Zwolnienie lekarskie a koniec umowy na czas określony

Umowa o pracę na czas określony kończy się z upływem terminu, na który została zawarta także wtedy, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim. Wyjątek dotyczy pracownicy w ciąży: jeżeli umowa na czas określony miałaby się rozwiązać po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu, z wyjątkiem umowy zawartej w celu zastępstwa nieobecnego pracownika. Do dnia zakończenia umowy pracownik przy spełnieniu warunków otrzymuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wypłacane przez pracodawcę, a po ustaniu zatrudnienia może mieć prawo do zasiłku chorobowego z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Decydują: data powstania niezdolności do pracy, okres trwania niezdolności, ciągłość zwolnienia oraz limity czasowe przewidziane w przepisach.

Najważniejsze informacje:

1. Umowa o pracę na czas określony rozwiązuje się z upływem czasu, na który została zawarta - bez wypowiedzenia.

2. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe przez 33 dni w roku, a przez 14 dni – od roku następującego po roku, w którym pracownik ukończył 50 lat.

3. Po rozwiązaniu umowy zasiłek chorobowy wypłacany jest maksymalnie przez 91 dni (wyjątek: ciąża, gruźlica i badania dawców komórek).

4. Zasiłek wynosi zwykle 80% podstawy, a 100% m.in. w ciąży, przy wypadku w drodze do/z pracy oraz w związku z badaniami i pobraniem komórek/tkanek/narządów.

5. Zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia nie przysługuje m.in. przy prawie do emerytury/renty, innym tytule do ubezpieczenia chorobowego lub po wyczerpaniu zasiłku.

Prawo do zasiłku chorobowego po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego – warunki krok po kroku

Koniec umowy na czas określony często wypada w okresie zwolnienia lekarskiego, a wtedy pojawiają się praktyczne pytania o ochronę zatrudnienia, wypłatę świadczeń oraz to, co dzieje się po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego. W takich sytuacjach znaczenie mają przede wszystkim zasady zakończenia umowy, ograniczenia w wypowiadaniu jej podczas usprawiedliwionej nieobecności oraz to, kto i na jakich zasadach wypłaca świadczenie chorobowe w trakcie zatrudnienia i po ustaniu zatrudnienia.

Kiedy rozwiązuje się umowa na czas określony?

Zgodnie z art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu Pracy, umowa na czas określony kończy się z upływem czasu, na który została zawarta. Pracodawca nie musi składać wypowiedzenia, a pracownik nie musi potwierdzać jego otrzymania – ustanie następuje z mocy prawa. W praktyce warto odróżnić sytuację, gdy umowa kończy się z upływem terminu, od tej, w której okres wypowiedzenia kończy stosunek pracy w konkretnej dacie. W czasie trwania umowy pracodawca co do zasady nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi przebywającemu na zwolnieniu lekarskim (usprawiedliwionej nieobecności), jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Po upływie tego okresu ochrona z art. 41 KP nie ma zastosowania, a pracodawca może – przy spełnieniu ustawowych przesłanek – rozwiązać umowę bez wypowiedzenia na podstawie art. 53 KP. Takie zwolnienie pracownika jest możliwe wyłącznie przy spełnieniu przesłanek ustawowych. Jeżeli trwa zwolnienie lekarskie po ustaniu, o świadczeniu decydują warunki z ustawy zasiłkowej, a nie sam fakt trwania zwolnienia.

Obowiązki pracodawcy i prawa pracownika

Pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za czas niezdolności do pracy przypadający w okresie zatrudnienia, o ile pracownik spełnia warunki nabycia prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (w tym co do zasady wymagany okres ubezpieczenia), z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w ustawie. Wynagrodzenie to przysługuje przez 33 dni choroby w roku kalendarzowym (14 dni u pracowników powyżej 50 lat). Wypłata przebiega etapami: najpierw wynagrodzenia chorobowego, a po wykorzystaniu limitu – zasiłku chorobowego. Po wykorzystaniu limitu 33/14 dni wynagrodzenia chorobowego dalsze świadczenie ma formę zasiłku chorobowego, który w czasie trwania zatrudnienia wypłaca ZUS albo pracodawca (jeżeli jest płatnikiem zasiłków) - zależnie od statusu płatnika. Dla uproszczenia można przyjąć, że jest to jedno świadczenie chorobowe (tj. wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy – zależnie od etapu i płatnika).

Po zakończeniu umowy pracodawca nie może już wypłacać wynagrodzenia chorobowego, ale ma obowiązek przekazać do ZUS dokumenty niezbędne do przyznania zasiłku (m.in. informację Z‑3). Koniec umowy oznacza też rozliczenie innych spraw pracowniczych, w tym urlopu wypoczynkowego (np. ekwiwalentu, jeżeli urlop nie został wykorzystany). Zwolnienie lekarskie e-ZLA lekarz przesyła elektronicznie do ZUS, więc pracownik co do zasady nie przekazuje go samodzielnie. Jeżeli zwolnienie obejmuje okres po ustaniu zatrudnienia, pracownik składa w ZUS oświadczenie Z-10, a wymagane dokumenty (np. ZUS Z-3) przekazuje pracodawca jako płatnik. Dotyczy to sytuacji, gdy jest zwolnienie lekarskie po ustaniu - takie lekarskie po ustaniu zatrudnienia wymaga zwykle Z-10 przy pierwszym okresie po ustaniu.

Zwolnienie lekarskie po ustaniu zatrudnienia – kiedy ZUS wypłaci zasiłek?

Po ustaniu zatrudnienia zwolnienie lekarskie nadal może dawać prawo do wypłaty zasiłku z ZUS, ale tylko przy spełnieniu warunków przewidzianych w ustawie zasiłkowej. To właśnie sytuacja, gdy masz zwolnienie lekarskie po ustaniu – wtedy trzeba sprawdzić terminy oraz ustawowe wyłączenia prawa do zasiłku. W praktyce liczy się przede wszystkim, kiedy powstała niezdolność do pracy, jak długo praca trwała przed końcem umowy oraz czy zachowana jest ciągłość zwolnienia. Znaczenie mają też wyłączenia (np. inne świadczenia lub inny tytuł do ubezpieczenia chorobowego), które mogą pozbawić prawa do zasiłku.

Prawo do zasiłku chorobowego po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego – warunki krok po kroku

Zasiłek chorobowy przysługuje ubezpieczonemu, jeżeli niezdolność do pracy powstała w okresie podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, także za okres tej samej, nieprzerwanej niezdolności przypadający po ustaniu tytułu ubezpieczenia - w granicach ustawowych limitów. Jeżeli natomiast niezdolność do pracy powstała po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, zasiłek może przysługiwać po spełnieniu warunków przewidzianych w ustawie (w tym dotyczących minimalnego czasu trwania niezdolności i terminu jej powstania). Musi ona trwać nieprzerwanie co najmniej 30 dni oraz powstać nie później niż w ciągu 14 dni od ustania ubezpieczenia (a w przypadkach wskazanych w ustawie – do 3 miesięcy). Jeżeli natomiast niezdolność do pracy powstała w czasie trwania ubezpieczenia, prawo do zasiłku wynika z art. 6 ustawy i nie wymaga spełnienia warunku 30 dni.

Podstawowe wymagania:

• Ciągłość niezdolności do pracy – jeżeli niezdolność do pracy powstała po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, zasiłek chorobowy przysługuje, gdy niezdolność trwa nieprzerwanie co najmniej 30 dni. Do jednego okresu zasiłkowego wlicza się także wcześniejsze okresy niezdolności do pracy, jeśli przerwa między nimi nie przekracza 60 dni, co ma znaczenie przy niezdolności do pracy trwającej łącznie przez dłuższy czas, z tym że gdy po przerwie niezdolność do pracy wystąpiła w trakcie ciąży, okresów sprzed przerwy nie wlicza się. Za okres niezdolności do pracy przypadający po ustaniu zatrudnienia zasiłek przysługuje co do zasady maksymalnie przez 91 dni (z wyjątkami przewidzianymi w ustawie, m.in. ciąża, gruźlica, dawcy).

• Termin powstania niezdolności do pracy – aby przysługiwał zasiłek chorobowy po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, niezdolność do pracy musi powstać nie później niż w ciągu 14 dni od ustania tego tytułu. Termin ten wynosi nie później niż 3 miesiące w przypadku choroby zakaźnej, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni, albo w razie innej choroby, której objawy ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby. W praktyce chodzi o sytuacje, w których objawy chorobowe ujawniają się dopiero po dłuższym czasie.

Zasiłek chorobowy po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego nie przysługuje m.in. w przypadkach wskazanych w ustawie. Dotyczy to w szczególności osoby, która ma ustalone prawo do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy. Kontynuuje lub podejmuje działalność zarobkową stanowiącą tytuł do ubezpieczenia chorobowego (albo dającą prawo do świadczeń za czas choroby). Jest uprawniona do zasiłku dla bezrobotnych (np. po rejestracji w urzędzie pracy) oraz do zasiłku przedemerytalnego lub świadczenia przedemerytalnego (a także innych świadczeń wymienionych w ustawie). Wyłączenie dotyczy także osób pobierających świadczenia przedemerytalnego. Nie przysługuje też, jeżeli ubezpieczenie ustało po wyczerpaniu prawa do zasiłku chorobowego.

Okres pobierania i wysokość zasiłku chorobowego

Zasiłek chorobowy przysługuje po spełnieniu warunków ustawowych, a od 2022 r. maksymalny czas pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu ubezpieczenia wynosi 91 dni. Wyjątki dotyczą przypadków, kiedy niezdolność do pracy jest związana w przypadku:

• ciąży,

• gruźlicy,

• badań dawców komórek (chodzi o poddanie się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców oraz o sam zabieg pobrania komórek, tkanek i narządów).

Wówczas okres zasiłkowy wydłuża się odpowiednio do 270 dni (gruźlica lub ciąża) albo 182 dni (dawcy). Po wyczerpaniu limitu (co do zasady 91 dni po ustaniu tytułu) możliwe jest ubieganie się o świadczenie rehabilitacyjne.

Zasiłek chorobowy wynosi co do zasady 80% podstawy wymiaru (także za okres pobytu w szpitalu).  Podstawę wymiaru ustala się z przeciętnego wynagrodzenia stanowiącego podstawę składek z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy (albo z krótszego okresu, jeśli ubezpieczenie trwa krócej). W czasie ciąży, przy wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz w przypadku dawców komórek/tkanek/narządów zasiłek wynosi 100% podstawy (również w szpitalu). 

Dokumenty wymagane przez ZUS

Aby Zakład Ubezpieczeń Społecznych mógł przyznać i wypłacić zasiłek chorobowy za okres po ustaniu zatrudnienia/ ubezpieczenia, trzeba:

1. złóż w ZUS wniosek o zasiłek – na formularzu ZAS-53 albo w innej formie (np. pismo z wymaganymi danymi). Jeżeli otrzymałeś od lekarza wydruk e-ZLA, możesz go wykorzystać jako wniosek. Jeżeli pierwsze zwolnienie obejmuje okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia, złóż także oświadczenie Z-10.

2. złożyć oświadczenie Z-10 (dot. m.in. braku innych tytułów/świadczeń wyłączających prawo do zasiłku) – składa się je przy ubieganiu się o zasiłek za okres po ustaniu ubezpieczenia (w praktyce razem z pierwszym wnioskiem dotyczącym okresu po ustaniu). 

3. zapewnić przekazanie do ZUS przez byłego pracodawcę (były zakład pracy) zaświadczenia płatnika składek Z-3 (dane do ustalenia prawa i podstawy wymiaru zasiłku. Dla pracownika jest to Z-3). 

4. dostarczyć – jeśli dotyczy – dokumenty wpływające na prawo lub wysokość zasiłku, np.: potwierdzenie ciąży (kod „B” w e-ZLA lub odrębne zaświadczenie), dokumenty dot. wypadku w drodze do/z pracy, zaświadczenie lekarza w sprawie dawstwa komórek/tkanek/narządów itp.

ZUS może kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. Ubezpieczony traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia, jeżeli w tym czasie wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z jego celem. 

Przykłady praktyczne

Przykład 1: Choroba rozpoczęta w trakcie umowy

Pracownik zawarł umowę o pracę na czas określony do 31 sierpnia 2026 r. Dnia 20 sierpnia złamał nogę i otrzymał zwolnienie lekarskie do 15 października. Do 31 sierpnia pracodawca wypłaca wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (o ile pracownik ma do niego prawo i nie wykorzystał wcześniej limitu 33 dni w roku kalendarzowym). Od 1 września (tj. od dnia następującego po ustaniu zatrudnienia) świadczeniem za okres niezdolności do pracy przypadający po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego jest zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS. Ponieważ niezdolność do pracy powstała w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego, zasiłek przysługuje także za okres po ustaniu zatrudnienia, przy czym za okres przypadający po ustaniu tytułu ubezpieczenia zasiłek przysługuje co do zasady maksymalnie przez 91 dni, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie (m.in. ciąża lub gruźlica – do 270 dni, badania dawców komórek/tkanek/narządów – do 182 dni). Po wyczerpaniu tego limitu, jeżeli niezdolność do pracy trwa dłużej, można ubiegać się o świadczenie rehabilitacyjne.

Przykład 2: Choroba powstała po ustaniu umowy

Pracownik miał umowę na czas określony do 30 kwietnia 2026 r. (praca trwała w ramach tego zatrudnienia do tego dnia) i zachorował 10 maja, otrzymując zwolnienie lekarskie na 45 dni. Ponieważ niezdolność do pracy powstała w ciągu 14 dni od ustania ubezpieczenia chorobowego i trwa co najmniej 30 dni. ZUS wypłaci zasiłek za 45 dni (czyli do 23 czerwca 2026 r.). Zasiłek po ustaniu zatrudnienia przysługuje jednak maksymalnie za 91 dni niezdolności do pracy przypadającej po ustaniu ubezpieczenia – w tym przykładzie limit ten liczony od 10 maja upłynąłby 8 sierpnia 2026 r., gdyby choroba trwała tak długo. Gdyby pracownik zachorował 20 maja (czyli po upływie 14 dni od 30 kwietnia), prawo do zasiłku po ustaniu zatrudnienia nie powstałoby.

Ciąża a ustanie stosunku pracy przy umowie terminowej – kiedy umowa przedłuża się do porodu?

Kobieta w ciąży korzysta ze szczególnej ochrony zatrudnienia. Zgodnie z art. 177 § 1 Kodeksu pracy pracodawca co do zasady nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży, z wyjątkiem rozwiązania bez wypowiedzenia z winy pracownicy (za zgodą zakładowej organizacji związkowej, jeżeli ją reprezentuje) oraz sytuacji ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, gdy wypowiedzenie jest dopuszczalne na zasadach przewidzianych w Kodeksie pracy. Jeżeli umowa na czas określony miałaby ulec rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega automatycznemu przedłużeniu do dnia porodu, z wyjątkiem umów zawieranych w celu zastępstwa innego pracownika.

W praktyce oznacza to, że kobieta w ciąży w razie niezdolności do pracy otrzymuje od pracodawcy wynagrodzenie chorobowe za okres niezdolności przypadający w czasie zatrudnienia. Przysługuje ono w limicie 33 dni w roku kalendarzowym (albo 14 dni – od roku następującego po roku, w którym ukończyła 50 lat). W okresie ciąży wynosi ono 100% podstawy wymiaru. Po wykorzystaniu tego limitu przysługuje jej zasiłek chorobowy w wysokości 100% podstawy wymiaru. Zasiłek jest wypłacany przez ZUS albo płatnika zasiłków. Po porodzie przysługuje zasiłek macierzyński.

Statystyki absencji chorobowej – dlaczego to ważne?

Według informacji ZUS „Absencja chorobowa I kw. 2025 r.” ubezpieczonym w ZUS wystawiono 7,8 mln zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy na łączną liczbę 70,1 mln dni absencji chorobowej (z tytułu choroby własnej, opieki nad dzieckiem oraz opieki nad innym członkiem rodziny). Z tytułu choroby własnej ubezpieczonym w ZUS wystawiono 6,7 mln zaświadczeń, łącznie na 65,6 mln dni absencji. Przeciętna długość zaświadczenia wyniosła 9,86 dnia. W I kw. 2025 r. co najmniej jedno zaświadczenie z tytułu choroby własnej dotyczyło 3,8 mln osób ubezpieczonych w ZUS, a skumulowana (od początku roku) przeciętna długość absencji chorobowej wyniosła 17,45 dnia. 

W I kw. 2025 r. (z tytułu choroby własnej, w ujęciu liczby dni absencji) najczęstszymi przyczynami absencji były: choroby układu oddechowego – 22,3% (14,6 mln dni), choroby układu mięśniowo-szkieletowego i tkanki łącznej – 15,7% (10,3 mln dni), zaburzenia psychiczne i zaburzenia zachowania – 12,1% (8,0 mln dni), ciąża, poród i połóg – 12,0% (7,9 mln dni) oraz urazy, zatrucia i inne skutki działania czynników zewnętrznych – 11,5% (7,5 mln dni). Dane te pokazują skalę absencji chorobowej i są istotne m.in. dla planowania obsady i organizacji pracy¹.

Znaczenie prawidłowej ewidencji czasu pracy

Kontrola absencji chorobowej jest ważna nie tylko dla ZUS, ale również dla pracodawców, którzy muszą sprawnie planować pracę zespołu i prawidłowo rozliczać nieobecności. Dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy pozwala na bieżąco monitorować liczbę dni chorobowych, planować zastępstwa oraz ograniczać ryzyko błędów w rozliczeniach. To szczególnie ważne przy rozliczaniu nieobecności z powodu choroby.

W praktyce najwięcej czasu pochłania samo planowanie zmian, dlatego warto oprzeć się na narzędziu od inEwi, które łączy grafik pracy i ewidencję czasu pracy w jednym miejscu. Grafik pracy może „układać się sam”: użytkownik korzysta z gotowych szablonów, kopiuje i edytuje harmonogramy, a system w tle wyłapuje konflikty i sygnalizuje naruszenia norm czasu pracy, zanim plan zostanie opublikowany. Równolegle inEwi wspiera ewidencję czasu pracy. Użytkownik prowadzi ją online, ma bieżący wgląd w obecności i nieobecności (w tym absencje chorobowe), a system automatycznie zlicza godziny pracy, nadgodziny i odchylenia od planu. Dzięki temu łatwiej przygotować poprawne rozliczenia oraz wygenerować raporty i zestawienia potrzebne do spraw kadrowo-płacowych.

Podsumowanie

Zakończenie umowy o pracę na czas określony w trakcie zwolnienia lekarskiego nie powoduje przedłużenia zatrudnienia – umowa rozwiązuje się z upływem czasu, na który została zawarta. W okresie trwania umowy – o ile spełnia warunki do świadczeń chorobowych – pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego od pracodawcy (w granicach określonych w Kodeksie pracy), a po jego zakończeniu może otrzymywać zasiłek chorobowy z ZUS także wtedy, gdy niezdolność do pracy powstała jeszcze w czasie zatrudnienia i trwa po ustaniu ubezpieczenia. Natomiast gdy niezdolność do pracy powstała dopiero po ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego, zasiłek przysługuje tylko wtedy, gdy trwa nieprzerwanie co najmniej 30 dni i powstała nie później niż w ciągu 14 dni (a w przypadkach wskazanych w ustawie – do 3 miesięcy) od ustania ubezpieczenia. Zasiłek ten wypłacany jest maksymalnie przez 91 dni, a jego wysokość wynosi 80 % podstawy wymiaru (100 % w ciąży lub wypadkach). W szczególnych sytuacjach, jak ciąża po trzecim miesiącu, umowa ulega przedłużeniu do dnia porodu. Świadome zarządzanie czasem pracy i zwolnieniami lekarskimi, z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi, ułatwia przedsiębiorcom wywiązywanie się z obowiązków wobec pracowników i ZUS.

Źródło:

1)https://www.zus.pl/documents/10182/12108079/Absencja_I+kw.+2025.pdf/56019ae5-cfff-961a-6d40-b8f1cdb1f0fd?t=1745833197995