Automatyzacja procesów biznesowych staje się standardem w nowoczesnych firmach. Elektroniczny obieg dokumentów to kluczowy element transformacji cyfrowej, pozwalający firmom każdej wielkości na optymalizację pracy, redukcję kosztów i usprawnienie komunikacji wewnętrznej.
Najważniejsze korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów:
Elektroniczny obieg dokumentów to system zamieniający tradycyjne dokumenty papierowe na wersje cyfrowe.
Dostęp do dokumentów możliwy jest z każdego miejsca przez przeglądarkę internetową lub aplikację mobilną.
Elektroniczny system obiegu dokumentów znacząco usprawnia procedury związane z zarządzaniem wieloma dokumentami.
Profesjonalny system obiegu dokumentów integruje się z innymi systemami używanymi w firmie.
System EOD zapewnia bezpieczeństwo danych przez kontrolę dostępu i uprawnienia dla konkretnych osób.
Wdrożenie jest możliwe niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa i specyfiki firmy.
Elektroniczny obieg dokumentacji zapewnia zgodność z przepisami Kodeksu Pracy.
Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów EOD (Document Management System - DMS) to kompleksowe rozwiązanie umożliwiające zamianę tradycyjnych, papierowych dokumentów na ich odpowiedniki w formie elektronicznej. Faktury kosztowe, listy obecności, wnioski urlopowe czy harmonogramy pracy mogą być przetwarzane w formie cyfrowej, co znacząco usprawnia procesy związane z ich obsługą.
System obiegu dokumentów w wersji elektronicznej zapewnia swobodny przepływ dokumentów w firmie przez całą dobę i z dowolnego miejsca, ponieważ wszystkie operacje odbywają się w środowisku chmurowym. Dzięki temu dokumenty można przeglądać, edytować, drukować, eksportować i przesyłać do konkretnych pracowników i kontrahentów w czasie rzeczywistym z każdego zakątka świata. Takich możliwości nie zapewnia tradycyjny obieg dokumentów, który wymaga fizycznej obecności i manualnego przekazywania papierowych nośników informacji.
Samodzielne wdrożenie a profesjonalny system
Najprostszym sposobem na utworzenie elektronicznego obiegu dokumentów jest skanowanie dokumentów i przechowywanie ich w popularnych usługach chmurowych. Jednak takie rozwiązanie wymaga samodzielnego tworzenia struktury katalogów i zarządzania uprawnieniami, co może być problematyczne w miarę rozrostu firmy i zwiększania liczby dokumentów.
Standardowe dyski online nie zostały zaprojektowane z myślą o kompleksowym zarządzaniu dokumentacją firmową. Samo przeniesienie skanów do chmury nie spowoduje, że proces obiegu dokumentów po prostu zautomatyzuje się w organizacji.
Profesjonalny system obiegu dokumentów oferuje znacznie więcej funkcjonalności dostosowanych do realnych potrzeb biznesowych, zapewniając strukturyzowane zarządzanie dokumentami na różnych etapach ich życia.
Zalety wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów
System zarządzania dokumentami ma wiele zalet, które szybko przekładają się na wymierne korzyści niezależnie od wielkości firmy. Przyjrzyjmy się, jak elektroniczny obieg może wpłynąć na funkcjonowanie firmy.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Jedną z najbardziej oczywistych korzyści elektronicznego obiegu dokumentów jest oszczędność czasu oraz redukcja kosztów operacyjnych. Wyeliminowanie ręcznego przetwarzania dokumentów i konieczności ich fizycznego przemieszczania znacząco przyspiesza pracę. Zmniejszenie zużycia papieru, tonerów i innych materiałów biurowych bezpośrednio przekłada się na niższe koszty funkcjonowania każdej firmy.
Sprawny przepływ informacji
Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej umożliwia szybkie wyszukiwanie i stały dostęp do potrzebnych danych. Nowoczesne systemy do zarządzania dokumentacją pozwalają na indeksowanie i kategoryzowanie plików, dzięki czemu znalezienie konkretnego dokumentu zajmuje zaledwie kilka sekund. To pozytywnie wpływa na efektywność pracy całej organizacji.
System elektronicznego obiegu dokumentów w firmie oferuje również zaawansowane funkcje audytu i raportowania, umożliwiające śledzenie historii zmian, aktywności użytkowników końcowych oraz analizę wydajności procesów. Dzięki temu organizacja może lepiej monitorować przepływ dokumentów, identyfikować obszary wymagające poprawy oraz spełniać wymogi audytów wewnętrznych i zewnętrznych.
Redukcja błędów
Automatyzacja procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie znacząco minimalizuje ryzyko błędów ludzkich. Zaawansowane systemy informatyczne automatycznie przypisują zadania, śledzą ich status oraz wysyłają powiadomienia o terminach realizacji. Eliminuje to ryzyko przypadkowego pominięcia dokumentu lub błędnego zaksięgowania, co jest częstym problemem w tradycyjnym obiegu dokumentów. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na strategicznych zadaniach, a ryzyko błędów ludzkich zostaje znacząco ograniczone.
Jak poprawić bezpieczeństwo danych?
Nieocenioną zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest znacząca poprawa poziomu bezpieczeństwa. Odpowiednie oprogramowanie oferuje zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu i zabezpieczeń, dzięki czemu organizacja może wskazywać konkretne osoby, które mają mieć dostęp do poszczególnych danych. Dokumenty w cyfrowej wersji są znacznie mniej narażone na zniszczenie, utratę czy nieuprawniony dostęp niż ich papierowe odpowiedniki.
Warto podkreślić, że korzystanie z profesjonalnych systemów informatycznych odpowiadających za obieg dokumentacji znacząco ułatwia firmom przestrzeganie wymogów prawnych i regulacyjnych dotyczących przechowywania i zarządzania dokumentami, w tym w zakresie ochrony danych osobowych zgodnie z RODO.
Efektywna praca zdalna
Elektroniczny system obiegu dokumentów idealnie wpisuje się w potrzeby nowoczesnych firm, które umożliwiają pracownikom pracę zdalną lub hybrydową. Dostęp do dokumentów przez przeglądarkę internetową lub za pomocą aplikacji mobilnej z każdego miejsca i o dowolnej porze zapewnia pracownikom elastyczność w wykonywaniu zadań oraz ułatwia współpracę na odległość. Jednocześnie firma zachowuje pełną kontrolę nad działaniami pracowników, a bezpieczeństwo danych pozostaje na wysokim poziomie.
Skalowalność i elastyczność
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów są zwykle skalowalne, co oznacza, że mogą być rozbudowywane wraz z rozwojem organizacji. Bez większych trudności można dodawać nowych użytkowników, tworzyć lepsze procesy obiegu dokumentów oraz implementować nowe funkcjonalności systemu, dopasowując go do aktualnych potrzeb biznesowych. Dzięki temu firma może dostosować poszczególne rozwiązania do swojej specyfiki oraz szybko reagować na zmiany w otoczeniu biznesowym.
Usprawnienie procesów decyzyjnych
System elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala na szybsze i bardziej zautomatyzowane przetwarzanie informacji, co przekłada się na usprawnienie procesów decyzyjnych w organizacji. Dzięki łatwiejszemu dostępowi do danych oraz możliwości bieżącej analizy informacji, można podejmować lepsze decyzje biznesowe, co w konsekwencji prowadzi do wzrostu efektywności i rentowności firmy.
Ochrona środowiska
Mówiąc o zaletach związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów, nie można pominąć aspektu ekologicznego. System EOD w wersji cyfrowej przyczynia się do znacznej redukcji zużycia papieru, a co za tym idzie – do zmniejszenia emisji CO2 oraz zużycia wody i energii związanych z produkcją papieru. Implementacja elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest zatem krokiem w kierunku realizacji polityki zrównoważonego rozwoju, co zyskuje na znaczeniu w obliczu globalnych wyzwań środowiskowych.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoJak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?
Decydując się na implementację systemu elektronicznego obieg dokumentów w swojej organizacji, warto rozważyć kilka kluczowych aspektów:
Wybór odpowiedniego systemu dostosowanego do konkretnych potrzeb i specyfiki działalności.
Określenie procesów, które mają zostać zautomatyzowane (np. odpowiedni obieg faktur kosztowych, obieg umów, obieg korespondencji).
Zaplanowanie integracji z istniejącymi systemami (np. z systemu ERP, Microsoft Dynamics).
Przygotowanie pracowników na zmianę i zapewnienie odpowiednich szkoleń.
Stopniowe wdrażanie systemu, zaczynając od najbardziej krytycznych procesów.
Kompleksowe rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów oferują funkcjonalności, które usprawniają pracę w różnych branżach i działach firmy:
Elektroniczne akta osobowe i dokumentacja pracownicza
Wśród dokumentów, które mogą być przetwarzane elektronicznie, na szczególną uwagę zasługują akta osobowe. Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracownika – w tym akta osobowe – w postaci cyfrowej. Wymaga to zapewnienia integralności, autentyczności, trwałości i dostępności dokumentów przez cały wymagany okres przechowywania (obecnie 10 lub 50 lat od zakończenia stosunku pracy). System EOD powinien więc spełniać wymagania techniczne wynikające z przepisów, w tym umożliwiać eksport danych i ich odtworzenie w razie potrzeby.
Elektroniczny Obieg Dokumentów dostępny w chmurze
Odpowiedzią na potrzebę wprowadzenia kompleksowego elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest aplikacja inEwi. Nasze oprogramowanie w pełni automatyzuje zarządzanie procesami związanymi z listami obecności, wnioskami urlopowymi, grafikiem pracy oraz delegacjami w całym Twoim zespole.
Elektroniczny Obieg Dokumentów z inEwi to aż cztery rozwiązania wspólnie pracujące na Twój sukces.
Elektroniczna Lista Obecności
Koniec z zapisywaniem godzin początku i końca pracy oraz zbieraniem podpisów! Nie kolekcjonuj papierowej dokumentacji związanej z listami obecności - to tylko strata miejsca.
Mobilny Rejestrator Czasu Pracy da Ci realną kontrolę nad wejściami i wyjściami z pracy. Możesz zamienić w niego dowolny tablet czy telefon, dlatego wdrożenie nie będzie Cię nic kosztować.
Grafik pracy online
Koniec z drukowaniem i rozdawaniem harmonogramu pracy! Dosyć papierowych harmonogramów, w których nie możesz wprowadzić zmian bez konieczności ponownego drukowania i rozdawania ich pracownikom.
Za pomocą kilku kliknięć jesteś w stanie zaplanować grafik pracy na cały miesiąc i udostępnić stały dostęp do niego wszystkim w firmie - także na urządzeniach mobilnych!
Elektroniczne Wnioski Urlopowe
Koniec z telefonami, SMSami oraz wiadomościami o różnych porach!
Teraz ewidencją wniosków możesz zarządzać bezpośrednio ze swojego telefonu, a system powiadomień w czasie rzeczywistym da Ci podgląd pełnego planu urlopów całej firmy.
Zarządzanie Delegacjami Online
Od teraz masz ciągły wgląd w przebieg i cel delegacji, a wyjazdy możesz planować w zgodzie z realną dostępnością pracowników.
Elektroniczny obieg dokumentów z inEwi
Elektroniczny obieg dokumentów z inEwi to ułatwienie codziennej pracy każdego pracownika - skorzysta na nim zarówno prezes zarządu, jak i księgowość czy pracownicy pracujący zdalnie. Przepływ dokumentacji online daje pewność, że dany dokument będzie dostępny niezależnie od czasu i miejsca.
Posługiwanie się systemem elektronicznego obiegu dokumentów gwarantuje, że proces wprowadzania dokumentacji i przechowywania niezbędnych danych nie jest przypadkowy, ale wpisuje się w procesy biznesowe całej firmy. Możesz mieć pewność, że system powiadomień i integracja do systemu księgowego Twojej firmy pozwolą na spójną komunikację, a zachowanie dotychczasowych standardów nie będzie stanowiło żadnego problemu.
Zainwestuj w oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów dla usprawnienia procesów oraz zwiększenia kontroli nad tym, jak dokumenty są przetwarzane w organizacji.
Obieg dokumentów związanych z obecnością pracowników
Przejdź na przejrzystą listę obecności online. Zawiera ona informacje, takie jak dane osobowe pracownika, daty, godziny wejścia i wyjścia.
Przestań tracić czas na zbieranie podpisów!
System EOD, w ramach którego możesz przechowywać dane o czasie pracy.
Obsługa spraw związanych z ewidencją spóźnień i nadgodzin.
Sprawne zarządzanie wypłatami niezależnie od umów i modelu współpracy.
Podgląd harmonogramów 24/7 z dowolnego urządzenia.
System obiegu dokumentów związanych z delegacjami i urlopami
Przejrzyste zestawienie wszelkich danych związanych z wnioskami dla całego przedsiębiorstwa za wybrany okres. Uprość rozliczanie dni urlopowych i wyjazdów służbowych w swojej firmie!
Podgląd harmonogramów 24/7 z dowolnego urządzenia.
Szerokie możliwości personalizacji wniosków.
Prosty system, który umożliwia pracownikom złożenie wniosku w ekspresowym czasie.
Oszczędność czasu i usprawniony przepływ informacji.
Nie trać miejsca na tradycyjne przechowywanie dokumentów!
Integracja inEwi z systemami ERP i narzędziami obsługującymi obieg faktur kosztowych
Zautomatyzuj pracę kadr i wykorzystaj pełen potencjał systemu elektronicznego obiegu dokumentów dzięki możliwościom pełnej integracji z narzędziami, z których już korzystasz w Twojej firmie.
Integracja z najpopularniejszymi systemami ERP - Sage Symfonia czy Comarch Optima.
Możliwość prostego połączenia z ZUS e-ZLA.
Dedykowane integracje z najpopularniejszymi programami kadrowo-płacowymi, pozwalające uzupełnić system obiegu dokumentów o pełen obieg faktur w firmie.
Przeznacz średnio 16h miesięcznie dodatkowo na rozwój swojego biznesu, a nie na biurokrację!
Integracja z innymi systemami
Profesjonalny system EOD powinien zapewniać możliwość integracji z innymi narzędziami. Dzięki temu można w pełni wykorzystać potencjał cyfrowego obiegu dokumentów w firmie i zautomatyzować pracę działu księgowości oraz działu kadr.
Możliwości integracji:
Połączenie z popularnymi systemami ERP jak Sage Symfonia czy Comarch Optima.
Integracja z ZUS e-ZLA.
Współpraca z programami kadrowo-płacowymi.
Rozszerzenie o elektroniczny obieg faktur w firmie.
Zgodnie z obowiązującym harmonogramem Ministerstwa Finansów, od 2026 roku obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Systemy elektronicznego obiegu dokumentów powinny umożliwiać pełną integrację z KSeF, w tym automatyczne wystawianie, odbieranie, weryfikację i archiwizację faktur ustrukturyzowanych. To jeden z kluczowych elementów cyfryzacji procesów księgowych i podatkowych, dlatego warto zadbać, by wdrażany system był zgodny z wymaganiami technicznymi KSeF oraz gotowy na nadchodzące obowiązki.
Czy jest to zgodne z prawem? Co z Kodeksem Pracy? Co na to PiP?
Zgodnie z informacjami zawartymi na oficjalnej stronie Państwowej Inspekcji Pracy, prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej jest w pełni legalne.
Według art. 163 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.), urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów ustalonym przez pracodawcę na podstawie wniosków pracowników. Przepisy nie wykluczają stosowania elektronicznego obiegu wniosków o urlop, ponieważ forma wniosku jest kwestią wewnętrznych ustaleń w przedsiębiorstwie.
Podsumowanie
Elektroniczny obieg dokumentów to znacznie więcej niż tylko zamiana wersji papierowej dokumentacji na pliki cyfrowe – to kompleksowe rozwiązanie usprawniające zarządzanie procesami biznesowymi w organizacji. Wdrożenie systemu EOD przynosi wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu, redukcji kosztów, zwiększenia bezpieczeństwa danych oraz usprawnienia współpracy między pracownikami.
Profesjonalny system zarządzania dokumentami pozwala na automatyzację procesów związanych z obiegiem dokumentacji, eliminację błędów oraz zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi. Jest to inwestycja, która szybko się zwraca. W erze cyfrowej komunikacji z pracownikami, elektroniczny obieg dokumentów staje się standardem w nowoczesnych firmach, które chcą zwiększyć swoją efektywność i konkurencyjność na rynku.
Czy regulamin pracy zdalnej jest obowiązkowy?
Praca zdalna w ostatnim czasie zyskała ogromne znacznie. Jednak szybko okazało się, że potrzebne są regulacje, tak by zapewnić jej sprawne funkcjonowanie.
Najczęstsze przypadki naruszania doby pracowniczej
Doba pracownicza jest ujętym w Kodeksie Pracy okresem 24 godzin, uwzględniającym czas pracy oraz przerwy pomiędzy kolejnymi dniami roboczymi.
