcy.
Zalecenia	indywidualne zalecenia prozdrowotne dla pracownika oraz zalecenia dla pracodawcy tylko w zakresie przewidzianym w rozporządzeniu

Po okresie przejściowym orzeczenie w postaci papierowej będzie mogło zostać wystawione tylko w przypadkach wskazanych w przepisach, między innymi przy braku dostępu do systemu teleinformatycznego oraz wobec określonych funkcjonariuszy i żołnierzy zawodowych. Pracownik może natomiast zażądać wydruku orzeczenia sporządzonego elektronicznie. Taki wydruk lekarz przekazuje z własnoręcznym podpisem. Orzeczenie papierowe wystawiane według nowych zasad musi odpowiadać nowym wzorom i wymaganiom, natomiast stosowanie dotychczasowych wzorów jest dopuszczalne jedynie w sześciomiesięcznym okresie przejściowym.

Jakie informacje otrzymuje pracodawca?

Pracodawca nie uzyskuje bezpośredniego dostępu do orzeczenia w Systemie Informacji Medycznej ani w Internetowym Koncie Pacjenta. Orzeczenie sporządzone elektronicznie jest przekazywane osobie badanej z SIM, a pracodawca otrzymuje je od podstawowej jednostki służby medycyny pracy w terminie i w sposób określony w umowie zawartej z tą jednostką.

Zakres danych przekazywanych pracodawcy jest ograniczony. Indywidualne zalecenia prozdrowotne są przekazywane osobie badanej, a nie pracodawcy, natomiast nowelizacja nie daje podstaw do kategorycznej oceny ogólnego poziomu ochrony danych medycznych.

Pracodawca otrzymuje dane wymagane dla danego rodzaju orzeczenia, w tym w niektórych orzeczeniach informację o ustawowej przyczynie niezdolności do wykonywania dotychczasowej pracy. Orzeczenie może zawierać zalecenia dla pracodawcy tylko w zakresie przewidzianym w rozporządzeniu, w szczególności dotyczące okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, a w określonych orzeczeniach także dostosowania stanowiska pracy albo zagrożeń dla zdrowia pracownika. Taki zakres danych służy celom przewidzianym w Kodeksie pracy, w tym decyzji o dopuszczeniu pracownika do pracy.

Pracodawca nie otrzymuje pełnej dokumentacji medycznej ani treści indywidualnych zaleceń prozdrowotnych, lecz orzeczenie może zawierać określone w rozporządzeniu informacje dotyczące przyczyny niezdolności do pracy i zagrożeń dla zdrowia. To ważne szczególnie w firmach, w których dokumenty kadrowe obsługuje kilka osób albo zewnętrzne biuro. Nowe zasady ograniczają ryzyko niepotrzebnego przetwarzania informacji wrażliwych, a jednocześnie pozwalają pracodawcy realizować obowiązki z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami.

Indywidualne zalecenia prozdrowotne a zalecenia dla pracodawcy

Jeżeli lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne stwierdzi zasadność podjęcia działań prozdrowotnych, wydaje osobie badanej indywidualne zalecenia uwzględniające również pozazawodowe aspekty zdrowotne. Mogą one uwzględniać nie tylko czynniki związane z pracą, lecz także pozazawodowe aspekty zdrowotne, jeżeli po przeprowadzeniu badania lekarz uzna to za zasadne.

Informację o wydaniu indywidualnych zaleceń prozdrowotnych lekarz zamieszcza w dokumentacji medycznej pracownika, a ich treść przekazuje wyłącznie osobie badanej. Od 18 lipca 2026 r. indywidualne zalecenia mogą być sporządzane także elektronicznie i w takim przypadku są przekazywane osobie badanej za pośrednictwem IKP, natomiast zalecenia papierowe otrzymuje ona w postaci papierowej.

Trzeba jednak odróżnić indywidualne zalecenia prozdrowotne dla pracownika od zaleceń dla pracodawcy zamieszczanych w orzeczeniu. W podstawowym orzeczeniu lekarz może wskazać zalecenia dotyczące zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Zalecenia dotyczące dostosowania stanowiska pracy mogą natomiast pojawić się w orzeczeniach związanych z przeniesieniem pracownika na inne stanowisko, jeżeli ma to zastosowanie.

Nowe wzory orzeczeń lekarskich

Od 17 kwietnia 2026 r. wprowadzono nowe wzory papierowych orzeczeń, przy czym do 17 października 2026 r. orzeczenia mogą być wystawiane i przekazywane również zgodnie z dotychczasowymi przepisami. Rozporządzenie wprowadza dwa nowe wzory papierowych orzeczeń lekarskich, których zastosowanie zależy od podstawy prawnej i rodzaju wydawanego orzeczenia. To istotne dla placówek medycyny pracy, ale także dla pracodawców, którzy powinni sprawdzić, czy umowa zawarta z podstawową jednostką służby medycyny pracy uwzględnia sposób i termin przekazywania dokumentów po badaniu.

Nowe wzory orzeczeń lekarskich porządkują obieg dokumentów i dostosowują go do formy cyfrowej. Orzeczenia lekarskie wydawane do celów przewidzianych w Kodeksie pracy nadal służą potwierdzeniu, czy pracownik może wykonywać pracę na określonym stanowisku. Nie są dokumentem, który daje pracodawcy prawo do wglądu w pełną dokumentację medyczną.

Dla działu HR praktyczne znaczenie ma przede wszystkim kontrola ważności dokumentów. Pracodawca powinien wiedzieć, czy pracownik ma aktualne orzeczenie, na jakie stanowisko zostało wydane i czy odpowiada ono warunkom występującym w firmie. Jeżeli zmienia się stanowisko, zakres obowiązków albo narażenie na czynniki szkodliwe, konieczna może być ponowna ocena w ramach badań medycyny pracy.

Czy zmieniła się częstotliwość badań okresowych?

Nowelizacja obowiązująca od 17 kwietnia 2026 r. nie zmieniła ogólnych zasad wyznaczania terminów badań okresowych, jednak od 4 czerwca 2026 r. obowiązują dodatkowe zasady badań profilaktycznych pracowników narażonych na ołów. Termin kolejnego badania nadal wynika z orzeczenia lekarza medycyny pracy oraz z charakteru pracy na danym stanowisku. Pracodawca nie powinien więc traktować zmian od 17 kwietnia 2026 r. jako automatycznego obowiązku kierowania wszystkich pracowników na dodatkowe badania.

Badania okresowe nadal służą regularnej ocenie zdolności do pracy, z uwzględnieniem warunków pracy, wyników pomiarów czynników szkodliwych i ryzyka zawodowego. Nowelizacja zmienia przede wszystkim formę i obieg orzeczeń, ale wprowadza również indywidualne zalecenia prozdrowotne, nowe elementy orzeczeń oraz wyraźny wymóg osobistego badania pracownika.

Inaczej wygląda sytuacja przy badaniach kontrolnych. Są one wymagane po niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, jeżeli trwała ona dłużej niż 30 dni. Pracownik wracający po takim zwolnieniu lekarskim nie powinien zostać dopuszczony do pracy, dopóki lekarz nie potwierdzi jego zdolności do wykonywania obowiązków na dotychczasowym stanowisku.

Obowiązki pracodawcy po zmianach

Badania wykonane w ramach programu zdrowotnego lub programu polityki zdrowotnej są finansowane na zasadach tego programu, jeżeli pracownik spełnia warunki udziału i wyrazi na niego zgodę, natomiast koszty pozostałych badań wymaganych do wydania orzeczenia ponosi pracodawca. Badania okresowe i kontrolne przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy, a za czas niewykonywania pracy w związku z tymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

W praktyce oznacza to konieczność uporządkowania kilku procesów kadrowych. Warto sprawdzić, czy firma ma aktualną umowę z jednostką medycyny pracy, czy opis stanowisk w skierowaniach odpowiada rzeczywistym warunkom pracy oraz czy osoby odpowiedzialne za kadry wiedzą, jak postępować z orzeczeniami w formie cyfrowej i papierowej w okresie przejściowym.

Osoba przyjmowana ponownie przez tego samego pracodawcę nie podlega badaniom wstępnym tylko wtedy, gdy zostaje zatrudniona na tym samym stanowisku lub stanowisku o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni od rozwiązania albo wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Zwolnienie z badań wstępnych może dotyczyć również osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą, jeżeli spełnia pozostałe warunki dotyczące aktualnego orzeczenia, skierowania, zgodności warunków pracy i braku prac szczególnie niebezpiecznych.

Przykład 1

Pracownik magazynu wraca do pracy po 34 dniach zwolnienia lekarskiego. Kierownik chce, aby od razu przejął zmianę, bo tego dnia brakuje dwóch osób, ale dział kadr wstrzymuje dopuszczenie go do pracy. Pracownik musi najpierw przejść kontrolne badania medycyny pracy, ponieważ jego niezdolność do pracy trwała dłużej niż 30 dni.

Przykład 2

Pracownica biurowa wykonuje badania okresowe 20 kwietnia 2026 r. Lekarz wystawia orzeczenie w postaci elektronicznej, które trafia do Systemu Informacji Medycznej i jest dostępne na Internetowym Koncie Pacjenta. Podstawowa jednostka służby medycyny pracy przekazuje pracodawcy orzeczenie w terminie i w sposób określony w umowie. Pracodawca otrzymuje informację potrzebną do potwierdzenia zdolności do pracy, ale nie widzi indywidualnych zaleceń prozdrowotnych, które lekarz przekazał wyłącznie pracownicy.

Co nowe przepisy oznaczają dla HR i dokumentacji?

Dla działów HR najważniejsze jest rozdzielenie dwóch obszarów: dokumentów potrzebnych pracodawcy oraz danych medycznych pracownika. Orzeczenie lekarskie nadal musi trafić do pracodawcy, ponieważ bez niego nie da się prawidłowo dopuścić pracownika do pracy. Nie oznacza to jednak dostępu do szczegółowych informacji o stanie zdrowia ani bezpośredniego dostępu do dokumentu w SIM lub IKP.

Nowe przepisy rozdzielają indywidualne zalecenia przekazywane osobie badanej od orzeczenia przekazywanego pracodawcy, bez formułowania ogólnej oceny o wzmocnieniu ochrony danych. Szczególnie ważne jest to w firmach, w których funkcjonują różne typy stanowisk, praca zmianowa, praca przy czynnikach szkodliwych albo prace szczególnie niebezpieczne.

Systemy takie jak inEwi mogą wspierać organizację pracy w obszarach powiązanych z kadrami, czasem pracy, obecnościami i grafikami. Przy zmianach w medycynie pracy szczególnie przydatne jest pilnowanie terminów, porządkowanie informacji kadrowych i ograniczanie ryzyka, że pracownik zostanie zaplanowany do pracy bez ważnego dokumentu potwierdzającego zdolność do pracy.

Podsumowanie

Nowe przepisy badań lekarskich pracowników od 17 kwietnia 2026 r. wprowadzają przede wszystkim cyfrowy obieg orzeczeń lekarskich, nowe wzory dokumentów, indywidualne zalecenia prozdrowotne dla pracownika oraz możliwość zamieszczania w orzeczeniu zaleceń dla pracodawcy w zakresie przewidzianym w rozporządzeniu. Pracodawca nadal otrzymuje informacje konieczne do oceny, czy może dopuścić pracownika do pracy, ale nie uzyskuje dostępu do szczegółowych danych medycznych ani do indywidualnych zaleceń prozdrowotnych.

Zmiany nie znoszą dotychczasowych obowiązków pracodawcy. Pracodawca finansuje wymagane badania profilaktyczne, z uwzględnieniem szczególnych zasad finansowania badań wykonanych za zgodą pracownika w ramach właściwego programu zdrowotnego lub programu polityki zdrowotnej. Częstotliwość badań okresowych nie zmienia się z samego powodu wejścia w życie nowych regulacji. Największe znaczenie praktyczne ma więc dostosowanie umów z jednostkami medycyny pracy, procedur kadrowych i sposobu obsługi dokumentacji do elektronicznych orzeczeń lekarskich oraz wyjątków, w których przepisy nadal dopuszczają postać papierową.

Źródła:

FAQ – najczęstsze pytania o nowe przepisy związane z badaniami lekarskimi pracowników

Nowe przepisy badań lekarskich pracowników weszły w życie 17 kwietnia 2026 r. Zmiany wynikają z rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. i dotyczą przede wszystkim elektronicznych orzeczeń lekarskich, nowych wzorów orzeczeń oraz zaleceń związanych z badaniami medycyny pracy.
Od 17 kwietnia 2026 r. orzeczenia lekarskie mogą być wystawiane w postaci elektronicznej, ale do 17 października 2026 r. trwa okres przejściowy, w którym dopuszczalne są także orzeczenia papierowe. Od 18 października 2026 r. zasadą będzie wystawianie orzeczeń elektronicznych, z wyjątkami przewidzianymi w rozporządzeniu, między innymi w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego.
Elektroniczne orzeczenie lekarskie jest zapisywane w Systemie Informacji Medycznej i udostępniane pracownikowi na Internetowym Koncie Pacjenta. Pracownik może też zażądać wydruku orzeczenia sporządzonego elektronicznie, podpisanego własnoręcznie przez lekarza.
Pracodawca nie ma bezpośredniego dostępu do orzeczenia pracownika w Internetowym Koncie Pacjenta ani w Systemie Informacji Medycznej. Do 17 października 2026 r. orzeczenie może być wystawione i przekazane według dotychczasowych zasad albo według nowych zasad, w których podstawowa jednostka służby medycyny pracy przekazuje je pracodawcy zgodnie z umową.
Pracodawca nie otrzyma indywidualnych zaleceń prozdrowotnych wydanych pracownikowi przez lekarza medycyny pracy. Orzeczenie może jednak zawierać zalecenia dla pracodawcy w zakresie wskazanym w rozporządzeniu, w tym dotyczące okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, a w określonych przypadkach także dostosowania stanowiska pracy.
Badania kontrolne nadal są wymagane, jeżeli niezdolność do pracy spowodowana chorobą trwała dłużej niż 30 dni. Pracownik nie powinien wrócić do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku bez orzeczenia potwierdzającego zdolność do pracy.
Rozporządzenie obowiązujące od 17 kwietnia 2026 r. nie zmieniło ogólnych zasad ustalania terminów badań okresowych, jednak od 4 czerwca 2026 r. obowiązują szczególne regulacje dotyczące badań pracowników narażonych na ołów. Termin kolejnego badania nadal wynika z oceny lekarza medycyny pracy, rodzaju stanowiska, warunków pracy i czynników ryzyka występujących u danego pracodawcy.

To również może Cię zainteresować

Badania psychotechniczne: kiedy są wymagane w 2025 roku?

Są zawody, których wykonywanie wymaga od pracowników pewnych specjalistycznych umiejętności. Jedną z metod ich sprawdzenia są np. badania psychotechniczne.