Czym jest Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w przedsiębiorstwie?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w świetle prawa

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, nazywany skrótowo ZFŚS lub funduszem socjalnym, jest zbiorem środków pieniężnych, które są gromadzone przez pracodawcę na dedykowanym rachunku bankowym w celu wsparcia socjalnego dla określonych, uprawnionych do tego pracowników. Funkcjonowanie oraz obowiązek zakładania funduszu socjalnego są ściśle określone przez przepisy polskiego prawa, a przede wszystkim przez jeden, osobny akt prawny, tj. Ustawę z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (aktualnie Dz. U. z 2022 r. poz. 923).

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wskazuje przede wszystkim na:

• zasady tworzenia funduszu socjalnego,
• przeznaczenie zgromadzonych środków finansowych,
• osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS.

Zgodnie z obowiązującymi aktualnie zasadami, fundusz socjalny powinien zostać stworzony przez każdego pracodawcę, który zgodnie ze stanem na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia 50 lub więcej pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W szczególnych przypadkach, czyli po złożeniu przez zakładową organizację związkową odpowiedniego wniosku. Ustawa o ZFŚS przewiduje także wtedy konieczność założenia Funduszu – ale tylko jeśli zatrudniono minimum 20 osób.

W drodze rozporządzenia określona zostaje także wysokość, jaką przeznacza się na odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. ZFŚS tworzony jest bowiem z corocznego odpisu podstawowego, który obliczany jest jako iloczyn przeciętnej liczby zatrudnionych i podstawy odpisu określonej przez przepisy prawa – aktualnie na jednego pracownika przypada 37,5% podstawy odpisu, czyli przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Za świadczenia socjalne ze środków ZFŚS z wynagrodzenia pracownika nie zostają dokonane potrącenia.

Fundusz socjalny – wczasy pod gruszą i inne świadczenia z tego tytułu

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych może być przeznaczony na różne cele, część z nich wskazane zostało z Ustawie, jednak przeznaczenie środków finansowych wykracza poza przykłady zamieszczone w akcie prawnym. Najczęstsze cele socjalne, na które przekazywane są środki z funduszu to wczasy pod gruszą czy świadczenie urlopowe.

Fundusz socjalny może być więc wykorzystane na takie cele jak:

• zapomogi finansowe przykładowo dla pracowników z wielodzietną rodziną czy doświadczającego nieszczęśliwych zdarzeń losowych,
• paczki żywnościowe dla pracowników lub ich dzieci z okazji świąt,
• wakacje pod gruszą,
• świadczenia urlopowe przeznaczone na rzecz wypoczynku pracowników lub ich dzieci,
• wszelkie świadczenia o charakterze kulturowym, oświatowym, sportowym czy rekreacyjnym,
• świadczenia na rzecz opieki nad dziećmi, np. dofinansowanie do klubów dziecięcych czy żłobków,
• pomoc materialna na cele mieszkaniowe.

Jak wspomniano powyżej, jednym z najpopularniejszych i najbardziej lubianych przez pracowników celi, na które przeznaczane są finanse z funduszu socjalnego, są wczasy pod gruszą. Jest to dofinansowanie do wypoczynku, z którego mogą skorzystać pracownicy, członkowie ich rodzin oraz emeryci czy renciści będący byłymi pracownikami danego zakładu pracy. Wysokość świadczenia jest co do zasady uzależniona od dochodu osoby uprawnionej do jego uzyskania.

Świadczenie urlopowe natomiast jest dodatkowym świadczeniem, które może otrzymać pracownik wybierający urlop trwający minimum 14 dni kalendarzowych. Nie należy go mylić z wynagrodzeniem za urlop wypoczynkowy, które określane jest na podstawie wynagrodzenia podstawowego i obowiązuje w dniach, w których zrealizowano urlop, zazwyczaj po uprzednim złożeniu wniosku o urlop.

Mimo, że środki finansowe przeznaczyć można na wiele różnych świadczeń socjalnych, jednocześnie warto zaznaczyć, że środki pieniężne z ZFŚS nie mogą zostać przeznaczone na całkowicie dowolne cele przeznaczone dla pracowników. W szczególności zgromadzone środki nie powinny zostać wykorzystane na nagrody, premie, szkolenia czy opiekę medyczną dla osób zatrudnionych. Nie dopuszcza się także finansowania przykładowo stołówek pracowniczych czy wydarzeń integracyjnych.

Poza funduszem socjalnym pracownikom przysługują często także inne świadczenia, takie jak świadczenia integracyjne czy wszelkie bonusy.

Jak powinien wyglądać regulamin ZFŚS

Wszyscy pracodawcy, którzy prowadzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zobowiązani są do opracowania oraz wprowadzenia regulaminu ZFŚS. Musi on określać wszelkie zasady i uwarunkowania korzystania z funduszu. Regulamin często tworzony jest przy konsultacjach z przedstawicielami zarówno pracodawcy jak i pracowników, na przykład z członkami rady pracowników.

Regulamin ZFŚS powinien zawierać przede wszystkim:

• prawne podstawy obowiązywania ZFŚS,
• wskazanie rodzajów działalności socjalnej,
• określenie osób, które są uprawnione do korzystania ze świadczeń finansowych,
• określenie wszelkich zasad korzystania ze świadczeń,
• wskazanie na wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Warto zwrócić uwagę na to, by regulamin był precyzyjny i łatwy do zrozumienia dla wszystkich pracowników, tak by w sposób przejrzysty określał wszelkie możliwości i zasady otrzymania wsparcia socjalnego z funduszy zgromadzonych na ZFŚS.

Jak napisać wniosek o zapomogę z funduszu socjalnego w pracy i komu się ona należy?

Jak wspomniano powyżej, jednym z rodzajów świadczeń socjalnych oferowanych przez zakładowy fundusz świadczeń socjalnych są zapomogi dla osób znajdujących się w wyjątkowych sytuacjach. Fundusz socjalny w pracy oferuje zazwyczaj wsparcie dla osób z poważnymi problemami finansowymi, które nastąpiły jako skutek zdarzeń losowych. Najczęściej są to:

• ciężkie choroby,
• śmierć członka rodziny,
• wypadki i uszczerbek na zdrowiu w ich wyniku,
• zdarzenia o charakterze żywiołowym, np. pożar czy powódź.

Zastanawiając się, jak wzorowo napisać podanie o zapomogę, należy zwrócić uwagę przede wszystkim na to, że w związku z tym, że zapomoga wypłacana jest na wniosek pracownika, musi on mieć charakter pisemny. Wzór nie jest ściśle określony przez przepisy prawne, ale warto zorientować się czy dany zakład pracy nie stworzył takiego wzoru, co mogłoby być pomocne w tworzeniu wniosku.

Niezależnie od wzoru wniosku o wypłatę zapomogi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien on zawierać takie składowe jak:

• dane osobowe pracownika,
• szczegółowy opis zdarzenia losowego będącego przyczyną problemów finansowych,
• prośbę o wypłatę zapomogi z ZFŚS wraz z jej uzasadnieniem,
• informację o dochodach pracownika (oraz gospodarstwa domowego),
• ewentualne dodanie załączników udowadniających wystąpienie zdarzenia (np. historia choroby czy akt zgonu członka rodziny), poniesionych kosztów czy zaświadczenia o dochodach,
• datę oraz miejsce sporządzenia wniosku,
• własnoręczny podpis wnioskodawcy.

W celu ułatwienia zadania napisania wniosku o zapomogę, warto poszukać przykładowych wniosków w Internecie. Warto zwrócić uwagę na to, że kluczowym elementem każdego wniosku będzie uzasadnienie prośby o zapomogę, dlatego szczególną uwagę należy poświęcić właśnie temu punktowi.