Elektroniczny Obieg Dokumentów (Document Management System) to nic innego jak zamiana zwykłych, najczęściej drukowanych dokumentów, takich jak faktury kosztowe, listy obecności, wnioski urlopowe czy harmonogramy pracy na odpowiedniki elektroniczne, np. pliki PDF albo Excel. Dzięki takiej zmianie obieg dokumentów w firmie staje się możliwy 24/7 i w pełni zdalny, ponieważ odbywa się w chmurze, a dokumenty można drukować, eksportować i przesłać do innych osób w czasie rzeczywistym z każdego miejsca na świecie. Takich możliwości nie daje tradycyjny obieg dokumentów.
Oczywiście, najprościej można to uzyskać poprzez skanowanie dokumentów i przesyłanie ich do chmury np. Dropbox, Google Drive, OneDrive czy też iCloud Drive. Takie podejście wymaga jednak pilnowania struktury przechowywanych dokumentów we własnym zakresie. Czy wyobrażasz sobie, że każdy z pracowników swobodnie porusza się wśród takiej masy materiałów w nieprzystosowanym do tego narzędziu? Dyski online nie zostały przecież stworzone do przechowywania firmowych dokumentów.
Powiedzmy sobie wprost - samo wrzucenie skanów do chmury NIE spowoduje, że proces obiegu dokumentacji po prostu zautomatyzuje się w Twojej firmie.
Pozostaje zatem pytanie - jak lepiej wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?
Aplikacja inEwi jest odpowiedzią na potrzebę wprowadzenia kompleksowego elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Nasze oprogramowanie w pełni automatyzuje zarządzanie procesami związanymi z listami obecności, wnioskami urlopowymi, grafikiem pracy oraz delegacjami w całym Twoim zespole. Z inEwi proste wdrożenie wystarczy, aby także w Twojej firmie pojawił się kompletny elektroniczny system obiegu dokumentów.
Załóż darmowe konto
Koniec z zapisywaniem godzin początku i końca pracy oraz zbieraniem podpisów! Nie zbieraj papierowej dokumentacji związanej z listami obecności - to tylko strata miejsca.
Mobilny Rejestrator Czasu Pracy da Ci realną kontrolę nad wejściami i wyjściami z pracy. Możesz zamienić w niego dowolny tablet czy telefon, dlatego wdrożenie nie będzie Cię nic kosztować.
Koniec z drukowaniem i rozdawaniem harmonogramu pracy! Dosyć papierowych harmonogramów, w których nie możesz wprowadzić zmian bez konieczności ponownego drukowania i rozdawania ich pracownikom.
Za pomocą kilku kliknięć jesteś w stanie zaplanować grafik pracy na cały miesiąc i udostępnić stały dostęp do niego wszystkim w firmie - także na urządzeniach mobilnych!
Koniec z telefonami, SMSami oraz wiadomościami o różnych porach!
Teraz ewidencją wniosków urlopowych możesz zarządzać bezpośrednio ze swojego telefonu, a system powiadomień w czasie rzeczywistym i podglądem pełnego planu urlopów całej firmy.
Koniec z niejasnościami i brakiem przepływu informacji!
Od teraz masz ciągły wgląd w przebieg i cel delegacji, a wyjazdy możesz planować w zgodzie z realną dostępnością pracowników.
Elektroniczny obieg dokumentów z inEwi to ułatwienie codziennej pracy każdego pracownika - skorzysta na nim zarówno prezes zarządu, jak i księgowość czy pracownicy w pracy zdalnej. Przepływ dokumentów online daje pewność, że dany dokument będzie dostępny niezależnie od czasu i z każdego miejsca, z którego potrzebny jest do niego wgląd.
Posługiwanie się systemem elektronicznego obiegu dokumentów gwarantuje, że proces wprowadzania dokumentacji i przechowywania niezbędnych danych nie jest przypadkowy, ale wpisuje się w procesy biznesowe całej firmy. Możesz mieć pewność, że system powiadomień i integracja do systemu księgowego Twojej firmy pozwolą na spójną komunikację, a zachowanie dotychczasowych standardów nie będzie stanowiło żadnego problemu.
Zainwestuj w oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów Twojej firmy dla usprawnienia procesów oraz aby zwiększyć kontrolę nad tym, jak dokumenty są przetwarzane w organizacji.
Przejdź na przejrzystą i w pełni zgodną z wymaganiami Kodeksu Pracy listę obecności online. Zawiera wszelkie wymagane informacje, takie jak dane osobowe pracownika, daty, godziny wejścia i wyjścia.
Przejrzyste zestawienie wszelkich danych związanych z wnioskami dla całego przedsiębiorstwa za wybrany okres. Uprość rozliczanie dni urlopowych i wyjazdów służbowych w swojej firmie!
Zautomatyzuj pracę kadr i wykorzystaj pełen potencjał systemu elektronicznego obiegu dokumentów dzięki możliwościom pełnej integracji z narzędziami, z których już korzystasz w Twojej firmie.
Zgodnie z informacjami zawartymi na oficjalnej stronie Państwowej Inspekcji Pracy można w 100% legalnie prowadzić elektroniczną ewidencje czasu pracy.
“Zarówno dla sądu pracy, jak i dla inspektora pracy dowodem na liczbę przepracowanych godzin może być każdy dokument, w tym również zapiski dokonywane przez pracowników, książki wyjść i wejść, elektroniczny system potwierdzania obecności.” - Źródło
Jak wynika z art. 163 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a plan urlopów jest ustalany przez pracodawcę na bazie wniosków urlopowych pracowników oraz z koniecznością zapewnienia ciągłości pracy w firmie. Zatem nie ma żadnych przeciwskazań do stosowania elektronicznych wniosków urlopowych, ponieważ sprowadza się to tylko i wyłącznie do ustaleń indywidualnych w przedsiębiorstwie.
Jak zaczynaliśmy pracę nad Hangarem 646 zatrudnialiśmy około 20 osób - teraz jest ponad 100. Dzięki inEwi możemy w przejrzysty sposób dostosować grafik pracowników i kontrolować ewidencje ich prac.
Igor Konefał
Założyciel, Hangar 646
Prosty i intuicyjny sposób działania usługi to kluczowy aspekt inEwi. Całe przedsiębiorstwo zyskuje na innowacyjności i postępie jaki wprowadza to rozwiązanie.
Winicjusz Filipow
Prezes Zarządu, Diabetica
Szybka i prosta instalacja - nie trzeba było wzywać informatyków. No i cena. Atrakcyjna comiesięczna opłata nie wydrenowała naszego budżetu.
Wioletta Kastrau
Dyrektor ds. Rozwoju, IPMA Polska
System inEwi jest bardzo prosty w obsłudze i niezwykle intuicyjny. Pierwsze kroki podczas jego użytkowania były niezwykle sprawne, dzięki przejrzystej i łatwej nawigacji.
Piotr Stanik
Manager, Kreatornia Design
Z inEwi współpracujemy od Stycznia 2016. Dzięki ewidencjonowaniu wejść i wyjść poprzez aplikację mobilną, mamy możliwość monitorowania czasu pracy naszych Pracowników na terenie całej Europy.
Dariusz Woźniak
Wiceprezes, Promontin
Mamy zaktywizowanych ponad 400 niepełnosprawnych pracowników, a inEwi oferuje im intuicyjny sposób rejestracji czasu pracy oraz zarządzania grafikami i urlopami.
Tomasz Szklarski
Prezes Zarządu, Reaxum