Elektroniczny obieg dokumentów

Ogranicz do minimum czas poświęcany na tworzenie i katalogowanie dokumentów w formie papierowej. W pełni zautomatyzuj proces obiegu dokumentów i odzyskaj kontrolę nad dokumentacją w firmie, a wszystko to zgodnie z Kodeksem Pracy!

Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów (Document Management System) to nic innego jak zamiana zwykłych, najczęściej drukowanych dokumentów, takich jak faktury kosztowe, listy obecności, wnioski urlopowe czy harmonogramy pracy na odpowiedniki elektroniczne, np. pliki PDF albo Excel. Dzięki takiej zmianie obieg dokumentów w firmie staje się możliwy 24/7 i w pełni zdalny, ponieważ odbywa się w chmurze, a dokumenty można drukować, eksportować i przesłać do innych osób w czasie rzeczywistym z każdego miejsca na świecie. Takich możliwości nie daje tradycyjny obieg dokumentów.

Oczywiście, najprościej można to uzyskać poprzez skanowanie dokumentów i przesyłanie ich do chmury np. Dropbox, Google Drive, OneDrive czy też iCloud Drive. Takie podejście wymaga jednak pilnowania struktury przechowywanych dokumentów we własnym zakresie. Czy wyobrażasz sobie, że każdy z pracowników swobodnie porusza się wśród takiej masy materiałów w nieprzystosowanym do tego narzędziu? Dyski online nie zostały przecież stworzone do przechowywania firmowych dokumentów.

Powiedzmy sobie wprost - samo wrzucenie skanów do chmury NIE spowoduje, że proces obiegu dokumentacji po prostu zautomatyzuje się w Twojej firmie.

Pozostaje zatem pytanie - jak lepiej wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

Zalety wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

System elektronicznego obiegu dokumentów ma wiele zalet, które szybko przekładają się na realne korzyści niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Jak elektroniczny obieg dokumentów może wpłynąć na funkcjonowanie firmy?

Oszczędność czasu i pieniędzy

Jedną z najbardziej oczywistych korzyści płynących z elektronicznego obiegu dokumentów jest oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy. Wyeliminowanie konieczności ręcznego przetwarzania dokumentów pozwala przyspieszyć pracę, a zmniejszenie zużycia papieru, tonerów i innych materiałów biurowych przyczynia się do obniżenia kosztów operacyjnych firmy.

Sprawny przepływ informacji

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej umożliwia szybkie i łatwe wyszukiwanie oraz pozwala na stały dostęp do potrzebnych informacji. Zaawansowane systemy zarządzania dokumentacją pozwalają na indeksowanie i kategoryzowanie dokumentów, co sprawia, że znajdowanie konkretnego pliku jest kwestią kilku kliknięć. Dzięki temu pracownicy mogą szybciej odnaleźć potrzebne dokumenty, co wpływa korzystnie na efektywność pracy całej organizacji i usprawnia zarządzanie dokumentacją.

Jednocześnie elektroniczny system obiegu dokumentów oferuje zaawansowane funkcje audytu i raportowania, umożliwiające śledzenie historii zmian, aktywności użytkowników oraz analizę wydajności procesów. Dzięki temu firma może lepiej monitorować przepływ dokumentów, identyfikować potencjalne obszary poprawy oraz spełniać wymogi audytów wewnętrznych i zewnętrznych.

Redukcja błędów

Automatyzacja procesów związanych z obiegiem dokumentów przyczynia się do redukcji błędów ludzkich. Zaawansowane systemy zarządzania obiegiem dokumentów mogą automatycznie przypisywać zadania, śledzić ich status oraz wysyłać powiadomienia o terminach wykonania. Nie ma ryzyka, że jakiś dokument zostanie przypadkowo pominięty lub źle zaksięgowany. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, a ryzyko pomyłek zostaje zminimalizowane.

Bezpieczeństwo danych

Nieocenioną zaletą, jaką niesie elektroniczny obieg dokumentów w firmie, jest znaczna poprawa bezpieczeństwa danych. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów często oferują zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu i zabezpieczeń, dzięki czemu można kontrolować, kto ma dostęp do poszczególnych dokumentów oraz jakie czynności może na nich wykonywać. Ponadto dokumenty w wersji elektronicznej są mniej podatne na zniszczenie czy kradzież niż ich papierowe odpowiedniki.

Warto w tym miejscu podkreślić, że korzystanie z profesjonalnych systemów informatycznych odpowiadających za elektroniczny obieg dokumentacji może ułatwić firmom przestrzeganie wymogów prawnych i regulacyjnych dotyczących przechowywania i zarządzania dokumentacją, w tym w zakresie ochrony danych osobowych.

Efektywna praca zdalna

Elektroniczny system obiegu dokumentów doskonale wpisuje się w potrzeby nowoczesnych firm, które stawiają na współpracę z pracownikami w formie home office lub w oparciu o inne dogodne dla obu stron rozwiązania. Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze zapewnia pracownikom elastyczność w wykonywaniu zadań oraz ułatwia prowadzenie współpracy na odległość. Przy tym wszystkim firma ma pełną kontrolę nad działaniami pracowników i nie cierpi na tym bezpieczeństwo danych.

Skalowalność i elastyczność

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów są zwykle skalowalne, co oznacza, że mogą rosnąć wraz z rozwojem organizacji. Bez większych trudności można dodawać nowych użytkowników, tworzyć nowe przepływy pracy oraz rozbudowywać funkcjonalności systemu, dopasowując go do aktualnych potrzeb. Dzięki temu firma może dostosować poszczególne rozwiązania do swoich rzeczywistych wymagań oraz szybko reagować na zmiany w otoczeniu biznesowym.

Usprawnienie procesów decyzyjnych

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybsze i bardziej zautomatyzowane przetwarzanie informacji, co przekłada się na usprawnienie procesów decyzyjnych w organizacji. Dzięki łatwiejszemu dostępowi do danych oraz możliwości analizy informacji w czasie rzeczywistym, można podejmować lepsze decyzje biznesowe, co z kolei może przyczynić się do wzrostu efektywności i rentowności firmy.

Ochrona środowiska

Mówiąc o zaletach, jakie są związane z elektronicznym obiegiem dokumentów, nie można pominąć kwestii ekologii. Elektroniczny obieg dokumentów przyczynia się do redukcji zużycia papieru, a co za tym idzie — do zmniejszenia emisji dwutlenku węgla oraz zużycia wody i energii związanych z jego produkcją. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów jest zatem krokiem w kierunku realizacji założeń polityki zrównoważonego rozwoju, co staje się coraz bardziej istotne w obliczu globalnych wyzwań ekologicznych.

Elektroniczny Obieg Dokumentów. Dostępny w chmurze

Aplikacja inEwi jest odpowiedzią na potrzebę wprowadzenia kompleksowego elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Nasze oprogramowanie w pełni automatyzuje zarządzanie procesami związanymi z listami obecności, wnioskami urlopowymi, grafikiem pracy oraz delegacjami w całym Twoim zespole. Z inEwi proste wdrożenie wystarczy, aby także w Twojej firmie pojawił się kompletny elektroniczny system obiegu dokumentów.

Elektroniczny Obieg Dokumentów z inEwi to aż cztery rozwiązania wspólnie pracujące na Twój sukces.

Elektroniczna Lista Obecności

• Koniec z zapisywaniem godzin początku i końca pracy oraz zbieraniem podpisów! Nie zbieraj papierowej dokumentacji związanej z listami obecności - to tylko strata miejsca.
• Mobilny Rejestrator Czasu Pracy da Ci realną kontrolę nad wejściami i wyjściami z pracy. Możesz zamienić w niego dowolny tablet czy telefon, dlatego wdrożenie nie będzie Cię nic kosztować.

Grafik pracy online

• Koniec z drukowaniem i rozdawaniem harmonogramu pracy! Dosyć papierowych harmonogramów, w których nie możesz wprowadzić zmian bez konieczności ponownego drukowania i rozdawania ich pracownikom.
• Za pomocą kilku kliknięć jesteś w stanie zaplanować grafik pracy na cały miesiąc i udostępnić stały dostęp do niego wszystkim w firmie - także na urządzeniach mobilnych!

Elektroniczne Wnioski Urlopowe

• Koniec z telefonami, SMSami oraz wiadomościami o różnych porach!
• Teraz ewidencją wniosków urlopowych możesz zarządzać bezpośrednio ze swojego telefonu, a system powiadomień w czasie rzeczywistym i podglądem pełnego planu urlopów całej firmy.

Zarządzanie Delegacjami Online

• Koniec z niejasnościami i brakiem przepływu informacji!
• Od teraz masz ciągły wgląd w przebieg i cel delegacji, a wyjazdy możesz planować w zgodzie z realną dostępnością pracowników.

Elektroniczny obieg dokumentów z inEwi

Elektroniczny obieg dokumentów z inEwi to ułatwienie codziennej pracy każdego pracownika - skorzysta na nim zarówno prezes zarządu, jak i księgowość czy pracownicy w pracy zdalnej. Przepływ dokumentów online daje pewność, że dany dokument będzie dostępny niezależnie od czasu i z każdego miejsca, z którego potrzebny jest do niego wgląd.

Posługiwanie się systemem elektronicznego obiegu dokumentów gwarantuje, że proces wprowadzania dokumentacji i przechowywania niezbędnych danych nie jest przypadkowy, ale wpisuje się w procesy biznesowe całej firmy. Możesz mieć pewność, że system powiadomień i integracja do systemu księgowego Twojej firmy pozwolą na spójną komunikację, a zachowanie dotychczasowych standardów nie będzie stanowiło żadnego problemu.

Zainwestuj w oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów Twojej firmy dla usprawnienia procesów oraz aby zwiększyć kontrolę nad tym, jak dokumenty są przetwarzane w organizacji.

Obieg dokumentów związanych z obecnością pracowników

Przejdź na przejrzystą i w pełni zgodną z wymaganiami Kodeksu Pracy listę obecności online. Zawiera wszelkie wymagane informacje, takie jak dane osobowe pracownika, daty, godziny wejścia i wyjścia.

Przestań tracić czas na zbieranie podpisów!

• System EOD, w ramach którego możesz przechowywać dane o czasie pracy,
• obsługa spraw związanych z ewidencją spóźnień i nadgodzin,
• sprawne zarządzanie wypłatami niezależnie od umów i modelu współpracy,
• podgląd harmonogramów 24/7 z dowolnego urządzenia,

System obiegu dokumentów związanych z delegacjami i urlopami

Przejrzyste zestawienie wszelkich danych związanych z wnioskami dla całego przedsiębiorstwa za wybrany okres. Uprość rozliczanie dni urlopowych i wyjazdów służbowych w swojej firmie!

Nie trać miejsca na tradycyjne przechowywanie dokumentów!

• podgląd harmonogramów 24/7 z dowolnego urządzenia,
• Szerokie możliwości personalizacji wniosków,
• prosty system, który umożliwia pracownikom złożenie wniosku w ekspresowym czasie,
• oszczędność czasu i usprawniony przepływ informacji.

Integracja z systemami ERP i narzędziami obsługującymi obieg faktur kosztowych

Zautomatyzuj pracę kadr i wykorzystaj pełen potencjał systemu elektronicznego obiegu dokumentów dzięki możliwościom pełnej integracji z narzędziami, z których już korzystasz w Twojej firmie.

Przeznacz średnio 16h miesięcznie dodatkowo na rozwój swojego biznesu, a nie na biurokrację!

• Integracja z najpopularniejszymi systemami ERP - Sage Symfonia czy Comarch Optima,
• możliwość prostego połączenia z ZUS e-ZLA,
• dedykowane integracje z najpopularniejszymi programami kadrowo-płacowymi, pozwalające uzupełnić system obiegu dokumentów o pełen obieg faktur w firmie.

Czy jest to zgodne z prawem? Co z Kodeksem Pracy? Co na to PiP?

Zgodnie z informacjami zawartymi na oficjalnej stronie Państwowej Inspekcji Pracy można w 100% legalnie prowadzić elektroniczną ewidencje czasu pracy.

“Zarówno dla sądu pracy, jak i dla inspektora pracy dowodem na liczbę przepracowanych godzin może być każdy dokument, w tym również zapiski dokonywane przez pracowników, książki wyjść i wejść, elektroniczny system potwierdzania obecności.” - Źródło

Jak wynika z art. 163 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a plan urlopów jest ustalany przez pracodawcę na bazie wniosków urlopowych pracowników oraz z koniecznością zapewnienia ciągłości pracy w firmie. Zatem nie ma żadnych przeciwwskazań do stosowania elektronicznych wniosków urlopowych, ponieważ sprowadza się to tylko i wyłącznie do ustaleń indywidualnych w przedsiębiorstwie.