Ile wynosi dofinansowanie do okularów przez pracodawcę?

Polskie przepisy nie wskazują kwoty dofinansowania okularów, natomiast pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi okulary korekcyjne lub soczewki kontaktowe zgodne z zaleceniem lekarza medycyny pracy do pracy przy monitorze, a zasady i wysokość refundacji ustala w praktyce pracodawca (np. w regulacjach wewnętrznych). Przepisy nie wskazują konkretnej kwoty refundacji okularów lub szkieł kontaktowych - limit i zasady pokrycia kosztów wynikają z regulacji wewnętrznych pracodawcy. Niezależnie od tego, finansowanie z NFZ w ramach zleceń na wyroby medyczne dotyczy przede wszystkim soczewek okularowych (a w określonych wskazaniach także soczewek kontaktowych) i odbywa się w formie limitów. Soczewki kontaktowe są finansowane przez NFZ tylko w określonych wskazaniach medycznych. Poniżej dowiesz się, kiedy wsparcie przysługuje, jak uzyskać dofinansowanie i jakie zasady warto wprowadzić w firmie.

Najważniejsze informacje

1. Pracodawca musi zapewnić pracownikowi okulary lub szkła kontaktowe do pracy przy monitorze, gdy lekarz medycyny pracy stwierdzi taką potrzebę, a pracownik użytkuje monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

2. Kwota dofinansowania nie jest określona w przepisach - zasady i limit ustala pracodawca w wewnętrznych regulacjach. 

3. NFZ refunduje tylko soczewki (bez oprawek) w formie limitów z udziałem własnym - dorośli zwykle co 2 lata, dzieci co 6 miesięcy, a soczewki kontaktowe tylko w określonych wskazaniach.

4. Przy kolejnym zaleceniu wymagającym nowej korekcji np. zmiany mocy pracodawca ponawia refundację, a firmowe limity typu „raz na 3 lata” nie mogą tego blokować.

5. Refundacja okularów/soczewek z zaleceń medycyny pracy jest co do zasady bez PIT i ZUS, może być łączona z NFZ i dotyczyć także pracy zdalnej.

Podstawa prawna i obowiązki pracodawcy

Art. 237⁶ Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do nieodpłatnego zapewnienia pracownikom środków ochrony indywidualnej chroniących przed zagrożeniami oraz do informowania o zasadach ich używania. Natomiast obowiązek zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych do pracy przy monitorze wynika z rozporządzenia dotyczącego stanowisk z monitorami. W odniesieniu do stanowisk wyposażonych w monitory reguluje to rozporządzenie z 1 grudnia 1998 r. które stanowi, że pracodawca ma zapewnić pracownikowi bezpłatną profilaktyczną opiekę zdrowotną, a gdy badanie okulistyczne wykaże potrzebę – odpowiednie okulary korekcyjne lub soczewki kontaktowe. Nowelizacja, która weszła w życie 17 listopada 2023 r., rozszerzyła obowiązek z § 8 ust. 2 także na szkła kontaktowe (soczewki kontaktowe), a pracodawcy mieli 6 miesięcy na dostosowanie stanowisk utworzonych przed tą datą do minimalnych wymagań BHP i ergonomii (tj. do 17 maja 2024 r.). W praktyce obowiązek ten powstaje, gdy łącznie spełnione są trzy przesłanki:

• Pracownik użytkuje monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Przez monitor ekranowy rozumie się urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Obejmuje to także systemy przenośne (np. laptop, tablet), o ile są przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Przepisów rozporządzenia nie stosuje się m.in. do kabin kierowców oraz kabin sterowniczych maszyn i pojazdów, systemów komputerowych na pokładach środków transportu, a także do kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami. 

• Badanie profilaktyczne może wykazać potrzebę stosowania okularów korekcyjnych albo szkieł kontaktowych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Zwykle dzieje się to w ramach badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych, po których lekarz medycyny pracy wydaje orzeczenie lekarskie (w dwóch egzemplarzach: dla pracownika i pracodawcy). Jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą taką potrzebę, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza. Parametry korekcji (np. moc soczewek) wynikają z dokumentacji okulistycznej / recepty, a nie z elementów, które przepisy nakazują umieszczać w samym orzeczeniu. Dokument ten nie służy też do wskazywania marki, modelu ani koloru oprawek.

• Obowiązek zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok (zgodnych z zaleceniem lekarza) dotyczy „pracownika” w rozumieniu rozporządzenia o stanowiskach z monitorami, tj. każdej osoby zatrudnionej przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażysty, która w czasie pracy użytkuje monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Rozporządzenie nie różnicuje tego obowiązku ze względu na miejsce wykonywania pracy, więc może on mieć zastosowanie także wtedy, gdy praca z monitorem jest wykonywana poza siedzibą pracodawcy (np. w ramach pracy zdalnej) o ile spełnione są wskazane wyżej warunki. Jeżeli dana osoba nie mieści się w definicji „pracownika” z rozporządzenia (np. wykonuje pracę na innej podstawie niż zatrudnienie przez pracodawcę w tym znaczeniu), pracodawca nadal ma wobec niej obowiązki BHP na zasadach ogólnych. 

Przepisy nie określają kwoty ani „częstotliwości” wymiany okularów, ale każdorazowe nowe zalecenie lekarza medycyny pracy, wynikające z wyników badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach badań profilaktycznych, oznacza obowiązek zapewnienia lub refundacji okularów (albo szkieł kontaktowych), niezależnie od tego, ile czasu minęło od poprzedniej refundacji. Zobowiązanie można zrealizować w dwojaki sposób:

• zakup okularów przez pracodawcę - w niektórych firmach dział kadr współpracuje z salonem optycznym, a pracownik otrzymuje voucher na określoną kwotę,

• zwrot poniesionych kosztów - pracownik wykłada środki z własnej kieszeni, przedstawia fakturę potwierdzającą zakup okularów zgodnych z zaleceniem, a pracodawca refunduje uzgodnioną kwotę.

Ważne, aby regulamin pracy szczegółowo określał procedurę (wymagane dokumenty, kwotę, sposób wypłaty). Zwrot kosztów okularów i soczewek kontaktowych jest zwolniony z podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT) oraz ze składek ZUS na podstawie rozporządzenia w sprawie zasad opłacania składek z 1998 r. Oznacza to, że dla pracownika jest to realna korzyść, a dla firmy – koszt uzyskania przychodu.

Jak ustalić wysokość dofinansowania do okularów i zasady refundacji?

Prawo nie narzuca minimalnej ani maksymalnej wysokości refundacji - limit i zasady ustala pracodawca w regulaminie lub zarządzeniu. Przepisy nie określają wysokości refundacji. Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, a szczegółowe zasady realizacji tego obowiązku (np. zakup przez pracodawcę albo zwrot kosztów oraz ewentualny limit) pracodawca ustala w regulacjach wewnętrznych. Kwota powinna być określona tak, aby realnie umożliwiała zakup okularów/soczewek zgodnych z zaleceniem lekarza (zwykle obejmuje szkła i podstawową oprawkę, po rozeznaniu cen na lokalnym rynku, adekwatnie do potrzeb pracownika w środowisku pracy). W praktyce spotyka się limity rzędu 250–450 zł, ale to rozwiązanie wewnętrzne pracodawcy, a nie wartość gwarantowana przepisami.

Przykład polityki firmowej

Przykładowy zapis w regulaminie może brzmieć: „Pracownikowi, który w ramach badań profilaktycznych otrzymał zalecenie korzystania z okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorze, przysługuje refundacja kosztu zakupu okularów korekcyjnych w kwocie do 350 zł, obejmująca szkła korekcyjne i podstawową oprawkę. Wniosek o refundację pracownik składa wraz z fakturą imienną w terminie określonym w wewnętrznych zasadach pracodawcy (np. 30 dni od zakupu). W razie ponownego zalecenia lekarza medycyny pracy pracodawca zapewnia kolejną refundację na zasadach przyjętych w firmie. Ustalone terminy i procedury mają charakter organizacyjny i nie powinny uniemożliwiać realizacji obowiązku zapewnienia okularów/soczewek wynikającego z przepisów BHP.

Przykładowe sytuacje i praktyczne wskazówki

Poniżej znajdziesz krótkie przykłady pokazujące, jak w praktyce działa refundacja okularów lub soczewek. Kiedy pracownik spełnia warunki, jak wygląda rozliczenie kosztów oraz jak można łączyć dofinansowanie pracodawcy z limitem NFZ. Dzięki temu łatwiej ocenić, jakie dokumenty są potrzebne oraz na jaką dopłatę możesz liczyć w praktyce po uwzględnieniu limitu NFZ i refundacji pracodawcy

Case study: marketingowiec w biurze

Pani Anna pracuje w dziale marketingu i w ciągu jednego dnia pracy spędza przy komputerze około 6 godzin. W czasie badań okresowych lekarz medycyny pracy stwierdził u niej niewielką krótkowzroczność i zalecił okulary korekcyjne do pracy przy monitorze. Anna wybrała okulary (oprawki i soczewki) za łączną kwotę 600 zł. Jej pracodawca zgodnie z regulaminem zrefundował 350 zł. Dodatkowo Anna zrealizowała zlecenie na soczewki okularowe w punkcie mającym umowę z NFZ. Jeżeli soczewki kwalifikują do limitu 100 zł za sztukę, a dla osoby dorosłej udział własny w limicie wynosi 10%, to przy cenie soczewki co najmniej 100 zł za sztukę NFZ finansuje 90 zł za sztukę (180 zł za parę), a Anna pokrywa 10 zł za sztukę w ramach limitu. Przykładowo (dla przejrzystości rachunku), jeśli w cenie 600 zł oprawki kosztowały 400 zł, a soczewki 200 zł (100 zł/szt.), to w punkcie NFZ Anna zapłaci łącznie 420 zł (400 zł za oprawki + 20 zł udziału własnego za soczewki), a następnie po zwrocie 350 zł od pracodawcy jej ostateczny koszt wyniesie 70 zł. Jeżeli cena soczewki jest niższa niż 100 zł/szt., dopłata NFZ będzie odpowiednio niższa, jeżeli wyższa Anna dopłaci różnicę ponad limit oraz udział własny w limicie. Oprawki nie są finansowane przez NFZ w tym trybie. Przy kolejnym zaleceniu lekarza medycyny pracy Anna może ponownie ubiegać się o refundację od pracodawcy, natomiast korzystanie z finansowania NFZ zależy od okresów użytkowania (dla dorosłych co do zasady raz na 2 lata dla soczewek okularowych). 

Higiena pracy przy komputerze

Warto przy okazji zadbać o higienę pracy przy komputerze. Oprócz okularów kluczowe są regularne przerwy oraz dobra organizacja grafiku, która pozwala ograniczyć zmęczenie oczu. Nowoczesne narzędzie do ewidencji czasu pracy od inEwi umożliwia planowanie zmian w sposób, który ułatwia wprowadzanie przerw, a także monitorowanie nadgodzin. Dzięki temu łatwiej dbać o wzrok pracowników oraz o zgodność z obowiązującymi przepisami BHP.

Świadomość pracowników i statystyki

Według badania PBS i Essilor z 2018 r. aż 98 % Polaków po 40. roku życia skarży się na problemy ze wzrokiem, a 94 % cierpi na prezbiopię, czyli starczowzroczność¹. Wyniki wskazują, że problem korekcji wzroku jest powszechny i będzie narastał wraz ze starzeniem się społeczeństwa. Dlatego tak ważne jest, aby pracodawcy podejmowali działania prozdrowotne – regularne badania, ergonomiczne stanowiska, oświetlenie i planowanie przerw. Inwestycja w ochronę wzroku pracowników przynosi wymierne korzyści: mniejszą liczbę błędów, wyższą produktywność i mniejsze ryzyko wypadków. Dobre praktyki obejmują m.in. szkolenia z higieny pracy, ustalanie przerw co godzinę, korzystanie z aplikacji do monitorowania czasu pracy, a także jasne zasady refundacji okularów.

Podsumowanie

Dofinansowanie do okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych przysługuje pracownikom, którzy użytkują monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy i mają zalecenie lekarza medycyny pracy. Choć przepisy nie określają kwoty, pracodawca powinien zagwarantować refundację umożliwiającą zakup zaleconych szkieł i podstawowych oprawek. Refundację od pracodawcy można łączyć z finansowaniem NFZ w ramach zaopatrzenia w wyroby medyczne wydawane na zlecenie. NFZ finansuje soczewki okularowe (bez oprawek) do wysokości limitu, maksymalnie 350 zł za jedną soczewkę (700 zł za parę), przy czym kwota finansowana przez NFZ jest pomniejszana o udział własny świadczeniobiorcy w limicie (dla dorosłych m.in. 30% przy limicie 25 zł oraz 10% przy limitach 100 zł i 350 zł). Soczewki kontaktowe są finansowane przez NFZ wyłącznie w określonych wskazaniach medycznych, z limitami 600 zł (twarde/hybrydowe/miniskleralne) albo 150 zł (miękkie) oraz udziałem własnym 10%, co do zasady raz na rok. Zwrot kosztów jest zwolniony z podatku i składek ZUS. Refundacja okularów lub szkieł kontaktowych przysługuje każdorazowo, gdy w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (badań wstępnych/okresowych/kontrolnych) lekarz medycyny pracy na podstawie badania okulistycznego wykaże potrzebę ich stosowania podczas pracy przy monitorze ekranowym. Wewnętrzne limity czasowe mogą mieć wyłącznie charakter organizacyjny i nie mogą stanowić podstawy odmowy, jeżeli z badań profilaktycznych wynika nowe zalecenie. Warto wprowadzić przejrzystą procedurę i połączyć dbałość o wzrok z ergonomiczną organizacją pracy, np. dzięki narzędziom do ewidencji czasu.

Źródła:

1) https://pap-mediaroom.pl/zdrowie-i-styl-zycia/jestes-po-czterdziestce-sprawdz-wzrok