Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy – w art. 775 – wskazuje, że: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.

Wysokości diet, uwzględniające czas trwania delegacji, a także ich walutę w przypadku podróży zagranicznych, wraz z limitami wydatków ponoszonych na noclegi oraz innymi kosztami ustala odrębne rozporządzenie. Tym aktem prawnym jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozporządzenie to określa kwoty, którymi posługiwać się należy w trakcie rozliczania delegacji pracowników budżetówki, stanowi ono jednak również punkt odniesienia dla innych zakładów pracy. Jak bowiem wskazuje Kodeks Pracy – kwoty te, każdorazowo uregulowane układami zbiorowymi pracy, regulaminami wynagradzania lub umowami o pracę, nie mogą być niższe w innych przedsiębiorstwach.

Co rozliczać w delegacji?

Warto podkreślić, iż pracownikowi – z tytułu podróży służbowej tak na obszarze kraju, jak i poza jego granicami – przysługują diety oraz zwrot kosztów poniesionych na przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi oraz inne, niezbędne i udokumentowane wydatki, które zostały określone lub uznane przez pracodawcę zgodnie z uzasadnionymi potrzebami.

W odniesieniu do delegacji krajowych podstawową kwotą jest 30 zł – to wysokość diety, która powinna być przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w każdej dobie podróży. Od tej kwoty zależny jest też limit wydatków na koszty noclegu (maksymalnie dwudziestokrotność diety za jedną dobę hotelową) lub dzienny ryczałt na usługi noclegowe (150% diety, czyli 45 zł), a także dzienny ryczałt na koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej (20% diety, czyli 6 zł).

Pamiętać warto, że:

„Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

  • 1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

    1. mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
    2. od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

  • 2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

    1. do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
    2. ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości”.

Dieta może zostać pomniejszona, jeżeli pracownikowi w miejscu delegacji zapewniono bezpłatne wyżywienie. Jeżeli zatrudniony korzysta bezpłatnie z całodziennego wyżywienia, dieta nie jest mu należna, ponieważ zostaje pomniejszona odpowiednio o koszt: śniadania (25% diety), obiadu (50% diety) i kolacji (25% diety).

Nieco inaczej jest w stosunku do podróży zagranicznych. Wysokości diet uzależnione są od państwa docelowego delegacji, przy czym – jeżeli w ramach podróży pracownik pojawić musi się w kilku krajach – pracodawca wskazać może na więcej niż jedno państwo docelowe. Ponadto odrębnie dla każdego państwa ustalone są limity wydatków na usługi noclegowe (alternatywnie zatrudnionemu przysługuje ryczałt na ten cel w wysokości 25% tego limitu). Od diety uzależniony jest ryczałt, który powinien zostać przeznaczony na pokrycie kosztów dojazdu, np. z i do lotniska, dworca kolejowego (wysokość jednej diety) oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (10% diety za każdą dobę).

Istotne jest to, że:

„Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

  1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

  2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:

    1. do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    2. ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości”.

Ponadto kwota diety może zostać pomniejszona, jeżeli pracownik w miejscu podróży korzysta z bezpłatnego wyżywienia. Jeżeli jest to wyżywienie całodzienne, zatrudniony otrzymuje dietę w wysokości 25% jej wymiaru, po odliczeniu kosztów: śniadania (15% diety), obiadu (30% diety) oraz kolacji (30% diety).

W przypadku obu typów podróży służbowej pracownik skorzystać może także z zaliczki, której wysokość nie jest uzależniona od należnej mu diety, a od wstępnie przeprowadzonej kalkulacji kosztów związanych z delegacją.

Zasady rozliczeń delegacji

Wszystkie poniesione w trakcie delegacji wydatki muszą być stosownie udokumentowane – rachunkami, fakturami czy biletami. Tego rodzaju dokumenty są niezbędne do prawidłowego rozliczenia kosztów podróży. W wyjątkowych sytuacjach pracodawca może zaakceptować też pisemne oświadczenie zatrudnionego, dotyczące dokonanego wydatku oraz przyczyn braku jego udokumentowania.

Istotne jest to, iż obowiązkiem pracownika jest rozliczenie kosztów podróży służbowej (tak krajowej, jak i zagranicznej) w ciągu maksymalnie 14 dni od dnia zakończenia delegacji.

Rozliczenia delegacji krajowych odbywają się w walucie polskiej. Rozliczenia podróży zagranicznych możliwe są w oparciu o walutę otrzymanej zaliczki, walutę wymienialną lub walutę polską, zgodnie ze średnim kursem z dnia wypłacenia zaliczki.


Delegacja i jej elementy

Wzór delegacji nie został narzucony przez ustawodawcę. Wobec kosztów, które w ramach podróży służbowej pracownika można rozliczyć, stwierdzić należy jednak, iż dokument taki z pewnością powinien zawierać następujące dane:

  • imię i nazwisko delegowanego pracownika, jego stanowisko,
  • cel podróży służbowej,
  • miejsce wyjazdu,
  • miejsce docelowe,
  • liczba dni oraz godzin przebywania w delegacji,
  • data oraz godzina wyjazdu,
  • data oraz godzina powrotu,
  • stawka i wysokość diet krajowych / diet zagranicznych przysługujących pracownikowi,
  • wskazanie wykorzystywanych w trakcie podróży środków komunikacji,
  • łączna wartość poniesionych kosztów (np. z podziałem na wydatki noclegowe, wydatki na dojazd, wydatki na środki komunikacji miejscowej).

Jak wspomniano wcześniej, załącznikiem do druku delegacji muszą być wszelkie potwierdzenia poniesienia tychże wydatków.

Druk delegacji musi zostać rozliczony w odniesieniu do obowiązujących stawek diet oraz ryczałtów, które wskazano wcześniej.