Ile pracodawca płaci za pracownika przy najniższej krajowej w 2026 r.?

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w Polsce w 2026 roku uwarunkowany jest wzrostem płacy minimalnej. Jaka jest więc najniższa krajowa w 2026 roku i jakie generuje koszty po stronie pracodawcy?

Koszt pracodawcy w przypadku umowy o pracę

Koszt zatrudnienia pracownika przy najniższej krajowej w 2026 roku, jeżeli pracownik jest uczestnikiem PPK i przy założeniu stawki ubezpieczenia wypadkowego 1,67%, wynosi 5 862,37 zł miesięcznie. Obejmuje on:

• wynagrodzenie brutto: 4 806 zł,
• składki ZUS finansowane przez pracodawcę: 984,28 zł,
• wpłatę podstawową na PPK (1,5%): 72,09 zł.

Koszt zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę przy najniższej krajowej w 2026 roku bez uwzględnienia PPK wynosi 5 790,28 zł miesięcznie. 

Minimalna stawka godzinowa

W 2026 roku minimalna stawka godzinowa dla osób zatrudnionych na umowę zlecenie wynosi 31,40 zł brutto (w 2025 roku było to 30,50 zł brutto).

W przypadku umowy zlecenie należy wziąć pod uwagę możliwość występowania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, w tym ubezpieczenie emerytalne i rentowe, co wpływa na ostateczne koszty pracodawcy.

Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku

Najniższa krajowa to ustawowo określona minimalna kwota wynagrodzenia, jaką pracodawca musi wypłacić pracownikowi za pełnoetatową pracę. W Polsce jest ona ustalana co roku przez rząd i ma na celu zapewnienie godnych warunków życia dla osób pracujących.

Od stycznia 2026 roku samo wynagrodzenie brutto w Polsce wynosi 4 806 zł, co przekłada się na najniższe krajowe wynagrodzenie netto w wysokości 3 605,85 zł. Wysokość minimalnego wynagrodzenia została podniesiona, aby poprawić sytuację finansową najmniej zarabiających. Dla pracodawcy oznacza to jednak konkretne zobowiązania.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika przy najniższej krajowej wynosi obecnie 5 862,37 zł miesięcznie. Obejmuje on nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a także potencjalne wpłaty na pracownicze plany kapitałowe (PKK).

Koszt zatrudnienia pracownika bez uwzględnienia pracowniczych planów kapitałowych wynosi 5 790,28 zł miesięcznie.

Wynagrodzenie minimalne stanowi gwarantowane minimum dla pracownika zatrudnionego na pełny etat i jest określane corocznie przez przepisy prawa. Obejmuje ono podstawową pensję oraz inne stałe składniki wynagrodzenia, które wynikają z treści umowy o pracę, takie jak premie regulaminowe i inne stałe elementy wliczane do płacy minimalnej. Nie obejmuje natomiast dodatku stażowego, który powinien być wypłacany ponad poziom minimalnego wynagrodzenia.

Do minimalnego wynagrodzenia za pracę nie wlicza się wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych oraz niektórych dodatków, takich jak dodatek za pracę w nocy, dodatek stażowy czy dodatek za szczególne warunki pracy. Wynagrodzenie za pracę w dni wolne nie stanowi odrębnej kategorii wyłączonej z minimalnego wynagrodzenia – co do zasady wlicza się je do tej kwoty, z wyjątkiem części, która jest wynagrodzeniem za godziny nadliczbowe. Tego rodzaju składniki wypłacane są ponad kwotę wynagrodzenia minimalnego i nie mogą być zaliczane na jego poczet, o ile mieszczą się w katalogu elementów wskazanych w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wynagrodzenie na poziomie co najmniej minimalnego wynagrodzenia brutto, a wszelkie dodatki wynikające ze szczególnych warunków pracy muszą być wypłacane dodatkowo.

Składki ZUS finansowane przez pracodawcę za pracownika w 2026 r.

Każdy pracodawca zatrudniający pracownika na podstawie umowy o pracę musi ponosić następujące koszty składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:

• Składka emerytalna: 9,76%

  4 806 zł × 9,76% = 469,07 zł

• Składka rentowa: 6,50%

  4 806 zł × 6,50% = 312,39 zł

• Ubezpieczenie wypadkowe: średnio 1,67%

  4 806 zł × 1,67% = 80,26 zł

• Fundusz Pracy (1,0%) i Fundusz Solidarnościowy (1,45%): 2,45%

  4 806 zł × 2,45% = 117,75 zł

• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10%

  4 806 zł × 0,10% = 4,81 zł

Łącznie daje to około 984,28 zł doliczane do minimalnego wynagrodzenia brutto.

Należy pamiętać, że pracodawca zobowiązany jest do odprowadzania tych składek co miesiąc do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W wielu przypadkach składki te są określane mianem obowiązkowych składek, ponieważ bez względu na wielkość firmy czy branżę – muszą być terminowo opłacane.

W niektórych przypadkach pracodawca może być zwolniony z opłacania składek na fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych. Dotyczy to np. kobiet po ukończeniu 55 lat oraz mężczyzn po 60 roku życia. To istotny wyjątek, który czasami może zmniejszyć koszty.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) a koszt zatrudnienia pracownika w 2026 roku

W przypadku uczestnictwa pracownika w Pracowniczych Planach Kapitałowych, całkowity koszt wzrasta o dodatkową wpłatę finansowaną przez pracodawcę. Obowiązkowa wpłata na PPK wynosi 1,5% wynagrodzenia brutto, co przy najniższej krajowej w 2026 roku, czyli 4 806 zł, daje kwotę 72,09 zł miesięcznie.

Wpłata ta stanowi dodatkowy element obciążający budżet firmy, obok składek na ubezpieczenia społeczne, funduszu pracy i innych obowiązkowych składek ZUS. Choć udział w PPK jest dobrowolny dla pracownika, to w przypadku braku rezygnacji, pracodawca zobowiązany jest do terminowego odprowadzania środków. PPK są więc kosztem tylko jeśli pracownik w nich uczestniczy.

Nadgodziny i dodatkowe koszty pracodawcy

Przy planowaniu zatrudnienia pracownika w 2026 roku nie można zapominać o nadgodzinach. Pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 50% lub 100% stawki godzinowej w zależności od pory i dnia, w którym nadgodziny są realizowane. To również wpływa na finalne koszty pracodawcy, szczególnie w firmach, gdzie praca w godzinach nadliczbowych jest standardem. Nadgodziny nie wliczają się do minimalnego wynagrodzenia.

Inne koszty zatrudnienia pracownika w 2026 roku

Koszt zatrudnienia pracownika w 2026 wiąże się również z innymi opłatami. Do faktycznego kosztu zatrudnienia należą też m. in:

• Przygotowanie stanowiska pracy – w tym koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy oraz jego dostosowaniem do wykonywanych obowiązków służbowych.

• Szkolenia BHP i przeszkolenie pracownika z zakresu bezpieczeństwa.

• Badania lekarskie wymagane przed podjęciem pracy.

• W niektórych branżach – zapewnienie pracownikom posiłków lub odzieży roboczej.

• Uzyskiwanie wszelkiego rodzaju pozwoleń, w przypadku cudzoziemców np. legalizacja pobytu.

W wielu firmach standardem stają się też świadczenia pozapłacowe, takie jak karty sportowe, prywatna opieka medyczna, czy dodatkowe ubezpieczenia. Choć nie są one obowiązkowe, często stanowią istotną część kosztów zatrudnienia.

Minimalna stawka godzinowa – jakie są koszty zatrudnienia na umowę zlecenie?

Alternatywą dla umowy o pracę może być umowa zlecenie, szczególnie w przypadku krótkoterminowej współpracy. W 2026 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto.

Stawka godzinowa nie jest jednak całkowitym kosztem pracodawcy. W przypadku umowy zlecenia należy wziąć pod uwagę możliwość występowania dodatkowego obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, w tym składki rentowej i emerytalnej, co wpływa na wzrost całkowitego kosztu zatrudnienia. Ze składek ZUS przy umowie zlecenia zwolnieni są m.in. studenci do ukończenia 26. roku życia, natomiast w przypadku osób posiadających inny tytuł do ubezpieczeń społecznych obowiązek opłacania składek od umowy zlecenia zależy od zasad zbiegu tytułów, w szczególności od tego, czy z innego tytułu podstawa wymiaru składek jest co najmniej równa minimalnemu wynagrodzeniu.

Należy również pamiętać, że w przypadku umowy zlecenia nie przysługuje zazwyczaj wynagrodzenie urlopowe, co może wpływać na niższy całkowity koszt zatrudnienia.

Ile pracodawca płaci za pracownika przy najniższej krajowej w 2026 r.?

Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 r. Polsce wzrosło do 4 806 zł brutto. To o 140 zł więcej niż w 2025 roku, w którym minimalne wynagrodzenie za pracę wynosiło 4 666 zł brutto przez cały rok. Podwyżka oznacza nie tylko wyższe pensje dla zatrudnionych, ale również większe obciążenia po stronie pracodawców.

Koszt zatrudnienia pracownika w 2026 roku wynosi 5 790,28 zł miesięcznie i obejmuje:

• wynagrodzenie brutto: 4 806 zł,
• składki ZUS finansowane przez pracodawcę: 984,28 zł.

Jeżeli pracownik jest uczestnikiem Pracowniczych Planów Kapitałowych, pracodawca finansuje dodatkową wpłatę podstawową w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto, czyli 72,09 zł.

Koszt zatrudnienia pracownika z PPK w 2026 roku wynosi 5 862,37 zł miesięcznie i obejmuje:

• wynagrodzenie brutto: 4 806 zł,
• składki ZUS finansowane przez pracodawcę: 984,28 zł,
• wpłatę podstawową na PPK (1,5%): 72,09 zł.

Składki ZUS finansowane przez pracodawcę w 2026 roku o łącznej wartości 984,28 zł obejmą:

• ubezpieczenie emerytalne (9,76%): 469,07 zł,

• ubezpieczenie rentowe (6,50%): 312,39 zł,

• ubezpieczenie wypadkowe (1,67%): 80,26 zł,

• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (łącznie 2,45%): 117,75 zł,

• FGŚP (0,10%): 4,81 zł.

Podniesienie płacy minimalnej do 4 806 zł brutto w 2026 roku oznacza dla pracodawców wzrost kosztów zatrudnienia o blisko 169 zł miesięcznie w porównaniu do 2025 roku. Struktura obciążeń pozostaje niezmienna, jednak coraz wyższe wartości brutto przekładają się na realnie większe kwoty składek i świadczeń finansowanych przez firmy.

Podsumowanie

W 2026 roku wysokość minimalnego wynagrodzenia i związane z tym koszty stają się coraz większym wyzwaniem dla przedsiębiorców. Każdy pracodawca zatrudniający pracownika musi dokładnie analizować wszystkie aspekty związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, uwzględniając nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także obowiązek ubezpieczenia, dodatkowe składki i benefity. Warto pamiętać, że całkowity koszt zatrudnienia pracownika przy pensji minimalnej to nie tylko wynagrodzenie brutto, ale cały pakiet wydatków, które muszą być zgodne z przepisami i zapewniać prawidłowe funkcjonowanie firmy.

Źródła:

1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. (Dz.U. 2024 poz. 1362): https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240001362

2. Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. 2023 poz. 1500): https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230001500

3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2023 poz. 1230): https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230001230

4. ZUS – Informacja w sprawie podstawy wymiaru składki oraz kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne w 2025 r. dla niektórych grup ubezpieczonych: https://www.zus.pl/-/informacja-w-sprawie-podstawy-wymiaru-sk%C5%82adki-oraz-kwoty-sk%C5%82adki-na-ubezpieczenie-zdrowotne-w-2025-r.-dla-niekt%C3%B3rych-grup-ubezpieczonych

5. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej – Minimalne wynagrodzenie za pracę: https://www.gov.pl/web/rodzina/minimalne-wynagrodzenie-za-prace

6. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej – Minimalna stawka godzinowa: https://www.gov.pl/web/rodzina/minimalna-stawka-godzinowa