Krajowy System e-Faktur KSeF 2024 r. - poznaj nowe zasady

Krajowy System e-Faktur KSeF wprowadzony przed Ministerstwo Finansów zadebiutował już w 2022 roku, lecz wciąż wielu przedsiębiorców z niego nie korzysta. Wkrótce jednak ma się to zmienić. Dlatego już teraz warto przyjrzeć się bliżej temu systemowi.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, zarządzana przez Ministerstwo Finansów. Powstała ona w celu usprawnienia procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych, a w konsekwencji w celu usprawnienia obiegu dokumentów i ograniczenia biurokracji. Korzyści płynące z wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur obejmują redukcję kosztów związanych z obsługą papierowych dokumentów, skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie faktur, poprawę kontroli i monitorowania transakcji finansowych, a także ograniczenie ryzyka błędów ludzkich. W dodatku Krajowy System e-Faktur posiada funkcję zarządzania uprawnieniami, co pomaga w zachowaniu odpowiedniego zabezpieczenia dostępu do danych. Warto też wiedzieć, że KSeF wspiera archiwizację faktur ustrukturyzowanych, dzięki czemu są one przechowywane w systemie przez 10 lat od daty ich wystawienia.

KSeF służy do:

• wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz powiadamiania zainteresowanych podmiotów o nadanych uprawnieniach lub o ich odebraniu,
• uwierzytelnienia i weryfikowania uprawnień do korzystania z KSeF,
• kontroli prawidłowości danych podanych w e-Fakturach,
• oznaczania e-Faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF.

Korzyści z posługiwania się platformą KSeF

Z jednej strony wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, a więc jeszcze bardziej skuteczne zapobieganie przestępstwom i nadużyciom. Z drugiej strony KSeF niesie też korzyści dla przedsiębiorców. Między innymi jest to brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury, redukcja kosztów związanych z archiwizowaniem dokumentów, mniejsza podatność na typowe błędy przy wystawianiu faktur, automatyzacja procesów fakturowania, a co za tym idzie - oszczędność czasu i pieniędzy, łatwiejsze wystawianie duplikatów i faktur korygujących, a także krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT.

Czy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe?

Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych to jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji w obrocie gospodarczym, na równi z fakturami w formie papierowej i elektronicznej, a przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. Zgodnie z zapowiedziami już od 1 lipca 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur miało stać się obowiązkowe dla przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT oraz dla przedsiębiorców, którzy są zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS i posiadają polski numer identyfikacji podatkowej NIP. Natomiast przedsiębiorców, którzy są zwolnieni podmiotowo i przedmiotowo z podatku VAT, w 2024 roku nie miał obowiązywać jeszcze nakaz korzystania z KSeF, choć obowiązek ten będzie miał ich dotyczył już od 1 stycznia 2025 roku. Niedawno jednak Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2024 roku podatnicy nie będą zobowiązani do fakturowania za pośrednictwem KSeF. Przesunięcie zapowiadanych terminów wynika w wykrytych błędów w zakresie kodu, funkcjonalności i wydajności systemu. Dzięki temu resort chce zapobiec sytuacji, w której przedsiębiorcy nie mieliby możliwości wystawiania faktur lub sytuacji, w której stabilność obrotu gospodarczego mogłaby zostać zagrożona.

Należy zaznaczyć, że korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe wyłącznie dla polskich przedsiębiorców, co oznacza, że zagraniczne firmy sprzedające swoje produkty lub usługi polskim podmiotom, nie będą miały obowiązku operowania elektronicznymi fakturami ustrukturyzowanymi. W dodatku, w razie otrzymania faktury od podmiotu z zagranicy, nie będzie konieczności rejestrowania jej w KSeF.

Ministerstwo nie podało jeszcze nowych terminów wprowadzenia obowiązkowego fakturowania za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Jednak pomimo tego, że w tym roku nie będzie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF to warto się już do tego przygotowywać, bo nic nie wskazuje na to, by rząd miał zrezygnować z tego systemu.

Zaplanuj harmonogram pracy online z inEwi!

Interesuje Cię precyzyjne oraz sprawne przygotowywanie harmonogramu pracy? Sprawdź nasz program do automatycznego planowania grafiku pracy online.

Konsultacje w sprawie KSeF

Minister finansów na początku lutego 2024 roku ogłosił rozpoczęcie konsultacji, w formie 9 spotkań poświęconych między innymi bezpieczeństwu i wydajności systemu, etapom wdrożenia KSeF oraz udzielaniu wyjaśnień i przestawieniu interpretacji. Spotkania nie oznaczają, że prace nad systemem teleinformatycznym służącym fakturowaniu rozpoczną się od nowa, a jedynie to, że ministerstwo jest zainteresowane zbieraniem propozycji zmian zgłaszanych przez przedsiębiorców, tak aby mieli oni wpływ na funkcjonowanie systemu, tak aby było to narzędzie, które pomaga im w prowadzeniu firm. W związku z powyższym w najbliższych miesiącach możemy się spodziewać bardziej lub mniej znaczących zmian w działaniu KSeF.

Podsumowując, faktury ustrukturyzowane wystawiane w ramach platformy KSeF sprawią, że już wkrótce odejdziemy całkowicie od faktur papierowych i faktur wystawianych drogą elektroniczną, ale nie opartych na ujednoliconym wzorze. Platforma KSeF bez wątpienia ma szansę zostać pomocnym narzędziem dla przedsiębiorców, dlatego już teraz warto się z nią oswajać.