ewidencja nadgodzin inewi rejestracja czasu pracy online

Nadgodziny - co o nich wiemy i jak sobie z nimi radzić?

Opublikowano 31.05.2017 przez Karolina Miech w kategorii Ogólne

Wielu z nas zapewne zna to uczucie, kiedy działalność naszej firmy wymaga wprowadzenia na jakiś czas - dłuższy lub krótszy - pracy w godzinach nadliczbowych. Mimo, iż bardzo często nadgodziny są konieczne i opłacalne, wielokrotnie sytuacja ta wiąże się z odczuwaniem wielu negatywnych emocji zarówno po stronie pracodawców, których budżet pustoszeje, jak i pracowników - niezadowolonych i przemęczonych.

Jak zatem pogodzić konieczność przepracowania nadgodzin, nie obniżając efektywności pracowników, jak i nie sięgając dolnej granicy posiadanego na ten cel funduszu?

Na początek przygotowaliśmy podstawową ściągę z przepisów, które szczegółowo regulują kwestie dotyczące nadgodzin w Rozdziale V Kodeksu Pracy .

- Nadgodziny to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z przyjętego systemu i rozkładu dla danego pracownika.

- Pracę taką wykonuje się w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy, co oznacza, iż pracodawca nie może z góry dowolnie planować nadgodzin, jednak jego prawem pozostaje zlecenie pracownikowi pozostania w pracy po godzinach (oczywiście według określonych w przepisach norm i warunków).

- Wspomniane normy dotyczą w szczególności rocznego limitu nadgodzin w ilości 150 godzin dla poszczególnego pracownika. Jak zwykle możemy się liczyć z pewnymi wyjątkami - istnieje bowiem możliwość ustalenia innej liczby godzin nadliczbowych m.in. w przypadku, gdy u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy lub sporządza się regulamin pracy. Należy jednak mieć na uwadze określone w kodeksie normy czasu pracy np. dobowy odpoczynek, czy 48-godzinna tygodniowa norma liczona wraz z nadgodzinami. Wyższa liczba nadgodzin dotyczy także kierowców.

- Praca w godzinach nadliczbowych jest także dopuszczalna w przypadku konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony zdrowia lub życia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska albo usunięcia awarii.

- Nadgodziny uregulowane przepisami Kodeksu Pracy nie dotyczą umowy o dzieło oraz umowy zlecenia!

- Za nadliczbowy czas pracy, pracownik otrzymuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości uzależnionej od pory: w nocy, w niedziele i święta (nie stanowiące normalnych dni pracy), w dniu wolnym od pracy udzielonym w zamian za pracę w niedziele i święta - 100% wynagrodzenia; w każdym innym dniu - 50 % wynagrodzenia.

- Drugą opcją rozliczania nadgodzin jest udzielenie przez pracodawcę czasu wolnego odpowiadającego wymiarowi godzin przepracowanych nadliczbowo (na wniosek pracownika lub bez wniosku).

Jak zapobiegać pracy ponad normę?

Być może łatwo powiedzieć, ale odpowiednie planowanie czasu pracy to główny klucz do sukcesu. Przedstawiamy 4 przydatne wskazówki, które mogą pomóc w zapobieganiu konieczności wprowadzania nadliczbowego czasu pracy w Twojej firmie.

1. Określ moc przerobową pracowników

Jako szef oceniaj jak bardzo pracownicy są obciążeni pracą i sprawdź, czy zadania które im powierzono są adekwatne do zaplanowanego czasu pracy. Może się zdarzyć, że część zespołu nie wykonuje zadań w regularnym czasie pracy, efektywność spada, więc może wymagasz zbyt wiele i praca powinna być zaplanowana w inny sposób. Być może jest to czas, aby zastanowić się nad zatrudnieniem nowych pracowników, co w konsekwencji może się okazać bardziej opłacalne, niż nadgodziny.

2. Zarządzaj harmonogramem pracy

Prawidłowo zaplanowany czas pracy to podstawa! Niezbędne w tym temacie są grafiki pracy (więcej), dzięki którym zaplanujesz pracę tak, aby w danym dniu lub na danej zmianie zapewnić odpowiednią ilość pracowników. W razie nagłych wypadków np. choroby pracownika lub urlopu wypoczynkowego, dysponuj awaryjną osobą do pomocy. Zaplanowanie z góry sposobu zastępowania wśród Twojego zespołu będzie tutaj dobrym pomysłem.

3. Bądź trenerem dla swoich pracowników

Wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy jak ważne jest odpowiednie planowanie własnej pracy i efektywny rozkład zadań w czasie. Z pomocą przychodzi szef jako trener z prawidłowego zarządzania czasem pracy. "Coaching" miałby tutaj polegać na dawaniu wskazówek, tzn. co należy traktować priorytetowo, jak efektywnie rozplanować zadania w ciągu dnia, na czym skupić się bardziej. Przeszkolenie pracowników w zakresie sposobu wykonywania obowiązków przyczyni się do efektywniejszej pracy i z pewnością zminimalizuje prawdopodobieństwo konieczności wprowadzenia nadgodzin.

4. Monitoruj pracowników

Zarządzaj czasem pracy kompleksowo, poprzez rejestrację obecności pracowników na stanowisku pracy, kontrolę etapu realizacji powierzonych projektów, czy czasu nadliczbowego, który powstaje poza Twoim nadzorem. Często pracownicy celowo przeciągają realizację swoich zadań, aby wymusić dodatkowe wynagrodzenie za nadgodziny, wtedy niezwykle ważna jest komunikacja z zespołem i wypracowanie wspólnego rozwiązania np. poprzez zaplanowanie pracy w inny sposób.

Jak liczyć nadgodziny?

Zdajemy sobie sprawę, iż nadgodziny to czasem ciężki orzech do zgryzienia, dlatego w systemie inEwi stanowią one rzeczywisty czas pracy wykraczający poza obowiązujące normy.

Po pierwsze! Ustalenia dziennego wymiaru pracy dokonujemy za pomocą intuicyjnego modułu Grafiki Pracy, w którym ustalamy w szczególności czy rozkład czasu pracy będzie normowany, czy nienormowany (więcej). Mamy możliwość określenia czy grafik w całości będzie stanowił harmonogram nadgodzinowy i czy czas po pracy ma być liczony. Ustalony w odpowiedni sposób harmonogram pracy jest podstawą, aby prawidłowo zarządzać czasem przepracowanym nadliczbowo.

Po drugie! Kontrolowanie nadgodzin odbywa się z poziomu wszystkich raportów, które generujemy w aplikacji tj. raport pracy, obecności, szczegółowy dla danego pracownika oraz ewidencja czasu pracy. Np. na raporcie obecności, dzień zawierający nadgodziny posiada specjalny wyróżniający się opis. Z kolei w raporcie pracy - filtrujemy dowolny okres w celu wyświetlenia ilości godzin nadliczbowych.

Po trzecie! Aby jeszcze bardziej umilić użytkownikom pracę z aplikacją inEwi, wprowadziliśmy opcję zapobiegającą tworzeniu nierzetelnej ewidencji godzin nadliczbowych. Ustawienia, które nam w tym pomogą to:

- Przyciąganie statusów - to opcja polegająca na zarejestrowaniu przez system zdarzenia o godzinie docelowej, czyli zamierzonej przez użytkownika w sposób następujący: pracownik, który miał wyjść o 16:00, wychodzi o 16:20, przyciąganie statusu wyjścia jest ustalone na 30 minut, więc system przyciąga zdarzenie do 16:00 (więcej o naszych Magnesach tutaj).

- Minimalna ilość nadgodzin - to opcja, dzięki której możemy ustawić konkretny minimalny czas, po osiągnięciu którego nadgodziny będą zarejestrowane np. ustawiając 30 minut, system mimo zachowania rzeczywistego czasu pracownika, który wychodzi o 16.20, liczy czas pracy do 16:00 i ani minuty dłużej!

- Grafik pracy, który nie bierze pod uwagę nadgodzin - w sytuacji wyboru takiej opcji, czas ponad normę nie zostaje uwzględniony.

- Grafik nadgodzinowy - to opcja umożliwiająca odnotowanie w całości pracy wykonanej np. w soboty i niedziele jako pracy w godzinach nadliczbowych (podobnie sprawa wygląda w przypadku pracy poza ustalonym grafikiem).

Jak rozliczać nadgodziny?

Wszystkie godziny ponad określony rozkład czasu pracy, które powstaną w danym okresie rozliczeniowym mogą zostać wybrane za pomocą nieobecności typu „wolne za nadgodziny” (Wn) lub wypłacone w formie wynagrodzenia za nadliczbowy czas pracy tzw. „wypłata nadgodzin” (Dn). Dział kadr dokonuje tego bezpośrednio lub na prośbę pracownika, który wniosek taki składa online przez swoje konto za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej (inEwi Pracownik).

Pozbądź się z firmy papierowych list obecności

Pozbądź się z firmy papierowych list obecności

Sprawdź jak!

14 dni ZA DARMO, bez zobowiązań i limitów!

Wystarczy, że założysz konto.

Przed wysłaniem nam swoich danych, koniecznie zapoznaj się z Polityką Prywatności, w której znajdziesz informacje o administratorze danych osobowych, Twoich prawach i naszych obowiązkach, w jakim celu przetwarzane są Twoje dane oraz wszelkie inne informacje, które dotyczą ochrony i bezpieczeństwa Twoich danych osobowych.

Zakładając konto akceptujesz postanowienia naszego regulaminu.