Lista obecności – wzór wraz z omówieniem

Każdy pracodawca – niezależnie od liczby pracowników, których zatrudnia – zobowiązany jest art. 149 Kodeksu Pracy do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. Jej głównym celem jest prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń, które są związane z pracą. Ewidencja nie musi być prowadzona wyłącznie w odniesieniu do osób, które objęte są systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe albo za pracę w porze nocnej.

Konieczność sporządzania ewidencji potwierdza również rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Ewidencja czasu pracy – imienna, oddzielna dla każdego pracownika – stanowi dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Karta ewidencji czasu pracy zawierać musi informacje o wymiarze wykonanej pracy w poszczególnych dobach, w tym o pracy w niedziele i święta, w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych i w dni wolne od pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy w zwykle pięciodniowym tygodniu roboczym. Potwierdzenie w niej znaleźć muszą również wszelkie dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz nieobecności (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione). Wnioski urlopowe, czy zwolnienia lekarskie, w praktyce, stają się załącznikami do karty rozliczenia, podobnie jak pracownicze wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowane nadgodziny. Jeżeli ewidencja dotyczy pracownika młodocianego, uwzględnić należy w niej także czas poświęcony na prace wzbronione młodocianym, dozwolone jedynie w ramach odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Pojawia się więc pytanie, czy lista obecności pracownika może być traktowana jako ewidencja jego czasu pracy?

Lista obecności w pracy, a ewidencja czasu pracy

Przepisy zobowiązują pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, ale już niekoniecznie do prowadzenia listy obecności. Lista obecności w pracy nie jest bowiem tożsama z rozliczeniem czasu pracy, ani z harmonogramem (rozkładem) pracy. Podstawowa lista nie wskazuje dokładnie, ile godzin zostało przepracowanych, do czego pracodawców zobowiązuje i Kodeks Pracy, i wspomniane wcześniej rozporządzenie.

Lista obecności pracownika - co to?

Listę obecności pracowników traktować należy jako jeden z dokumentów kadrowych, zwyczajowo stosowanych do potwierdzania przez zatrudnionych rozpoczęcia i obecności w pracy w danym dniu. Muszą być na niej zawarte informacje dotyczące nazwy zakładu pracy, okresu, dla którego jest prowadzona oraz podpisy pracowników i kierownika, poświadczające stan faktyczny w danym dniu roboczym. Pracodawca samodzielnie określa sposób potwierdzania rozpoczęcia i obecności w pracy (oraz sposób, w jaki usprawiedliwiane są wszelkie nieobecności). Może wobec tego zastosować wyłącznie kartę ewidencji czasu pracy, może też zdecydować się na prowadzenie indywidualnych list obecności, w których znajdą się również informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu, które pozwolą na określenie liczby przepracowanych godzin.

Jeżeli te elementy na liście obecności się nie znajdą, nie może być ona traktowana jako ewidencja czasu pracy, na co z pewnością uwagę zwrócą kontrolerzy Państwowej Inspekcji Pracy. Wówczas lista stanowić może uzupełnienie ewidencji, które wspomoże stworzenie prawidłowego rozliczenia czasu pracy. To jednak ewidencja powinna pozostać głównym narzędziem, służącym do odpowiedniego obliczenia wynagrodzenia oraz innych, związanych z pracą, świadczeń.

Jeśli natomiast pracodawca zrezygnuje z list obecności – uważając je za zbędne obciążenie zarówno dla pracowników, jak i działu kadrowego – może rozszerzyć prowadzoną ewidencję czasu pracy o informacje, które dotychczas pojawiały się na liście np. dane dotyczące spóźnień, czy wcześniejszych wyjść pracowników.

Lista obecności - wzór 2021

Decyzją pracodawcy pozostaje opracowanie i wdrożenie listy obecności – przepisy nie wskazują wzoru takiej listy, może ona być więc prowadzona także elektronicznie. Zazwyczaj informacja o formie potwierdzania przybycia i obecności w pracy, zawarta jest w regulaminie pracy danego zakładu.

Lista tworzona jest zazwyczaj w cyklach miesięcznych, z podziałem na dni robocze. Znajduje się w niej nazwa zakładu pracy, informacja o kierowniku jednostki, imię i nazwisko pracownika oraz miejsce na jego podpis (lub parafkę) i podpis przełożonego. Symbole stosowane mogą być dowolnie, muszą jednak być zrozumiałe tak dla pracownika wypełniającego listę, jak i osób, które listę (jako narzędzie pomocnicze) będą weryfikować.

Pobierz darmowy wzór listy obecności.

Czas na elektroniczną listę obecności!

Papierowe listy obecności mają wiele wad. Są relatywnie mało odporne na wszelkie manipulacje danymi – podpisać może się na nich zarówno pracownik spóźniony, jak i nieobecny (swój podpis złoży np. w kolejnym dniu). Hurtowe podpisywanie list – wraz z końcem upływającego tygodnia lub miesiąca – zabiera także sporo czasu. To także dodatkowe obowiązki dla działu kadr, który listy musi sporządzić, drukować i udostępniać pracownikom, a następnie sprawdzać, czy zostały one prawidłowo uzupełnione.

Z pomocą przyjść może inEwi – system do rejestracji czasu pracy, wspomagający organizację funkcjonowania firmy. Kontrola czasu pracy pracowników stanie się łatwiejsza, dzięki automatycznemu generowaniu list obecności i kart ewidencji oraz elektronicznemu obiegowi dokumentów (m.in. wniosków urlopowych). Nadgodziny, spóźnienia i nieobecności będą na bieżąco kontrolowane, a raporty wygenerują się automatycznie (podobnie jak szacunki wynagrodzenia oparte o zarejestrowany czas pracy).

W ten sposób pracownik zyska wygodną możliwość rejestrowania swojego czasu pracy za pomocą własnego smartfona, a pracodawca – wgląd w przejrzystą, cyfrową listę, wraz z dostępem do wszelkich szczegółów.

Czy warto rejestrować czas pracy pracowników?

Ewidencjonowanie czasu pracy pracownika to prawny obowiązek pracodawcy, za którego niedopełnienie grozi kara grzywny w wysokości do 30 000 zł (zgodnie z art. 281 pkt 6 Kodeksu Pracy). Rozliczenie obecności pracownika leży także w interesie pracodawcy. Szczególnie w sytuacji, gdy np. pracownik wystąpi z roszczeniami o wynagrodzenie za przepracowane nadgodziny. Pracodawca, który nie prowadzi list obecności, dokumentacji ewidencjonującej czas pracy czy list płac, będzie musiał sam udowadniać nieobecności pracownika, ich wymiar oraz w konsekwencji wypłacone wynagrodzenie – a także to, iż nadliczbowe godziny w ogóle nie wystąpiły.