Bardzo często zdarza się tak, że pracownicy używają swoich prywatnych samochodów na potrzeby związane z pracą dla kogoś. Okazuje się, że tego typu działanie uprawnia do otrzymania zwrotu poniesionych w ten sposób wydatków. W jaki sposób prawidłowo rozliczyć ryczałt za samochód? Jakie są alternatywy dla tego rodzaju zwrotu? Jakich formalności należy dopełnić, aby odzyskać pieniądze?


Używanie prywatnego pojazdu w celach służbowych to w wielu przypadkach norma i to nie tylko w naszym kraju. Nie każda firma posiada bowiem możliwość zakupu samochodu dla pracownika lub pracowników, a też nie każdy pracownik chce jeździć służbowym autem. Aby jednak można było rozliczyć taką sytuację na gruncie podatkowym, obie strony muszą spełnić kilka zasadniczych kryteriów i uzgodnić pewne zasady.

Umowa między pracownikiem a pracodawcą

Pierwszą z nich jest podpisanie stosownej umowy, na mocy której ustalone zostaną szczegóły korzystania z pojazdu i rozliczenia się z tego tytułu. To swoiste oświadczenie o używaniu pojazdów do celów służbowych. W dokumencie powinny znaleźć się takie informacje jak marka samochodu, pojemność skokowa silnika, numer rejestracyjny oraz forma własności. Aby możliwy był ryczałt samochodowy dla pracownika koniecznie trzeba określić, w jakiej dokładnie formie pracodawca zamierza dokonać zwrotu nakładów poniesionych z tytułu korzystania z samochodu prywatnego. Poza ryczałtem można oprzeć się bowiem na zasadach związanych z ewidencją przebiegu pojazdu. Ostatnią rzeczą, którą powinny ustalić obie strony, jest termin wypłacenia świadczenia. Przepisy te obejmują nie tylko samochody, ale także inne pojazdy takie jak motocykle czy motorowery.

Ryczałt samochodowy a kilometrówka

Umowa, jak już wspomniano, musi konkretnie określić czy pracodawca zamierza rozliczać się z pracownikiem na zasadzie kilometrówki czy też ryczałtu. Tak naprawdę nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, które z tych rozwiązań jest korzystniejsze. W jaki sposób ustalony zostaje ryczałt samochodowy? Najpierw określa się średni limit kilometrów, a następnie jest on przemnożony przez aktualnie obowiązującą stawkę za jeden kilometr. Wszelkie kwoty na dany rok regulują odpowiednie rozporządzenia ministra infrastruktury.

Jakie są aktualne stawki kilometrówki?

Każdego roku resort ustala nowe stawki za kilometr. W 2020 roku wynoszą one w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej do 900 cm3 - 0,5214 zł, o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł, motocykla - 0,2302 zł, a motoroweru - 0,1382 zł. Ryczałt na samochód dotyczy pewnego limitu kilometrów uzależnionego od wielkości miasta. Mówimy bowiem w tym przypadku o tzw. jeździe lokalnej. Czym się charakteryzuje i jakie zasady jej dotyczą?

Ryczałt samochodowy – kalkulator

Jazda lokalna to poruszanie się po obszarze jednej miejscowości, w której siedzibę ma pracodawca lub też jest to stałe miejsce samego pracownika. Co prawda pojęcie to nie zostało uregulowane w stosownych przepisach, ale co do zasady jest uznawane za obowiązujące. Ryczałt za dojazdy samochodem prywatnym oraz wykonywanie przy jego użyciu czynności na rzecz pracodawcy nie podlega obowiązkowemu oskładkowaniu, ale tylko wówczas, gdy nie są przekroczone limity. Jeśli tak się nie stanie, wydatki na rzecz pracownika nie będą mogły stanowić dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu. Warto podkreślić bowiem, że ryczałt jest zawsze opodatkowany.

Jakie są maksymalne kwoty ryczałtów?

Rozporządzenie określa konkretne limity. Są one zależne od liczby mieszkańców miasta lub gminy. Dla ośrodka miejskiego do 100 tys. mieszkańców limit wynosi 300 km, dla miasta pomiędzy 100 a 500 tys. mieszkańców - 500 km, dla miast powyżej pół miliona mieszkańców - 700 km. Ryczałt stanowi w tym przypadku iloczyn przyznanych w limicie kilometrów przez stawkę za kilometr. W sieci dostępny jest kalkulator ryczałtu samochodowego, który dokładnie wyliczy kwotę, jaka przysługuje pracownikowi.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdów?

Ryczałt na samochód, jak już wspomniano, nie jest jedyną możliwą formą rozliczania wydatków związanych z podróżami prywatnym samochodem. Drugą z nich jest tzw. kilometrówka, która opiera się głównie na prowadzeniu przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Dane w niej zawarte służą ustaleniu kwoty zwrotu kosztów, jakie poniosła osoba zatrudniona w ramach działań wykonywanych na rzecz pracodawcy.

Jak rozliczać się z pracownikiem?

W przypadku ryczałtu konieczne jest złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia dotyczącego ilości nieobecności w danym okresie rozliczeniowym. Mowa między innymi o innych podróżach służbowych bez użycia własnego pojazdu, urlopach, wszelkiego rodzaju zwolnieniach, w tym L4, opiece nad dzieckiem itp. We wszystkich przypadkach okres nieobecności musi być dłuższy niż osiem godzin. Ma to wpływ na końcową kwotę świadczenia. Pracodawca ma bowiem możliwość zmniejszenia kwoty ryczałtu o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności. Powodem pomniejszenia należnej kwoty może być także okres, w którym osoba zatrudniona nie dysponowała swoich pojazdem.

Ryczałt a kilometrówka - co wybrać?

Pracodawca i pracownik powinni uzgodnić najlepsze dla obu stron rozwiązanie. Wielkiego wyboru, jak widać nie mają, ale przy sprawnej współpracy są w stanie podpisać satysfakcjonującą ich umowę. Ryczałt samochodowy to dobre wyjście jeśli mówimy o poruszaniu się prywatnym pojazdem w celach służbowych po własnym mieście. Ewidencjonowanie przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki sprawdzi się lepiej w sytuacji, gdy pracownik wyjeżdża poza miejsce swojej pracy. Czy można połączyć oba rozwiązania? Zgodnie z przepisami, nie jest to możliwe! Jeśli za jazdy lokalne pracownikowi przysługuje wynagrodzenie ryczałtowe, nie prowadzi się wówczas tzw. kilometrówki i odwrotnie - jeśli pracownik prowadzi ewidencję przebiegu, wtedy nie należy mu się rozliczenie ryczałtowe.