VIES - weryfikacja numeru VAT UE i zasady stosowania

System VIES służy do sprawdzenia, czy numer VAT UE kontrahenta jest aktywny na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dla przedsiębiorcy to prosty sposób, by zweryfikować podatnika VAT z innego kraju UE przed wystawieniem faktury, zastosowaniem właściwej stawki VAT i ujęciem transakcji w rozliczeniach VAT.

Najważniejsze informacje

1. VIES to internetowy system wymiany informacji o VAT, który pozwala sprawdzić aktywność numeru VAT UE kontrahenta z innego państwa członkowskiego.
2. System VIES nie jest europejską bazą danych, lecz wyszukiwarką Komisji Europejskiej, która pobiera dane z krajowych baz VAT.
3. Wynik „numer aktywny” potwierdza, że dany podmiot jest zarejestrowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych, ale nie zastępuje pełnej weryfikacji kontrahenta.
4. VIES ma znaczenie przede wszystkim przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych w obrębie UE, a nie przy zwykłej krajowej sprzedaży w Polsce.

Czym jest system VIES i do czego służy?

System VIES, czyli VAT Information Exchange System, pozwala sprawdzić, czy dany podmiot posługuje się ważnym numerem VAT UE. Z perspektywy firmy chodzi przede wszystkim o potwierdzenie, że kontrahent z innego kraju UE jest zarejestrowany na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Dlaczego to istotne? Ponieważ w rozliczeniach VAT status kontrahenta wpływa na sposób wystawienia faktury, zastosowanie stawki, wykazanie transakcji i ocenę należytej staranności. Jeśli sprzedajesz więc towary lub usługi na terenie UE, samo zapewnienie klienta, że „ma numer VAT”, nie zawsze wystarcza. Liczy się to, czy numer jest aktywny w systemie VIES.

Pamiętaj jednak, że VIES jest wyszukiwarką Komisji Europejskiej, a nie jedną wspólną europejską bazą danych. W praktyce oznacza to, że narzędzie korzysta z danych pobieranych z krajowych rejestrów VAT państw członkowskich i pokazuje status numeru na moment złożenia zapytania.

Kiedy weryfikacja w systemie VIES ma znaczenie?

System VIES pojawia się najczęściej przy transakcjach unijnych, w których numer VAT UE kontrahenta ma znaczenie dla prawidłowego rozliczenia. Dotyczy to przede wszystkim:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), 
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), 
• transakcji trójstronnych,
• świadczenia usług na rzecz podatnika z innego państwa UE w modelu B2B, gdy miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy.

Weryfikacja bywa też pomocna przy nabywaniu usług od kontrahenta z UE - czyli w sytuacjach, w których po Twojej stronie jako polskiego nabywcy może powstać obowiązek rozliczenia VAT w Polsce z tytułu importu usług.

Tu jednak ważne zastrzeżenie. Sprawdzenie numeru w VIES i zachowanie potwierdzenia mają przede wszystkim charakter dowodowy - pomagają ocenić status kontrahenta, ale same w sobie nie przesądzają, że transakcja jest B2B, ani nie zastępują analizy przepisów o miejscu świadczenia usług i o tym, kto faktycznie powinien rozliczyć VAT.

I jeszcze jedna rzecz, o której łatwo zapomnieć: import usług nie trafia do informacji podsumowującej VAT-UE. Sama informacja VAT-UE obejmuje wybrane transakcje wewnątrzwspólnotowe - m.in. dostawy i nabycia towarów oraz usługi świadczone (a nie nabywane) na rzecz podatników z innych państw UE.

W praktyce VIES i narzędzia krajowe pełnią różne funkcje i warto je stosować zależnie od celu weryfikacji. Do sprawdzenia polskiego statusu podatnika VAT, rachunku do przelewu oraz wpisu na białej liście wykorzystuje się wyszukiwarki udostępniane przez Ministerstwo Finansów. Natomiast przy weryfikacji kontrahenta z innego państwa UE na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych sprawdza się numer VAT UE w systemie VIES.

Jak działa wyszukiwarka VIES?

Weryfikacja sama w sobie jest bardzo prosta. W wyszukiwarce wybiera się państwo członkowskie, wpisuje numer VAT kontrahenta i uruchamia sprawdzenie. System zwraca informację, czy numer jest aktywny w krajowej bazie VAT na potrzeby transakcji unijnych.

Status pozytywny oznacza, że numer jest aktywny dla transakcji unijnych. Status negatywny nie zawsze oznacza, że dany podmiot nie istnieje albo działa nieprawidłowo. Czasem chodzi po prostu o to, że rejestracja nie została jeszcze zakończona albo aktywacja do transakcji wewnątrzwspólnotowych nie zdążyła pojawić się w systemie.

Komisja Europejska wskazuje wprost, że wynik negatywny może wynikać z trzech przyczyn: numer nie istnieje, numer nie został aktywowany do transakcji wewnątrzunijnych lub rejestracja nie została jeszcze sfinalizowana. Podkreśla też, że zmiany nie zawsze są od razu widoczne w krajowych bazach danych i w systemie VIES.

Co zrobić, gdy VIES pokazuje błąd albo numer nieaktywny?

Negatywnego wyniku nie należy ignorować, ale nie ma też potrzeby od razu zakładać najgorszego.

1. W pierwszej kolejności warto sprawdzić poprawność wpisu oraz to, czy podano właściwy numer z odpowiednim prefiksem kraju.
2. Jeżeli numer nadal nie przechodzi weryfikacji, zasadne jest zwrócenie się do kontrahenta o wyjaśnienie. Zdarza się, że podmiot jest zarejestrowany do VAT w swoim kraju, ale nie został jeszcze aktywowany do rozliczeń VAT UE. Występują też opóźnienia między rejestracją a pojawieniem się danych w systemie VIES.
3. W pilnych przypadkach możliwe jest skorzystanie z dodatkowej weryfikacji na poziomie krajowym. Ministerstwo Finansów wskazuje, że wnioski o weryfikację numerów VAT kontrahentów z Unii Europejskiej można składać również e-mailem na adres: [email protected], podając dane polskiego podatnika, numer VAT, dane kontrahenta z UE oraz datę weryfikacji.

Należy również pamiętać, że przepisy o ochronie danych ograniczają zakres informacji możliwych do uzyskania. Nie zawsze dostępne są pełne dane podmiotu, a w części przypadków administracja potwierdza jedynie, czy konkretna nazwa i adres są powiązane z danym numerem.

Przykład 1. Agencja marketingowa z Wrocławia kupuje usługę od firmy z Hiszpanii. Kontrahent przesyła numer VAT, ale system VIES pokazuje, że numer nie jest aktywny. Po kontakcie okazuje się, że spółka dopiero zakończyła rejestrację do transakcji w obrębie UE i numer pojawił się w systemie następnego dnia. Bez dodatkowego sprawdzenia księgowość mogłaby błędnie ocenić sposób rozliczenia usługi.

Czy VIES wystarcza do bezpiecznej współpracy z kontrahentem?

VIES jest bardzo ważny, ale sam nie rozwiązuje wszystkiego. Pokazuje status numeru VAT UE, natomiast nie zastępuje pełnej oceny kontrahenta. W praktyce warto zestawić wynik z innymi danymi:

• umową,
• korespondencją handlową,
• adresem firmy,
• warunkami dostawy,
• sposobem płatności,
• dokumentami transakcji.

To szczególnie ważne przy dostawach towarów, gdy prawidłowe rozliczenie zależy nie tylko od tego, czy numer jest aktywny, ale też od rzeczywistego przebiegu transakcji i posiadanej dokumentacji. Sam status w wyszukiwarce nie uzupełni braków w dowodach dostawy, nie naprawi błędów na fakturze ani nie rozstrzygnie, gdzie faktycznie znajduje się miejsce opodatkowania usług.

W polskich realiach częstym błędem jest utożsamianie VIES z białą listą. To dwa różne narzędzia, które służą do innych celów. Biała lista pomaga głównie w krajowej weryfikacji podatników VAT i rachunków bankowych, a system VIES dotyczy aktywności numeru VAT UE przy transakcjach z kontrahentami z innych krajów Unii Europejskiej.

Jak zarejestrować się do VAT UE w Polsce?

Jeśli przedsiębiorca planuje transakcje wewnątrzwspólnotowe, nie powinien czekać do chwili wystawienia pierwszej faktury. Rejestrację do VAT UE trzeba załatwić wcześniej. Zgłoszenie rejestracyjne do VAT UE (na formularzu VAT-R) składa się przed wykonaniem tych transakcji unijnych, przy których trzeba posługiwać się numerem VAT UE. W praktyce oznacza to, że:

• Podatnicy rozliczający VAT jako „czynni” rejestrują się do VAT UE przed pierwszą sprzedażą lub zakupem towarów w UE rozliczanym jako transakcja wewnątrzwspólnotowa oraz przed rozpoczęciem świadczenia usług dla firm z UE, gdy miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy.
• Przedsiębiorcy korzystający w Polsce ze zwolnienia z VAT oraz inne podmioty niebędące VAT czynnymi nie zawsze muszą rejestrować się do VAT UE przed pierwszym zakupem towarów w UE. Przy zakupach towarów (WNT) obowiązek rejestracji i rozliczenia VAT w Polsce pojawia się co do zasady dopiero po przekroczeniu ustawowego limitu 50 000 zł wartości takich nabyć albo jeśli podmiot dobrowolnie wybierze ich opodatkowanie.
• Niezależnie od powyższego, rejestracji do VAT UE dokonuje się przed nabywaniem usług od kontrahentów z UE, jeżeli po stronie polskiego nabywcy powstaje obowiązek rozliczenia VAT w Polsce (import usług).

Samo zgłoszenie do VAT UE nie odbiera automatycznie prawa do zwolnienia z VAT w Polsce. Można pozostać zwolnionym, a jednocześnie mieć numer VAT UE i rozliczać konkretne transakcje unijne, jeśli przepisy tego wymagają. To ważna informacja zwłaszcza dla małych firm. Rejestracja do VAT UE nie oznacza automatycznie przejścia na czynny podatnik VAT w Polsce. Przedsiębiorca może nadal korzystać ze zwolnienia, a jednocześnie mieć obowiązki związane z konkretnymi transakcjami unijnymi.

Jakie obowiązki pojawiają się po rejestracji do VAT UE?

Po rejestracji do VAT UE mogą pojawić się obowiązki sprawozdawcze i ewidencyjne, a ich zakres zależy od tego, jakie transakcje unijne są wykonywane. Najczęściej obowiązek dotyczy złożenia informacji podsumowującej VAT-UE, składanej elektronicznie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy dla transakcji wykazywanej w tej informacji. Nie ma obowiązku składania zerowej informacji podsumowującej VAT-UE, więc sama rejestracja do VAT UE nie powoduje automatycznego comiesięcznego raportowania, jeżeli nie wystąpiły transakcje podlegające wykazaniu.

Samo złożenie informacji podsumowującej VAT-UE nie oznacza automatycznie obowiązku przesyłania JPK_VAT z deklaracją przez podmiot korzystający ze zwolnienia podmiotowego. Należy również uwzględniać możliwość wykreślenia z rejestru VAT UE po spełnieniu ustawowych przesłanek, w tym w szczególności w razie nieskładania informacji podsumowujących VAT-UE mimo obowiązku przez trzy kolejne miesiące albo w razie składania przez trzy kolejne miesiące (lub kwartał) deklaracji VAT bez wykazania sprzedaży, nabycia towarów lub usług oraz importu towarów z kwotami podatku do odliczenia. Z tego względu istotne jest bieżące monitorowanie własnego statusu rejestracji VAT UE.

System VIES a faktura i stawka VAT

Wynik w systemie VIES może mieć znaczenie dla sposobu wystawienia faktury i ustalenia zasad opodatkowania VAT w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Aktywny numer VAT UE kontrahenta jest jednym z elementów, które są brane pod uwagę przy ocenie warunków rozliczenia takich transakcji.

Sama weryfikacja w VIES nie przesądza jednak o prawidłowości rozliczenia. O sposobie opodatkowania decyduje całokształt okoliczności, w tym rodzaj transakcji, miejsce opodatkowania, status stron, posiadana dokumentacja (np. przewozowa), terminy oraz poprawność danych na fakturze. Z tego względu VIES pełni rolę standardowego elementu weryfikacji, ale nie powinien być traktowany jako jedyny dowód, na którym opiera się rozliczenie VAT.

Dobrą praktyką jest zachowanie potwierdzenia z dnia weryfikacji numeru VAT UE w VIES. Takie potwierdzenie ma znaczenie dowodowe. Może pomóc wykazać, że na dzień transakcji kontrahent posługiwał się ważnym numerem VAT UE, co bywa istotne np. przy WDT i ocenie warunków rozliczenia. Najbezpieczniej przechowywać je razem z dokumentami danej transakcji, przez okres przechowywania dokumentacji podatkowej (co do zasady do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Podsumowanie

System VIES to podstawowe narzędzie dla firm, które prowadzą handel lub świadczą usługi na terenie UE. Pozwala sprawdzić, czy numer VAT UE kontrahenta jest aktywny, a więc czy dany podmiot jest zarejestrowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dla przedsiębiorcy to ważny element bezpieczeństwa przy wystawianiu faktury, ustalaniu sposobu opodatkowania i przygotowaniu rozliczeń VAT. Trzeba jednak pamiętać, że VIES nie zastępuje pełnej analizy transakcji, nie jest białą listą i samodzielnie nie rozstrzyga wszystkich skutków podatkowych. Najlepiej działa jako część szerszej procedury weryfikacji kontrahenta i dokumentacji sprzedaży albo zakupu.