System VIES – czym jest i do czego służy?

Świat jeszcze nigdy nie był tak mały i otwarty dla każdego jak teraz. Obecnie praktycznie każdy z nas może przeprowadzać transakcje finansowe i współpracować na kanwie biznesowej z podmiotami zarejestrowanymi w najdalszych zakątkach globu. Ogromnym ułatwieniem jest także fakt, że Polska znajduje się w Unii Europejskiej, dzięki czemu może pozwolić sobie na swobodę działalności gospodarczej z podmiotami z terenu całej Wspólnoty.

Narzędzia dla przedsiębiorców

Prowadzenie biznesu ułatwia wiele różnego rodzaju platform oraz aplikacji, dzięki których można uwierzytelnić swoich partnerów biznesowych czy też klientów. W świecie interesów co prawda istotną rolę odgrywa zaufanie, ale nie zmienia to faktu, iż należy zachować czujność. Aby transakcje przebiegały sprawnie i bez zbędnych nerwów można skorzystać na przykład z systemu VIES, dzięki któremu zyskamy pewność, że nie zostaniemy oszukani. Model funkcjonowania tej platformy jest mało skomplikowany, a pozwala ona zaoszczędzić czas i bardzo często sporo pieniędzy,

Czym jest system VIES?

Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorcy mieli o wiele mniej możliwości sprawdzenia swoich kontrahentów. W tej chwili jedną z kluczowych reguł w europejskim biznesie jest transparentność. VIES VAT to skrót z angielskiego VAT Information and Exchange System i jest zaprogramowany w ponad dwudziestu wersjach językowych. System VIES to nic innego, jak wyszukiwarka pozwalająca na weryfikację tego, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Weryfikacja VAT UE - co trzeba wiedzieć?

VAT VIES należy do Komisji Europejskiej, jest więc w pełni licencjonowanym i godnym polecenia narzędziem. Jego skuteczność potwierdziło już kilkaset tysięcy korzystających z niego przedsiębiorstw. Dane zawarte w systemie pochodzą z krajowych rejestrów danych członków Unii Europejskiej, dzięki czemu całe narzędzie tworzy oficjalną i kompleksową bazę. Przedsiębiorcy mogą kontrolować w ten sposób każdego kontrahenta, który znajduje się w systemie, ale także własną pozycję w bazie. To ważne przede wszystkim wówczas, gdy przez dłuższy czas nie dokonuje się żadnych wewnątrzwspólnotowych operacji biznesowych. W takim przypadku można bowiem zostać wykreślonym z listy i aby ponownie się na niej znaleźć, należy dokonać kolejnej rejestracji. Trzeba o tym pamiętać, ponieważ jeśli sami nie potwierdzimy swojej obecności w bazie, nie zobaczą nas także partnerzy biznesowi. To z kolei może prowadzić do utraty zaufania, a w konsekwencji zerwania umowy czy transakcji.

Korekta danych w systemie VIES

Co wówczas, gdy informacje znajdujące się w bazie, są błędne lub niezupełne? Wniosek o ich poprawienie lub uzupełnienie przedsiębiorca musi złożyć we własnym urzędzie skarbowym. To bowiem na krajowej administracji podatkowej, a nie na instytucjach europejskich, ciąży obowiązek aktualizowania danych dostępnych w systemie VIES. Sytuacja taka ma miejsce we wszystkich państwach, w których narzędzie to jest wykorzystywane.

Jak korzystać z wyszukiwarki systemu VIES?

Sprawdzanie VAT UE należy do bardzo prostych i szybkich czynności. Chcąc sprawdzić jakieś przedsiębiorstwo należy wpisać do wyszukiwarki kilka podstawowych danych takich jak jego numer VAT-UE oraz państwo członkowskie, z którego pochodzi kontrahent. Warto dodać, że w systemie VIES nie znajdziemy firm spoza Unii Europejskiej, które dokonały rejestracji na potrzeby rozliczenia na terenie Wspólnoty i otrzymały numer NIP z prefiksem EU. Zostały one bowiem potraktowane jako przedsiębiorstwa, które nie mogą na stałe zagościć z bazie przedsiębiorstw prowadzących stałe interesy na terenie krajów UE.

System VIES - wyniki wyszukiwania

Do jakich informacji możemy dotrzeć korzystając z tego narzędzia? Przede wszystkim możemy dowiedzieć się, czy numer VAT danego kontrahenta jest obecnie aktywny czy też nieważny dla transakcji transgranicznych przeprowadzanych w obrębie Unii Europejskiej. Druga z informacji powinna spowodować, że u przedsiębiorcy zapali się czerwona lampka. Co może oznaczać brak aktywności numeru VAT? Może być kilka powodów, dla których firma nie jest zgłoszona jako czynny podatnik VAT-UE, a więc nie może dokonywać transakcji finansowych na terenie Wspólnoty. Do takiej sytuacji dochodzi, gdy kontrahent nigdy nie zarejestrował się lub jest w trakcie rejestracji, a także mógł zostać wykreślony z bazy.

Dlaczego warto weryfikować kontrahentów w systemie VIES?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, dlaczego sprawdzanie VAT UE kontrahenta w systemie VIES jest takie istotne? Przede wszystkim jest ważne jeśli właściciel działalności gospodarczej chce skorzystać z możliwości zastosowania stawki VAT 0%. Przedsiębiorstwa zarejestrowane w różnych krajach członkowskich UE w celu przeprowadzenia transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów muszą być wpisane do bazy podatników! W takiej konfiguracji dostawca wspomnianego towaru jest zobligowany do rejestracji jako podatnik VAT UE na terytorium Polski, nabywca natomiast musi być podatników na terytorium innego państwa członkowskiego.

Rejestracja do VAT UE

Na końcu warto zadać sobie pytanie dotyczące sposobu rejestracji przedsiębiorstwa w bazach VAT UE. Zobowiązani są do tego, jak już wielokrotnie wspomniano, wyłącznie ci, którzy zamierzają dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych. W przypadku polskich przedsiębiorców stosowny formularz VAT-R z wypełnioną częścią C.3 należy dostarczyć do właściwego urzędu skarbowego. Aby został przyjęty musi znaleźć się w nim uzasadnienie obejmujące powody rejestracji, a także wskazanie możliwej daty rozpoczęcia pierwszej operacji na terenie UE.